Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug houdende regels omtrent orde van vergaderingen (Verordening op de avonden van de raad 2020)

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Op deze verordening zijn van toepassing de begripsomschrijvingen uit het Reglement van Orde en verder wordt in deze verordening verstaan onder:

a.commissielid: de op grond van artikel 4 aangewezen niet-raadsleden;

b.fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, zoals omschreven in artikel 6 Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de op grond van artikel 4 aangewezen niet-raadsleden;

c.lid: de leden van de raad en de commissieleden die deelnemen aan de bespreking tijdens de avond van de raad

d.voorzitter: voorzitter van een bijeenkomst tijdens de avond van de raad

e.vergadering: bijeenkomst tijdens de avond van de raad

Artikel 2 Avond van de raad

De raad organiseert avonden van de raad, die worden aangemerkt als commissies op grond van artikel 82 van de Gemeentewet.

Artikel 3 Avonden van de raad

a.De raad organiseert de avonden van de raad.

b.De agendacommissie stelt de agenda van de avonden van de raad vast.

c.De vergaderingen hebben tot taak:

a.het vergaren van informatie ter voorbereiding van een advies aan de raad;

b.het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel;

c.het uitbrengen van advies aan de raad uit eigener beweging;

d.het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur

e.het bieden van gelegenheid aan inwoners en organisaties om zich tot de raad te richten, ook voor een niet-geagendeerd onderwerp;

f.het informeren van de raad over ontwikkelingen die relevant zijn voor de taakuitoefening van de gemeenteraad.

d.De agendacommissie kan onderwerpen samenbrengen in een spoor, waarbij behandeld worden

a.in het spoor Bestuur en Middelen: algemene zaken, bestuurlijke informatievoorziening, regionale samenwerking, openbare orde en veiligheid, financiën, communicatiebeleid, gemeentelijke dienstverlening en economische zaken.

b.in het spoor Samenleving : burgerzaken, voorzieningenniveau, sociale zaken, samenlevingszaken, welzijn, onderwijs en sport

c.in het spoor Ruimte: ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, natuur en milieu, verkeer en vervoer, beheer openbare ruimte, bouwen en wonen en overige grondgebiedzaken.

Artikel 4 Samenstelling

1Aan de avond van de raad kan namens de fracties worden deelgenomen door raadsleden en door commissieleden.

2De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een commissielid met dien verstande dat in afwijking van het leeftijdsvereiste in artikel 10 lid 1 van de Gemeentewet voor het lidmaatschap is vereist dat men de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt.

3Commissieleden leggen in handen van de voorzitter van de raad de eed of verklaring en belofte af, conform artikel 14 van de Gemeentewet.

4De benoeming van een commissielid eindigt:

a.bij de toelating van het commissielid tot de raad;

b.aan het eind van de zittingsperiode van de raad;

c.als het commissielid schriftelijk aan de raad laat weten ontslag te nemen als commissielid;

d.als de raad hiertoe besluit op voordracht van de fractie die het commissielid heeft voorgedragen

e.als de raad hiertoe besluit omdat hij vaststelt dat niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden in lid 2 van dit artikel;

f.indien de fractie die het commissielid heeft voorgedragen niet langer vertegenwoordigd is in de raad;

g.bij overlijden van het commissielid.

5Voor iedere fractie kunnen in totaal maximaal vier niet-raadsleden actief zijn in de functie van commissielid.

6Bij een vergadering is de fractie vertegenwoordigd door maximaal drie leden.

Artikel 5 Voorzitter

1De agendacommissie wijst per vergadering een raadslid aan dat als voorzitter optreedt.

2De voorzitter is geen lid als bedoeld in artikel 4 lid 1.

3De voorzitter is belast met:

a.het gastheerschap namens de gemeenteraad

b.het leiden van de vergadering;

c.het handhaven van de orde;

d.het doen naleven van deze verordening;

e.hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Griffier

In iedere bijeenkomst tijdens de avond van de raad is de griffier of een door de griffier voor die rol aangewezen vervanger aanwezig.

Artikel 7 Burgemeester en wethouders

Het college is aanwezig voor het geven van een toelichting op zijn voorstellen of notities, het verstrekken van informatie en voor het beantwoorden van vragen.

Artikel 8 Vergaderfrequentie

1De raad stelt voor de avonden van de raad een vergaderschema vast. De avonden van de raad vangen aan om 19.30 uur , eindigen uiterlijk om 23.00 uur. Als de agenda niet om 23.00 uur is afgerond, bepaalt de agendacommissie de dag en het tijdstip waarop de vergadering wordt voortgezet.

2De vergaderingen vinden plaats in het Cultuurhuis en het gemeentehuis te Doorn of een andere door de agendacommissie aan te wijzen plaats.

Artikel 9 Oproep

1Na vaststelling van de agenda’s door de agendacommissie, worden de agenda en de stukken , met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, gepubliceerd, onder vermelding van in ieder geval de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2De stukken worden gepubliceerd uiterlijk tien dagen voor de avond van de raad waarop zij worden besproken.

3Artikel 12 van het reglement van orde is voor de Openbare kennisgeving van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10 De agenda

De voorzitter van de vergadering kan tot 48 uur voor de vergadering de volgorde wijzigen van de onderwerpen op de door de agendacommissie vastgestelde agenda.

Artikel 11 Deelname aan de beraadslaging door anderen

1Op alle deelnemers aan de vergaderingen zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

2Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 12 Opening vergadering; quorum

1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal fracties aanwezig is.

2Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal fracties aanwezig is, bepaalt de agendacommissie onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproep is gelegen.

Artikel 13 Kort overzicht van uitkomsten

1Het ontwerp-overzicht van uitkomsten wordt gepubliceerd, uiterlijk een week na de vergadering. Het wordt gelijktijdig toegezonden aan de personen die het woord gevoerd hebben.

2Het overzicht van de uitkomsten van een avond van de raad wordt vastgesteld in een vergadering van de raad.

3De raads- en commissieleden en de andere deelnemers aan de betreffende avond van de raad hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien het overzicht van uitkomsten onjuistheden bevatten of niet duidelijk is. Een voorstel tot verandering dient tenminste 48 uur voor de betreffende vergadering bij de griffier te worden ingediend, die vervolgens de overige raadsleden hiervan in kennis stelt.

4Het overzicht van uitkomsten moet bevatten:

a.de namen van de voorzitter, de griffier, de aanwezige wethouders en de ter vergadering aanwezige vertegenwoordigers van de fracties en overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c.een vermelding van de toezeggingen die het college aan de raad heeft gedaan;

d.de uitkomst van de bespreking ten aanzien van de in artikel 3 genoemde taken van de avonden van de raad.

5Het overzicht van uitkomsten wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

6Het vastgestelde overzicht van uitkomsten wordt door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend.

7Elektronisch beschikbare verslagen, opnames en besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14 Plaats van spreken

1De aanwezigen spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

2Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst kan de voorzitter bepalen dat de aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

Artikel 15 Volgorde sprekers

1Alle sprekers voeren het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

2De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering.

3Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst kan de voorzitter van regels over de volgorde afwijken.

Artikel 16 Technische vragen en toelichting

1Raads- en commissieleden krijgen voor en tussen besprekingen zoals bedoeld in deze verordening – op een wijze die de indiener opneemt in het raadsvoorstel - gelegenheid tot het stellen van technische vragen, voor goed begrip van de stukken.

2De voorzitter kan technische vragen over de tekst van het raadsvoorstel tijdens de besprekingen buiten de orde verklaren.

3De agendacommissie kan op de avonden van de raad onderdelen agenderen om technische vragen te stellen.

Artikel 17 Doel van de beeldvormende bespreking

1De beeldvorming is bedoeld voor de fracties om een goed en volledig beeld te krijgen van het onderwerp of voorliggende voorstel.

2Aan de beeldvormende bespreking kan worden deelgenomen door

-iedereen die gevraagd of ongevraagd wil bijdragen aan de beeldvorming;

-het college;

-deskundigen, met inbegrip van de medewerkers van de gemeente.

Artikel 18 Vergaderorde

1De agendacommissie kan vooraf en de voorzitter kan tijdens de beeldvormende bespreking regels stellen aan de te leveren inbreng, zoals

a.het leveren van een schriftelijke bijdrage voorafgaand aan de vergadering,

b.het verdelen van de aanwezige deelnemers over een aantal tegelijkertijd te voeren gesprekken,

c.het aantal spreektermijnen,

d.de maximale spreektijd per deelnemer,

e.het maximum aantal sprekers per fractie,

f.de maximale duur van de beeldvormende bespreking.

Artikel 19 Conclusie

a.Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de de deelnemende fracties anders beslissen.

b.Aan het eind van een beeldvormende bespreking concludeert de vergadering, op voorstel van de voorzitter, of de beeldvorming over het onderwerp kan worden afgerond en wat de volgende stap is bij de behandeling van dit onderwerp.

c.Als hierover tijdens de bespreking geen conclusie kan worden getrokken beslist de agendacommissie.

Artikel 20 Doel van de oordeelvormende bespreking

Doel van de oordeelvorming is de voorbereiding door de fracties op een door de raad te nemen besluit.

Artikel 21 Vergaderorde

Tijdens de oordeelvormende bespreking zijn van overeenkomstige toepassing de volgende artikelen uit het reglement van orde van de raad

-artikel 21 over de spreekregels, waarbij per onderwerp uit elke fractie maximaal één raads- of commissielid het woord voert;

-artikel 22 over de plaats van spreken

-artikel 23 over de handhaving van de orde

-artikel 24 over de beraadslaging

Artikel 22 Conclusie

a.Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de vergadering anders beslist.

b.Aan het eind van een oordeelvormende bespreking concluderen de deelnemende fracties , op voorstel van de voorzitter, of de oordeelvorming over het onderwerp kan worden afgerond en wat de volgende stap is bij de behandeling van dit onderwerp.

c.Als hierover tijdens de bespreking geen conclusie kan worden getrokken beslist de agendacommissie.

Artikel 23 Indienen van een agenderingsverzoek

a.Aan de agenda van een avond van de raad kan de agendacommissie een onderwerp toevoegen op verzoek van een raadslid, het college, de burgemeester of een andere betrokkene.

b.Een bijeenkomst op basis van lid 1 van dit artikel wordt georganiseerd door de raad en dient bij te dragen aan de taakvervulling van de gemeenteraad.

c.Een agenderingsverzoek wordt schriftelijk ingediend, uiterlijk zeven dagen voor de vergadering van de agendacommissie, waarbij de indiener in ieder geval een voorstel doet ten aanzien van:

1Het onderwerp en het doel van de agendering, verbonden aan de taken en bevoegdheden van de gemeenteraad,

2De door de raad uit te nodigen deskundigen en andere betrokkenen,

3De orde tijdens de vergadering;

4De duur van de vergadering.

d.De agendacommissie kan voor het indienen van een agenderingsverzoek aanvullende vragen stellen en een format voorschrijven.

e.De agendacommissie kan de indiener van het agenderingsverzoek vragen het agenderingsverzoek aan te vullen of aan te passen.

f.De agendacommissie kan een agenderingsverzoek afwijzen als het niet voldoet aan de eisen gesteld in deze verordening of als het niet past in de planning van de avonden van de raad

Artikel 24: Open agenda

1In een door de agendacommissie te bepalen frequentie is er gelegenheid om gebruik te maken van een open agenda. In de aankondiging kan de agendacommissie de mogelijkheid onderwerpen aan te dragen beperken tot een specifiek beleidsterrein.

2Bij gelegenheid van een open agenda kunnen fracties of het college onderwerpen agenderen waarover zij informatie willen verstrekken aan de raad of vragen willen stellen aan de fracties of het college.

3Onderwerpen voor de open agenda worden ingediend bij de griffie uiterlijk 7 dagen voordat de open agenda is geagendeerd.

4De agendacommissie kan de onderwerpen voor de open agenda weigeren als over het onderwerp de raad vergadering heeft gehouden – of in een andere vorm gelegenheid heeft gegeven tot bespreken – minder dan twee maanden voorafgaand aan de vergadering.

5Inwoners kunnen een onderwerp aandragen voor de open agenda als zij hierin een concreet verzoek aan de raad willen doen dat de bevoegdheden van de gemeente betreft.

6De agendacommissie wijst het verzoek van inwoners af:

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b.over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

d.als over het onderwerp de raad vergadering heeft gehouden – of in een andere vorm gelegenheid heeft gegeven tot bespreken – minder dan twee maanden voorafgaand aan de vergadering.

7Bij de open agenda zijn de regels voor de beeldvormende bespreking van overeenkomstige toepassing.

Artikel 25: Open microfoon

1In een door de agendacommissie te bepalen frequentie kunnen inwoners gebruik maken van de open microfoon.

2Zij geven uiterlijk 36 uur voor de open microfoon aan over welk onderwerp zij het woord willen voeren. De agendacommissie kan bepalen dat:

a.het aantal deelnemers tot een te bepalen maximum wordt beperkt,

b.dat de tijd voor elk aangedragen onderwerp tot een maximum wordt beperkt,

c.de uit te spreken tekst of ander materiaal vooraf door de voorzitter kan worden ingezien,

d.dat spreker op een ander moment gebruik kan maken van de open microfoon.

De agendacommissie kan ook andere aanvullende regels stellen aan het gebruik van de open microfoon.

3Bij de open microfoon kan niet het woord gevoerd worden

a.over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

b.over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

d.over raadsvoorstellen, waarover de raad of een commissie van de raad een hoorzitting heeft gehouden – of in een andere vorm gelegenheid heeft gegeven tot spreken – minder dan twee maanden voorafgaand aan de vergadering.

4Na de inleiding van de spreker geeft de voorzitter gelegenheid aan de raads- en commissieleden voor het stellen van vragen.

Artikel 26 Uitschrijven besloten vergadering

1Een besloten vergadering zoals bedoeld artikel 86 van de Gemeentewet kan alleen worden gehouden als deze is geagendeerd door de agendacommissie. Deze vergaderingen worden minimaal 48 uur vooraf aangekondigd met opgave van het onderwerp.

Artikel 27 Algemeen

Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 28 Overzicht van de uitkomsten

Op het overzicht van de uitkomsten van een besloten vergadering tijdens de avond van de raad is artikel 46 van het Reglement van Orde van toepassing.

Artikel 29 Vergaderorde

Tijdens de avonden van de raad zijn van overeenkomstige toepassing de volgende artikelen uit het reglement van orde van de raad

-artikel 17 over geluid en beeldregistraties- artikel 49 over toehoorders en pers

-artikel 50 over mobiele telefoons

Artikel 30 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 31 In werking treden

1Dit reglement treedt in werking op de dag waarop het is bekendgemaakt.

2Op dat moment vervalt de Verordening op de raadscommissies, zoals vastgesteld op 8 april 2010 en nadien gewijzigd in 2011 en 2012.

Artikel 32 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Verordening op de avonden van de raad 2020