Verordening op de auditcommissie 2022

Artikel 1: Instelling en begripsbepalingen

1Er is een commissie van advies aan de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de accountant: de in de Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

f.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

g.fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, zoals omschreven in artikel 6 Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Utrechtse Heuvelrug 2020 en de op grond van de Verordening op de avonden van de raad 2020 aangewezen niet-raadsleden.

Artikel 2 Doel

1De commissie heeft als doel een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door de ontwikkeling van het instrumentarium van de raad in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid.

2De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

1De commissie heeft als aandachtsgebied

a.de werkzaamheden van de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug;

b.de werkzaamheden van de rekenkamercommissie;

c.de ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus, waaronder de programmabegroting;

d.de onderzoeken van het college naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid waaronder in ieder geval de onderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet.

e.de betrokkenheid van de raad bij verbonden partijen, onder andere door het ontwikkelen van het instrument van de raadsrapporteurs.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

ten aanzien de werkzaamheden van de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug;

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4, derde lid, Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het formuleren van een advies aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

g.het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag.

h.het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

ten aanzien van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie

i.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de rekenkamercommissie betreffende het onderzoeksprogramma en de onderzoeksopzet;

j.het evalueren van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie;

k.het voorbereiden van de benoeming en raadsbesluiten over de samenstelling van de rekenkamercommissie;

ten aanzien van de ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus;

l.het zijn van aanspreekpunt voor het college over de kwaliteit van de aan de raad aangeboden P&C-documenten als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

m.het zijn van aanspreekpunt voor het college over de overige in de financiële verordening genoemde stukken die het college heeft ingediend of voorbereidt voor besluitvorming in de raad;

ten aanzien van de onderzoeken van het college naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid:

n.de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet);

ten aanzien van de betrokkenheid van de raad bij verbonden partijen

o.de uitwerking en naleving van raadsbesluiten over de betrokkenheid van de raad bij verbonden partijen, waaronder begrepen de rol van de door de raad benoemde raadsrapporteurs;

ten aanzien van alle aandachtspunten

p.het bevorderen dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de gemeenteraad en het college van B&W op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd.

3De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

4De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De raad benoemt de leden en plaatsvervangende leden van de commissie op voordracht van de fracties in de raad. Alleen leden van de fractie kunnen worden voorgedragen als lid van de auditcommissie.

2Per fractie kan maximaal één lid benoemd worden in de auditcommissie.

3Per lid kan een fractie maximaal één lid voordragen als plaatsvervanger.

4Plaatsvervangende leden kunnen de vergaderingen van de auditcommissie bijwonen. Een plaatsvervangend lid kan deelnemen aan de agendapunten als het lid namens de fractie niet deelneemt aan dat agendapunt.

5De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

6De commissie heeft als adviseurs

a.de portefeuillehouder van financiën,

b.de leidinggevende in de organisatie, betrokken bij de gemeentelijke financiën,

c.de gemeentesecretaris, danwel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger;

d.de concerncontroller;

e.de voorzitter van de rekenkamercommissie.

7De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden en plaatsvervangende leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad en

-als het (plaatsvervangend) lid niet langer lid is van de fractie die de voordracht voor de benoeming heeft gedaan,

-op verzoek van het (plaatsvervangend) lid.

2De raad kan een lid of plaatsvervangend lid tussentijds ontslaan.

Artikel 6 Voorzitter

1De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4Voor de auditcommissie zijn van overeenkomstige toepassing de volgende artikelen uit de Verordening op de avonden van de raad 2020:

Artikel 8 over de vergaderfrequentie,

Artikel 10 over de agenda,

Artikel 11 over deelname aan de beraadslagingen door anderen,

Artikel 12 over het quorum,

Artikel 14 over de plaats van spreken en

Artikel 15 over de volgorde van de sprekers.

5In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar overeenstemming.

Als er na besluitvorming sprake is van overwegende bezwaren worden deze opgenomen in het overzicht van de uitkomsten.

6De griffier maakt een beknopt overzicht van de uitkomsten van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering hiervan in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie.

De vastgestelde overzichten van de uitkomsten van de auditcommissie worden gepubliceerd.

7Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als geheim stuk ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.

Artikel 8 Informeren raad

Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de functionele raadscommissie van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9: Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de vergadering op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10: In werking treden

1Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze is bekendgemaakt.

2Op dat moment vervalt de Verordening op de auditcommissie 2011.

Artikel 11: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie 2022”