Beleidsnota gebruik bodycams gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente beschikt over vier bodycams en per koppel draagt minimaal één boa een bodycam. Bij gebruik van de bodycam worden de hieronder genoemde gebruiksregels gehanteerd.

Uitgifte bodycam

Bij aanvang van de dienst. De boa controleert of de batterij is opgeladen en of de bodycam functioneert. Een defect wordt direct aan de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) gemeld.

Gebruik van de bodycam

•De boa draagt de bodycam duidelijk en zichtbaar aan het uniform aan de voorzijde ter hoogte van de borst. Op de bodycam of op het uniform wordt aangegeven dat de bodycam altijd aanstaat.

•De bodycam staat in principe op stand-by (iedere 30 seconden aan beeldmateriaal wordt continu overgeschreven zoals hierboven staat beschreven).

•De bodycam wordt door de boa ingeschakeld/in functie gezet op het moment dat de boa dit voor zijn/haar veiligheid of voor de veiligheid van derden (collega en/of publiek) nodig acht.

•Wanneer de boa een opname wil starten, wordt vooraf gewaarschuwd/gemeld (met een luide stem), tenzij waarschuwen niet mogelijk is, dat er opnames gemaakt gaan worden van de betrokkene(n).

•Nadat de dreigende situatie voorbij is of geen sprake (meer) is van escalatie, wordt de bodycam uitgezet.

•De boa waarschuwt collega’s naderhand als er opnames zijn gemaakt, waarbij zij (mogelijk) herkenbaar in beeld zijn gekomen.

•In een proces-verbaal wordt melding gemaakt van het gebruik van de bodycam of de waarschuwing om de bodycam te gebruiken. Ook wordt in dit proces-verbaal de naam van de boa, het tijdstip, de datum van het gebruik en de laatste 3 cijfers van het serienummer van de bodycam genoteerd. Uit de verslaglegging moet duidelijk blijken of is gewaarschuwd en wat de reden is geweest om te waarschuwen en of de bodycam aan te zetten. Het proces-verbaal wordt naar de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) en de Privacy Officer gestuurd.

•De boa stelt de verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte dat hij opnames met de bodycam heeft gemaakt.

Informeren

De boa informeert ter plekke de gefilmde betrokkene(n) waar ze terecht kunnen voor informatie over de beelden en binnen welke termijn de beelden worden gewist.

Inname bodycam

•Aan het einde van de dienst wordt de bodycam ingeleverd.

•De bodycam wordt in het dockingstation geplaatst om de batterij weer op te laden.

•Het opgenomen beeldmateriaal wordt automatisch geüpload naar de beveiligde CLOUD-omgeving zodra de bodycam in het dockingstation wordt geplaatst. Wanneer de beelden veilig zijn geüpload wordt het beeldmateriaal direct automatisch verwijderd van de bodycam. De boa is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van de bodycam in de dockingstation aan het eind van de dienst.

•Opgeslagen beelden zijn versleuteld en worden automatisch bewaard in een beveiligde omgeving: in de CLOUD-omgeving van de leverancier, genaamd “Zepcam Manager”.

•In beginsel vloeit uit de AVG voort dat de beelden met daarop persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. Door de Autoriteit Persoonsgegevens wordt een richtlijn gegeven van vier weken (28 dagen).

•De bewaartermijn voor camerabeelden is daarom standaard 28 dagen. Als er in die periode geen uitleesverzoek voor een incident is gekomen, worden de beelden automatisch (volgens AVG-wetgeving) verwijderd. Binnen de gemeente zijn slechts twee aangewezen ADMINS, niet zijnde een boa, aangewezen die toegang hebben tot “Zepcam Manager”.

•Heeft een boa een bepaald incident met de bodycam opgenomen waarvoor een uitleesverzoek is ontvangen, dan besluit de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) of de Privacy Officer tot ‘archiveren’. Het daadwerkelijk archiveren kan alleen door de ADMIN worden gedaan in “Zepcam Manager”. Door deze handmatige actie worden de betreffende beelden niet meer automatisch verwijderd na 28 dagen, maar gearchiveerd tot een definitief besluit is genomen op het uitleesverzoek.

•Indien er vanuit de politie/justitie een uitleesverzoek komt (bijv. bij incidenten waarvan de boa of gefilmde betrokkende aangifte doet bij de politie), worden de beelden door de ADMIN ter beschikking gesteld aan de politie/OM. Zodra beelden niet langer meer nodig zijn, worden de beelden door de ADMIN per direct verwijderd.

•”Zepcam Manager” houdt alle mutaties bij, zoals “opname bekeken”, “opname verwijderd”, “opname geknipt” etc. De metadata en acties/handelingen kunnen teruggevonden worden in de ‘logging’ sectie van Zepcam Manager. Deze sectie bestaat uit 4 pagina's:

1Live gebruikers: overzicht van gebruikers welke op dit moment zijn ingelogd.

2Gebruikers log: alle mutaties door een gebruiker over een bepaalde periode kunnen worden weergegeven zoals opname bekeken, opname verwijderd, opname geknipt, opname gearchiveerd, opname gearchiveerd, apparaat verwijderd, wanneer ingelogd enz. Er kan gefilterd worden op periode, apparaat naam, gebruiker, actie en account (ofwel afdeling).

3Systeem logs: laat alle niet gebruiker gerelateerde acties, berichten en logs zien. Deze kunnen gefilterd worden op periode.

4Notificaties: laat alle systeemnotificaties zien zoals wanneer een nieuw apparaat wordt/is toegevoegd, wanneer een bodycam gedokt is etc.

•Binnen Zepcam Manager kunnen rapportages op basis van deze metadata worden gegenereerd:

○ opnames per account/afdeling

○ opnames per apparaat

○ opnames per gebruiker

○ opnames per dag

○ opnames per apparaat per dag

○ opnames per gebruiker per dag

○ account/afdeling gebruikers

○ account/afdeling apparaten

○ account/afdeling docking

•Beeldmateriaal mag niet worden verspreid, ook niet op het internet of op social media.

•Beeldmateriaal mag niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden.

•Beeldmateriaal mag niet worden gebruikt voor functioneringsgesprekken.

•De beheerder van de server is ISO 27001 gecertificeerd. ISO 27001 is een wereldwijd erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging waarin wordt beschreven hoe Informatiebeveiliging procesmatig ingericht dient te worden. De norm specificeert eisen voor het vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren van een gedocumenteerd Information Security Management System (ISMS) in het kader van de algemene bedrijfsrisico's voor de organisatie. Met de ISO 27001 certificatie bewijst de beheerder van de server te voldoen aan de gestelde norm.

Beveiliging

De beelden zijn versleuteld en worden in een beveiligde omgeving in de Cloud opgeslagen.

Toegang tot beelden

De Themamanager Omgeving (of diens vervanger) en de Privacy Officer hebben toegang tot de beelden. Er wordt toezicht gehouden door de Functionaris Gegevensbescherming. Zepcam (leverancier bodycams) heeft geen toegang tot de beelden.

Bewaartermijn

De bewaartermijn van de gemaakte opnames is 28 dagen. Als er in die periode geen uitleesverzoek is ontvangen, worden de opnames definitief vernietigd. Het vernietigen van de opnames wordt geautomatiseerd uitgevoerd. Indien een uitleesverzoek is ontvangen in verband met een opsporingsonderzoek of voor andere (reeds) genoemde doeleinden worden de opnames pas vernietigd als de procedure is afgehandeld.

Herleiden beelden

Het is altijd te herleiden welke boa de opnames heeft gemaakt.

Uitlezen beelden

•Het proces start met een verzoek tot inzage. Op grond van artikel 15 van de AVG komt betrokkenen een recht op inzage toe van de over hen verwerkte persoonsgegevens. Het recht op inzage is evenwel niet onbegrensd. Zo wordt het recht op kennisname onder andere beperkt ter waarborging van de bescherming van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen (artikel 23 van de AVG). Een verzoek tot inzage kan worden gedaan door:

○ De politie of het Openbaar Ministerie

Dit kan in het geval van een opsporingsonderzoek waarbij de gemaakte opnames als bewijsmateriaal kan dienen. De opnames worden digitaal verstrekt aan de politie of Openbaar Ministerie. De aanvrager is hierna verantwoordelijk voor de gemaakte opnames.

○ Een burger

Een burger die gefilmd is, mag een uitleesverzoek indienen. In beginsel heeft de betrokkene alleen recht op inzage in beeldopnames waarop de betrokkene te zien is. Als dit verzoek ingewilligd wordt, kan één van de beheerders en de betrokken burger samen de beelden bekijken. Alleen de betrokkene(n) of een gemachtigd persoon mag de beelden bekijken.

○ De betrokken boa die zijn eigen optreden wil evalueren

Indien een boa de opnames wil bekijken ter zelfreflectie, leerdoeleinden of ter onderbouwing van een proces-verbaal kan deze een verzoek indienen tot uitlezen. Indien dit verzoek goedgekeurd wordt, bekijkt de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) of de Privacy Officer samen met de boa de beelden. De opnames worden niet gebruikt als persoonsvolgsysteem of ter beoordeling van de boa.

Een verzoek om de beelden te bekijken dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:

•Een verzoek tot inzage van de camerabeelden kan worden gedaan middels een online formulier via de gemeentewebsite (https://www.heuvelrug.nl/privacyrechten/), of per brief (gemeente Utrechtse Heuvelrug, t.a.v. themamanager Omgeving, Postbus 200, 3940 AE Doorn).

•Voorzien van NAW gegevens en (mogelijk ook organisatie), telefoonnummer, emailadres.

•Voorzien van datum, tijdstip en plaats van opname.

•Nadat de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) of de Privacy Officer heeft besloten tot het archiveren van de beelden, beoordeelt de themamanager Omgeving (of diens vervanger) of de Privacy Officer het AVG-verzoek en geeft wel/niet akkoord voor het inzien van de betreffende opname(s). Hierbij opgemerkt dat het niet is toegestaan om persoonsgegevens verder te verwerken op een wijze die onverenigbaar is met de doelen waarvoor ze zijn verkregen.

•Tegen het besluit op het verzoek tot inzage kan bezwaar worden gemaakt en beroep worden ingesteld.

•Wanneer het verzoek wordt ingewilligd, wordt door de Themamanager Omgeving (of diens vervanger) of Privacy Officer een afspraak met verzoeker(s) gemaakt om het beeldmateriaal in te zien.

•Inzage wordt verleend door de beelden in een daartoe ingerichte ruimte te bekijken. De Themamanager Omgeving (of diens vervanger) of de Privacy Officer kijkt samen met de verzoeker(s) naar de beelden. Het is tijdens het bekijken van de beelden niet toegestaan om foto’s of video’s te maken van de beelden. Wel mogen aantekeningen worden gemaakt.

•Het onherkenbaar maken van gezichten en andere herkenningspunten zorgt ervoor dat de privacy van omstanders kan worden geborgd indien beeldmateriaal moet worden gedeeld met derden of partners in de veiligheidsketen. Stemvervorming is in beginsel niet aan de orde. Het kan namelijk in sommige gevallen, bijvoorbeeld waarbij betrokkene uit beeld verdwijnt, nodig zijn om hetgeen is voorgevallen of de gedragingen te kunnen achterhalen middels stemgeluid.

Rechtsbescherming betrokkenen

Naast het recht op inzage komen betrokkenen, waaronder de boa, op grond van de AVG nog meer rechten toe.

Relevant wordt geacht dat betrokkenen het recht op vergetelheid toekomt. Dit houdt in dat verzocht kan worden om wissen van de beelden met persoonsgegevens. Op beslissingen ten aanzien van dit soort verzoeken en op verzoeken om inzage zijn de regels van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing (artikel 34 Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat betrokkenen in bezwaar en beroep kunnen gaan tegen een eventuele afwijzing van een verzoek.

Iedere betrokkene die meent dat zijn persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt kan actie ondernemen door een klacht in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente, of bij de toezichthoudende instantie, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot heeft iedere betrokkene het recht zich tot een rechtbank te wenden als hij van mening is dat zijn rechten geschonden zijn omdat de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente Utrechtse Heuvelrug in strijd met de AVG plaatsvindt (artikel 79 van de AVG).