Reglement Adviescommissie herstel kelders wervengebied

Artikel 1 Aanleiding

Op 27 mei 2025 hebben burgemeester en wethouders een beleidsregel vastgesteld voor het herstel van de monumentale werf-, kluis- en straatkelders in het wervengebied. Deze regeling maakt het mogelijk voor keldereigenaren zich bij de gemeente te melden dat zij geïnteresseerd zijn in het laten herstellen van hun kelder en in beginsel bereid zijn om daartoe met de gemeente een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten.

Bij de totstandkoming van de beleidsregel hebben gemeente en keldereigenaren gesproken over wat nodig is om de samenwerking tussen keldereigenaren en gemeente bij het herstel van kelders succesvol vorm te geven. Gezamenlijk hebben zij burgemeester en wethouders geadviseerd een adviescommissie in het leven te roepen. Het kan immers voorkomen dat de keldereigenaar en gemeente het niet eens zijn over de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 van deze beleidsregel, of de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan diens kelder. Ook kan het voorkomen dat de gemeente behoefte heeft aan onafhankelijk en deskundig advies op bredere vraagstukken die betrekking hebben op de beleidsregel.

De adviescommissie adviseert:

a.Op verzoek van een keldereigenaar bij een verschil van inzicht over de hoogte van de eigen bijdrage of de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan zijn kelder;

b.Op verzoek van het college de gemeente en keldereigenaren te begeleiden in één of meer onderwerpen die betrekking hebben op deze beleidsregel.

In de beleidsregel is bepaald dat burgemeester en wethouders in die gevallen advies vragen aan een adviescommissie met een onafhankelijke voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. Het advies van de adviescommissie is niet bindend, maar wel zwaarwegend. Burgemeester en wethouders kunnen alleen gemotiveerd afwijken van het advies.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden Adviescommissie

1Een keldereigenaar kan een adviesvraag aan de adviescommissie voorleggen. De adviescommissie neemt de adviesvraag in behandeling indien sprake is van een verschil van inzicht als bedoeld in Artikel 22 Escalatieregeling/ Adviescommissie uit de beleidsregel herstel kelders wervengebied gemeente Utrecht.

2Keldereigenaren kunnen de adviescommissie vragen advies te geven over:

a.de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 van de beleidsregel, of

b.de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan de kelder van de keldereigenaar, nadat de keldereigenaar de personen genoemd in artikel 22 eerste lid, onder a en b van de beleidsregel benaderd heeft.

3Op verzoek van burgemeester en wethouders kan de adviescommissie desgewenst de gemeente en de keldereigenaren begeleiden in één of meer onderwerpen die betrekking hebben op deze beleidsregel. De adviescommissie is dan tevens een begeleidingscommissie.

4Dit reglement is niet van toepassing op de rol van een begeleidingscommissie. De regels die op de begeleidingscommissie van toepassing zijn worden bepaald in de opdrachtverstrekking aan de begeleidingscommissie (inclusief vergoeding passend bij omvang en complexiteit van de opdracht).

Artikel 3 Ontvankelijkheid van de adviesaanvraag

1De adviescommissie neemt een adviesvraag van de keldereigenaar uitsluitend in behandeling indien:

a.de adviesvraag betrekking heeft op een kelder waarop de beleidsregel van toepassing is;

b.sprake is van een verschil van inzicht tussen de keldereigenaar en de gemeente;

c.het verschil van inzicht betrekking heeft op de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 of de uitvoering van de herstelwerkzaamheden;

d.voor advies inzake de uitvoering van herstelwerkzaamheden geldt dat eerst de in de beleidsregel voorgeschreven voorafgaande stappen van de escalatieladder moeten zijn doorlopen; en

e.de voor de beoordeling noodzakelijke stukken zijn verstrekt, waaronder een door beide partijen aangeleverde motivatie waarin zij hun visie op het verschil van inzicht toelichten, de samenwerkingsovereenkomst, inspectierapporten; schriftelijke correspondentie met de gemeente, ondernemersverklaringen, ondersteunende stukken, plattegronden van het pand en de kelder.

2Indien de adviesvraag niet voldoet aan het eerste lid of buiten de taak van de adviescommissie valt, bericht de voorzitter dit schriftelijk en gemotiveerd de gemeente en de keldereigenaar.

3De voorzitter kan de gemeente of de keldereigenaar in de gelegenheid stellen binnen een door de voorzitter te bepalen termijn ontbrekende gegevens of stukken aan te leveren, voor zover dit nodig is om de ontvankelijkheid of de adviesvraag te kunnen beoordelen.

Artikel 4 Samenstelling

1De adviescommissie bestaat uit drie of meer deskundige leden die door het college worden benoemd en ontslagen. De adviescommissie heeft een onafhankelijke voorzitter en een onafhankelijke plaatsvervangend voorzitter, die beide door het college worden aangewezen. De adviescommissie is onderverdeeld in behandelingskamers van drie leden, waarvan één lid voorzitter of plaatsvervangend voorzitter is.

2Per adviesvraag wordt door de adviescommissie een behandelkamer ingesteld met drie commissieleden die samen de relevante deskundigheden vertegenwoordigen die nodig zijn om de vraag te kunnen behandelen, te weten: herstel van erfgoed, schade van constructie en metselwerken, samenwerking overheid en burger, schadeafhandeling (procedureel). Er kunnen gelijktijdig meerdere behandelkamers zijn. Een commissielid kan zitting hebben in meerdere behandelkamers.

3Een commissielid meldt een mogelijk belangenconflict onverwijld aan de voorzitter van de behandelkamer en de ambtelijk secretaris. De voorzitter van de behandelkamer beslist, voor zover nodig na overleg met de overige commissieleden, of het commissielid deelneemt aan de behandeling. Indien het de voorzitter van de behandelkamer betreft, beslissen de overige leden van de behandelkamer.

Artikel 5 Taken secretaris en voorzitter

1De gemeente voorziet in het secretariaat van de adviescommissie en wijst daartoe een ambtelijk secretaris en plaatsvervangend ambtelijk secretaris aan. Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren ten minste:

a.De ambtelijk secretaris ondersteunt de adviescommissie procedureel, organisatorisch en administratief.

b.De ambtelijk secretaris is medeopsteller van de agenda en verstuurt tijdig de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden.

c.De ambtelijk secretaris verstrekt de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie.

d.De ambtelijk secretaris woont vergaderingen bij en houdt de presentielijst bij en draagt zorg voor verslaglegging.

e.De ambtelijk secretaris kan op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van de behandelkamer een conceptadvies opstellen.

f.De ambtelijk secretaris bewaakt mede de kwaliteit en de integriteit van de adviezen en het adviseringsproces.

g.De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht en neemt niet deel aan de inhoudelijke besluitvorming van de behandelkamer.

2Tot de taken van de voorzitter behoren ten minste:

a.De voorzitter stelt de agenda tijdig op in overleg met de ambtelijk secretaris

b.De voorzitter leidt de vergadering.

c.De voorzitter bewaakt de integriteit en kwaliteit van de adviezen en het adviseringsproces.

d.De voorzitter verzendt de adviezen aan het college.

e.De voorzitter geeft leiding aan de werkzaamheden van de uitvoerend secretaris.

Artikel 6 Werkwijze individuele adviesvraag keldereigenaar

1De keldereigenaar kan een adviesvraag indienen via het mailadres: adviescommissieherstelkelders@utrecht.nl.

2De adviescommissie/ behandelkamer overlegt zo dikwijls als noodzakelijk om haar taak naar behoren te kunnen vervullen.

3Voorafgaand aan het geven van het advies geeft de adviescommissie de eigenaar en de gemeente de mogelijkheid om gehoord te worden, indien nodig gecombineerd met een bezichtiging van de kelder. Daarnaast krijgen gemeente en keldereigenaar de mogelijkheid een reactie te geven op het conceptadvies van de adviescommissie alvorens deze vastgesteld wordt.

4De keldereigenaar kan zich laten bijstaan door een deskundige of laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde.

5De vergaderingen van de adviescommissie/behandelkamer zijn niet openbaar.

6De commissieleden hebben buiten het overleg van de adviescommissie geen overleg met de gemeente en keldereigenaar over de inhoud van de adviesvraag en de daarbij behorende stukken en informatie.

7In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de adviescommissie, op voorstel van de voorzitter.

Artikel 7 Besluitvorming en advies

1Keldereigenaren kunnen de adviescommissie vragen advies te geven over:

a.de hoogte van de eigen bijdrage als bedoeld in artikel 8 van de beleidsregel, of

b.de uitvoering van de herstelwerkzaamheden aan de kelder van de keldereigenaar, nadat de keldereigenaar de personen genoemd in artikel 22 eerste lid, onder a en b van de beleidsregel benaderd heeft.

2De adviescommissie adviseert niet over civielrechtelijke aansprakelijkheid, schadeoorzaken of schadevergoeding, met dien verstande dat dit niet geldt voor schade als gevolg van het niet juist of niet tijdig uitvoeren van de herstelwerkzaamheden aan de kelder, zoals omschreven in de met de keldereigenaar afgesloten samenwerkingsovereenkomst.

3De behandelkamer komt tot een advies op basis van meerderheid van stemmen. Elk commissielid van de adviescommissie/behandelkamer heeft één stem. Het advies hoeft niet unaniem te zijn.

4De behandelkamer baseert haar advies op de door de keldereigenaar en de gemeente verstrekte gegevens en documenten, alsmede op hetgeen tijdens de hoorzitting of bezichtiging naar voren is gebracht.

5De behandelkamer brengt uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van het volledige dossier een gemotiveerd schriftelijk advies uit aan de keldereigenaar en gemeente.

6De behandelkamer kan deze termijn eenmaal met vier weken verlengen. De keldereigenaar en de gemeente worden daarvan schriftelijk in kennis gesteld.

7Het conceptadvies wordt opgesteld door de ambtelijk secretaris, op aanwijzing van en onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de behandelkamer en zo nodig op verzoek van de commissieleden aangepast. Het definitieve advies wordt namens de adviescommissie ondertekend door de voorzitter van de behandelkamer en verstuurd naar de gemeente met een afschrift aan de keldereigenaar.

Artikel 8 Archief

1De ambtelijk secretaris draagt zorg voor het beheer van de archiefbescheiden overeenkomstig de Archiefwet, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de gemeentelijke regels voor informatiebeheer. Na afronding van een advieszaak worden de archiefbescheiden overgedragen aan de gemeente.

2Verzoeken om openbaarmaking van documenten worden behandeld door burgemeester en wethouders.

Artikel 9 Vergoeding

De gemeente stelt voor de werkzaamheden een vergoeding beschikbaar van € 750,00 excl BTW per advies per commissielid, inclusief reis- en verblijfskosten.

Artikel 10 Onafhankelijkheid en geheimhouding

1De commissieleden adviseren onpartijdig en zonder last of ruggespraak.

2Voor zover de leden bij de uitvoering van hun taken de beschikking krijgen over vertrouwelijke gegevens, zijn zij verplicht tot geheimhouding hiervan, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht.

3Ieder commissielid ondertekent een integriteits- en geheimhoudingsverklaring.

Artikel 11 Einde lidmaatschap

Het lidmaatschap van de adviescommissie eindigt door:

a.Het intrekken van de beleidsregel;

b.Het nemen van ontslag als commissielid;

c.Het overlijden van het commissielid;

d.Een daartoe strekkend besluit van burgemeester en wethouders;

e.Het verstrijken van de benoemingsperiode;

f.Het schenden van de geheimhoudingsverplichting;

g.Het ontstaan van een structureel belangenconflict.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking in het gemeenteblad en geldt tot en met 31 december 2050.

Artikel 13 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Adviescommissie herstel kelders wervengebied.

Aldus vastgesteld door de leden van de Adviescommissie herstel kelders wervengebied op 1 oktober 2026