Organisatieregeling gemeente Utrecht

Artikel 1 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie

1De hoofdstructuur bestaat uit de concerndirectie en verschillende organisatieonderdelen.

2Elk organisatieonderdeel, wordt geleid door een directeur, die tevens verantwoordelijk is voor een goede en effectieve samenwerking in, en bijdrage aan gezamenlijke opgaven.

3Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geeft met de directie sturing aan de organisatie.

4De concerndirectie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en concerndirecteuren.

5De concerndirectie geeft onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur sturing aan de organisatie.

6De organisatie kent het organisatieonderdeel Raadsorganen. Dit organisatieonderdeel omvat zowel het onderdeel Griffie, dat rechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf.

7Bij wijziging binnen de hoofdstructuur - zoals samenvoegingen, interne verzelfstandigingen en naamswijzigingen van organisatieonderdelen - is de concerndirectie beslissingsbevoegd.

8Bij uitplaatsingen, inplaatsingen of verzelfstandigingen is het college beslissingsbevoegd.

Artikel 2 Gemeentesecretaris/algemeen directeur

1De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college.

2De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van de concerndirectie.

3De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft binnen de door het bestuur (college en gemeenteraad) gestelde kaders de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie.

4De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan ingrijpen in het management van een organisatieonderdeel.

5De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de COR de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.

6De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de concerndirecteuren, de directeuren en de managers.

7De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door één van de andere concerndirecteuren.

Artikel 3 Concerndirecteuren

1De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan de ambtelijke coördinatie en regie van een dossier (complexe dossiers/projecten, themadossiers en programma's) beleggen bij een of meer verantwoordelijke directieleden: concerndirecteuren.

2De concerndirecteuren adviseren, onder verantwoordelijkheid van de concerndirectie, het college op het niveau van de hen toevertrouwde onderwerpen.

3De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan concerndirecteuren de hiërarchische verantwoordelijkheid voor directeuren en managers toedelen.

4De concerndirecteur is vanuit zijn hiërarchische verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven aan de directeuren en managers die hij aanstuurt.

5De concerndirecteur is vanuit zijn verantwoordelijkheid bevoegd om aanwijzingen te geven op budget, organisatie en personeel indien nodig om de afgesproken resultaten te kunnen behalen.

6De concerndirecteur is verantwoordelijk voor de personeelszorg en beoordeling van de directeuren en de managers die hij hiërarchisch aanstuurt.

7De concerndirecteur kan bij afwezigheid vervangen worden door één van de overige concerndirecteuren.

Artikel 4 Directeur van een organisatieonderdeel

1De directeur van elk organisatieonderdeel is adviseur van de algemeen directeur, de concerndirectie en het college van burgemeester en wethouders. De directeur is integraal verantwoordelijk voor zijn eigen onderdeel en daarbij gehouden aan de door of namens de concerndirectie gestelde kaders.

2De directeur is verantwoordelijk voor de doeltreffendheid, doelmatigheid, rechtmatigheid van de taken, werkzaamheden van zijn organisatieonderdeel en de aan hem toebedeelde opgaven en de daarbij behorende (decentrale) bedrijfsvoeringstaken.

3De directeur adviseert gevraagd en ongevraagd de concerndirectie en het college voor de hen toegekende verantwoordelijkheden. Daarbij heeft hij de plicht en bevoegdheid rechtstreeks en met medeweten van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggen aan het college, wanneer overleg met de gemeentesecretaris/algemeen directeur niet tot een verantwoord resultaat leidt. De bevoegdheid om zwaarwegende gevallen aan het college voor te leggen, wanneer overleg met leidinggevende of naast hogere leidinggevende, en in tweede instantie de gemeentesecretaris/algemeen directeur niet tot verantwoord resultaat leidt, geldt op dezelfde manier voor iedere ambtenaar ten aanzien van de hem toegekende verantwoordelijkheden.

Artikel 5 Directeuren bedrijfsvoering

1De directeuren van de organisatieonderdelen van de bedrijfsvoering zijn adviseur van de algemeen directeur, de concerndirectie en het college van burgemeester en wethouders.

2De directeuren van de organisatieonderdelen van de bedrijfsvoering zijn – onverlet de verantwoordelijkheid van de directeuren van het eigen organisatieonderdeel - verantwoordelijk voor o.a.:

•kaderstelling, ondersteuning, handhaving en toetsing op doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering,

•de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie en de overige bedrijfsvoeringsfuncties,

•planning en control voor de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties,

•de directeur Financiën en Inkoop is verantwoordelijk voor de werking van het financiële systeem.

•de directeur Concerncontrol (Concerncontroller) is verantwoordelijk voor de werking van het control systeem.

•de directeur Concerncontrol (Concerncontroller) is verantwoordelijk voor de monitoring en advisering aan de concerndirectie en de directeuren over doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement van de organisatie als geheel, de organisatieonderdelen en de bedrijfsprocessen, adequate en betrouwbare informatievoorziening en is systeemverantwoordelijke en toezichthouder op het control stelsel en verantwoordelijk voor de organisatie van de Functionaris Gegevensbescherming.

•de directeur IPM is verantwoordelijk voor de organisatie van de Chief Information Security Officer (CISO) en het Concernrecordmanagement.

3De escalatiebevoegdheid zoals opgenomen in artikel 4 lid 3 is van overeenkomstige toepassing.

4De directeur Concerncontrol (concerncontroller) wordt, voor zover het zijn control taken en bevoegdheden betreft, bij afwezigheid vervangen door een strategisch adviseur Concerncontrol.

Artikel 6 Slotbepalingen

1Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking.

2Deze regeling kan worden aangehaald als: Organisatieregeling Gemeente Utrecht.

3De Organisatieregeling Gemeente Utrecht vastgesteld door het college d.d. 21 december 2021 wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van deze regeling.