Artikel 1 Budgethouders
1.1 Budgethouders zijn de algemeen directeur, directieleden, de IRMs en de treasurer.
Subbudgethouders kunnen zijn afdelingshoofden, projectmanagers, projectleiders en specifiek daartoe aangewezen functionarissen of personen.
12 De gemeentesecretaris/algemeen directeur, directieleden, en de treasurer fungeren als budgethouder bij de uitvoering van de onderdelen uit de productenbegroting (als nadere uitwerking van de programmabegroting) waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
13 De IRM functioneert als budgethouder van zijn organisatieonderdeel bij de uitvoering van de productbegroting (als nadere uitwerking van de programmabegroting).
14 Budgetten uit de productbegroting worden toebedeeld aan de budgethouders door de algemeen directeur.
Artikel 2 Toekenning budgetten bij uitvoering begroting
21 De IRM is bevoegd bij de uitvoering van de begroting binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied budgetten (prestaties en bedrag) toe te wijzen aan afdelingen en projecten en aan subbudgethouders en hun vervangers (horizontaal of hoger).
22 De IRM is vanuit zijn integrale verantwoordelijkheid bevoegd, na overleg met de subbudgethouders, het beschikbaar gestelde budget te herverdelen. Deze bevoegdheid laat het budgetrecht van de gemeenteraad onverlet.
23 De budgethouder kan nadere kaders en voorschriften vaststellen die door de subbudgethouders in acht dienen te worden genomen.
24 De IRM draagt zorg bij de toewijzing van budgetten aan budgethouders binnen de eigen organisatie-eenheid voor een vervangingsregeling. De vervanger is bevoegd over het budget van degene die hij vervangt te beschikken en wel binnen de daarvoor gestelde kaders.
25 De IRM draagt zorg voor bekend zijn met vervangingsregeling binnen het organisatieonderdeel en de verstrekking daarvan aan de business controller en het servicecentrum Financiële Dienstverlening. De business controller bewaakt de juistheid van de vastgelegde bevoegdheden van de budgethouder in het systeem.
26 Het Intern Bedrijf Informatievoorziening (SCI) draagt zorg voor de registraties van het toegekende budget en bijbehorende bevoegdheden in het autorisatiesysteem.
Artikel 3 Verwerking budgetten in de administratie
31 Verwerking van budgetten en wijziging daarop in de administratie geschiedt in opdracht van de concernmanager F&C, na overleg met de betrokken budgethouder en subbudgethouder.
32 Wijziging van de begroting die van invloed is op het managementcontract en/of het budget wordt door BCS i.c. de concernmanager F&C doorgegeven aan de betreffende budgethouder.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder
41 De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor een rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget.
42 De (sub)budgethouder is ook verantwoordelijk voor het realiseren van de inkomsten van derden die bij de begroting zijn geraamd ten behoeve van het product dan wel het project waarvoor hij beheersverantwoordelijkheid draagt.
43 De (sub)budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig signaleren van dreigende budgetoverschrijdingen, de te nemen acties bij een dreigende budgetoverschrijding en eventuele overschrijdingen van budgetten. Hij analyseert de resultaten van de uitvoering in relatie tot de uitputting van de budgetten, zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht: inhoudelijk en financieel.
44 De subbudgethouder legt verantwoording af aan de IRM. De IRM en treasurer als budgethouder leggen verantwoording af aan de algemeen directeur respectievelijk concernmanager F&C. De (sub)budgethouder heeft een actieve informatieplicht.
45 Het is een (sub)budgethouder niet toegestaan:
-verplichtingen aan te gaan indien dat een overschrijding van het beschikbaar gestelde budget tot gevolg heeft;
-binnen het beschikbare budget investeringen te doen of anderszins structurele (financiële) verplichtingen aan te gaan indien de daaruit voortvloeiende structurele lasten het meerjarig budget te boven gaan.
46 Niemand kan beschikken over het budget van een andere (sub)budgethouder. Als de (sub)budgethouder van oordeel is, dat een uitgave ten laste van het budget van een andere (sub)budgethouder behoort te komen moet dat, voordat er een financiële verplichting wordt aangegaan, bij die andere budgethouder worden aangekaart en ligt de beslissing bij die andere (sub)budgethouder.
Artikel 5 Aangaan van verplichtingen en ondertekenen van overeenkomsten
51 Elke (sub)budgethouder is bevoegd voor zijn eigen takenpakket en voor het aangaan van verplichtingen binnen de grenzen van zijn mandaat en binnen het toegekende c.q. vastgestelde budget.
52 De (sub)budgethouder houdt zich bij het aangaan van een verplichting aan de mandaatregeling, de begroting, de Algemene subsidieverordening, de algemene leveringsvoorwaarden, de Nota Aanbestedingsbeleid en de spelregels van de gemeente Utrecht zoals benoemd in het Handboek Financiën.
53 In de autorisatiematrix bij de mandaatregeling (de Ondermandaat privaatrechtelijke rechtshandelingen) is vastgelegd tot welk bedrag per overeenkomst ondermandaat is verleend aan de daarin genoemde functionaris.
54 In de mandaatregeling is vastgelegd tot welk bedrag een functionaris subsidie mag verlenen.
55 Het ondertekenen van een contract met een financiële verplichting van meer dan € 50.000 is alleen toegestaan wanneer het concept daarvan meeondertekend is door een daartoe bevoegde tweede functionaris. Indien de budgethouder zelf het contract ondertekent, vindt medeondertekening plaats door de daartoe meest aangewezen (sub)budgethouder gelet op zijn takenpakket. De tweede ondertekening betreft intern een toetsende functie.
56Het is verboden contracten of subsidies zodanig op te knippen, met het doel de begrenzingen in mandaatregeling te omzeilen.
Artikel 6 Uitvoering budgetbeheer
61 Bij het budgetbeheer neemt de (sub)budgethouder in het bijzonder in acht de (spel)regels betreffende:
-inkoop;
-projectbeheersing;
-subsidies (inkomende en uitgaande);
-managementinformatie.
62 De budgethouder accordeert de formele opdracht tot inkoop en keurt de verplichting goed of af in de workflow van het financieel systeem. De business controller bewaakt de juistheid en tijdigheid van de in het systeem vastgelegde bevoegdheden en drempelbedragen.
63 De budgethouder heeft een zodanige bevoegdheid dat hij de vastleggingen over zijn budget, inclusief de mutaties, in de financiële administratie kan raadplegen.
64 De budgethouder draagt zorg dat een daartoe geschikte medewerker belast wordt met het afgeven van prestatieverklaringen ter bevestiging dat de afgesproken goederen en/of diensten geleverd zijn.
65 De uitvoeringseenheid treasury binnen het Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening (FD) is belast met het betalen van goedgekeurde facturen binnen de daarvoor de gestelde kaders.
66 De budgethouder is verplicht binnen de kaders en de gestelde faciliteiten een zodanige administratie c.q. registratie te (doen) voeren dat daaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen in:
-de mate van realisatie van de begrote productie, zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht: inhoudelijk en financieel;
-de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar getelde budget die nog niet in het budget zijn verwerkt;
-de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd.
67 FD draagt in overleg met de concernmanager F&C zorg voor, dat het financieel systeem de uitputting van het budget (inclusief feitelijke budgetoverschrijdingen) signaleert in het kader van de budgetbewaking. FD draagt in dat verband zorg voor overzichten uit de financiële administratie waaruit ten minste blijken: het totaal budget, het aandeel daarvan dat besteed is, hoeveel geld nog vrij besteedbaar is,,voor welk bedrag er verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten zijn aangegaan. De betreffende overzichten zijn (periodiek) beschikbaar voor ten minste de (sub)budgethouders, de IRM, de business controller en de concernmanager(s). Daarbij wordt ervan uitgegaan dat betrokkenen SAP kunnen raadplegen.
68 De budgethouder dient over de hiervoor genoemde gegevens te rapporteren op tijdstippen en op de wijze die daarvoor zijn vastgesteld. In deze rapportage moeten in elk geval worden opgenomen: informatie over geld in relatie de geleverde en tot te leveren prestaties (geld en inhoud), een analyse en de verantwoording van (beleids)relevante afwijkingen van de realisatie ten opzichte van het budget en de begroting(sramingen), alsmede over de uitkomsten van risicoanalyse.
69 De budgethouder legt periodiek dan wel krachtens afspraken verantwoording af aan de voor het product verantwoordelijke IRM.
Uitvoeringsregeling 5B Beheer
Algemene opmerking:in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.
B&W besluit d.d. 11 december 2012, ingangsdatum 1 januari 2013
ter uitvoering van artikel 5.1, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de hoofdlijnen in de maatregelen op het gebied van interne beheersing administratieve organisatie en interne controle.
Inhoud
1Algemeen
1.1 Administratieve organisatie en interne controle
1De AO/IC functie is het fundament onder de (stuur) informatievoorziening en het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Voor de realisering van het systeem van AO/IC als onderdeel van het beheersinstrumentarium is de IRM (integraal management) zelf verantwoordelijk.
2De administratieve organisatie heeft als doel het systematisch verzamelen, het vastleggen en het verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
3De Interne Controle heeft als doel het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle.
4De opzet van de administratieve organisatie en de interne controle dient waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de volledigheid van de informatie die wordt verstrekt aan de gemeentelijke bestuursorganen en anderen die deze informatie behoeven. De administratieve processen, inclusief de interne controle worden vastgelegd in procesbeschrijvingen en -schema's.
5De in het vierde lid bedoelde tijdigheid, volledigheid en betrouwbaarheid dienen bevorderd te worden door gecontroleerde uitvoering en vastlegging en door scheiding van beherende, bewarende en beschikkende functies.
2Beschikkende/beherende functie
2.1 Mandaat
Vervallen (zie uitvoeringsregeling 5A budgetbeheer)
2.2 Verplichtingen van de budgethouders
Vervallen (zie uitvoeringsregeling 5A budgetbeheer)
2.3 Begrotingswijzigingen
1Indien een beleidswijziging buiten de (financiële) kaders van de raad treedt, dient er een begrotingswijziging ter goedkeuring aan de raad voorgelegd te worden. Meestal betreft dit een programmaoverstijgende wijziging.
2Binnen de programma's is het college bevoegd tot het vaststellen van begrotingswijzigingen op productniveau.
3Begrotingswijzigingen binnen de kaders van het managementcontract worden aangeleverd door de betreffende IRM.
4Begrotingswijzigingen aan de raad worden door het programmacoördinerende organisatieonderdeel aangeleverd, in overleg en met goedkeuring van de IRMs van andere betrokken organisatieonderdelen.
2.4 Geschillenprocedure
1Het gemeentelijk organisatieonderdeel die een verzoek krijgt tot goedkeuring van een doorbelasting van kosten door een ander gemeentelijk organisatieonderdeel krijgt een termijn van 30 dagen vanaf de dagtekening van het verzoek voor het afdoen van dit verzoek. Deze afdoening betreft zowel het verlenen van goedkeuring als het schriftelijk aantekenen van bezwaar met vermelding van redenen.
2Indien het betrokken organisatieonderdeel het verzoek niet binnen 30 dagen heeft afgedaan, dan wordt de goedkeuring geacht te zijn verleend en heeft Hoofd Financiële Dienstverlening de opdracht de betreffende organisatieonderdeel overstijgende doorbelasting te verwerken in de financiële administratie.
3Indien het gemeentelijke organisatieonderdeel dat het verzoek tot goedkeuring van een organisatieonderdeel overstijgende doorbelasting ontvangt binnen 30 dagen bezwaar aantekent dan kan het organisatie onderdeel die de kosten wil doorbelasten de kwestie –schriftelijk en voorzien van redenen- voorleggen aan de arbitragecommissie. De arbitragecommissie komt niet bijeen, voordat de beide IRMs alsnog getracht hebben er samen uitkomen. De arbitragecommissie doet binnen vijftien dagen na ontvangst van het verzoek een bindende uitspraak.
4De arbitragecommissie bestaat uit drie leden, waaronder in ieder geval de concernmanager F&C.
5Administratieve geschillen (niet zijnde organisatieonderdeel overstijgende doorbelastingen) tussen een van de gemeentelijke organisatieonderdelen en het Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening over de wijze waarop posten in de financiële administratie moeten worden verwerkt, kunnen –voorzien van een adequate toelichting- worden voorgelegd aan de concernmanager F&C. De concernmanager F&C doet binnen 15 dagen na ontvangst van het geschil een bindende uitspraak, waarbij het auditteam bij de BCS en desgewenst de externe accountant wordt geraadpleegd.
2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
1De IRM is verantwoordelijk voor de beveiliging van het gegevensbeheer, voor het ononderbroken gebruik van de door het organisatieonderdeel gebruikte informatiesystemen en voor de bescherming van persoonsgegevens.
2De IRM draagt er zorg voor dat voor het organisatieonderdeel doeltreffende en actuele informatiebeveiligings- en calamiteitenplannen beschikbaar zijn.
3De IRM draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Privacyverordening Gemeente Utrecht 2003 en de daaraan gestelde eisen volgens van toepassing zijnde specifieke wet- en regelgeving.
4Over de stand van zaken met betrekking tot de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens wordt gerapporteerd door de IRM aan de concernmanager IPM en de concernmanager F&C in de rapportage over de systemen van interne beheersing bij de bedrijfsvoering van het organisatieonderdeel.
2.6 Lease
1Er wordt onderscheid gemaakt tussen financial lease en operational lease, waarbij financial lease staat voor een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee, waarbij de lessee het economisch risico draagt. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor.
2Financial lease is niet toegestaan.
3(Inter)nationale lease-constructies gebaseerd op fiscale voordelen zijn niet toegestaan.
4In het geval van operational lease zijn de organisatieonderdelen verantwoordelijk voor de financiële consequenties en de juiste vastlegging daarvan in het gemeentebrede registratiesysteem en voor de juiste verantwoording.
5Het college heeft de mogelijkheid op voorstel van de concernmanager F&C nadere voorschriften geven met betrekking tot lease.
3Kasbeheer
3.1 Kasgeldbeheer: contante betalingen
1Contante betalingen worden door de kashouders slechts verricht na een schriftelijke volledig ingevulde opdracht van de budgethouder. De businesscontroller stelt een formulier vast waarmee deze opdracht wordt verstrekt. Voordat de betaling plaatsvindt wordt eerst de legitimatie van de betrokkene gecontroleerd. Ook wordt de handtekening of de paraaf van de budgethouder gecontroleerd.
2Indien redelijkerwijs moet worden vermoed dat aan een betalingsopdracht onregelmatigheden kleven wordt door de kashouder de businesscontroller en zo nodig ook de IRM geïnformeerd.
3Betalingsopdrachten worden binnen tien werkdagen afgehandeld en anders ongeldig geretourneerd door de kashouder.
4Betalingen in contanten vinden uitsluitend plaats tegen deugdelijke kwijting. Wanneer de ontvanger niet in staat is een deugdelijke kwijting te verlenen vindt betaling plaats in tegenwoordigheid van twee andere ambtenaren die ter bevestiging van de betaling mede kwijting verlenen.
3.2 Kasgeldbeheer: contante ontvangsten
1Voor alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen wordt een schriftelijke kwijting verleend.
2Alle in contanten dan wel in andere geldswaarden ontvangen betalingen worden direct in de kasadministratie geregistreerd.
3.3 Kasgeldbeheer: bewaring contante geldmiddelen
1Contant betalingsverkeer is mogelijk binnen de vastgestelde openingstijden. Buiten de openingstijden wordt de kas veilig bewaard.
2Wanneer de inhoud van de kas een door de business controller vast te stellen bedrag overschrijdt, wordt het meerdere gestort in een rekening-courant bij een bankinstelling. Wanneer aanvulling van de kas noodzakelijk is wordt geld opgenomen van de rekening-courant bij de bankinstelling na opdracht van de administrateur van het organisatieonderdeel. De opdracht wordt binnen twee werkdagen geëffectueerd en anders nadat de opdracht ongeldig is gemaakt geretourneerd aan de administrateur van het organisatieonderdeel.
3Voorschriften van de treasurer of het Assurantiefonds worden nageleefd.
3.4 Inning en incasso van contant te ontvangen bedragen
1Alle opdrachten aan de kashouders tot inning van contante gelden worden geregistreerd. Alle ontvangen bedragen worden in deze registratie afgeboekt.
2Alle contant ontvangen bedragen waarvoor geen opdracht tot inning is ontvangen worden onmiddellijk ter kennis gebracht van de businesscontroller.
3De businesscontroller stelt maandelijks voor de IRM een overzicht samen van de nog niet afgewikkelde opdrachten tot inning van contant te ontvangen bedragen, waaruit de ouderdom van de openstaande vorderingen blijkt.
4Registrerende functie
4.1 Concernadministrateur
1De concernadministrateur is verantwoordelijk voor
a.het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders, waarbij de gemeentelijke organisatie onderdelen verantwoordelijk zijn voor het volledig en tijdig aanleveren van boekingsdocumenten voorzien van een akkoordverklaring van daartoe bevoegde functionarissen.
b.het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie
c.het tijdig voldoen van schulden en het tijdig innen van aan hem overgedragen vorderingen
2De concernadministrateur neemt de aanwijzingen in acht die de concernmanager F&C vanuit zijn verantwoordelijkheid aan hem geeft.
3De gemeentelijke organisatie onderdelen verstrekken de concernadministrateur de gegevens die hij in verband met zijn verantwoordelijkheid nodig vindt.
4De concernadministrateur verstrekt tijdig rapportages uit de administratie aan de budgethouders, de IRMs, de businesscontrollers, de concernmanager F&C en de treasurer.
5Het hoofd Financiële Dienstverlening van de Interne Bedrijven vervult de functie van concernadministrateur.
6de concernadministrateur zorgt voor een adequaat systeem van interne beheersing binnen de eigen organisatie en legt dit systeem ter goedkeuring voor aan de concernmanager F&C.
7De concernadministrateur kan zo nodig direct een vermeende onregelmatigheid melden aan het college.
4.2Administratie en rapportage
1budgethouders zijn verplicht tot het volledig en tijdig aanleveren aan de concernadministrateur van boekingsdocumenten die voorzien zijn van een akkoordverklaring waaruit te allen tijde een goed inzicht kan worden verkregen met betrekking tot:
a.de mate waarin reeds verplichtingen zijn aangegaan ten laste van het beschikbaar gestelde budget die nog niet in de financiële administratie zijn verwerkt;
b.de mate waarin de geraamde inkomsten van derden zijn gerealiseerd;
c.het tijdig, juist, volledig en toereikend verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang en de aanwending van begrotings- en balansposten;
d.het bevorderen en waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het gevoerde beheer;
e.het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de doelstellingen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving;
f.de controle van de registratie van gegevens en van de daaraan ontleende informatie en de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer en
g.het verschaffen van informatie voor het opstellen van kostencalculaties.
2De budgethouders rapporteren op de momenten zoals die opgenomen zijn in de kadercirculaire.
3De concernadministrateur is verantwoordelijk voor het voeren en het beheren van de gemeentebrede financiële administratie binnen vastgestelde kaders en voor het bewaken van de juiste vastlegging van gegevens in de gemeentebrede financiële administratie. Ook verstrekt de concernadministrateur tijdig rapportages aan de organisatieonderdelen, de concernmanager F&C en de treasurer.
4.3 Kasadministratie
1Voor alle handelingen inzake betalingen en ontvangsten wordt aantekening gehouden in een administratie waarvan de inrichting door de businesscontroller wordt vastgesteld.
2De kas wordt tenminste wekelijks opgemaakt en de opgenomen stand wordt in de kasadministratie vermeld. Geconstateerde verschillen worden in de administratie verantwoord en gemeld aan de businesscontroller.
3De afgewikkelde betalingsopdrachten en de kwijtingen inzake contante betalingen worden gearchiveerd en blijven beschikbaar als bewijsstuk voor de uitgevoerde kastransacties.
5Overige artikelen
5.1 Het tegengaan van misstanden
1Een ieder, in dienst van de gemeente of onder verantwoordelijkheid van de gemeente werkzaam, is verplicht afdoende maatregelen te nemen ter voorkoming van fraude, omkoping en andere misstanden.
2Een ieder is verplicht om misstanden, zoals bedoeld in het eerste lid, te melden volgens de Klokkenluidersregeling (URU 15ad) van de Rechtspositieregeling Utrecht.
Uitvoeringsregeling 5CGemeentelijk assurantiebeheer
Algemene opmerking:in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.
B&W besluit d.d. 11 december 2012, ingangsdatum 1 januari 2013
ter uitvoering van artikel 5.3, tweede lid van de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.
Doel
Het vaststellen van de organisatie en uitvoering van het assurantiebeheer.
Inhoud
1.1 Doelstelling Assurantiefonds
Het Assurantiefonds voorziet in de behoefte van de deelnemers aan verzekering van hun brand en aansprakelijkheidsrisico’s tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en premietarieven.
1.2 De inkomsten van het Assurantiefonds
1Ten bate van het Fonds komen:
a.de bijdragen van de deelnemers;
b.de inkomsten, bestaande uit onder andere bijdragen, van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het fonds en
c.schade-uitkeringen en premierestituties van verzekeraars en/of verzekeringsmakelaars.
2Het college stelt jaarlijks de hoogte van de bijdragen van de deelnemers aan het Fonds vast, rekening houdend met de in artikel 1.3 genoemde verwachte uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer. De bijdragen worden aan ieder organisatieonderdeel afzonderlijk bekend gemaakt.
1.3 De uitgaven van het assurantiefonds
Ten laste van het Fonds komen:
a.schade-uitkeringen aan deelnemers bij vermogensverlies veroorzaakt door de gebeurtenissen waarvoor het Fonds voorziening biedt;
b.schade-uitkeringen aan derden, die uit hoofde van wettelijke of contractuele aansprakelijkheid een vordering op de gemeente hebben of met wie een overeenkomst wordt gesloten ter voorkoming of opheffing van een geschil omtrent aansprakelijkheid;
c.de kosten van administratie en van taxatie;
d.de premie van in relatie met het Fonds afgesloten verzekeringen;
e.de kosten gemoeid met schaderegeling, inclusief die van het voeren van rechtsgedingen waarbij de gemeente als eisende of verwerende partij optreedt in het kader van verzekeringsovereenkomsten c.q. uit hoofde van titel 3, boek 6 BW;
f.de kosten van het onderdeel van de gemeentelijke organisatie dat belast is met het beheer van het Fonds, waaronder niet worden verstaan de kosten die voortvloeien uit het vervullen van de in artikel 1.8 genoemde adviesfunctie.
1.4 Saldo Fonds
1Het saldo van het Fonds dient te allen tijde voldoende te zijn om de in artikel 1.3 genoemde uitgaven te kunnen doen.
2Indien het saldo van het Fonds een door het college vast te stellen maximum met tenminste 10% overschrijdt wordt het bedrag waarmee het maximum wordt overschreden aan de deelnemers gerestitueerd naar rato van werkelijke bijdrage over het voorafgaande jaar. Dit gebeurt op voorstel van de concernmanager F&C op voorstel van de uitvoeringseenheid assurantiefonds van Intern Bedrijf Financiële Dienstverlening (FD).
3Indien het Fonds een tekort vertoont wordt dit gedekt door een extra bijdrage van de deelnemers die door het college wordt vastgesteld. Bij de vaststelling van deze extra bijdrage houdt het college rekening met de werkelijke hoogte van de in artikel 1.3 genoemde uitgaven en de hoedanigheid, de activiteiten en het schadeverleden van de deelnemer.
1.5 Beheer Assurantiefonds
1.Het college geeft mandaat aan de concernmanager F&C voor:
a.het afsluiten van de aan het fonds gerelateerde verzekeringen waarvan de premie per jaar ten hoogste EUR 250.000,00 per verzekering bedraagt.
b.het ten laste van het Fonds doen van schade-uitkeringen aan deelnemers en aan derden tegenover wie de gemeente krachtens aansprakelijkheid een verplichting heeft met een limiet van EUR 250.000,00.
2Opdrachten dienen schriftelijk te worden bevestigd. Bij een verplichting die groter is dan EUR 12.500,00 is een tweede handtekening vereist van een bevoegde functionaris.
3De concernmanager F&C kan ondermandaat verlenen aan het hoofd van de Uitvoeringseenheid Assurantiefonds bij Interne bedrijven. Het hoofd van de uitvoeringseenheid risicobeheer is bevoegd tot een bedrag van EUR 50.000,00. De concernmanager F&C kan nadere regels stellen met betrekking tot het beheer.
4De concernmanager F&C legt verantwoording af over de inkomsten en uitgaven van het fonds en het saldo van het fonds in de managementrapportage en de jaarrekening.
1.6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt:
1Indien door de uitvoeringseenheid risicobeheer een verzekering is aangegaan met een hoger eigen risico dan het risico voor de deelnemer dan wordt in geval van schade de uitkering aangevuld met middelen uit het assurantiefonds.
2Indien er geen verzekering is afgesloten, maar de organisatieonderdelen wel premie betalen komt de schade ten laste van het assurantiefonds.
3Voor schade geldt altijd een eigen risico van EUR 2.500,00 voor de deelnemer. Indien de schade voortvloeit uit aansprakelijkheid volgens artikel 6:174 van het Burgerlijk Wetboek voor de zorg voor openbare wegen, dan bedraagt het bedrag dat ten laste van de deelnemer blijft EUR 7.50000.
4Indien het fonds aan een derde schade vergoedt is de deelnemer het eigen risico verschuldigd aan het fonds, tenzij het uitgekeerde bedrag lager is dan het eigen risico.
1.7 Afdekking van risico's ten laste van het fonds
Het college stelt vast:
a.welke verzekeringen zullen worden afgesloten ter afdekking van risico’s die ten laste van het fonds worden gebracht en welke risico’s de gemeente zelf ten laste van het fonds draagt en
b.bij welke gebeurtenissen en onder welke voorwaarden de financiële gevolgen van zich gemanifesteerd hebbende risico’s ten laste van het Fonds worden gebracht.
1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico’s
De concernmanager F&C draagt naast de verantwoordelijkheid voor het beheer van het assurantiefonds tevens de verantwoordelijkheid voor:
a.de beleidsinhoudelijke advisering aan het college over het al dan niet verzekeren van risico's en
b.de advisering aan het college over de functie van het assurantiefonds in het kader van het gemeentelijke risicobeheer.
1.9 Administratieve organisatie van het fonds
De administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concernstaf bevat de nodige voorschriften ter bevordering van een rechtmatig en doelmatig beheer van het fonds.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 18 december 2012.
De secretaris, De burgemeester,
Drs. M. Schurink Mr. A. Wolfsen
Bekendmaking is geschied op 31 december 2012.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.
BIJLAGE BEHORENDE BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2012, NR. 102
Begrippenlijst
Aanwijzing
Nadere of specifieke richtlijn, afspraak of werkwijze
Accountant
Degene die door de raad is aangewezen voor de controle van de programmarekening.
administratieve organisatie
Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en beheersen van de gemeentelijke taakuitvoering en ten behoeve van verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
Het complex van organisatorische maatregelen gericht op het beoordelen van de opzet, het vaststellen van het bestaan en het toetsen van de werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen controlemaatregelen.
ADV
Arbeidsduurverkorting
ambtelijke organisatie
De gehele gemeentelijke organisatie met uitzondering van college en raadsleden.
Assurantiefonds
Een voorziening ingesteld om (brand- en aansprakelijkheids-) schade te vergoeden.
Bedrijfsvoeringfunctie
Dit zijn de functies Personeel, Organisatie, Informatisering en Automatisering, Financiën, Communicatie, Juridisch en Facilitaire Zaken.
Beleggen
Geld omzetten in andere waarden met het doel inkomen en een waardestijging te genereren.
beschikkende functie
Functie, ook wel beherende functie genoemd, met de taak om (financiële) beheershandelingen uit te voeren, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de bewarende en registrerende functie.
Besluit Begroting en Verantwoording
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze wet vervangt de Wet op de Comptabiliteitsvoorschriften.
bestuurlijke kaders
De kaders die door het college zijn gesteld.
Bestuursrapportage
Tussentijdse rapportage op programmaniveau ten behoeve van de Raad over de majeure afwijkingen en bijsturingvoorstellen op de verwachte resultaten qua doelstellingen en budget.
bewarende functie
Functie met taak om vermogenswaarden en bezittingen onder zich houden, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de beschikkende en registrerende functie.
Budget
Overeenkomst tussen budgetgever (= het college) en budgetnemer (= de IRM) gedurende een bepaalde periode, waarbij de IRM zich verplicht bepaalde activiteiten/prestaties/producten te (doen) realiseren en het college zich verplicht een overeengekomen hoeveelheid middelen ter beschikking te stellen.
budgethouder
IRM die zorg dient te dragen voor de realisatie van de bij zijn managementcontract vastgestelde productie met de daarbij vastgestelde kwaliteitskenmerken. De budgethouder is, op grond van het in deze regeling verleende mandaat, bevoegd om verplichtingen aan te gaan binnen het overeengekomen budget. De budgethouder neemt vanuit het perspectief van administratieve organisatie de beschikkende functie in.
Treasurer
Functionaris van de Bestuurs- en Concernstaf, die belast is met het gemeentebrede beheer van de geldmiddelen en andere financiële vermogenswaarden.
College
College van burgemeester en wethouders.
concern(niveau)
Betreffende of aangaande de gehele ambtelijke organisatie.
Controlfunctie
Omvat het geheel aan activiteiten en beslissingen van de IRMs op het niveau van hun organisatieonderdeel met betrekking tot sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen gericht op de efficiënte en effectieve realisatie van de beleidsdoelstellingen. Op concernniveau wordt binnen de concern-controlfunctie (onder concernmanager F&C) ook de kaderstellende, ondersteunende en toetsende rol verstaan.
Derivaten
Financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices.
Directielid
Lid van de directieraad. Heeft hiërarchische verantwoordelijkheid voor IRMs (aansturen via managementcontract) en/of verantwoordelijkheid voor een thema met politieke prioriteit of hoog risico.
doelmatig
Het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.
doeltreffend
De mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effecten te bereiken.
functionele rechtmatigheid
Hierin zijn alle vaste instructies met betrekking tot de Planning & Controlcyclus opgenomen, die zijn vastgesteld in het college door middel van de kadercirculaire.
garantie
Een borgstelling waarbij de gemeente zich tegenover een geldverstrekker verbindt een of meerdere vorderingen van een geldverstrekker op een debiteur te voldoen indien de debiteur in gebreke is.
Handboek Financiën
Hierin zijn alle vaste instructies met betrekking tot de Planning & Controlcyclus opgenomen, die zijn vastgesteld in het college door middel van de kadercirculaire.
Integraal Resultaatverantwoordelijk Manager (IRM)
Manager van een organisatieonderdeel en verantwoordelijk voor alle aspecten van het werk van dat organisatieonderdeel. De IRM legt verantwoording af over de resultaten van zijn organisatieonderdeel aan een directielid, aan de hand van een managementcontract.
Kashouder
Functionaris belast met de bewaring en het beheer van contante geldmiddelen, evenals met het verrichten van contante betalingshandelingen en het in ontvangst nemen van contante betalingen aan de gemeente.
lease
Een overeenkomst waarbij de eigenaar van een goed, de lessor, dat goed voor langere tijd afstaat tegen een bepaalde vergoeding aan de tegenpartij, de lessee. Bij operationele lease blijft het economisch risico bij de lessor, bij financiële lease draagt de lessee het risico.
Managementcontract
Document waarin de overeenkomst tussen college en IRM over de te leveren resultaten, het ter beschikking gestelde budget en de hoofdlijnen van de bedrijfsvoering van de organisatieonderdelen zijn vastgelegd.
Mandaat
De bevoegdheid om in naam van een college besluiten te nemen.
Medezeggenschap
Inspraak in het kader van de Wet van de Ondernemingsraden.
organisatieonderdeel
Onderdelen van de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie. Organisatieonderdelen worden aangestuurd door IRMs.
Paragraaf
Verplicht onderdeel van de programmabegroting waarin de beleidslijnen vastgelegd worden met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten, evenals tot de lokale heffingen. De verplichte paragrafen zijn: lokale heffingen, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid.
Planning en controlcyclus
Proces waarbij aansturing van de organisatie plaatsvindt door het formuleren van doelen, het aangeven van termijnen, het beschikbaar stellen van middelen, het aanwijzen van verantwoordelijken, het volgen van de uitvoering, het normeren van gewenste effecten, het meten van resultaten en het informeren van betrokkenen.
Programmabegroting
Sturingsinstrument van de raad bestaande uit beleidsbegroting (programmaplan en paragrafen) en financiële begroting (staat van lasten en baten van de programma's en financiële positie).
Programmacoördinator
Functionaris die namens de IRM van het programmacoördinerende organisatieonderdeel ervoor zorg draagt dat de bijdragen van organisatieonderdelen aan een programma in alle fases van de planning en controlcyclus inhoudelijk op elkaar afgestemd worden, geconsolideerd worden tot een programmatekst en de besluitvorming erover verwerkt wordt.
Programmarekening
Instrument van de raad bestaande uit een programmaverslag (verantwoording van programma's en paragrafen) en een jaarrekening (balans en overzicht van baten en lasten). Met de programmarekening wordt verantwoording afgelegd over de programma's.
Raming
Document voor het college, waarin een programma is uitgesplitst in productgroepen of producten, op ten behoeve van de uitvoering van programma's en beheersing van de uitvoering.
Rechtmatig
Het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en relevante uitvoeringsregelingen, als gevolg van verordeningen en raadsbesluiten.
registratieve rechtmatigheid
Het in overeenstemming zijn met de financieel-administratieve wet- en regelgeving.
registrerende functie
Functie met de taak om de (financiële) beheershandelingen en vermogenswaarden en bezittingen in een administratie vast te leggen, in het kader van functiescheiding afgescheiden van de beschikkende en bewarende functie.
Concernmanager
Concernmanagers zijn verantwoordelijk voor kaderstelling en sturing op deze kaders ten aanzien van een of meerdere aspecten van de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie.
Treasuryfunctie
Alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheren van de financiële stromen en liquiditeiten o.i.d. van een organisatie, evenals de daaruit voortvloeiende risico's.
Uitvoeringseenheid risicobeheer
Het organisatieonderdeel waaraan door de concernmanager F&C ondermandaat en ondervolmacht wordt verstrekt voor het uitvoeren van assurantiehandelingen.
Uitzetten/uitlenen
Het voor een bepaalde termijn tegen een rentevergoeding afstand doen van de vrije beschikkingsmacht over een bepaalde geldsom.
Voorjaarsnota
Document van het college waarin ten behoeve van besluitvorming in de raad, voorstellen gedaan worden over de kaders voor de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.
Wijkgericht werken
Gebiedsgericht, integraal en vraaggericht werken
Wijkmanagementoverleg
Het overleg van vertegenwoordigers van diverse organisatieonderdelen per wijk.
Wijkprogramma
Gemeentelijk sturingsinstrument voor wijkgericht werken en het instrument om ideeën, signalen en wensen van bewoners voor de ontwikkeling van de wijk te vertalen naar uitvoerbare activiteiten.
Wijkrapportage
Hierin wordt jaarlijks in opdracht van het college beschreven wat er in de desbetreffende periode in de wijk is bereikt.
Wijkambitie
In de wijkambitie staat een wijkanalyse (wat is er in de wijk aan de hand) en de ambities en de prioriteiten van de wijk. De wijkambitie wordt eens in de vier jaar (gekoppeld aan de collegeperiode) gemaakt.
Toelichting
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 1A Treasury
Genoemd artikel en de uitvoeringsregeling vormen de nadere uitwerking van het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut. Daarin is het treasurybeleid van de gemeente Utrecht in hoofdlijnen vastgelegd. Het gaat daarbij om de kaders voor het handelen op de geld- en kapitaalmarkt (inclusief het betalingsverkeer) en voor het verstrekken van garanties en leningen uit hoofde van de publieke taak. Ook zijn in het Treasurystatuut de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Treasurer in hoofdlijnen vastgelegd.
De Organisatieregeling artikel 2.2 en de uitvoeringsregeling 1A treasury geven vooral een nadere uitwerking van het Treasurystatuut op de volgende punten:
-de plaats van de Treasurer binnen de organisatie (bij Concernmanagement Financiën/BCS);
-de functionele aansturing van de uitvoeringseenheid treasury/DO door de Treasurer;
-de budgetverantwoordelijkheid van de Treasurer voor de producten Financiering en Concernposten;
-het raadplegen van de Concernmanager Financiën door de Treasurer bij belangrijke beslissingen;
-het afleggen van verantwoording door de Treasurer aan de Concernmanager Financiën;
-een specificatie van de soorten financiële derivaten die de Treasurer mag inzetten;
-de functiescheiding bij het betalingsverkeer;
-het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak en de rol van de Treasurer daarbij.
Het afleggen van verantwoording door de Treasurer aan de Concernmanager Financiën, houdt onder in de verantwoording over transacties met een looptijd korter dan één jaar (in de kwartaalrapportages aan de concernmanager F&C). Hiermee wordt de concernmanager geraadpleegd over transacties met een relatief hoog risicoprofiel én krijgt de concernmanager ieder kwartaal een totaaloverzicht van alle andere transacties.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 3A Planning en controlcyclus
Algemene opmerking: in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.
Artikel 2.1 Voorjaarsnota, Programmabegroting, Bestuursrapportage en Programmarekening
In de voorjaarsnota wordt de gemeentelijke financiële ruimte voor de begroting van het komende jaar bepaald. Dit wordt bepaald aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen:
1Is het nodig om dingen te veranderen naar aanleiding van het vorige jaar? Hierbij wordt een relatie gelegd naar de programmarekening.
2Is het nodig om dingen te veranderen naar aanleiding van wat we nu aan het doen zijn?
3Verwachten we dat er in de toekomst iets gaat gebeuren, waardoor we dingen anders moeten gaan doen?
Programmabegroting
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De maatschappelijke effecten die worden beoogd, het beleid en de uitvoering die daartoe worden ingezet staan centraal. De programmabegroting is het sturingsinstrument van de gemeenteraad. De programmabegroting wordt door de gemeenteraad vastgesteld en het college moet aan de gemeenteraad verantwoording afleggen over de uitvoering van deze vastgestelde begroting. Uitgangspunt van de programmabegroting is het sturen van de begroting op basis van vooraf vastgestelde programma's waarvan de inhoudelijke kaders in meerjarige beleidsnotities kunnen worden vastgesteld. De programma's geven namelijk de hoofdlijnen weer waarlangs de stad bestuurd wordt. Vanuit de benoemde programma's gaat dus een sterk signaal uit hoe de stad haar accenten ziet en op welke wijze daarop ingespeeld wordt.
De programmabegroting is een integrale begroting op hoofdlijnen. De programmabegroting bestaat uit de volgende onderdelen:
1Collegebeleid op hoofdlijnen.
2Programma's (geschreven door de diensten).
3Per programma wordt kort en bondig aangegeven, wat wij als gemeente Utrecht willen bereiken, wat wij daarvoor gaan doen en wat het gaat kosten.
4Wijken (geschreven door de Dienst Wijken op basis van de programma's en accenten per wijk daarin).
5Financieel beeld (geschreven door sector Financiën en Personeel).
6Paragrafen.
7In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan belangrijke gemeentebrede onderwerpen, namelijk:
a.weerstandsvermogen inclusief risico's;
b.onderhoud kapitaalgoederen;
c.financiering;
d.bedrijfsvoering;
e.verbonden partijen;
f.grondbeleid;
g.belastingen en tarieven;
8Raadsvoorstel.
Voor de aansturing van de diensten is de programmabegroting geen goed instrument, omdat het gaat om een integrale dienstoverstijgende begroting op hoofdlijnen. Daarom is het college wettelijk verplicht binnen de kaders van de programmabegroting een productenraming op te stellen ten behoeve van de beheersing van de uitvoering. De producten uit de productenraming worden toebedeeld aan diensten.
In Utrecht worden de producten per dienst in het jaarplan opgenomen. Alle jaarplannen tezamen vormen dezelfde totalen als de programmabegroting en de productenraming. Daarnaast wordt er in een jaarplan ingegaan op speerpunten in de bedrijfsvoering, die door het college worden vastgesteld.
Programmarekening
De accountant controleert in opdracht van de gemeenteraad het financiële deel van de programmarekening.
Wanneer er sprake is van onregelmatigheden rapporteert de accountant dit aan de gemeenteraad. De accountant stuurt tevens een afschrift naar het college.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5A Budgetbeheer
Per 1 januari 2013 heeft de gemeente Utrecht een nieuwe structuur. Dit betekent dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn veranderd, wat gevolgen heeft voor de budgethoudersregeling en de invulling daarvan. Deze budgethoudersregeling is gericht op de nieuwe organisatie. Ze bestaat uit een hoofdartikel in de organisatieregeling en een uitvoeringsregeling betreffende het budgetbeheer.
Met de herziening van de gemeentebrede mandaatregeling en de daarop aansluitende ondermandaatregeling is de uitvoeringsregeling betreffende het budgetbeheer geactualiseerd. In de budgethoudersregeling is aangesloten bij de vastgestelde principes van de mandaat- en de bijbehorende ondermandaatregeling. Onder mandaat wordt volgens artikel 10:1 Awb verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De kern van de mandaatregeling is dat het college van B&W de algemeen directeur (AD) de bevoegdheid geeft om binnen de kaders van de vastgestelde begroting uitgaven te doen om benoemde doelstellingen te realiseren. De algemeen directeur heeft het hoofdmandaat. Hij mag ondermandateren aan de IRM (integraal verantwoordelijk manager).
Vanaf het niveau van de IRM blijft het thans geldend principe "geen onder-ondermandaat" (zogenoemde "doormandatering") van kracht. Dat wil zeggen dat degene die van de IRM ondermandaat verkrijgt zelf niet nogmaals mag doormandateren. Dus: het college geeft mandaat aan de AD; de AD geeft ondermandaat aan de IRM, die andere functionarissen ondermandaat mag verlenen.
De programmabegroting wordt nader uitgewerkt in een productenbegroting voor het toewijzen van delen daarvan aan organisatieonderdelen. Een uitgangspunt daarbij is dat de IRM verantwoordelijk is voor de voortbrenging van de producten, ook indien anderen dan de eigen organisatieonderdelen daaraan bijdragen. Voor de voort te brengen producten worden budgetten (producttaakstellingen en bedragen) opgenomen in de begroting. Ook de gemeentesecretaris/algemeen directeur, directieleden, en de treasurer zijn budgethouder en kunnen budgetten toegewezen krijgen voor het uitvoeren van specifieke eigen taken en/of vanwege de zelfstandige positie, zoals de treasurer. Als budgethouder krijgen ze budget uit de productenbegroting, waarbij geen overlap is met de budgetten van andere budgethouders.
Gemeentebreed geldt een reeks algemene richtlijnen waarin aanwijzingen zijn opgenomen over de wijze waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor ambtelijke budgethouders respectievelijk voor het financieel beheer dienen te worden georganiseerd.
De mandaatregeling, de financiële verordening en de organisatieregeling gelden als een basis voor het budgetbeheer binnen de gemeente Utrecht. Voor wat betreft de financiële verordening wordt verwezen naar paragraaf 5, Uitvoering begroting.
Budgettering is een van de belangrijkste sturingsmiddelen bij de overheid om met de inzet van (beperkte) financiële middelen de gestelde doelen zo goed mogelijk te realiseren.
De uitvoeringsregeling budgetbeheer bevat principes en voorschriften voor een adequaat beheer van budgetten op ambtelijk niveau en met name het voorkomen van niet-doelgerichte bestedingen van budgetten. Een gedefinieerde taak van de budgethouder is het analyseren van de resultaten in relatie tot de uitputting van de budgetten, zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht (geld en inhoud).
Met deze uitvoeringsregeling wordt dan ook onder meer beoogd voor iedereen duidelijk te maken/te beschrijven wat het budgethouderschap inhoudt en wat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een (sub)budgethouder zijn. Het is goed om zich ervan bewust te zijn of een medewerker krachtens mandaat of volmacht handelt. Het gaat hier om de beschikkingsbevoegdheid over de middelen vanuit het perspectief van de administratieve organisatie.
In de autoriastiematrix c.q. de ondermandaatregeling (de Ondermandaat privaatrechtelijke rechtshandelingen) is vastgelegd welke functionarissen bevoegd zijn extern verplichtingen aan te gaan en contracten te ondertekenen.
De (sub)budgethouder is zelfstandig bevoegd én (eerst)verantwoordelijke om met en binnen een toegekend bedrag de vastgestelde doelstelling(en) c.q. product(en) te realiseren. Wanneer problemen zich (gaan) voordoen, dan moet de subbudgethouder afstemming plegen met de IRM en in geval de IRM moet deze een en ander afstemmen met de algemeen directeur en/of het college. De aard van de aard van de afspraken tussen de betreffende actoren is medebepalend hoe in een concrete situatie moet worden gehandeld.
Er is naar gestreefd het mandaat voor het aangaan van financiële verplichtingen zoveel mogelijk te uniformeren. Er is echter wel maatwerk per organisatieonderdeel mogelijk. Uitgangspunt is dat:
1elke functionaris die een budget heeft ook een mandaat heeft (en omgekeerd functionarissen die geen budget hebben geen mandaat hebben), en
2het plafond van het mandaat zoveel mogelijk gelijk is aan het plafond in de budgethoudersregeling (en SAP).
Volledigheidshalve wordt verwezen naar de toelichting privaatrechtelijke mandaten.
Op het niveau van de mandaten en IRM-velden moet de IRM een vervangingsregeling hebben, deze is opgenomen in de organisatieregeling artikel 1.11, lid 1. Dit houdt in dat de vervanger bevoegd is over het budget van degene die hij of zij vervangt te beschikken en wel binnen de daarvoor gestelde kaders.
De mandaatregeling biedt de mogelijkheid aan IRM-ers om naast subbudgethouders (de IRM is zelf altijd budgethouder) ook hun vervangers aan te wijzen die op dat moment functioneren als subbudgethouder en niet als subsubbudgethouder, dit is geregeld in de organisatieregeling artikel 1.11, lid 2.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5B Beheer
Algemene opmerking: in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.
Artikel 2.4 Procedure Geschillenprocedure is aangepast
Vanaf 1 januari 2008 vinden er geen dienstoverstijgende interne betalingen meer plaats. Daarvoor in de plaats komt een stelsel van dienstoverstijgende doorbelastingen waaraan beide diensten goedkeuring moeten verlenen. Om te voorkomen dat dienstoverstijgende doorbelastingen blijven hangen is een strakke procedure opgenomen, met inbegrip van een arbitragecommissie nieuwe stijl. De huidige door B&W vastgestelde “arbitrageregeling Gemeente Utrecht” kan daarmee komen te vervallen.
De gemeentelijke diensten leveren dragen boekingsdocumenten aan het servicecentrum Financiële Dienstverlening om deze te verwerken in de financiële administratie. Daarbij kunnen zich verschillen van inzicht voordoen over de manier waarop deze verwerking moet plaatsvinden. In het vijfde lid is hiervoor een escalatieprocedure opgenomen.
Artikel 2.5 Beveiliging van informatie en persoonsgegevens
Door de uitgebreide invoering van geautomatiseerde informatiesystemen in de overheidsorganisatie daarvan voor haar functioneren sterk afhankelijk geworden. Dit artikel benadrukt het belang van een goed beveiligde en continue informatievoorziening voor een ongestoorde bedrijfsvoering en dienstverlening aan de burgers. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt uitdrukkelijk opgedragen aan de directeur.
Aangezien informatievoorziening en privacybescherming belangrijke aspecten zijn van het beheer, is het voorschrift opgenomen dat daarover dient te worden gerapporteerd in het verslag dat wordt gevoegd bij het aandeel van de dienst in de dienstrekening.
Artikel 5.1 Het tegengaan van misstanden
Deze bepaling schept de verplichting voor een ieder om preventief en proactief de nodige maatregelen te nemen. Daarmee is de invalshoek een andere dan de primair tuchtrechtelijke regeling in het ambtenarenrecht. Niettemin impliceert ook de in het eerste lid geformuleerde verplichting het verbod tot het plegen van onregelmatigheden. Het in het eerste lid opgenomen verbod moet als het complement worden gezien aan de ambtenaarrechtelijke regeling.
Toelichting bij Uitvoeringsregeling 5C Gemeentelijk assurantiebeheer
Algemene opmerking: in deze versie zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan (zoals gewijzigde naamgeving), in 2013 wordt deze uitvoeringsregeling nader geactualiseerd.
Artikel 1.1 Doelstelling assurantiefonds
De deelnemers hebben behoefte aan bij voorkeur 100 % afdekking van hun risico's waardoor zij onvoorziene uitgaven zoveel mogelijk kunnen beperken. Het verzekeren van ook de kleinere risico's bij verzekeringsmaatschappijen leidt echter tot een premiestelling die te hoog is in verhouding tot de gedekte risico's. Kleinere risico's kunnen ten laste van het Fonds worden gebracht, dat uit de bijdragen van de deelnemers deze risico's in principe kan dragen. Ter voorkoming van uitputting van het Fonds dienen verzekeringsdekkingen ingekocht te worden die grotere zgn. calamiteitenrisico's afdekken. Omdat verzekeraars niet met kleinschalige -structurele risico’s- worden geconfronteerd zijn premietarieven aantrekkelijker en verzekeringsvoorwaarden gunstiger dan de tarieven en voorwaarden die zouden gelden voor een verzekeringsdekking waarbij ook kleinere risico's ten laste van een polis dienen te worden gebracht.
Artikel 1.2 De inkomsten van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld uit welke inkomsten het fonds wordt gevoed en op basis van welke uitgangspunten de premie van de deelnemers wordt vastgesteld. De hoogte van de premie wordt onder andere bepaald door de verzekeringspremie die door de verzekeraar in rekening wordt gebracht. Daarnaast is de hoogte van de bijdrage afhankelijk van het risicoprofiel van de desbetreffende deelnemer. Dit risicoprofiel wordt afgeleid van de hoedanigheid, de activiteiten en de zich reeds gemanifesteerde risico's Deze methode leidt ertoe dat voor deelnemers met een gunstig risicoprofiel een lagere bijdrage wordt vastgesteld dan voor deelnemers met een ongunstig risicoprofiel.
Artikel 1.3 De uitgaven van het assurantiefonds
In dit artikel is geregeld welke uitgaven er ten laste van het fonds kunnen worden gedaan. Behalve de directe uitgaven aan premies voor afgesloten verzekeringen en de schade-uitkeringen betreft dit ook de kosten aan preventieve advisering. De bijdragen van de deelnemers zijn gebaseerd op de risico's die zij inbrengen en op de directe (premies en behandelingskosten). Daarnaast worden er ook kosten voor advisering ten laste van het fonds gebracht.
Artikel 1.4 Saldo Fonds
Deze bepaling fungeert als basis voor het reguleren van het saldo van het fonds. Het eerste lid geeft aan burgemeester en wethouders de nodige flexibiliteit. Zij kunnen het saldo van het fonds aanpassen aan het actuele inzicht in de risico's die het fonds moet afdekken. Een belangrijke rol hierbij speelt het risico dat de gemeente niet door middel van verzekeringen heeft afgedekt. Het tweede en derde lid geven aan hoe wordt gehandeld bij respectievelijk saldo-overschotten en -tekorten.
Artikel 1.6 Gebeurtenissen waarvoor het fonds een voorziening biedt
De werkzaamheden van de afdeling Risicobeheer van de sector Financiën en Personeel gaan over naar de uitvoeringsorganisatie risicobeheer van het servicecentrum Financiële Dienstverlening van de Dienst Ondersteuning.
Artikel 1.8 Adviesfunctie over het beheer van gemeentelijke risico's
Een doelmatig verzekeringsbeleid is mogelijk wanneer de gemeentelijke organisatie zoveel mogelijk greep probeert te krijgen op haar risico's. Dat vereist een systematische verzameling en analyse van risico's. Vervolgens kan beoordeeld worden op welke wijze risico's kunnen worden beperkt, door de eigen organisatie kunnen worden gedragen of geheel of gedeeltelijk worden afgewenteld op de verzekeringsmarkt. Het verzamelen van gegevens over risico's kan het best worden gecombineerd met het beheer van het assurantiefonds vanwege de daar bijgehouden schaderegistratie.
Artikel 1.9 Administratieve organisatie van het fonds
Dit artikel bepaalt dat er voorschriften moeten zijn met betrekking tot de administratieve organisatie. Omdat het beheer van het fonds organiek bij de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en Concerndienst is ondergebracht is ervoor gekozen deze bepalingen deel uit te laten maken van de administratieve organisatie van de Bestuurs- en Concerndienst. Er is een functiescheiding tussen degenen die beheerstaken en -bevoegdheden uitoefenen (afdeling Risicobeheer sector Financiën en Personeel) en de administratieve functie (ondergebracht bij de afdeling Managementondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst).