Verordening op de Auditcommissie van de gemeente Urk 2025 (gemeente Urk)

Aanhef

De raad van de gemeente Urk,

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 26 november 2024,

gezien het advies van de Auditcommissie d.d. 16 september 2024,

besluit gelet op artikel 84 van de Gemeentewet:

1De verordening op de Auditcommissie van de gemeente Urk 2025 vast te stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.commissie: de rekening- annex auditcommissie.

b.voorzitter: de voorzitter van de rekening- annex auditcommissie of diens vervanger.

c.secretaris: de secretaris van de rekening- annex auditcommissie of diens vervanger.

d.vergadering: de vergadering van de rekening- annex auditcommissie.

Artikel 2 Instelling

1De raad stelt de commissie in.

2De commissie bestaat uit maximaal één vertegenwoordiger per fractie.

Artikel 3 Taken

De commissie heeft de volgende taken:

a.het voorbereiden van:

•de bespreking(en) in de functionele raadscommissie en de beoordeling door de gemeenteraad, van de financiële kaderstelling , de rekening en het financiële jaarverslag;

•de aanbesteding van de accountantscontrole;

•het programma van eisen voor de accountantscontrole, binnen het door de raad gestelde budgettaire kader;

b.het voeren van overleg (met de accountant) over onder meer:

•te maken afspraken omtrent de normstelling op grond van wet- en regelgeving;

•de goedkeurings- en rapportagetoleranties;

•de communicatie en rapportagestructuur;

•begrotings(on)rechtmatigheid;

•het jaarlijks op te stellen controleplan voor de accountantscontrole;

c.het afstemmen van:

•de inzet van de accountant door raad en college;

•de diverse “financiële” controles en het voor zover nodig daarover via de functionele raadscommissie adviseren aan de gemeenteraad;

d.het toetsen van:

•de accountantsrapportages op kwaliteit, leesbaarheid en gemaakte afspraken rond het controletraject.

Artikel 4 Benoeming leden

1De leden van de commissie worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

2Zowel raadsleden als commissieleden kunnen zitting hebben in de commissie.

3Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.

Artikel 5 Voorzitter

1De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de commissie uit haar midden benoemd.

2De voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergadering;

b.het handhaven van de orde;

c.het doen naleven van deze verordening;

d.hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

1De leden van de commissie worden voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad benoemd.

2De raad kan een lid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.

3Indien het lid, dat tevens (plaatsvervangend) voorzitter is ophoudt lid te zijn, vervalt ook het (plaatsvervangend) voorzitterschap.

4Indien een tussentijdse vacature ontstaat beslist de gemeenteraad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 7 Ambtelijk secretaris

1De commissie wordt voor het verrichten van secretariaatswerk bijgestaan door een door de griffie –gehoord de commissie- aan te wijzen secretaris.

2De secretaris ondersteunt de commissie bij de uitvoering van haar werkzaamheden.

3De secretaris woont de vergaderingen van de commissie bij voor zover niet anders door de commissie wordt aangegeven.

4De secretaris is met betrekking tot zijn werkzaamheden als zodanig uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie.

Artikel 8 Vergaderfrequentie

De commissie vergadert minimaal 2x per jaar en zo dikwijls er zaken aan de orde zijn waarover zij op grond van artikel 3 adviseert, overlegt of de bespreking voorbereidt.

•In mei / juni - behandeling van de jaarrekening ter voorbereiding op behandeling van de jaarrekening door de gemeenteraad;

•In oktober / november - behandeling van de managementletter van de accountant en het controleprotocol en normenkader ter voorbereiding op de controlewerkzaamheden van de accountant over het volgende jaar.

Artikel 9 Vergaderingen

1De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats. Haar adviezen zijn openbaar.

2Bij het bespreken van een onderwerp als genoemd in artikel 3 kunnen door de voorzitter ook worden uitgenodigd de raadsgriffier, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder financiën en de (concern)controller. Zij mogen aan de bespreking in de commissie deelnemen, maar nemen niet deel aan de besluitvorming.

3De voorzitter is bevoegd externen uit te nodigen tot het bijwonen van een vergadering, voor het verstrekken van inlichtingen, toelichtingen of adviezen.

4De voorzitter bepaalt de concept agenda van een vergadering. De commissie stelt bij het begin van een vergadering de agenda vast.

Artikel 10 Werkwijze

De commissie kan een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststellen. Zij zendt het reglement en de eventuele latere wijzigingen hierop na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Het reglement mag niet strijdig zijn met hetgeen in deze verordening is geregeld.

Artikel 11 Quorum

Indien tijdens een vergadering van de commissie minder dan twee leden zijn opgekomen, wordt de vergadering niet gehouden en belegt de voorzitter een nieuwe vergadering.

Artikel 12 Geheimhouding

1De commissie kan omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden voorgelegd, geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

2De geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door burgemeester en wethouders ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat burgemeester en wethouders haar opheffen.

3De commissie kan geheimhouding opleggen omtrent het in de commissie behandelde. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Bron: lokaleregelgeving.overheid.nl

Verordening op de Auditcommissie van de gemeente Urk 2025