Nota voorkomen en bestrijden Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2025

1.1.2 Streng M&O-beleid

Steng M&O-beleid omvat beheersmaatregelen die verder gaan dan de reguliere maatregelen op het gebied van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Specifieke en aanvullende (controle) maatregelen zijn noodzakelijk, zowel in voorwaardenscheppende sfeer als voor wat betreft het houden van een actief toezicht daarop.

1.1.3 Gematigd M&O-beleid

Gematigd M&O-beleid houdt in dat waakzaamheid is geboden. Enkele aanvullende maatregelen worden getroffen, zoals een actieve voorlichting en een kritische beoordeling van de onderbouwing en herkomst van door derden aangeleverde gegevens (b.v. verscherpte controles, antecedentenonderzoek).

1.1.4 Geen specifiek M&O-beleid

Als de regulier AO/IC toereikend is, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk en kan incidentele controle op misbruik en oneigenlijk gebruik plaatsvinden.

4.2.1 Verstrekken inkomensoverdrachten (streng M&O-beleid)

Inkomensoverdrachten vinden plaats in het kader van werk en inkomen (Participatiewet, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, minima-regelingen en schulddienstverlening). Het betreft open einde regelingen waarbij een cliënt die aan de voorwaarden voldoet de gevraagde uitkering of dienstverlening verkrijgt. Het risico van een onbetrouwbare gegevensverstrekking is groot vanwege de sterke persoonlijke belangen van iemand bij de uitkering of de dienstverlening. Dit, terwijl de gegevensverstrekking bepalend is voor het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van de inkomenscompensatie. Om die reden geldt ten aanzien van inkomensoverdrachten een streng M&O- beleid.

Bij inkomensoverdrachten is streng M&O-beleid van toepassing. Met uitzondering van de regeling ‘Besluit bijstandverlening zelfstandigen’ (Bbz) voert gemeente Urk alle inkomensregelingen zelf uit. Het Bbz wordt uitgevoerd door het Zelfstandigenloket Flevoland te Lelystad.

4.2.2 Verstrekken voorzieningen Wmo en Jeugdwet (streng M&O-beleid)

Individuele voorzieningen worden verstrekt in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet. Ook hier geldt dat sprake is van open einde regelingen, het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking en het feit dat de gegevens bepalend zijn voor het toekennen van de gevraagde voorziening. Dit zijn redenen om een streng M&O-beleid te voeren. Dit laat onverlet dat er vanuit de gemeente wordt gewerkt vanuit de gedachte dat de cliënt centraal staat en dat in dat verband ook steeds het gesprek en het overleg met mensen worden gevoerd. Dit overleg komt een adequate dienstverlening ten goede en is een aanvullende waarborg dat de juiste gegevens op tafel komen. Koppelingen met GBA en identificatie dragen bij aan betrouwbaarheid. Maar ook de inrichting van het berichtenverkeer (declaraties) en de koppeling naar het regiesysteem draagt zorg voor de rechtmatige zorgverlening. De doelmatigheid daarvan krijgt (nog) meer vorm in de nieuw te hanteren werkwijze van resultaatgerichte bekostiging.

4.2.3 Vergunningverlening en handhaving (streng M&O-beleid)

Vergunningverlening en handhaving hebben betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan gelet op de grote afhankelijkheid van de gemeente bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. In de praktijk vindt (ambtelijk) overleg met aanvragers en overtreders plaats. Dat is niet alleen een waardevol communicatiemoment met inwoners en bedrijven/instellingen, maar ook een belangrijk middel om te waarborgen dat de juiste informatie op tafel komt en onnodige controles en sancties worden voorkomen. Niettemin zijn vergunningverlening en handhaving - op grond van ervaring – M&O gevoelig en is een streng beleid geboden.

4.2.4 Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen (streng M&O-beleid)

Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen. Een streng M&O- beleid is noodzakelijk.

4.2.5 Verstrekken van subsidies (streng tot gematigd M&O-beleid)

Met subsidieverstrekking is een aanmerkelijk financieel belang gemoeid. Ook hier is de gemeente afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door instellingen worden verstrekt. Ten aanzien van grote gesubsidieerde instellingen wordt het systeem van risicoclassificatie voor verbonden partijen toegepast. De resultaten uit deze risicoclassificatie geven een goed inzicht in het reilen en zeilen van de instelling. Daarnaast is er bij de grote instellingen regelmatig overleg (ambtelijk en bestuurlijk) waarin belangrijke onderwerpen ter sprake komen.

Een organisatie die meer dan € 50.000 aan subsidie ontvangt, is verplicht een accountantsrapport (samenstellingsverklaring) aan te leveren. En hoewel positieve besluiten op een subsidieverzoek gemandateerd zijn aan de leidinggevende, wordt van iedere subsidieaanvraag een intern IC rapport opgesteld die integraal wordt beoordeeld. Recht- en doelmatigheid is op deze wijze gewaarborgd.

De combinatie van instrumenten maakt dat aanvullende M&O maatregelen ten aanzien van deze instellingen niet nodig zijn. Voor de overige gesubsidieerde instellingen kan het noodzakelijk zijn specifieke maatregelen te treffen, variërend van streng tot gematigd.

4.2.6 Inkopen en aanbestedingen (gematigd M&O-beleid)

Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn. Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijke inkoopbeleid bevatten echter al de nodige waarborgen op het gebied van M&O. Reeds van toepassing zijnde interne controles op transacties zijn eveneens een waarborg dat deze juist en volledig zijn. Ook interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing. Aanvullende M&O- maatregelen kunnen zich beperken tot enkele extra controles van aangeleverde gegevens. Om die reden vragen inkoop en aanbesteding om een gematigd beleid. Voor aanvullende opdrachten (meerwerk) en opdrachten die één-op-één gegund worden is een streng beleid noodzakelijk, omdat hierop mogelijk niet alle voorstaande beheersmaatregelen worden toegepast.

4.2.7 Aan- en verkopen van gronden en gebouwen (gematigd M&O-beleid)

Met aan- en verkopen van gronden kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn. Een belangrijk aspect bij dit proces door de gemeente, is het voorkomen van ongeoorloofde staatssteun. In de kadernota Grondbeleid is opgenomen dat taxaties ten aanzien van aankopen onafhankelijk worden gedaan. Met betrekking tot de grondexploitaties worden de grondprijzen jaarlijks vastgesteld door het college in de nota grondprijsbeleid. Bij afwijking wordt er adequaat gemotiveerd waarom tot een bepaalde prijs is gekomen. Door open inschrijving, deugdelijke onderbouwing en financieel transparantie is gunning ontwikkeling aan een bepaalde partij niet aan de orde.

4.2.8 Integriteit van relaties (gematigd M&O-beleid)

Integriteit van medewerkers en bestuurders in de omgang met externe relaties vormt een M&O-risico. Preventieve maatregelen in de zin van integriteitbeleid en gedragscodes zijn reeds van kracht. M&O- beleid kan dan ook beperkt zijn tot het treffen van enkele aanvullende maatregelen, waardoor een gematigd beleid volstaat.

4.2.9 Belastinginkomsten (gematigd M&O-beleid)

Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld worden verkregen via het bevolkingsregister, het kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg voor M&O. Op grond van de Gemeentewet hebben de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar geattribueerde bevoegdheden. Bepaalde belastingen zijn wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden (toeristenbelasting). Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig, omdat deze bij automatische verlening sterk afhankelijk is van de juistheid van inkomensregelingen*. Hier zijn aanvullende M&O maatregelen nodig en daarmee een gematigd M&O-beleid.

*) Dit risico is voor een groot deel gereduceerd door het landelijk werkende Inlichtingenbureau. Dit bureau beschikt over digitale gegevens van het UWV, de Belastingdienst, DUO en over bepaalde zorginformatie. Op grond van deze gegevens kan worden aangegeven wie voor kwijtschelding in aanmerking komt of niet.

4.2.10 Personeelslasten (geen specifiek M&O-beleid)

De interne controle op personeelslasten is vrij goed te organiseren. Belangrijke onderdelen daarbij zijn het verkrijgen van een kopie ID en het nemen van formele aanstellingsbesluiten, inclusief vaststelling van salaris door het college of gemandateerde. Mits de organisatie op orde is, zijn geen bijzondere risico’s aan de orde. Voor (kostenvergoedingen ligt dat genuanceerder, maar is in het algemeen het financiële belang beperkt.

Het verkrijgen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde om bij de gemeente te kunnen werken. Daarnaast wordt bij indiensttreding de eed of de belofte afgelegd en vindt er uitreiking van de gedragscode plaats. Met betrekking tot personeelslasten wordt daarom geen specifiek M&O- beleid noodzakelijk geacht. Basisbeleid volstaat.

4.3.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Om persoonsgegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is vanaf 25 mei 2018 een nieuwe Europese privacywet van kracht, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG legt vast dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als daar een wettelijke grondslag voor is en zo lang dat strikt noodzakelijk is. De gemeente houdt een register bij met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Als andere organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van de gemeente worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

In de organisatie is een Privacy en Informatiebeveiligingsteam (afgekort PIT) actief welke in elk geval bestaat uit een door het college aangewezen Functionaris Gegevensbescherming (FG), een Privacy Officer (PO) en een Chief Information Security Officer (CISO).

4.3.2. Beleidsregels privacy en gegevensverwerking Sociaal Domein

De gemeente Urk verwerkt in het kader van de decentralisaties meer gegevens dan voorheen en werkt meer samen met andere partners. Om de integrale dienstverlening in het sociaal domein te kunnen blijven bieden aan onze inwoners is het delen van gegevens binnen en, indien noodzakelijk, over domeinen heen een randvoorwaarde. In 2016 is hiervoor beleid geformuleerd. Dit beleid maakt inzichtelijk hoe de gemeente met de persoonsgegevens van haar burgers omgaat. Het geeft kaders voor de interne en externe professionals die met persoonsgegevens werken en biedt transparantie over het omgaan met gegevens richting de inwoners van Urk. De beleidsregels beschrijven de doorvertaling van de generieke normen uit wet- en regelgeving naar de eigen gemeentelijke situatie en de keuzes die er gemaakt zijn bij de inrichting van het lokale sociaal domein.

4.3.3 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste kader. Vanaf 1 januari 2020 is deze van kracht. De BIO vervangt de bestaande baselines informatieveiligheid voor Gemeenten, Rijk, Waterschappen en Provincies: de BIG, BIR, BIR2017, IBI en BIWA zijn alle vervangen door de BIO. Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. De uitwerking van dit kader is vastgelegd in het gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid.