Aanhef
Het college besluit:
1De bijgevoegde hotspotmonitor Gemeente Urk vast te stellen;
2De gemeentearchivaris op de hoogte te brengen van vaststelling van de hotspotmonitor door middel van de bijgevoegde informatiebrief (bijlage 1);
3De hotspotmonitor te publiceren op de reguliere wijze van gemeentelijke publicatie.
Inleiding
Uitwerking opbrengst
Hoofdbrekens
De uitwerking van de opbrengst leverde wat hoofdbrekens op. Hieronder zijn deze punten genoemd, inclusief de wijze waarop HFA daarnaar kijkt:
•Diverse hotspots zijn landelijke hotspots en daarmee ook Flevolandse hotspots: corona , opvang Oekraïners, Stikstof, energiecrisis, kinderopvangtoeslagenaffaire.
o Het advies aan de overheden is om in de verdere uitwerking door de overheden, specifiek naar het eigen gebied en de eigen taak van de overheid te kijken. HFA kan daarin adviseren.
•Bij veel hotspots is ook betrokkenheid van rijksoverheidsorgaan/ -organen. Deze zijn niet meegenomen in dit advies.
•Het is lastig het onderscheid tussen hotspot (gebeurtenis of kwestie) en trend goed te bepalen. Het is vaak moeilijk belangrijke gebeurtenissen te beperken in de tijd. Zo zijn Corona, opvang Oekraïners, Floriade, Lelystad Airport, jeugdproblematiek Urk vaak genoemd als mogelijke hotspot.
o HFA stelt voor om de hotspot (vaak een kwestie/ reeks gebeurtenissen) eventueel onder te verdelen in specifieke onderdelen, waarvan wel en niet extra informatie bewaard wordt. HFA kan hierin adviseren.
•Er zijn ontwikkelingen, waarvan vermoed wordt dat hierover extra materiaal bewaard zou moeten worden. Die ontwikkelingen zijn echter (nog) niet te vangen in concrete gebeurtenissen: hotspots.
o Deze ontwikkelingen zijn niet opgenomen als hotspot, maar verdienen wel aandacht. Een voorbeeld hiervan is de invoering van de Omgevingswet.
•Het meest toegepaste criterium is criterium 1: ‘een gebeurtenis met maatschappelijke beroering’. Dat criterium is (en blijft) voer voor discussie. Het is uiteindelijk aan de zorgdrager te bepalen wat hier voor de bepaling van hotspots onder verstaan wordt. Een voorbeeld van een twijfelgeval is de kortsluiting van het hoogspanningsnet. Dit kwam in het nieuws, zorgde voor veel en lange vertraging en de beelden maakten indruk. Dat is wat anders als maatschappelijke beroering met extreem veel media-aandacht. Om meer invulling te geven aan ‘gebeurtenis met maatschappelijke beroering’:
o kan de - tijdens de bijeenkomst van 6 oktober geopperde – zin “Weet je nog waar je was, toen …… gebeurde” gebruikt worden, bij voorkeur ruime tijd ná die gebeurtenis.
o kan afgestemd kan worden of informatie veiliggesteld wordt en uiteindelijke waardering plaatsvindt bij het moment van vernietiging/ overbrenging (op grond van Archiefbesluit, artikel 9, tweede lid).
•Er zijn gebeurtenissen waarvan al veel, zo niet alles, bewaard wordt; of op grond van een ander criterium uit de selectielijst informatie bewaard kan worden (zie hiervoor de Handreiking: welke andere criteria zijn er voor uitzondering van vernietiging).
o Deze gebeurtenissen worden daarom niet als hotspot opgenomen. Dat geldt ook voor gebeurtenissen buiten de periode 2017-2022 (zoals Hanzelijn, Visquota 1980, fusie provincies).
•Er zijn gebeurtenissen waarvan veel bewaard wordt door overheden, maar waarvan voor de reconstructie van de gebeurtenis ook andere informatie buitengewoon waardevol is om veilig te stellen. Het gaat om archieven en uitingen van particulieren. In dat geval zijn gebeurtenissen gekwalificeerd voor mogelijke verwerving. HFA spant zich in om informatie over deze gebeurtenissen veilig te stellen.
Veiligstellen informatie
Het vaststellen van een hotspot is nodig om informatie veilig te stellen. De vervolgstap is om te bepalen welke informatie daadwerkelijk uitgezonderd wordt van vernietiging voor de betreffende hotspot. Als leidraad kan dienen dat te bewaren is:
•De informatie opgemaakt, ontvangen en verzonden door een speciaal ingesteld team (projectteam, programmateam, crisisteam, etc.), een organisatie(onderdeel), een werkgroep, etc.
•Externe en interne communicatie m.b.t. de gebeurtenis/ kwestie: website, webpagina, speciale website, sociale media, filmpjes, etc.
•WOB/WOO-verzoeken m.b.t. de hotspot. De reden hiervoor is dat informatie met burgers gedeeld wordt die ook gelakt wordt. In het kader van de transparantie en controleerbaarheid van overheidshandelen is het nodig de ongelakte bestanden te bewaren.
•Vergunningen e.d. die niet doorgegaan zijn, ingetrokken zijn of op korte termijn vernietigbaar zijn rondom de hotspot.
•Meldingen, zoals meldingen voor een demonstratie.
•Toezicht- en handhavingsdossiers rondom de hotspot.
•Verlening van subsidies op het terrein van de hotspot.
•De informatie (e-mails, tekstberichten) van sleutelfiguren m.b.t. de hotspot.
Daarnaast zal bij het veiligstellen van informatie nader gekeken moeten worden naar:
•Bezwaarschriften, cliëntendossiers, burgerbrieven, toeslagen, facturen die voor de hotspot van belang zijn of en zo ja of alle informatie uitgezonderd wordt van vernietiging.
•De relatie met de informatie bij andere overheden (in de provincie) en de betrokkenheid daarvan. De reden is dat informatie niet dubbel uitgezonderd wordt van vernietiging.
•Een hotspot is vaak een kwestie of reeks gebeurtenissen. Het advies is om specifiek te zijn in wat de bemoeienis is van het eigen overheidsorgaan in de hotspot.
•Voor hotspots die bij meer overheidsorganen spelen (Corona, Oekraïne, Energiecrisis, Huisvesting en opvang asielzoekers, Kinderopvangtoeslagenaffaire, Stikstof) raadt HFA een afstemming aan tussen de betrokken overheden. HFA wil hierin faciliteren.