Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Tytsjerksteradiel 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen.

De term ‘klankbordgesprek’

De term ‘klankbord’ past bij een cultuur van gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en in het bijzonder de rol van de burgemeester daarin. De gemeenteraad beoordeelt het functioneren van de burgemeester niet in de rol van werkgever, maar als bestuurlijk partner van de burgemeester, die afspraken maakt met de burgemeester over het wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. Daarom is de term ‘klankbordgesprek’ hier het meest gepast.

Artikel 2. Algemene bepalingen.

De gespreksfrequentie

Klankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers verbinden zich aan de terugkerende feedback en aan de afspraken die hieruit voortvloeien. Deze verordening biedt een gestructureerde basis om signalen ‘luid en duidelijk’ met elkaar te delen. Om een cultuur van reflectie te laten ontstaan is structuur en regelmaat belangrijk. Daarom vindt jaarlijks een formeel klankbordgesprek plaats. Op deze wijze kunnen gemeenteraad en burgemeester routine en regelmaat laten ontstaan in het reflecteren op hun samenwerking.

Daarnaast vormen een aantal specifieke momenten aanleiding tot het voeren van klankbordgesprekken, namelijk:

Eerste jaar, 1e fase: Benoeming

Na circa honderd dagen hebben gemeenteraad en burgemeester de eerste ervaringen met elkaar opgedaan en kunnen zij die ervaringen vergelijken met de wederzijdse verwachtingen. Dit is een goed moment voor een eerste gesprek. Het zogenoemde 100-dagengesprek is op te vatten als een klankbordgesprek maar dan wel met specifieke accenten. Het 100-dagengesprek staat namelijk vooral in het teken van onderwerpen die zich alleen bij de start van een nieuwe burgemeester aandienen, zoals huisvesting, indrukken uit de wederzijdse kennismaking en het eventueel verduidelijken van aspecten uit de profielschets.

Aan het einde van eerste jaar volgt een gesprek waarbij wordt teruggeblikt op de uitvoering van de eerder gemaakte afspraken en waarbij vooruit wordt gekeken naar het tweede jaar. Punten uit de profielschets kunnen worden verduidelijkt en de burgemeester kan zijn werkwijze en invalshoek uitleggen. Het is verstandig in deze en de volgende gesprekken ook de uitkomsten van het assessment te betrekken.

Tweede jaar: Regulier klankbordgesprek

Het gesprek aangaan met elkaar vindt bij voorkeur jaarlijks plaats. De intensiteit kan wel verschillen (bijvoorbeeld wel of geen 360graden-feedback). Met een regulier klankbordgesprek wordt bedoeld dat dit klankbordgesprek geen speciale, onderscheidende betekenis heeft (zoals het eerste jaar en het laatste jaar wel een bijzondere betekenis hebben in verband met de benoemings- en herbenoemingsprocedure).

Derde jaar, 2e fase: Midterm

In het derde jaar na aantreden van een burgemeester is een klankbordgesprek in de vorm van een zogenaamde ‘midterm review’ op zijn plaats. Gemeenteraad en burgemeester werken dan geruime tijd samen en de burgemeester heeft zich in de gemeente kunnen presenteren en zijn plaats kunnen vinden. Dit is een goed moment om te bezien op welke wijze de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel en hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt. Daarnaast kunnen zich in de gemeente de nodige veranderingen hebben voorgedaan, bijvoorbeeld door een veranderde samenstelling van de gemeenteraad of doordat er keuzes zijn gemaakt over de bestuurlijke toekomst van de gemeente.

Vierde jaar: Regulier klankbordgesprek

Bij dit klankbordgesprek gelden dezelfde kanttekeningen als bij het tweede jaar van de benoemingsperiode. In toevoeging hierop geldt nog dat de behoefte aan de wijze van voeren van het klankbordgesprek in het vierde jaar ook afhangt van de uitkomsten van eerdere klankbordgesprekken en dus contextbepaald is.

Vijfde jaar, 3e fase: Richting herbenoeming

In het vijfde jaar zal het gesprek meer dan voorheen gaan over de mogelijk veranderende omgeving en de eisen die dit stelt aan het profiel en de competenties van het gemeentebestuur en de burgemeester. Een gesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode staat onvermijdelijk in het licht van de herbenoeming. Het risico bestaat dat evalueren van het functioneren dan alleen nog maar in het teken staat van de vraag ‘functioneer ik voldoende of onvoldoende voor herbenoeming’. Deze onderliggende vraag overschaduwt dan een open reflectie op de verschillende kanten van het burgemeesterschap. Hieruit volgen twee aandachtspunten.

•Zorg dat het klankbordgesprek recht doet aan de veelzijdigheid van het ambt.

•Zorg dat er voldoende mogelijkheid bestaat dat een burgemeester nog een reële kans heeft om met de feedback aan de slag te gaan (en besef dat die mogelijkheid er minder is bij een klankbordgesprek in het vijfde jaar van de benoemingsperiode dan bijvoorbeeld in het tweede jaar).

Artikel 4 en 5 Voorzitterschap van de commissie en de procedure en tijdschema

Deze bepalingen zijn opgenomen om duidelijkheid te verschaffen.

Artikel 6. Geheimhouding

Voor de geheimhouding rond het houden van klankbordgesprekken dient te worden verwezen naar de Gemeentewet. Dat wil zeggen dat de commissie bij elk gesprek geheimhouding dient op te leggen.

Artikel 7. Voorbereiding gesprek

Voor het houden van de klankbordgesprekken zijn globaal de volgende stappen nodig:

Het inrichten klankbordgesprekken duurt ongeveer zes weken. De eerste drie worden gebruikt om bij de raad en de burgemeester agendapunten op te halen. In week vier wordt de agenda een de deelnemers verzonden, twee weken voor het gesprek. De planning van het begin tot en met de afronding duurt ongeveer negen weken.

1Afspraken (vorm en inhoud) rond klankbordgesprekken vastleggen

2Opstellen van agenda van klankbordgesprekken (door gemeenteraad) WK 1

3Agenda voorleggen aan burgemeester ter aanvulling WK 2

4Ophalen van input voor klankbordgesprekken (door gemeenteraad) WK 3

5Houden van klankbordgesprek WK 6

6Verslag opstellen (door raadsgriffier) WK 6

7Verslag laten ondertekenen (alle deelnemers van het gesprek) WK 6

8Afspraken uit klankbordgesprekken borgen WK 8

9Verslag doorsturen naar commissaris van de Koning (door raadsgriffier) WK 9

Een ruime termijn voor uitnodiging – uiterlijk twee weken – ligt voor de hand, omdat deze termijn voldoende ruimte geeft voor de betrokkenen om het klankbordgesprek voor te bereiden.

Inwinnen van informatie

De commissie kan zich voorafgaand aan het gesprek laten informeren door informanten, zoals genoemd in artikel 7.3.

De commissie doet dit in overleg met de burgemeester, voorafgaand aan de agendavorming voor het gesprek. De achterliggende gedachte hierbij is dat deze personen signalen kunnen geven die voor de commissie bruikbaar zijn voor het gesprek dat zij heeft met de burgemeester, vooral daar waar het gaat om de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft. Ook de burgemeester kan bij de commissie namen aandragen van personen die een beeld kunnen geven van zijn functioneren. Hiertoe bepaalt de commissie tijdig, voor het opstellen van de agenda welke informanten geraadpleegd zullen worden. De betrokken informanten vallen eveneens onder de geheimhouding. De commissieleden leggen zelf de conclusies vast uit de gesprekken.

Artikel 9. Verslaglegging

Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, en/of puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken. Het ondertekenen van het verslag vindt plaats door de burgemeester en de commissievoorzitter (nadat de overige leden kennis van de inhoud hebben genomen). Als er al sprake is van een minderheidsstandpunt, verdient het de voorkeur dit vast te leggen in het verslag. Op deze wijze wordt recht gedaan aan de inhoud van het gesprek en kunnen deelnemers later geen afstand meer nemen van de gemaakte afspraken of gedane toezeggingen.

Artikel 10. Archivering stukken

Archivering gebeurt door de griffier conform de eisen die de Archiefwet hieraan stellen. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt naar de vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale opslag, dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden gegarandeerd.