WERVING EN SELECTIE REGELING

3.1 Voorbereiding/Openstellen van de vacature

De leidinggevende neemt het initiatief voor het openstellen van een vacature. Voor structurele functies is een (tijdelijke of vaste) arbeidsovereenkomst het uitgangspunt. Een arbeidsovereenkomst heeft de voorkeur boven inhuur voor structureel werk. De leidinggevende bespreekt met de HR-adviseur de capaciteitsbehoefte, vorm van dienstverband/inhuur en neemt hierin o.a. de formatieruimte/additionele middelen en inkoop- en aanbestedingsregels mee. De leidinggevende stelt een directievoorstel op voor het openstellen van de vacature en vraagt voorafgaand advies aan financiën, HR en eventueel inkoop.

-Openstelling van de vacature vindt plaats op basis van een besluit van de directie.

-Uitbreiding van de formatie vindt plaats op basis van een besluit van de directie.

3.2 Opstellen vacaturetekst

Om de juiste kandidaten te bereiken wordt er zorg besteed aan de inhoud van de vacaturetekst. De leidinggevende kijkt bij het opstellen van de vacaturetekst kritisch naar de functie-eisen. Welke competenties zijn echt noodzakelijk? Wat kan de organisatie de nieuwe collega’s zelf leren? We geven meer aandacht aan competenties/talenten en intrinsieke motivatie en minder aan diploma's en werkervaring (e.e.a. is afhankelijk van de functie en samenstelling team). Credo: jij neemt de juiste competenties mee en wij leren jou het vak!

Om herkenbaarheid van gemeente Tynaarlo te bevorderen wordt er gebruik gemaakt van het standaard format. De vacaturetekst bevat tenminste de volgende gegevens:

 informatie over de organisatie, het domein en het team;

 functiebenaming en de te verrichten werkzaamheden/taken/resultaten;

 aantal minimum en maximum uren/fte;

 functie-eisen/competenties/talenten;

 salaris (functieschaal en minimum en maximum van de salarisschaal);

 arbeidsvoorwaarden;

 sollicitatietermijn;

 naam en telefoonnummer van de leidinggevende (inhoudelijke vragen) en eventueel

naam en telefoonnummer HR-adviseur (procedurele vragen);

 de selectieprocedure (duur van de procedure, indien een - assessment of andersoortig - onderzoek deel uitmaakt van de procedure wordt dat vermeld);

 indien de vacature tegelijkertijd intern en extern wordt uitgezet, dit vermelden en dat bij gelijke geschiktheid interne kandidaten voorrang hebben;

 in de vacaturetekst aangeven dat de VOG onderdeel uitmaakt van de procedure;

 (optioneel) datum van de sollicitatiegesprekken.

De leidinggevende is verantwoordelijk voor het opstellen van de vacaturetekst. De leidinggevende kan teamleden vragen input te leveren voor de vacaturetekst. HRM faciliteert en adviseert bij de vacaturetekst. Standaardteksten zijn in de huidige tijd niet meer voldoende. Het is belangrijk om concreet en met meer gevoel te omschrijven wat iemand gaat doen; wat de impact van zijn werk zal zijn en hoe dit er uit ziet.

3.3 De werving

Voorafgaand aan de werving wordt er nagedacht over eigentijdse vormen van werving, zoals vormvrij solliciteren of het inzetten van een ludieke werving en selectie passend bij gemeente Tynaarlo en de functie. Denk vooraf na over de samenstelling van de selectiecommissie, plan gelijk data voor de gesprekken en neem deze datum op in de vacaturetekst. Het vacatureproces wordt door de leidinggevende in afstemming met HRM opgestart.

Interne procedure

De vacature wordt door de HR-adviseur of leidinggevende gemeld bij HRM (HR-medewerker) en deze zet de vacature uit. Vacatures worden in principe 6 werkdagen intern geplaatst op intranet/Vooruit in Drenthe. Bij een interne vacature kunnen alle medewerkers zowel met een vast als tijdelijk dienstverband solliciteren. Ook medewerkers die extern worden ingehuurd kunnen reageren op interne vacature. Bij gelijke geschiktheid gaat een medewerker met een dienstverband voor een extern ingehuurde medewerker. Alle interne kandidaten worden persoonlijk uitgenodigd voor een gesprek met de verantwoordelijke leidinggevende en HR-adviseur of de selectiecommissie. Bij interne kandidaten is HR altijd aanwezig bij de gesprekken. Indien een interne kandidaat wordt afgewezen, dan wordt de betreffende kandidaat persoonlijk op de hoogte gebracht door de vacature houdende leidinggevende.

Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het in de gaten houden van beschikbare vacatures op intranet/Vooruit in Drenthe.

Externe procedure

De vacature kan na de interne procedure of gelijktijdig met de interne procedure extern worden uitgezet (richtlijn: 10 werkdagen. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang op een externe kandidaat. Let op: alle vacatures worden altijd intern via intranet kenbaar gemaakt.

De keuze voor het wervingskanaal wordt gemaakt door de leidinggevende na advies van HRM en is afhankelijk van de aard van de vacature, profiel en arbeidsmarkt. De vacaturetekst wordt in ieder geval geplaatst op Vooruit in Drenthe en Noorderlink. Ook wordt de vacature geplaatst/gedeeld via de digitale kanalen, zoals LinkedIn en Facebook. De vacatures kunnen ook worden geplaatst op andere weringskanalen, HRM overlegt hierover met de betreffende leidinggevende.

5.1 Selectiecommissie

Voor de selectiegesprekken wordt er een selectiecommissie ingesteld. De leidinggevende van de betreffende vacature bepaalt in overleg hoe de commissie wordt samengesteld.

De selectiecommissie (richtlijn: minimaal 3 personen) bestaat in de regel uit:

 leidinggevende (vacaturehouder);

 vertegenwoordiging door collega(‘s) uit het team;

 eventueel HR-adviseur (in overleg is afhankelijk van de vacature. Bij gesprekken met interne kandidaten is HR in ieder geval aanwezig).

De brievenselectie vindt plaats door een afvaardiging van de selectiecommissie of vooraf door HRM.

De samenstelling van de sollicitatiecommissie is afhankelijk van de functie die vacant is. Het is mogelijk om voor bepaalde functies te kiezen voor twee selectiecommissies. De leidinggevende is voorzitter van de commissie. Het advies is om bij een selectiecommissie van meer dan 3 personen met twee selectiecommissies te werken.

Bij de selectie van de functie van algemeen directeur/gemeentesecretaris en concernmanager zal er een afvaardiging van het College van B&W, het CMT en de OR aanwezig zijn.

5.2. De sollicitatiegesprekken

Indien nodig wordt een voorbereidings-/afstemmingsgesprek met de selectiecommissie gehouden. De sollicitatiegesprekken vinden plaats tussen de kandidaat en de selectiecommissie. Als de vacature zich hiervoor leent kan ervoor worden gekozen om als eerste ronde "speeddates" te organiseren, te werken met een “pitch”/opdracht of andere vormen.

In het sollicitatiegesprek komt in ieder geval aan de orde:

•uitleg over de organisatie, domein, afdeling/team en de functie;

•de wijze van ontstaan van de vacature;

•het toekomstperspectief;

•aantal uitgenodigde kandidaten;

•het vervolg van de procedure.

De voorzitter van de commissie (de leidinggevende/vacaturehouder) leidt het sollicitatiegesprek en geeft informatie over het sollicitatiegesprek en de te volgen procedure. Ook zorgt de voorzitter ervoor dat voorafgaand aan het gesprek de selectiecriteria duidelijk zijn en de wijze waarop de criteria gewogen worden, namelijk op objectieve en relevante functie-eisen waarin alle kandidaten gelijke kansen hebben. Indien de leidinggevende geen deel uitmaakt van de selectiecommissie, is in ieder geval de HR-adviseur aanwezig bij de sollicitatiegesprekken. HRM bewaakt zaken als voorkeursbeleid, gelijke kansen, recht op informatie, recht op privacy en vertrouwelijkheid van gegevens, de doelmatigheid van het gesprek, check of de kandidaat met de selectievorm zich goed heeft kunnen presenteren en de afweging op basis van de selectiecriteria.

De selectieprocedure is gericht op algehele geschiktheid van de kandidaat. Tijdens het selectiegesprek mogen geen vragen gesteld worden over gezondheid/ziekteverzuim, geloof, mogelijke kinderwens of gezinsomstandigheden (persoonlijke levenssfeer) van de kandidaat.

In afstemming met HRM kan er voor worden gekozen om de rol van voorzitter bij de HR-adviseur neer te leggen, zodat de leidinggevende op een andere wijze deel kan nemen aan het gesprek.

Om de sollicitanten ten opzichte van elkaar te kunnen wegen, heeft het de voorkeur om de belangrijkste aspecten/criteria van de functie, bij alle kandidaten in het gesprek aan bod te laten komen. Het hanteren van de STAR-methodiek (situatie, taak, actie en resultaat) en een score-formulier kan sollicitatiecommissieleden helpen bij het wegen van de kandidaten. De leden van de sollicitatiecommissie streven er naar consensus te bereiken in hun opvatting over de voor te dragen kandidaat.

Na de selectiegesprekken worden de kandidaten geëvalueerd. Van belang is dat selectiecommissieleden hun bevindingen onafhankelijk kunnen geven. Het gaat in eerste instantie om het inventariseren van bevindingen. Aan de hand hiervan wordt een keuze gemaakt uit de kandidaten waarmee de procedure wordt voortgezet. Van iedere kandidaat wordt gemotiveerd aangegeven wat het (positieve of negatieve) besluit is op hun sollicitatie. De voorzitter van de commissie leidt het evaluatiegesprek. De leden hebben bij de besluitvorming een adviserende rol. De keuze wordt op basis van consensus gemaakt, maar uiteindelijk beslist de voorzitter/leidinggevende. Buiten de sollicitatiecommissie wordt tijdens en na de procedure niet gesproken over sollicitanten.

2egesprek

Indien gewenst kan er met een aantal kandidaten (bij voorkeur niet meer dan twee kandidaten) nog een tweede gesprek worden gevoerd. In het tweede gesprek heeft de commissie de mogelijkheid om wat dieper op de inhoud of specifieke vaardigheden/competenties in te gaan.

Kennismakingsgesprek ("klikgesprek")

Ook bestaat de mogelijkheid om een kennismakingsgesprek (zogenaamd "klikgesprek") met bijvoorbeeld de medewerkers van de afdeling te organiseren. Nadrukkelijk wordt hierbij opgemerkt dat het een kennismakingsgesprek betreft. Het gaat er dus niet om het selectiegesprek nogmaals over te doen. Dit blijft de verantwoordelijkheid van de selectiecommissie. Het kennismakingsgesprek is bedoeld om af te tasten of de kandidaat binnen de organisatie/afdeling past. Het advies van deze gesprekken wordt betrokken bij de uiteindelijke besluitvorming over de benoeming.