Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tynaarlo;
Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Tynaarlo 2017;
Overwegende dat:
-in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;
-deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;
-deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;
-deze informatie een basis voort voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;
-deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed.
Besluit vast te stellen het volgende:
Besluit Informatiebeheer gemeente Tynaarlo 2017
Hoofdstuk I. Definities
Artikel 1 Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
a.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats
b.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte
c.authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat.
d.informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet.
e.informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
f.organisatieonderdeel: ambtelijke organisatie van de gemeente Tynaarlo
g.hoofd organisatie-onderdeel: algemeen-directeur/gemeentesecretaris
h.beheerder beheerder van de archiefbewaarplaats
i.vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen
h.wet: Archiefwet 1995
Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg
1Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in
2Het Strategisch Informatie Overleg dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden
3In het Strategisch Informatie Overleg zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Ons college bepaalt welk kwaliteitssysteem wordt gehanteerd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
1Het hoofd van het organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
3De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:
a) de organisatie van het informatiebeheer
b) de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen
c) het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen
d) procedure voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd.
e) het aanwijzen van een archiefruimte
f) het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd.
g) het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.
4.Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.
Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie
1Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.
2Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.
3Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:
-informatiearchitectuur;
-informatiebeveiliging en -geheimhouding;
-duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.
4Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van het organisatieonderdeel adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigingen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.
Artikel 6 Bewaartermijnen van de informatie
1Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
2Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst
Artikel 7 Overbrenging
Indien het hoofd van het organisatieonderdeel op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de beheerder.
Artikel 8 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie
Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de secretaris voorschriften op.
Hoofdstuk III Slotbepalingen
Artikel 9 Intrekking
Het Besluit Informatiebeheer gemeente Tynaarlo 1999 wordt ingetrokken.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking.
Artikel 11 Naamgeving
Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit Informatiebeheer Tynaarlo 2017“.
Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,
Vries, 31 januari 2017
mr.J.Th. van Nieukerken drs. M.J.F.J. Thijsen
gemeentesecretaris burgemeester
Memorie van toelichting
Algemeen
De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening Tynaarlo 2016. Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening Tynaarlo 2016.
Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.
Artikelsgewijze toelichting