Procesregeling behandeling bezwaarschriften

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Afdeling: het organisatieonderdeel waar het primaire besluit is genomen.

b.Ambtenaar: een medewerker van de afdeling Juridische Zaken.

c.Wet: Algemene wet bestuursrecht.

d.Commissie: Commissie voor de bezwaarschriften

Artikel 2 Reikwijdte van de regeling

1Deze regeling is van toepassing op besluiten van het college en de burgemeester.

2Naar aanleiding van een bezwaarschrift hoort een ambtenaar of de commissie belanghebbenden, indien zij hebben aangegeven hiervan gebruik te willen maken.

3De ambtenaar of de commissie adviseert de burgemeester en/of het college en bereidt de beslissing op bezwaar voor. De bevoegdheden uit de wet die zien op de voorbereiding en totstandkoming van de beslissing op bezwaar, onder andere verdagen, doorzenden, al dan niet horen, worden uitgeoefend door de ambtenaar of de commissie.

Artikel 3 Onderzoek informele fase

1De ambtenaar onderzoekt of door middel van een informele aanpak een oplossing kan worden gevonden. Bij toepassing van de informele aanpak wordt de behandeling van het bezwaarschrift, met instemming van de bezwaarmaker, opgeschort. De ambtenaar verricht daartoe de nodige handelingen.

2De ambtenaar die is betrokken in de informele fase speelt geen rol meer bij de formele afhandeling.

Artikel 4 Vooronderzoek formele fase

1De commissie of de ambtenaar kan rechtstreeks alle gewenste inlichtingen inwinnen of laten inwinnen.

2De commissie of de ambtenaar kan bij (extern) deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen.

Artikel 5 Horen

1Voordat het college of de burgemeester een beslissing op het bezwaar neemt, worden belanghebbenden, indien gewenst, gehoord, tenzij zich een situatie voordoet als bedoeld in artikel 7:3 van de wet.

2De hoorzitting kan fysiek, via een beeldverbinding of telefonisch plaatsvinden. Ook een hybride vorm, dat is een combinatie tussen fysiek en via een beeldverbinding, is mogelijk.

3De commissie of de ambtenaar bepaalt de datum, het tijdstip, de vorm en de plaats van de hoorzitting.

4Een verzoek om uitstel van behandeling ter zitting wordt slechts in bijzondere omstandigheden ingewilligd. Belanghebbenden dienen na ontvangst van de uitnodiging van de hoorzitting direct en gemotiveerd kenbaar te maken waarom ze niet op de hoorzitting aanwezig kunnen zijn. Indien professionele rechtsbijstand wordt verleend door een instantie waar meerdere rechtsbijstandverleners aan verbonden zijn, wordt geen uitstel verleend tenzij dringende redenen dit rechtvaardigen, zulks ter beoordeling van de commissie of de ambtenaar.

5Indien een belanghebbende meerdere bezwaarschriften heeft ingediend over hetzelfde of een verwant onderwerp, kan de commissie of de ambtenaar besluiten de bezwaarschriften gevoegd te behandelen. Door belanghebbende kan hiertoe ook een verzoek bij de commissie of de ambtenaar worden ingediend.

6Van het horen wordt een (audio)verslag gemaakt. Het (audio)verslag wordt zorgvuldig bewaard in het bezwaardossier en is alleen toegankelijk voor betrokkenen.

7De hoorzitting is in beginsel openbaar.

8Er wordt gehoord zonder toehoorders indien de commissie of de ambtenaar het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet dat door de commissie of de ambtenaar wordt gehonoreerd. Hetzelfde geldt voor het afzonderlijk horen van bezwaarmakers.

Artikel 6 Nader onderzoek

1Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de commissie of de ambtenaar dit onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren.

2De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt, met de mogelijkheid tot het geven van een reactie, in afschrift aan de belanghebbenden en de afdeling toegezonden.

Artikel 7 Raadkamer en advies van de commissie en ambtenaar

1De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies.

a.De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

b.Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien die minderheid dat verlangt.

3Het advies van de commissie of de ambtenaar is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op bezwaar.

Artikel 8 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit:

a.een door het afdelingshoofd Juridische Zaken aangewezen ambtenaar, tevens voorzitter, en

b.een door het afdelingshoofd Juridische Zaken aangewezen ambtenaar, tevens secretaris.

2Wanneer aan één van de criteria genoemd in bijlage 2 "Criteria complexe sociale zaken" voldaan wordt dan maken in beginsel drie externe leden deel uit van de commissie. Deze externe leden kunnen tevens fungeren als plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 9 Horen

Het horen geschiedt door de ambtenaar.

Artikel 10 Advisering

1De commissie adviseert aan het college over de te nemen beslissing op bezwaar.

2De afdeling wordt in de gelegenheid gesteld een overweging mee te geven aan het college om het advies al dan niet te volgen, wanneer de commissie adviseert het bestreden besluit (deels) te herroepen of een wezenlijke wijziging adviseert van de motivering of de grondslag van het bestreden besluit.

Artikel 11 Quorum

Voor het houden van een vergadering van de commissie met externe leden is vereist dat tenminste drie leden aanwezig zijn.

Artikel 12 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit:

a.een door het afdelingshoofd Juridische Zaken aangewezen ambtenaar, tevens voorzitter, en

b.een door het afdelingshoofd Juridische Zaken aangewezen ambtenaar, tevens secretaris.

2Wanneer aan één van de criteria genoemd in bijlage 1 "Criteria complexe algemene zaken" voldaan wordt dan maakt een extern lid tevens deel uit van de commissie. Bij twijfel of er sprake is van een complexe zaak kan hierover worden overlegd met de portefeuillehouder.

Artikel 13 Horen

1Het horen geschiedt door de commissie of door de ambtenaar.

2Het horen door de ambtenaar kan enkel plaatsvinden:

-bij zaken waarin niet wordt voldaan aan één van de criteria genoemd in bijlage 1 “Criteria complexe algemene zaken”, en

-waar geen andere belanghebbenden bij betrokken zijn dan de bezwaarmaker, en

-de afdeling heeft aangegeven niet deel te willen nemen aan de hoorzitting.

In de overige zaken hoort de commissie.

3De afdeling wordt in de gelegenheid gesteld om tijdens de hoorzitting het bestreden besluit toe te lichten en deel te nemen aan de hoorzitting.

4Wanneer er sprake is van een complexe zaak, of in niet complexe zaken als de commissie hier om haar moverende redenen om verzoekt, stelt de afdeling haar toelichting op het bestreden besluit en haar standpunt over het bezwaarschrift op schrift en stuurt dit uiterlijk twee weken voor de hoorzitting naar de commissie.

Artikel 14 Advisering

1De commissie adviseert aan het college of de burgemeester over de te nemen beslissing op bezwaar.

2De afdeling wordt in de gelegenheid gesteld een overweging mee te geven aan het college of de burgemeester om het advies al dan niet te volgen, wanneer de commissie adviseert het bestreden besluit (deels) te herroepen of een wezenlijke wijziging adviseert van de motivering of de grondslag van het bestreden besluit.

Artikel 15 Benoeming

1Het extern lid wordt benoemd, geschorst en ontslagen door de burgemeester of het college.

2Het extern lid van de commissie maakt geen deel uit van of is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Tilburg of van een door de gemeente gesubsidieerde instelling.

Artikel 16 Zittingsduur

1De burgemeester of het college kan te allen tijde aan de externe leden van de commissie ongevraagd ontslag verlenen.

2Het extern lid van de commissie wordt benoemd voor een termijn van vier jaar, met een mogelijkheid van herbenoeming voor dezelfde termijn met een maximum van twee termijnen.

3Het extern lid van de commissie kan op ieder moment ontslag nemen.

4Het aftredende externe lid van de commissie blijft zijn functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 17 Andere samenstelling commissie

De burgemeester en het college zijn bevoegd om, in afwijking van het bepaalde, de commissie anders samen te stellen, in welk geval tevens een van deze regeling afwijkende werkwijze kan worden vastgesteld.

Artikel 18 Uitleg regeling

Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de regeling en in gevallen waarin niet in deze regeling is voorzien, beslist de voorzitter van de commissie. In zaken waarin de ambtenaar hoort en adviseert, beslist de ambtenaar die de zaak in behandeling heeft. Dit is geen op rechtsgevolg gericht besluit waartegen bezwaar openstaat.

Artikel 19 Omgang persoonsgegevens

1Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, namelijk de behandeling van het bezwaarschrift.

2Persoonsgegevens worden met passende technische en organisatorische maatregelen goed beveiligd tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking.

3De bewaartermijn van persoonsgegevens uit de bezwaarschriftenprocedure is conform de geldende archiefwetgeving.

4Betrokkenen hebben het recht op inzage, correctie, beperking en verwijdering van hun persoonsgegevens, voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen of de uitvoering van de bezwaarschriftenprocedure.