Reglement klachtencommissie woonruimteverdeling Regio Rivierenland

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.college: college van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Lingewaal, Neder-Betuwe, West Maas en Waal, Tiel.

b.commissie: de Klachtencommissie Woonruimteverdeling Regio Rivierenland

c.gemeente: gemeente; Buren, Culemborg, Geldermalsen, Lingewaal, Neder-Betuwe, West Maas en Waal, Tiel.

d.overeenkomst: de Overeenkomst Woonruimteverdeling Regio Rivierenland, zoals bedoeld in artikel 4 eerste lid van de Huisvestingswet.

e.klacht: een bij de commissie schriftelijk ingediende klacht met betrekking tot een beslissing of handelen ter uitvoering van de overeenkomst, als gevolg waarvan klager zich in zijn persoonlijk belang geschaad acht. Niet beslissen of niet handelen wordt met een beslissing of handelen ter uitvoering van de overeenkomst gelijkgesteld

f.klager: een woningzoekende die een schriftelijke klacht indient bij deze commissie en is ingeschreven bij Woongaard.com

g.verhuurder: de verhuurder van zelfstandige woonruimte met wie de overeenkomst als bedoeld onder d. is aangegaan

h.woningzoekende: Iemand die ingeschreven staat of zich in wil schrijven voor een huurwoning bij Woongaard.

i.woongaard.com samenwerkingsverband van woningcorporaties in Rivierengebied, die namens de corporaties het aanbod van huurwoningen verzorgd onder de naam Woongaard.

j.privacygevoelige gegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon.

Artikel 2 Instelling commissie

Er is een Klachtencommissie Woonruimteverdeling Regio Rivierenland, hierna te noemen "de commissie".

Artikel 3 Doel van de commissie

De commissie heeft tot doel:

1klachten te behandelen van iedere woningzoekende die zich door een beslissing of handelen ter uitvoering van de overeenkomst in zijn persoonlijk belang geschaad acht;

2bij te dragen aan een goede afhandeling van klachten van woningzoekenden en daarmee de optimalisering van de relatie tussen de bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken partijen te bewerkstelligen;

3tegemoet te komen aan de behoefte van woningzoekenden om te kunnen worden gehoord over en invloed te kunnen uitoefenen op beslissingen of handelingen van partijen ter uitvoering van de overeenkomst die op hen betrekking hebben;

4het signaleren van knelpunten in het woonruimteverdeelsysteem.

Artikel 4 Samenstelling

1Bij een hoorzitting bestaat de commissie uit drie stemhebbende leden met een juridische, verhuur of volkshuisvestelijke achtergrond, waaronder een voorzitter.

2De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden dienen deskundig te zijn op zowel juridisch als bestuurlijk gebied en affiniteit met de volkshuisvesting te hebben.

3In totaal kan bestaat de commissie uit 5 leden, 3 actieve leden tijdens een hoorzitting en 2 plaatsvervangende (reserve) leden.

4De commissieleden zijn woonachtig in een van de deelnemende gemeenten.

5Deze vijf leden kiezen in de eerste bijeenkomst uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

6Het college benoemt de in lid 3. genoemde personen gelijktijdig.

7De leden worden benoemd en ontslagen door het college.

8De leden van de commissie zijn onafhankelijk van de betrokken gemeentes en hebben geen beroepshalve binding met woonruimteverdeling en/of woningzoekenden. (onverenigbare betrekkingen)

9De leden dienen zonder last of ruggespraak een advies te geven met betrekking tot de ingediende klachten.

10De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen worden herbenoemd.

11De commissieleden kunnen te allen tijden ontslag nemen. Zij delen dit mede aan het college.

12Het lidmaatschap eindigt voorts door overlijden of verhuizen buiten het grondgebied van de deelnemende gemeenten.

13Het college kan commissieleden bij slecht functioneren ontslaan.

14In de vervanging van tussentijds aftredende leden wordt zo spoedig mogelijk door het college voorzien.

Artikel 5 Taken en bevoegdheden

1De commissie behandelt klachten als bedoeld in artikel 1, onder e. en doet daaromtrent een uitspraak.

2De uitspraak van de commissie is bindend voor alle betrokken partijen.

3Ingeval van een kennelijk ongegronde klacht en/of een niet met het woonruimteverdelingssysteem samenhangende klacht, kan de commissie besluiten dat de klacht zonder verder onderzoek niet in behandeling wordt genomen. Wel verwijst zij klager onverwijld naar de volgens haar bevoegde instantie, onder doorzending van de klacht.

4De commissie adviseert het college en de verhuurders over regels en procedures, beslissingen of handelingen van partijen ter uitvoering van de overeenkomst, die veelvuldig aanleiding geven tot het indienen van klachten.

5De commissie draagt zorg voor het aanleggen en bijhouden van een register van ingediende klachten, onder vermelding van:

a.het aantal doorverwezen klachten;

b.het aantal wel en niet in behandeling genomen klachten;

c.de duur van de behandeling;

d.de verhuurder waartegen de klacht zich richt;

e.de wijze waarop de klacht door de commissie is afgedaan.

6De commissie brengt eenmaal per jaar een jaarverslag uit waarin opgenomen de uitspraken als bedoeld onder lid 1 en de gegevens van het register als bedoeld onder lid 5. Dit verslag stuurt zij naar het college.

Artikel 6 Secretariaat

1Ten behoeve van de commissie stelt het college een onafhankelijk secretaris vast.

2De secretaris heeft geen stemrecht.

3De secretaris draagt zorg voor het goed organisatorisch functioneren van de commissie.

4De secretaris stelt per hoorzitting in overleg de commissie samen uit door gemeente benoemde leden.

5De secretaris stemt met de desbetreffende gemeente af waar en wanneer de hoorzitting zal plaatsvinden.

6De secretaris is voor zijn werkzaamheden rechtstreeks verantwoording schuldig aan de commissie.

7De commissie stelt de taakverdeling vast tussen haarzelf en het secretariaat voor zover niet in deze regeling bepaald.

Artikel 7 Werkwijze

1Klachten moeten schriftelijk worden ingediend bij de commissie. De commissie ontwikkelt een formulier waarmee de klacht kan worden ingediend.

2De klager krijgt binnen een week na ontvangst van de klacht schriftelijk bericht van de commissie dat zijn klacht is ontvangen. De klacht en de daarbij overgelegde stukken worden zo spoedig mogelijk aan de commissie gezonden. Op de klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend. Bij het bericht van ontvangst wordt vermeld dat de commissie een bindende uitspraak voor partijen doet. Ook wordt de termijn van afhandeling genoemd. De commissie vraagt verweerder zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht, maar uiterlijk binnen 14 dagen, schriftelijk op de klacht te reageren.

3De commissie streeft ernaar de klacht binnen acht weken na ontvangst af te handelen.

4Indien de afhandeling van de klacht meer tijd vergt, kan de termijn van afhandeling één keer verlengd worden met acht weken.

5Bij spoedeisende klachten streeft de commissie de klacht binnen 4 weken af te handelen.

6De commissie kan beslissen de klacht vooralsnog niet in behandeling te nemen. De commissie laat dit schriftelijk aan de klager weten. Daarbij neemt zij de volgende zaken in de schriftelijke reactie op:

-De klager moet zich eerst schriftelijk wenden tot het college of de verhuurder waartegen de klacht zich richt.

-De klager kan zich opnieuw tot de commissie kan wenden als de aangelegenheid waarop de klacht betrekking heeft niet binnen een door de commissie te stellen termijn tot een bevredigend resultaat heeft geleid.

-Als de klager niet kan instemmen met het vooralsnog niet in behandeling nemen van de klacht, kan de klager de commissie verzoeken de klacht toch direct zelf in behandeling te nemen;

7De commissie neemt een klacht niet in behandeling als:

a.de klacht is gericht tegen een beslissing waartegen een bestuursrechtelijke voorziening openstaat of heeft opengestaan op grond van de Algemene wet bestuursrecht;

b.meer dan een jaar is verstreken sinds het feit waartegen de klacht zich richt heeft plaatsgevonden.

8De vergaderingen en hoorzittingen van de commissie zijn niet openbaar.

9De commissie kan, om tot een beoordeling van een ingediende klacht te komen, alle betrokken partijen horen. Van de hoorzitting worden een beknopt verslag gemaakt. Partijen kunnen zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door een door hen aan te wijzen persoon. De eventuele kosten hiervan zijn voor eigen rekening.

10Als de commissie daartoe aanleiding ziet, kan zij getuigen en/of deskundigen horen of een onderzoek ter plaatse instellen.

11De bij de klacht betrokken partijen ontvangen tenminste twee weken tevoren bericht over de datum en het tijdstip waarop de hoorzitting plaatsvindt.

12De commissie draagt er zorg voor dat de klager of zijn gemachtigde tenminste twee weken voor de hoorzitting in het bezit wordt gesteld van de ingebrachte stukken die betrekking hebben op de klacht, voor zover de privacy van derden daardoor niet wordt geschaad.

13De klager heeft tot uiterlijk één week voor de datum van de hoorzitting de gelegenheid nadere stukken te overleggen.

14Klager kan zich laten bijstaan of zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

15De commissie vergadert zo vaak als nodig is voor een tijdige behandeling van ingediende klachten, maar in ieder geval 1 keer per jaar.

16De commissieleden ontvangen een vergoeding per hoorzitting.

17Een hoorzitting vindt plaats in de gemeente waar de betreffende klacht speelt, in overleg en na instemming van de betrokkenen kan dit overleg ook in een andere gemeente plaatsvinden.

18De gemeente stelt ruimte beschikbaar waar de commissie haar zitting kan houden.

Artikel 8 Afhandeling klachten

1De klager ontvangt schriftelijk bericht over de wijze waarop de commissie zijn klacht heeft afgehandeld, tezamen met een beknopt verslag van de hoorzitting indien deze heeft plaatsgevonden.

2De commissie doet na afronding van het onderzoek naar de klacht een uitspraak. Die uitspraak stuurt zij schriftelijk aan de verhuurder of college tegen wie de klacht zich in het bijzonder richt.

3De uitspraak vermeldt in alle gevallen een oordeel over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht, alsmede de motivering van het oordeel van de commissie.

4De uitspraak van de commissie is bindend.

5De beraadslaging van de commissie vindt achter gesloten deuren plaatsen, dus zonder klager of verweerder, en is niet openbaar.

6De uitspraak van de commissie kan slechts tot stand komen indien er minimaal drie leden aanwezig zijn en bij meerderheid van stemmen.

7De commissie doet geen uitspraak als de stemmen staken. Een nieuwe vergadering wordt dan belegd.

8De uitspraak van de commissie wordt zo snel mogelijk aan de klager toegezonden.

9De uitspraak wordt door de voorzitter en de secretaris van de commissie ondertekend.

10Tegen de uitspraak van de commissie kan geen beroep worden ingesteld.

Artikel 9 Verschoningsrecht

De voorzitter en de leden, dan wel haar plaatsvervangende leden nemen geen deel aan de behandeling van een klacht, als daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.

Artikel 10 Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

1De commissie gaat niet over tot openbaarmaking van vertrouwelijk verkregen informatie.

2De leden van de commissie zijn tot geheimhouding verplicht van alle informatie die zij in verband met de klachtenbehandeling hebben verkregen.

Artikel 11 Waarborgen privacy van klager en derden

1De voorzitter van de commissie kan besluiten de klager op zijn verzoek inzage te geven in zijn klachtendossier voor zover de privacy van derden daardoor niet geschaad wordt.

2De leden van de commissie zijn verplicht tot geheimhouding van privacygevoelige gegevens.

Artikel 12 Overgangsbepaling

Klachten ontvangen voor de inwerkingtreding van de Reglement worden afgehandeld volgens de tot die datum in de deelnemende gemeente van kracht zijnde regelingen.

Artikel 13 Vaststelling en wijziging

1Dit reglement treedt in werking nadat het college het Reglement klachtencommissie woonruimteverdeling heeft vastgesteld en gepubliceerd.

2Bij wijziging vindt overleg plaats met de deelnemende colleges. Daarbij horen zij de leden van de commissie. De deelnemende colleges stellen eventuele wijzigingen vast.

3Op onderwerpen waarin dit Reglement onvoldoende voorziet, kunnen de deelnemende colleges na samenspraak voorzieningen treffen.

Artikel 14 Deelname na vaststelling

Na de vaststelling van dit reglement door de deelnemende gemeenten is het mogelijk dat er andere gemeenten uit Regio Rivierenland ook aansluiten en dit reglement vaststellen. De overige gemeenten worden hiervan op de hoogte gesteld en de nieuwe deelnemende gemeente(n) worden met een bijlage in dit reglement bijgevoegd.

Artikel 15 Slotbepalingen

1Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement klachtencommissie woonruimteverdeling Regio Rivierenland".