1. Inleiding
1.1 Visie op privacy
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen burger en overheid. Het is een grondrecht en vormt een vereiste voor het kunnen uitoefenen van andere vrijheden, zoals de vrijheid van meningsuiting.
De gemeente Tiel wil het belang van privacy uitdragen en een betrouwbare overheid zijn. Hieraan geeft ze invulling door in haar handelen de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen te eerbiedigen, transparant te zijn over de manier waarop ze persoonsgegevens verwerkt en door te zorgen dat burgers hun privacyrechten kunnen uitoefenen. De komende jaren zet de gemeente in op het vergroten van de privacy bewustwording en het verder integreren van privacy in gemeentelijke processen.
1.2 Doel
Met dit privacybeleid wil de gemeente aangeven hoe zij in algemene zin invulling geeft aan nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG). Daarnaast worden in dit beleid de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van privacy beschreven.
1.3 Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?
Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de ‘betrokkene’). Dit betekent dat deze informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon te herleiden is.
Er is al snel sprake van het verwerken van persoonsgegevens. Onder andere verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens: het valt allemaal onder het verwerken van persoonsgegevens.
Dus alleen al het ‘bekijken’ van informatie is een verwerking die valt onder de AVG. Dit geldt ook voor het samenstellen van een nieuwe verwerking uit meerdere bronsystemen (het combineren van gegevens). Het is van belang om hiervoor de juiste rechtmatige grondslag te hebben.
Voor alle in dit beleid gebruikte begrippen geldt dat hun betekenis overeenkomt met de definities uit de AVG.
1.4 Waar worden persoonsgegevens verwerkt?
In de gehele gemeentelijke organisatie worden persoonsgegevens verwerkt. Dit varieert van het gebruik van een beperkte gegevensverzameling, zoals een lijst met email-adressen door communicatie, tot het gebruik van grote gegevensverzamelingen, zoals de Basisregistratie Personen (BRP) door burgerzaken.
De gegevens worden in de basis in de eigen (vak)applicaties vastgelegd, maar kunnen ook via het centrale gegevensmagazijn worden verwerkt. Via dit centrale gegevensmagazijn is het mogelijk om gegevens afkomstig uit basisregistraties (BRP, BAG) te verstrekken aan aangesloten applicaties. Daarnaast kunnen persoonsgegevens in een datawarehouse worden opgenomen. Persoonsgegevens worden dan vanuit verschillende vakapplicaties samengevoegd om op basis daarvan managementrapportages en beleidsinformatie op te stellen.
1.5 Reikwijdte privacybeleid
Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of namens de gemeente. Het algemene privacybeleid is richtinggevend en kaderstellend en wordt aangevuld met onderwerpspecifieke beleidsdocumenten en werkinstructies. Denk bijvoorbeeld aan privacybeleid voor het sociaal domein of een procedure voor het opvolgen van datalekken.
1.6 Juridisch kader
Bij de verwerking van persoonsgegevens staat respect voor de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene voorop. De AVG biedt hiervoor het wettelijk kader, samen met de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).
De AVG is een algemene wet, met algemene bepalingen en uitgangspunten. In specifieke wetten (bijvoorbeeld de Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning en Participatiewet) zijn ook bepalingen over het verwerken van persoonsgegevens opgenomen.
De bepalingen in specifieke (sectorale) wetgeving over de verwerking van persoonsgegevens geven een specifieke invulling van de bepalingen van de AVG. Zo mogen op grond van de AVG medische gegevens alleen worden verwerkt als hiervoor een wettelijke grondslag aanwezig is; deze grondslag is dan opgenomen in de specifieke wet. Dat neemt echter niet weg dat de algemene uitgangspunten van de AVG, zoals ‘niet meer gegevens verwerken dan nodig’, ‘alleen indien nodig’ en ‘niet langer dan nodig’, nog steeds gelden en moeten worden vertaald naar werkprocessen.
1.7 Raakvlakken met andere beleidsthema’s
Het privacybeleid van de gemeente heeft raakvlakken met andere beleidsthema’s of vertoont hiermee overlap.
Informatiebeveiliging
Het beschermen van persoonsgegevens kan niet geborgd worden zonder adequate informatiebeveiliging. Het privacybeleid hangt daarom samen met het informatiebeveiligingsbeleid.
Integriteitsbeleid
Privacybeleidsvoering is gekoppeld aan de beginselen van behoorlijk bestuur en heeft daardoor raakvlakken met het gemeentelijke integriteitsbeleid (de Tielse Gedragscode).
Kwaliteitsbeleid
Privacybeleid richt zich in belangrijke mate op het waarborgen van een kwalitatief goede administratieve organisatie. Een kwalitatief goede administratie is randvoorwaardelijk voor een klantgerichte en klantvriendelijke gemeentelijke taakuitoefening en goed werkgeverschap (‘de mens centraal’).
Continuïteits- en risicomanagement
Continuïteits- en risicomanagement is gericht op het tegengaan van afbreuk- en aansprakelijkheidsrisico’s en het voorkomen dat processen stagneren.
Dit zou bij de desbetreffende gegevensverwerkingen kunnen leiden tot inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens.
3. Privacy management
3.1 Privacy governance
Hoe de gemeente de bescherming van persoonsgegevens binnen de organisatie heeft belegd, is vastgelegd in een privacy governance model. Hierin zijn de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden op het gebied van privacy beschreven.
College van B&W
Het college van B&W is als bestuursorgaan voor het merendeel van de gemeentelijke processen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en daarmee eindverantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Binnen het college ligt deze verantwoordelijkheid bij de portefeuillehouder bedrijfsvoering. Het college stelt het privacybeleid vast.
Directie en management
Directie en management zijn operationeel verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving en de implementatie en uitvoering van het privacybeleid. Afdelingsmanagers zijn proceseigenaar. Proceseigenaren zijn ervoor verantwoordelijk dat persoongegevens worden verwerkt conform de privacywetgeving en het privacybeleid. Ze worden daarbij ondersteund door de privacy contactpersonen en/of privacy officer.
Functionaris Gegevensbescherming
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de AVG. De FG heeft een onafhankelijke adviserende en toezichthoudende positie in de organisatie. De FG beschikt hiertoe over de noodzakelijke faciliteiten, middelen en bevoegdheden.
Privacy Officer
De Privacy Officer (PO) is het eerste aanspreekpunt voor de gemeente rondom privacygerelateerde vraagstukken. De PO heeft een monitorende en ondersteunende functie rondom het naleven en uitvoeren van het privacybeleid. De PO ontwikkelt privacybeleid en procedures en bevordert de privacybewustwording binnen de organisatie.
Privacy contactpersonen
De privacy contactpersonen vormen binnen het team waar ze werkzaam zijn een belangrijke schakel in het uitdragen van het privacybeleid en bij het signaleren van privacygerelateerde ontwikkelingen. Ze hebben hiertoe regelmatig overleg met de Privacy Officer.
Chief Information Security Officer
De Chief Information Security Officer (CISO) is verantwoordelijk voor het implementeren van het informatiebeveiligingsbeleid en het toezicht daarop. De CISO adviseert met betrekking tot de technische en organisatorische maatregelen die moeten worden genomen in het kader van de bescherming van (persoons)gegevens. De CISO adviseert en ondersteunt bij de afhandeling van datalekken.
3.2 PDCA Cyclus
De gemeente streeft ernaar om rondom de verwerking van persoonsgegevens in control te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen. In control betekent in dit verband dat de gemeente weet welke maatregelen genomen zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dat er een planning is van de maatregelen die nog niet genomen zijn en dat dit geheel verankerd is in een Plan-Do-Check-Act-cyclus.
Daarnaast gebruikt de gemeente het borgingsproduct van de VNG als het beoordelingskader voor het waarborgen van privacy compliance binnen de gemeente. Het borgingsproduct is een normenkader dat door de gemeente gebruikt wordt voor het duiden van privacyrisico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen.
4. Beveiligingsmaatregelen
4.1 Geheimhouding
Alle personen die onder het gezag van het college werken zijn tot geheimhouding verplicht. Elke medewerker legt bij indiensttreding een eed of belofte af als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Daarnaast wordt bij de ondertekening van de arbeidsovereenkomst een geheimhoudingsverklaring getekend. Inhuurkrachten tekenen bij de ondertekening van de inhuurovereenkomst een geheimhoudingsverklaring.
Het college heeft een gedragscode integriteit voor medewerkers vastgesteld. Hierin zijn (onder meer) richtlijnen opgenomen voor het vertrouwelijk omgaan met privacygevoelige informatie.
Wanneer het voor hun functie nodig is dat medewerkers toegang krijgen tot de Basisregistratie Personen of tot Suwinet, dan tekenen zij een specifieke verklaring omtrent geheimhouding en het juiste gebruik van deze systemen.
Verwerkers en externe partijen worden door middel van verwerkersovereenkomsten en contracten verplicht tot geheimhouding. In alle contracten met leveranciers, verwerkers en overige externen die toegang krijgen tot het pand of tot de systemen is een bepaling met betrekking tot geheimhouding opgenomen.
4.2 Informatiebeveiligingsbeleid
Informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Informatiebeveiliging is een randvoorwaarde voor de borging van privacy bij het verwerken van persoonsgegevens. In het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente zijn maatregelen genoemd om (persoons)gegevens te beschermen. Deze maatregelen dienen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met (persoons)gegevens tegen te gaan. Het informatiebeveiligingsbeleid is gebaseerd op de normen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De gemeente volgt hiermee de richtlijnen die door de Ministerraad in december 2018 zijn vastgesteld voor overheidsorganisaties, waaronder gemeenten. Naleving van het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid zorgen er samen voor dat persoonsgegevens op een adequaat niveau worden beschermd.
5. Samenwerking met andere partijen
5.1 Convenanten
Daar waar partijen samenwerken maar zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor hun eigen verwerkingen is een convenant van belang om afspraken te maken over bijvoorbeeld de wijze waarop persoonsgegevens worden uitgewisseld.
Het convenant beschrijft de onderlinge verantwoordelijkheden en ook hoe er moet worden omgegaan met onder andere de rechten van betrokkenen en met datalekken. Het zijn vooral werkafspraken over de samenwerking en uitwisseling van persoonsgegevens. Een convenant vormt geen rechtsgeldige grondslag voor de uitwisseling van persoonsgegevens. De grondslag hiervoor vloeit voort uit de rechtmatige verwerking door de partijen en moet door partijen zelf worden ingevuld.
5.2 Verwerkersovereenkomsten
Verwerkers zijn derden die in opdracht van de gemeente persoonsgegevens verwerken zonder dat zij verwerkingsverantwoordelijke worden; denk aan het bedrijf dat gegevens van personeelsleden verwerkt om de salarissen te kunnen uitbetalen. Alleen verwerkers die afdoende garanties bieden ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens worden ingehuurd. Met alle verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst gesloten conform het standaardmodel van de VNG.
5.3 Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken
Het kan voorkomen dat de gemeente samen met een andere organisatie persoonsgegevens verwerkt. In dat geval wordt er een overeenkomst opgesteld waarin op transparante wijze de verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit de AVG worden vastgesteld, met name ten aanzien van de uitoefening van de rechten van betrokkenen en de informatieplicht.
8Zie artikel 26 AVG.