Regeling budgethouders gemeente Tholen 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.Budget: de middelen die op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting en/of begrotingswijzigingen beschikbaar zijn voor het realiseren van doelstellingen en/of taken;

b.Budgetbeheerder (PAV-er): een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder bevoegd is om één of meer budgetten te beheren;

c.Budgethouder: een functionaris die bevoegd is om te beschikken over een toegekend budget en daar ook verantwoording over aflegt aan het college;

d.Cluster: een samenhangend werkpakket of werkveld binnen een team;

e.Hoofdbudgethouder: de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

f.Programma: een samenhangend geheel van taakvelden;

g.Taakveld: voorgeschreven eenheden die betrekking hebben op de taken en de daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten, waar baten en lasten mee gemoeid zijn. De taakvelden worden bij ministeriële regeling vastgesteld;

h.Team: min of meer vaste groep medewerkers die dagelijks samenwerken;

i.Teamleider: de functionaris die belast is met de leiding en coaching van een team.

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder en griffier

1Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

2Het college wijst de griffier aan als budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouders

1De hoofdbudgethouder wijst per activiteit een budgethouder en/of deelbudgethouder aan.

2Bij afwezigheid van de budgethouder worden de aan hem/haar verleende bevoegdheden uitgevoerd door een vervanger. De hoofdbudgethouder wijst per activiteit een vervanger aan.

Artikel 4 Taken en verantwoordelijkheden budgethouder

1De budgethouder is verantwoordelijk voor:

a.een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen en taken;

b.een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen;

c.het beheersen van risico’s bij het beheren en bewaken van de budgetten;

d.het laten vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit.

e.het laten controleren van de factuur;

f.een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een factuur;

g.het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor de ontvangen facturen, waarbij het vier-ogen-principe gehanteerd wordt.

2De budgethouder legt via de planning- & controlcyclus verantwoording af aan het college over de realisatie van de doelstellingen en de besteding van de toegekende budgetten.

Artikel 5 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

1De budgethouder kan medewerkers aanwijzen als budgetbeheerder. Deze aanwijzing wordt via autorisaties in de financiële administratie verwerkt.

2De budgethouder is bevoegd om verplichtingen aan te gaan, nadat hij/zij heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde programmabegroting voldoende budget aanwezig is en de uitgaven passen binnen de doelstelling of taak, waarvoor het budget beschikbaar gesteld is.

3De budgethouder mag incidentele budgetten niet aanwenden voor het aangaan van structurele verplichtingen.

4De budgethouder neemt bij het aangaan van verplichtingen het geldende Mandaatbesluit en Inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht.

5De budgethouder accordeert via de workflow de door de budgetbeheerder gecodeerde factuur.

Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden budgetbeheerder

1De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor:

a.het (laten) vaststellen of de geleverde goederen, diensten of werken voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit;

b.het controleren en coderen van de factuur na vaststelling van de onder a. genoemde prestatie;

c.het bewaken van het budget op detailniveau.

2De budgetbeheerder legt verantwoording af aan de budgethouder over de besteding van de toegekende budgetten.

Artikel 7 Bevoegdheden en verplichtingen budgetbeheerder

1De budgetbeheerder is bevoegd om verplichtingen aan te gaan, nadat hij/zij heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde programmabegroting voldoende budget aanwezig is en de uitgaven passen binnen de doelstelling of taak, waarvoor het budget beschikbaar gesteld is.

2De budgetbeheerder mag incidentele budgetten niet aanwenden voor het aangaan van structurele verplichtingen.

3De budgethouder neemt bij het aangaan van verplichtingen het geldende Mandaatbesluit en Inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht.

Artikel 8 Budgetsubstitutie

1De budgethouder is bevoegd om (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten binnen dezelfde activiteit.

2De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen taakvelden binnen één en hetzelfde programma is voorbehouden aan het college. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging.

3Budgetsubstitutie tussen programma’s is op grond van de vastgestelde Financiële verordening slechts voorbehouden aan de gemeenteraad.

Artikel 9 Condities / beperkingen

1De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van budgetbeheerder.

2De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met een functie binnen het cluster dat de financiële administratie verzorgt.

Artikel 10 Inwerkingtreding

1Deze regeling treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

2De Regeling inzake budgethouders, vastgesteld op 1 mei 2001, wordt ingetrokken met ingang van de in het eerste lid, genoemde datum.

Artikel 11 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Regeling budgethouders gemeente Tholen 2025’.