Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van Tholen,
gelezen het voorstel d.d. 11-12-2025
overwegende dat:
het normenkader NOREA voorschrijft dat een privacyreglement binnen 3 jaar moet worden herzien
gelet op AVG art. 4, art. 24 en art. 32(5)
besluit:
1het privacyreglement Tholen 2025 - 2027 vast te stellen
2te bepalen dat dit beleid in werking op de dag na die van bekendmaking
3te bepalen dat privacyreglement 2022 – 2025 komt te vervallen door de vaststelling
Privacyreglement Tholen 2025
In dit reglement laat gemeente Tholen zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is. Het betreft een uitgebreide uiteenzetting van het privacybeleid.
Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger, ondernemers en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor alle taken van de gemeente, waaronder taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein.
De gemeente heeft een aantal verplichtingen o.g.v. de AVG, de belangrijkste worden hieronder weergegeven.
10. Rollen, taken en verantwoordelijkheden
10.3. Organisatie
10.3.1. Teamleiders/proceseigenaren
De teamleiders/proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor:
•Het uitvoeren van DPIA’s voor verwerkingen met een hoog risico;
•Het zorgen voor de naleving van wet- en regelgeving;
•Zorgen voor de naleving van rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens;
•Verantwoordelijk voor het zorgen voor bewustwording binnen de teams;
•Past privacy by design/ privacy by default toe;
•Verantwoordelijk voor de registratie van verwerkingsactiviteiten;
•Verantwoordelijk voor het melden van informatiebeveiligingsincidenten en datalekken binnen de organisatie;
•Verantwoordelijk voor het opstellen van verwerkersovereenkomsten;
•Zorgt dat de FG wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.
10.3.2. Functionaris Gegevensbescherming
De Functionaris Gegevensbescherming, FG, is binnen de organisatie een onafhankelijk toezichthouder op de toepassing van de AVG en Wpg en krijgt geen instructies over de uitvoering van taken. Ook krijgt de FG vanuit de directie voldoende middelen ter beschikking voor het vervullen van zijn taken. De FG mag naast zijn werkzaamheden eventueel andere functies vervullen maar er mag geen sprake zijn van belangenverstrengeling. De FG krijgt voorafgaand aan een verwerking van persoonsgegevens een melding van de proceseigenaar/manager.
De FG heeft minimaal de volgende taken:
•Informeert en adviseert de organisatie met betrekking tot het beschermen van persoonsgegevens;
•Toezien op de naleving van wet- en regelgeving en het vastgestelde beleid met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens;
•Toezien op het toewijzen van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van de organisatie op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens;
•Adviseert voor welke verwerkingen een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moet worden uitgevoerd en toetst de uitgevoerde DPIA’s;
•Werkt samen met en treedt op als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens
•Evalueren van het privacybeleid (jaarlijks) en doet voorstellen tot implementatie en aanpassingen van het privacybeleid;
•Rapporteert rechtstreekst aan het college van B&W.
10.3.3. CISO
De Chief Information Security Officer, CISO, van de gemeente Tholen heeft ten aanzien van de privacybescherming een adviserende rol bij de DPIA’s als het gaat om informatiebeveiliging. Ook adviseert de CISO bij informatiebeveiligingsincidenten in het kader van de meldplicht datalekken.
10.3.4. Privacy Officer
Naast de Functionaris voor de Gegevensbescherming is er een Privacy Officer aangesteld. Ten opzichte van de FG is de functie van de PO praktischer van aard. Hij/zij heeft een operationeel uitvoerende rol en is het dagelijkse aanspreekpunt voor medewerkers wat betreft gegevensbescherming. De Privacy Officer ondersteunt en adviseert de organisatie bij het opstellen van procedures, het afsluiten van verwerkersovereenkomsten, het vullen en bijhouden van het register van verwerkingen en het afhandelen van informatiebeveiligingsincidenten. De Privacy Officer heeft tevens een uitvoerende rol bij het opstellen van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s)
10.3.5. Alle medewerkers
Alle medewerkers (inclusief inhuur/externen) zijn verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy van betrokkenen. Dat betekent dat iedereen zorgt voor een rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens, gelet op de uitgangspunten subsidiariteit en proportionaliteit.