Regelement van Orde Rekenkamer Teylingen 2024 (gemeente Teylingen)

hoofdstuk

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit regelement wordt verstaan onder:

Rekenkamer: rekenkamer van Teylingen

Voorzitter: Voorzitter van de rekenkamer, tevens lid

Lid: Lid van de rekenkamer

Raad: Gemeenteraad van de gemeente Teylingen

College: College van burgemeester en wethouders van Teylingen

Gemeentesecretaris: Gemeentesecretaris van Teylingen

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 2. De voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het voorbereiden en leiden van de vergaderingen van de rekenkamer;

b.het vertegenwoordigen en het woordvoerderschap van de rekenkamer. De voorzitter kan, indien de aard en / of omvang van een onderwerp daar aanleiding toe geeft, een ander lid van de rekenkamer als woordvoerder aanwijzen;

c.het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze;

d.de begroting en verantwoording;

e.het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming;

f.de functionele aansturing van de ambtelijk secretaris van de rekenkamer;

g.het onderhouden van een goede en effectieve relatie met de gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en samenleving;

h.het doen naleven van dit reglement;

2De voorzitter kan voor een of meer van zijn taken mandaat verlenen aan de ambtelijk secretaris en eventuele onderzoeksmedewerker(s).

3Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de voorzitter ondertekend.

4De rekenkamer wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. Deze neemt de taken en bevoegdheden van de voorzitter waar, bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter.

Artikel 3. Leden

1De leden van de rekenkamer dragen gezamenlijk zorg voor:

a.het selecteren van onderzoeksonderwerpen;

b.het uitvoeren van onderzoekswerkzaamheden;

c.het formuleren van conclusies, aanbevelingen en opstellen van rekenkamerbrieven;

d.het samen met de secretaris jaarlijks uitbrengen van een jaarverslag over de werkzaamheden van de rekenkamer;

e.het actief volgen van ontwikkelingen binnen de gemeente Teylingen en rekenkamerwerkzaamheden in het algemeen;

f.het aanleveren van informatie en agendapunten voor de vergaderingen van de rekenkamer;

g.het bewaken van de uitvoering van de onderzoeken;

Artikel 4 Ambtelijk secretaris

1De ambtelijk secretaris staat de rekenkamer bij de uitoefening van haar taken terzijde.

2De ambtelijk secretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de rekenkamer, de verslaglegging en het uitvoeren van acties na de vergaderingen.

3Alle formele correspondentie die van de rekenkamer uitgaat, wordt door de ambtelijk secretaris medeondertekend.

4De ambtelijk secretaris draagt zorg voor archivering van de onderzoeksdossiers en alle overige archiefwaardige stukken van de rekenkamer.

5De ambtelijk secretaris beheert het budget van rekenkamer onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Artikel 5 Klankbordgroep

1Er is een klankbordgroep bestaande uit een raadslid per fractie.

2Elke fractie kan plaatsvervangers benoemen die hen bij afwezigheid kan vervangen.

3De klankbordgroep dient ervoor om het contact tussen de rekenkamer en de raad vorm te geven. Het gaat hierbij met name om informatie-uitwisseling over onder andere mogelijke onderzoeksonderwerpen.

4De klankbordgroep komt één keer per jaar bijeen met de rekenkamer.

5Indien nodig of gewenst kan op verzoek van de rekenkamer, of op verzoek van de raad, de klankbordgroep vaker bij elkaar komen.

Artikel 6 Integriteit

1Een lid van de rekenkamer voorkomt belangenverstrengeling en doet bij de onderwerpselectie dan wel de keuze van externen direct melding aan de voorzitter mocht enige schijn van belangenverstrengeling kunnen optreden.

2In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling, zal het betreffende lid zich onthouden van deelname aan de beraadslagingen en besluitvorming in de rekenkamer over het onderzoek.

3Ondernemingen en/of organisaties waarbij een lid werkzaam is en/of een functie uitoefent, voeren geen onderzoeken uit voor de rekenkamer.

4De leden van de rekenkamer maken op de website van de rekenkamer openbaar welke andere functies zij vervullen.

5Een lid van de rekenkamer gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij verstrekt geen vertrouwelijke of geheime informatie aan derden.

6Een lid van de rekenkamer zorgt ervoor dat vertrouwelijke en geheime informatie waarover hij beschikt veilig wordt bewaard.

7Een lid van de rekenkamer maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen niet openbare informatie.

8De rekenkamer richt de financiële en administratieve organisatie zodanig in dat er een getrouw beeld mogelijk is van de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven en hanteert heldere procedures over de wijze waarop functionele uitgaven rechtstreeks in rekening worden gebracht of kunnen worden gedeclareerd bij de gemeente.

Hoofdstuk 2 Werkzaamheden

Artikel 7 Vergaderfrequentie

1De rekenkamer vergadert volgens een vooraf per kalenderjaar vast te stellen schema en voorts als de voorzitter dat nodig oordeelt, dan wel een lid daartoe schriftelijk onder opgave van redenen verzoekt.

2In de periode van de zomervakantie wordt in de regel niet vergaderd.

Artikel 8 Werkwijze

1De vergaderingen zijn niet openbaar, tenzij de rekenkamer anders besluit.

2De voorzitter en ambtelijk secretaris zijn belast met de opstelling van de voorlopige agenda.

3De leden van de rekenkamer stellen bij aanvang van de vergadering de agenda vast.

4De ambtelijk secretaris zorgt voor verzending van de vergaderstukken, ten minste één week voor de vergadering. Bij spoedeisende gevallen kan de ambtelijk secretaris in overleg met de voorzitter van de termijnen afwijken.

5Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk vóór aanvang van de vergadering aan de voorzitter of ambtelijk secretaris weten.

6De vergadering wordt niet geopend indien niet tenminste twee leden van de rekenkamer aanwezig zijn.

7De rekenkamer kan derden uitnodigen (een deel van) de vergadering bij te wonen om de rekenkamer van informatie te voorzien.

Artikel 9 Besluitvorming

1De rekenkamer streeft naar unanimiteit en besluit bij meerderheid van stemmen.

2Indien één van de leden daarom vraagt kan een stemming worden gehouden.

3Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter.

4De rekenkamer kan de voorzitter, een lid of de ambtelijk secretaris volmacht geven tot het nemen van bepaalde besluiten.

5In gevallen van spoedeisende aard kan de voorzitter buiten de vergadering besluiten nemen, zo mogelijk na raadpleging van de overige leden. De genomen besluiten vervallen, indien zij niet in de eerstvolgende vergadering van de rekenkamer worden bekrachtigd.

Artikel 10 Verslaglegging

1Van iedere vergadering van de rekenkamer wordt een verslag gemaakt. De verslagen van de rekenkamer worden niet actief openbaar gemaakt.

2In het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de zakelijke conclusie van het besprokene.

3De ambtelijk secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag ervan. De leden van de rekenkamer stellen het conceptverslag met eventuele wijzigingen zo mogelijk vast in de eerstvolgende vergadering.

4Bij verhindering van de ambtelijk secretaris draagt de voorzitter zorg voor zijn vervanging.

Artikel 11 Onderzoeksprotocol

De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol vast waarin de werkwijze van de rekenkamer is beschreven. Het onderzoeksprotocol zal ter kennisgeving worden aangeboden aan de raad en het college.

Artikel 12 Evaluatie

De rekenkamer evalueert na elk groot onderzoek. Een keer in de vier jaar voert de rekenkamer een uitgebreidere zelfevaluatie uit.

Hoofdstuk 3 Verantwoording

Artikel 13 Jaarverslag

1De rekenkamer stelt jaarlijks een jaarverslag op.

2In het jaarverslag geeft de rekenkamer weer welke onderzoeken zijn verricht, welke conclusies en aanbevelingen uit de onderzoeken zijn gekomen en verantwoordt de rekenkamer haar bestedingen in het betreffende jaar.

3De rekenkamer stelt het jaarverslag vast en stuurt het stuk voor 1 april ter kennisneming aan de gemeenteraad.

Regelement van Orde Rekenkamer Teylingen 2024