Verordening, regelende de orde voor de vergaderingen van de raadscommissie

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.lid: lid van de raadscommissie;

b.voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;

c.griffier: griffier van de raadscommissie of diens vervanger;

d.commissie: raadscommissie

e.vergadering: vergadering van de raadscommissie

Artikel 2 Instelling

Er is een vaste raadscommissie waarvan alle raadsleden deel uitmaken.

Artikel 3 Taak

De raadscommissie heeft de volgende taken:

a.De voorbereiding van onderwerpen die in de raadsvergadering ter besluitvorming aan de orde komen.

b.Het uitbrengen van een advies over een voorstel of onderwerp dat ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan de raad.

c.Het uitbrengen van een advies over een voorstel of onderwerp dat (op dit moment) niet ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan de raad.

d.Het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 4 Samenstelling en zittingsduur

1De commissie bestaat uit alle raadsleden.

2De zittingsduur van de voorzitter en de leden is gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Zij treden af met ingang van de dag van aftreding van de leden van de gemeenteraad.

Artikel 5 De voorzitter

De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen, waaronder:

a.het in acht nemen en doen naleven van deze verordening;

b.het handhaven van de orde;

c.het in bespreking brengen van de agendapunten;

d.het geven van gelegenheid om het woord te voeren over een aan de orde zijnd onderwerp;

e.het formuleren van samenvattingen en conclusies van het besprokene.

Artikel 6 De griffier

1De griffier ondersteunt de voorzitter bij zijn taak.

2De griffier is in elke vergadering van de commissie aanwezig.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad daartoe aangewezen plaatsvervangend griffier.

4De griffier kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

Artikel 7 Het presidium

1De raad heeft een presidium dat tevens optreedt als agendacommissie voor de commissie.

2Het presidium bestaat uit de raadsvoorzitter, de voorzitter van de raadscommissie en de fractievoorzitters. De griffier of diens vervanger is in elke vergadering van het presidium aanwezig.

3Elke fractievoorzitter wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het presidium vervangt. De raadsvoorzitter en de voorzitter van de commissie worden bij afwezigheid vervangen door hun plaatsvervangers.

4Elke fractievoorzitter of zijn plaatsvervanger heeft één stem in het presidium.

5De voorzitter overlegt met het presidium over de samenstelling van de voorlopige agenda voor de vergadering van de raadscommissie voordat deze door het presidium wordt vastgesteld.

6De voorzitter van het presidium kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van het presidium.

Artikel 8 Tijd en plaats van vergaderen

1De vergaderingen van de raadscommissie vinden in de regel plaats op de 1e dinsdag van de maand, vangen aan om 19.30 uur en worden gehouden in het gemeentehuis te West-Terschelling.

2De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of een ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het presidium.

3Het presidium stelt voor de aanvang van het kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen van de raadscommissie. Het schema en de eventueel daarin aangebrachte wijzigingen worden zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden gebracht.

4De commissie vergadert tevens indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste twee fracties dit schriftelijk, onder opgaaf van redenen, verzoeken. In dat geval wordt de vergadering binnen twee weken gehouden.

Artikel 9 Oproep

1De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de leden van de raadscommissie een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

2De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raadscommissie verzonden

Artikel 10 Agenda

1Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van de vergadering vast. Deze wordt met de daarbijbehorende stukken aan de leden van de commissie verzonden en openbaar gemaakt.

2In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Op voorstel van een lid van de commissie of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4Op voorstel van een lid van de commissie of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

5Wanneer de commissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De commissie of het presidium bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 11 Burgemeester en wethouders

Het presidium of de voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders of de secretaris uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

1Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

2Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

3Indien omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de commissie inzage.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

1De vergadering wordt door aankondiging in een ter plaatse verschijnend blad, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

2De openbare kennisgeving vermeldt:

a.de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;

b.de wijze waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

3Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14 Presentielijst

1De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst.

2Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de commissie onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 15 Opening vergadering; quorum

1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien behalve de voorzitter tenminste meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden blijkens de presentielijst aanwezig is.

2Wanneer een half uur na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden (zie bij lid 1) vertegenwoordigd is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

3Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien behalve de voorzitter tenminste meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden blijkens de presentielijst aanwezig is.

Artikel 16 Vragenronde voor burgers

1Na de opening van de vergadering kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda vermeld staan.

2Het woord kan niet gevoerd worden over:

a.een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;

b.benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

c.een gedraging waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3Degene die het woord wil voeren, meldt dit voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4De voorzitter bepaalt de volgorde van woordvoering.

5Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de leden van de raadscommissie toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en de leden van de raadscommissie.

7De voorzitter, een lid van de raadscommissie of een lid van het college doet een voorstel voor de behandeling en afhandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 17 Verslag

1Van elke vergadering van de raadscommissie wordt een integraal geluidsverslag gemaakt en op de gemeentelijke website geplaatst.

2Van elke vergadering van de raadscommissie wordt een schriftelijk verslag op hoofdlijnen opgesteld.

3Het schriftelijk conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raadscommissie toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het conceptverslag wordt gelijktijdig toegezonden aan de overige personen die het woord gevoerd hebben en die daartoe hun naam en adres schriftelijk bij de griffier hebben afgegeven.

4De leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders, de griffier en insprekers hebben het recht een voorstel tot verandering aan de commissie te doen, indien het schriftelijk verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

5Het schriftelijk verslag moeten inhouden:

a.de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c.een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;

6Het schriftelijk verslag en het geluidsverslag worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.

7Bij het begin van de vergadering wordt het schriftelijk verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

8Het vastgestelde schriftelijk verslag wordt door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 18 Aantal spreektermijnen

1De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist.

2Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4Het derde lid is niet van toepassing op de rapporteur van een commissie.

Artikel 19 Inspreekrecht

1De voorzitter van de commissie stelt belanghebbenden of vertegenwoordigers van organisaties en doelgroepen in de gelegenheid het woord te voeren over een op de agenda voorkomend onderwerp voordat behandeling door de leden plaatsvindt. Het initiatief hiertoe kan worden genomen door betrokkenen of door de commissie.

2De voorzitter geeft de insprekers het woord voordat de leden van de raadscommissie aan het woord komen.

3Insprekers kunnen gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten per agendapunt het woord voeren.

4Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten per agendapunt het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

5In de publicatie als bedoeld in artikel 13 wordt melding gemaakt van de mogelijkheid het woord te voeren.

Artikel 20 Handhaving orde; schorsing

1Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij

a.de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren;

b.een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

Artikel 21 Voorstellen van orde

1De voorzitter en ieder lid van de commissie kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3Over een voorstel van orde beslissen de leden terstond.

Artikel 22 Deelname aan de beraadslaging door anderen

1De raadscommissie kan bepalen dat anderen (ambtenaren, andere deskundigen) mogen deelnemen aan de beraadslaging.

2Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een lid genomen.

Artikel 23 Rondvraag

1Nadat in de vergadering alle aan de orde gestelde onderwerpen zijn afgehandeld kunnen de leden voordat de vergadering wordt gesloten, de aandacht vestigen op aangelegenheden, waarbij het algemeen of gemeentebelang is betrokken.

2Over of naar aanleiding van de beantwoording is geen discussie mogelijk.

3Indien beantwoording door (een lid van) het college wordt verlangd en zulks tijdens de vergadering niet mogelijk is, zorgt de griffier dat de vraag zo spoedig mogelijk ter kennis van het college wordt gebracht.

4Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in elk geval binnen 30 dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt, indien niet direct mogelijk, plaats in de eerstvolgende vergadering van de raadscommissie.

5Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.

6Alle antwoorden worden door het college aan de leden van de commissie ter kennis gebracht.

Artikel 24 Toehoorders en pers

1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde van de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

Artikel 25 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

Artikel 26 Verbod gebruik mobiele telefoons

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het standby houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.

Artikel 27 Slotbepalingen

1In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2Deze verordening treedt in werking één dag na aanname door de raad.

3Op dat tijdstip vervalt de verordening voor de vergaderingen van de raadscommissie van de gemeente Terschelling, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 2012.