Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze instructie wordt verstaan onder:
College: college van burgemeester en wethouders
Secretaris: de (loco-)gemeentesecretaris, tevens directeur
Directie: de secretaris en de adjunct directeur
Directieteam: secretaris, adjunct directeur, directiesecretaris en concerncontroller
De wet: de Gemeentewet.
Artikel 2 Wettelijk kader
De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift van rijk of provincie, het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van Burgemeester en Wethouders, de verordening ambtelijke bijstand, of deze instructie.
Artikel 3 Ondersteuning college van B&W
1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de door haar ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.
2De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen en de agenda van het college.
3De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.
4De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat het college over alle informatie kan beschikken die zij behoeft om haar functie goed uit te kunnen oefenen.
5De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college met betrekking tot te nemen besluiten.
6De secretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.
7De secretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst, dat een presentielijst wordt bijgehouden en openbare besluiten worden gepubliceerd.
8Stukken die van het college uitgaan, worden door de secretaris medeondertekend.
Artikel 4 Eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie
1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de adjunct directeur en de vaste adviseurs van de directie, overeenkomstig het directiestatuut. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “directieteam”.
2De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het directieteam en is als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.
3De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.
4De secretaris draagt er zorg voor dat de door de griffier bij de aan het college of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren gevraagde inlichtingen overeenkomstig de verordening “ambtelijke bijstand en fractieondersteuning” aan de griffier worden verstrekt.
5De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de teamleiders, voorstellen aan het college ter zake.
6De secretaris stelt in overleg met de teamleiders procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
7De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de teamleiders, een goede samenwerking en samenhang tussen de teams.
Artikel 5 Ondersteuning burgemeester
Ondersteuning burgemeester
1De secretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.
2De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.
3De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede
samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
Artikel 6 Directe leiding
1De secretaris geeft leiding aan de adjunct directeur, de teamleiders en de medewerkers van de staf.
2Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de adjunct directeur regelmatig overleg.
3De secretaris houdt met de adjunct directeur, teamleiders en de medewerkers van de staf functionerings- en/of beoordelingsgesprekken.
Artikel 7 Archief
De secretaris is overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college, alsmede van die van de burgemeester, voor zover deze hem in bewaring zijn gegeven. Hij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.
Artikel 8 Afwezigheid
1De secretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.
2De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn voordracht door het college benoemd.
3Ingeval van ontstentenis van de secretaris, kan het college zelf een loco-secretaris aanwijzen.
3Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van toepassing.
4Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door het college.
Artikel 9 Informatieplicht
1De secretaris draagt er zorg voor dat het directieteam en de teamleiders tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor hun teams zijn verbonden.
2De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.
Artikel 10 Secretaris als bestuurder
De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag volgende op die waarop zij is vastgesteld. Alle eerdere “instructies secretaris” op grond van artikel 103 van de wet zijn daarmee vervallen.
Vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en Wethouders van Terschelling
d.d. 15 december 2015
De secretaris, De burgemeester,