4. Participatie op het niveau van initiatieven
4.3 Gedifferentieerde aanpak
4.3.1 Beperkte participatie
Beperkte participatie is passend wanneer er bijvoorbeeld een relatief kleine aanpassing wordt gedaan aan een huis. Dit kan gaan om het starten van een kapsalon aan huis of een verschuiving van het bouwvlak. Verwacht wordt dat direct betrokkenen, zoals buren, hierover worden geïnformeerd en dat hun zorgen worden geïnventariseerd. De manier waarop dit gebeurt, is vrij. Voorbeelden zijn een gesprek, mailtje of bericht in de buurtapp. De belanghebbenden dienen een goed beeld te krijgen van de impact van de activiteit.
4.3.2 Gemiddelde participatie
Gemiddelde participatie is passend wanneer er bijvoorbeeld een bestaande bestemming verandert. Stel dat een locatie met de bestemming “Agrarisch” wijzigt in de bestemming “Recreatie - 1 (kampeerterreinen)”, ten behoeve van kwaliteitsverbetering of herinrichting van een kampeerterrein. In zo’n geval wordt verwacht dat een initiatiefnemer de directe omgeving hierover raadpleegt en eventueel laat meedenken. De initiatiefnemer verzamelt verschillende belangen en meningen, en heeft zelf de regie in het betrekken van de belanghebbenden. Dit kan bijvoorbeeld via een infoavond, sociale media of enquête. Belanghebbenden dienen een goed beeld te krijgen van de impact van de activiteit.
4.3.3 Intensieve participatie
Bij initiatieven die een grotere impact hebben op de omgeving, zoals bijvoorbeeld de bouw van meerdere woningen of de organisatie van een groot evenement, is het passend dat de omgeving wordt geraadpleegd en eventueel de kans krijgt om mee te werken aan het initiatief. Organiseer bijvoorbeeld een bijeenkomst met een open uitnodiging voor een ieder die meent in zijn of haar belangen geschaad te worden. Participanten moeten een duidelijk beeld krijgen van de invloed die de beoogde ontwikkeling heeft op de fysieke leefomgeving. Eventuele kennis, expertise en creativiteit die worden opgehaald, kunnen worden gebruikt om het plan te verbeteren.
4.4 Betrokkenheid gemeente
4.4.1 Et er oer ha
Sinds een aantal jaren biedt de gemeenteraad doormiddel van het “Et er oer ha” een platform aan initiatiefnemers om hun initiatief te presenteren. Deze bijeenkomsten zijn vrij toegankelijk en bieden initiatiefnemers daardoor ook de mogelijkheid om met inwoners en andere belanghebbenden in gesprek te komen. Raadsleden gaan tijdens het “Et er oer ha” niet zelf in discussie met de initiatiefnemers. De taak van de gemeenteraad is immers om op hoofdlijnen de koers van het gemeentelijk beleid te bepalen, en de uitvoering hiervan door het college te controleren.
Onder de Omgevingswet is participatie vormvrij en zijn initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor de invulling van het participatietraject. Initiatiefnemers moeten zelf kunnen kiezen hoe zij het participatietraject inrichten, en dragen zelf de verantwoordelijkheid voor de organisatie hiervan. Dit biedt de mogelijkheid om een vorm van participatie te kiezen die in verhouding staat tot de gevolgen die een initiatief heeft voor de omgeving. “Et er oer ha” sluit niet aan op de vormvrijheid en eigen verantwoordelijkheid die wordt bedoeld onder de Omgevingswet, en zal daarom per 2024 komen te vervallen.
Bijlage 1 – Handreiking participatie
Stap 1: Bepaal welke mate van participatie passend is
Bij de verschillende activiteiten en initiatieven, zullen belanghebbenden op een andere manier betrokken worden en is een specifieke aanpak gewenst. Komt er een uitgebreid of een beknopt participatietraject? Wat betekent dit traject voor de verantwoordelijkheden van verschillende betrokkenen? Om te kunnen bepalen welke mate van participatie passend is, kunnen we onszelf een aantal vragen stellen:
•Wat is de omvang van het onderwerp of initiatief?
•Heeft het initiatief een positieve invloed op de samenleving?
•Hoe groot is de te verwachten maatschappelijke aandacht?
•Wordt er hinder veroorzaakt, en in welke mate?
•Welke informatie is er al, en wat moet er nog worden opgehaald?
De antwoorden op de bovenstaande vragen, helpen om te beoordelen welke mate van participatie passend is. Dit kan uiteenlopen van (bijna) geen participatie, tot een zeer intensieve vorm van participatie.
Beperkte participatie
•Informeer direct betrokkenen.
•Inventariseer eventuele zorgen.
•Bijvoorbeeld in een gesprek, mail of buurtapp.
Gemiddelde participatie
•Raadpleeg de directe omgeving en laat deze eventueel meedenken.
•Verzamel eventuele belangen en meningen.
•Bijvoorbeeld via een infoavond, sociale media of enquête.
Intensieve participatie
•Raadpleeg de omgeving en laat deze eventueel meewerken.
•Benut eventuele kennis, expertise en creativiteit.
•Bijvoorbeeld met een brainstorm of overleg.
Gaat het om een ingreep die een grote invloed heeft op Terschelling, en wordt er veel maatschappelijke aandacht verwacht? Dan is intensieve participatie een keuze die voor de hand ligt. Betreft het een aan huis gebonden activiteit? Dan kan er beperkter worden geparticipeerd en volstaat het mogelijk om alleen direct omwonenden te informeren.
Stap 2: Concrete invulling geven aan participatie
Nadat er is bepaald welke mate van participatie passend is, kan er concreter invulling worden geven aan het participatietraject. Door de onderstaande vragen te beantwoorden, maak je als initiatiefnemer concreet waarom en waarover je in gesprek wil en wat je daarmee wil bereiken. Ook breng je in beeld wie er zullen deelnemen in het participatietraject en welke gespreksvorm passend is.
1Wat is de aanleiding voor het initiatief en het doel van de participatie?
Door deze vraag te beantwoorden, wordt concreet gemaakt waarom en waarover men in gesprek wil en wat men daarmee wil bereiken.
2Is al eerder gesproken met belanghebbenden over dit initiatief of andere plannen op deze plek? Zo ja, met wie en waarover is gesproken en welke afspraken zijn er eventueel gemaakt?
Het antwoord op deze vraag, kan van invloed zijn op de manier waarop de participatie wordt ingericht. Misschien zijn er in een eerder traject al afspraken gemaakt over het vervolg van participatie, of is er bepaalde informatie reeds beschikbaar welke dus niet meer opgehaald hoeft te worden.
3Wat is de impact van het initiatief op de omgeving en wat betekent dit voor de vorm van participatie? En wie heeft welke rol in het participatietraject?
Indien het gaat om een plan waarvan alleen de buren iets zullen merken, dan kan het voldoende zijn om alleen met hen te overleggen. Maar stel dat het hele dorp of eiland er iets van zal merken, bijvoorbeeld bij de organisatie van een groot evenement, dan kan het waardevol zijn om hierover met meer mensen in gesprek te gaan. Participatie kan verschillende vormen hebben: je kunt mensen laten weten dat je een plan hebt (informeren), je kunt anderen vragen naar hun ideeën, wensen, meningen en voorkeuren (raadplegen), en je kunt er voor kiezen om mensen te laten meedenken, meewerken of zelfs meebeslissen.
4Waarover ga je in gesprek met belanghebbenden? Wat ligt er al vast, bijvoorbeeld door regelgeving of budget?
Maak concreet over welke onderwerpen je belangen, wensen of ideeën wil ophalen. Stel je wilt een evenement organiseren. Wil je dat men meedenkt over de locatie, of wil je dat er bijvoorbeeld ook wordt meegewerkt aan de invulling van het evenement? Beide onderwerpen kunnen ook al zijn vastgelegd door regelgeving of budget, waardoor je misschien alleen wensen wilt ophalen over het tijdstip van het evenement.
5Wie zijn betrokken? Voor wie is het initiatief van belang?
Denk bijvoorbeeld aan toekomstige gebruikers, omwonenden, belangenorganisaties, jongeren, senioren, agrariërs, etc. Maak het zo specifiek mogelijk. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.
6Wat is de planning?
Maak een tijdspad met mijlpalen van het project (de belangrijke stappen in de realisatie van je initiatief). Geef op deze tijdlijn aan op welke momenten in dit proces de participatie en terugkoppeling plaatsvinden.
7Hoe ga je belanghebbenden betrekken? Op welke manier organiseer je de participatie, welke middelen en werkvormen zet je in?
Je bent als initiatiefnemer verantwoordelijk voor het organiseren van de participatie. Dit kan op veel verschillende manieren, bijvoorbeeld met een infoavond of met een enquête. Nodig belanghebbenden tijdig uit om deel te nemen aan de participatie. Het kan zijn dat er meerdere participatie-momenten nodig zijn, afhankelijk van de omvang en impact van het initiatief.
8Waar kunnen mensen gedurende het proces informatie vinden over de stappen die zijn en nog worden gezet en over hun rol?
Het is goed om vooraf na te denken over de manier waarop je belanghebbenden wilt benaderen en op de hoogte wilt houden. Stuur je ze een mailtje of nieuwsbrief, of ga je bij ze langs? Kunnen ze jou telefonisch bereiken, of heb je een website?
9Hoe leg je de resultaten van de participatie vast?
Leg de opbrengst van het participatieproces op verschillende momenten vast (dit kan bijvoorbeeld in een logboek). Je kunt deze informatie vervolgens samenvoegen in je participatieverslag. In een participatieverslag kun je vermelden waar en wanneer een gesprek plaatsvond, wie daarvoor waren uitgenodigd, wie er aanwezig waren en wie zich hebben afgemeld. Geef ook een samenvatting van wat je als initiatiefnemer hebt gezegd, wat door de deelnemers is ingebracht, wat de uiteindelijke uitkomst was van het gesprek en welke afspraken er zijn gemaakt.
10Hoe koppel je de resultaten terug aan de participanten?
Denk na over hoe je je uiteindelijke participatieverslag terugkoppelt aan de deelnemers in het proces. Aanvullend kun je met hen het proces evalueren.