Aanhef
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Terneuzen;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 18 december 2018,
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;
besluit
vast te stellen de volgende verordening:
Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019
betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen, de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie, voor zover die niet is overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening word verstaan onder:
Archiefbesluit
Besluit van 15 december 1995, houdende regels ter uitvoering van een aantal bepalingen van de wet.
Archiefbewaarplaats
Overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats, voor de blijvende bewaring van informatie.
Archiefregeling
Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189) met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Archiefruimte
Ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring in afwachting van vernietiging dan wel overbrenging ingevolge artikel 12, lid 1 of artikel 13, lid 1, van de Wet.
Archivaris
De overeenkomstig artikel 32 door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris.
Beheer
Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
Beheerder(s)
Degenen die zijn belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Gemeentelijke organen
Overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b-1 van de Wet, voor zover deze vallen onder de gemeente.
Overbrenging
Overbrenging als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Wet.
Informatie
(werk)procesgebonden informatie die, ongeacht de uiterlijke vorm, in het kader van de uitvoering van een taak is vastgelegd of gecreëerd en daarom onder de zorg van het gemeentebestuur behoort te berusten.
Informatiesysteem
Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden en geraadpleegd door het college van burgemeester en wethouders - onderworpen aan toetsbare eisen.
Organisatieonderdelen
Door de directie als zodanig aangewezen organisatieonderdelen, waarvan de leidinggevenden gemandateerd zijn besluiten te nemen met betrekking tot het informatiebeheer.
Wet
De Archiefwet 1995.
Hoofdstuk II. De zorg van het college van Burgemeester en wethouders voor informatie
Artikel 10a Bevoegdheid toekenning uitsluitend recht
1Het college is bevoegd om een uitsluitend recht toe te kennen voor het uitvoeren van archiefdiensten in de gemeente Terneuzen.
2Het uitsluitend recht wordt gevestigd voor archiefdiensten en betreft zowel analoge als digitale archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 1-c van de Archiefwet 1995:
-de voorbereiding op en de begeleiding bij de overbrenging van archiefbescheiden conform de bepalingen van de Archiefwet;
-het beheren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden;
-het bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat er bij deze bescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren.
3Het college verstrekt een opdracht in de vorm van een overeenkomst waarin wordt bepaald welke taken, tegen welke condities en voorwaarden, voor welke tarieven en gedurende welke periode worden uitgevoerd.
Bijlage TOELICHTING
ALGEMEEN
Deze informatieverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995.
De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee delen. Deze bevat de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen (Hoofdstuk II). Het zorgdragerschap dat in de Wet niet wordt gedefinieerd, wordt hierin uitgewerkt.
En de verordening bevat de regeling voor het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Hoofdstuk III).
Deze verordening is niet alleen van toepassing op klassieke, papieren informatie, maar ook op moderne, digitale informatie.
ARTIKELSGEWIJS
Artikel 1
Sommige begripsbepalingen zijn uit de wet overgenomen maar aan sommige is vanwege deze verordening, een meer specifieke betekenis toegekend.
De in artikel 1 bedoelde archivaris betreft de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Artikel 3
De archiefbewaarplaats is de locatie waarheen conform de wet blijvend te bewaren archiefbescheiden worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-Depot.
De archiefruimte is de ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Artikel 4
De aanwijzing van organisatieonderdelen en beheerders van informatie is opgenomen in artikel 4 van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Terneuzen 2019 dat gelijktijdig met deze verordening in werking treedt.
Artikel 6
Voor het beheer van niet-overgebrachte informatie dienen voorschriften te worden opgesteld. Deze legt het college van burgemeester en wethouders vast in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Terneuzen 2019 dat gelijktijdig met deze verordening in werking treedt. Ook elders opgeslagen informatie en uitgeplaatste informatie die nog niet formeel is overgebracht vallen onder dit besluit.
Artikel 8
Overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling moet het college van burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat het informatiebeheer voldoet aan de toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg” (ISO 8402).
Artikel 9
Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen op basis van artikel 160 van de Gemeentewet worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen maar ook privaatrechtelijke rechtspersonen kunnen een gemeentelijke taak uitvoeren.
Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente, vallen onder de werking van deze verordening.
Het belang van dit artikel is het behoud van informatie rond uitgeplaatste gemeentelijke taken voor democratische controle en voor later historisch onderzoek. Omdat artikel 9 verbonden partijen betreft waarbij de gemeente zowel een financieel als een bestuurlijk belang heeft, heeft het college ook voldoende middelen om deze verantwoordelijkheid waar te maken.
Artikel 13
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van ‘archiefbescheiden’, in deze verordening aangeduid als ‘informatie’. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie bedoeld, inclusief die welke enkel met behulp van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kan worden. Dit heeft onder andere gevolgen voor het toezicht op het beheer van digitale bestanden. Naast toegang tot de fysieke ruimten, strekt dit toezicht zich ook uit tot de virtuele ruimte waarin digitale gegevens worden vastgelegd en geborgd.
Artikel 14 en 15
In die gevallen waarin het nodig is zal de archivaris als toezichthouder bij de eindverantwoordelijke van de informatiehuishouding mededeling doen van de maatregelen die moeten worden getroffen in het belang van een goed beheer.
De verslaglegging over de uitoefening van het toezicht door de archivaris op het beheer van de niet-overgebrachte informatie, is een separaat verslag aan het college van burgemeester en wethouders.
De verslaglegging door de archivaris vormt de basis voor het afleggen van verantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de raad.
Binnen één reguliere zittingsperiode verneemt de raad tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het informatiebeheer en het toezicht op het beheer heeft plaatsgevonden.
Een (twee)jaarlijkse verslaglegging past bij het stelsel van interbestuurlijk toezicht en horizontale verantwoording.