Beleidskader Participeren onder de Omgevingswet

Vastgesteld door de gemeenteraad op 3 februari 2022

Ik heb een plan! Waar begin ik en hoe betrek ik anderen daarbij?

Wanneer u een plan (ook wel ruimtelijk initiatief genoemd) heeft om iets te gaan bouwen of verbouwen komt u al vlug bij de gemeente terecht. Omdat een ruimtelijk initiatief gevolgen kan hebben voor de omgeving, vinden we het belangrijk dat u overlegt met uw buren en misschien nog wel met meer personen of instanties. Hieronder leggen we uit hoe u dat het beste doet.

Handreiking participatie

Stel, u heeft een plan. U wilt bijvoorbeeld een nieuwe garage bij uw huis plaatsen of een speelterrein in de wijk. Of misschien heeft u beroepsmatig een groter plan, zoals het bouwen van een appartementencomplex met zorgfunctie of een zonnepark.

Om plannen van de grond te krijgen, is het belangrijk om te weten wie u erbij kunt, of zelfs moet, betrekken. Wie u bij uw plan betrekt, is afhankelijk van hoe groot jouw plan is. Het kan dus goed zijn dat u bij ieder plan andere mensen/partijen betrekt. Dat noemen we ook wel participatie.

Heeft u een plan dat gericht is op het verbeteren van uw buurt of wijk, dan is het goed om te weten dat er voor alle wijken een wijkcoördinator binnen de gemeente is waarmee u kunt overleggen. Wanneer u een plan heeft, kunt u gebruik maken van de checklist die bij deze handreiking hoort.

Wie gaat iets van mijn plan merken?

Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouwt u een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op uw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. En, u heeft eventueel de gemeente nodig voor een vergunning.

Denk bij grotere plannen aan een grotere cirkel van belanghebbende personen, organisaties en bedrijven.

Bespreek uw plan

Nadat u in kaart heeft gebracht wie er iets van uw plan gaat merken, is het verstandig het gesprek hierover met hen aan te gaan. Zo komt u erachter wat zij ervan vinden. Bovendien kunt u dan eventueel aanpassingen doen aan de hand van hun opmerkingen. Hierdoor wordt het plan beter en heeft u veel minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder met uw plan. U creëert hiermee draagvlak voor uw plan.

Mensen betrekken bij uw plan of idee, oftewel: participatie

Wanneer u mensen betrekt bij uw plan, dan noemen wij dat participatie.

Anderen ‘participeren’ dan namelijk in het proces om het plan uit te werken. Participatie kan verschillende vormen hebben:

-Mensen laten weten dat u een plan hebt;

-Mensen laten meedenken over uw plan;

-Mensen laten meewerken aan uw plan;

Welke vorm van participatie u kiest, is afhankelijk van het formaat en de impact van het plan. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Bij het voorbeeld van een appartementencomplex met zorgfunctie zijn er nog veel meer betrokkenen die misschien hun mening willen geven.

Ook de gemeente wil de mening van anderen over een plan graag weten.

De meningen van inwoners maken een plan vaak beter. Inwoners weten namelijk het best welke knelpunten of kansen er kunnen zijn en hoe het plan beter ingevuld kan worden. En wanneer inwoners participeren bij een plan, zijn de keuzes in dat plan voor hen ook beter te begrijpen.

Is participatie altijd verplicht bij plannen van inwoners?

Deze handreiking gaat over grote en kleine plannen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Het gaat van het plaatsen van een dakkapel tot aan het bouwen van een appartementencomplex.

Het betrekken van buren en/of partijen die belang hebben bij uw plan (participatie) stimuleren we en bevelen we aan, ook als dat niet verplicht is. De praktijk bewijst namelijk dat dit tot betere eindresultaten leidt. In onze afweging om medewerking te verlenen aan een plan, kan participatie dan ook zeker een rol spelen. Het gesprek aangaan over uw plan doet u op de manier die u het beste lijkt. U kunt hierbij de checklist gebruiken die bij deze handreiking hoort.

Voor plannen die niet passen in het Omgevingsplan en die een grote impact hebben, vinden we participatie zo belangrijk dat we het in voorkomende gevallen verplicht stellen. Plannen die niet passen in het Omgevingsplan zijn namelijk voor omwonenden of nabijgelegen instanties niet voorspelbaar en kunnen om die reden wellicht tot onrust leiden. In de bijlage bij deze handreiking vindt u een omschrijving van zogenaamde ruimtelijke initiatieven waarvoor participatie verplicht is.

Vooroverleg is belangrijk!

Dient u een aanvraag voor een omgevingsvergunning bij ons in voor een plan dat niet past in het Omgevingsplan en u heeft niet of onvoldoende aan participatie gedaan? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. Daarom is het belangrijk dat u een plan eerst met ons bespreekt. Samen bespreken we de stappen die u moet nemen om uw plan mogelijk te maken.

Check vooraf of een omgevingsvergunning nodig is

Om te bepalen of u voor uw plan een vergunning nodig hebt, kunt u bij ons terecht. Bij fysieke vergunningen, zoals een boom kappen of iets bouwen, kunt u hiervoor ook een vergunningcheck doen via www.omgevingsloket.overheid.nl. Op de website vindt u ook informatie over of u met uw plan ook aan participatie moet doen.

Heeft u een vergunning nodig? Dan geeft u bij het aanvragen van de vergunning aan of u participatie heeft toegepast. Oftewel, heeft u met uw buren en andere betrokkenen gesproken over uw plan? Wat waren de reacties en wat heeft u daarmee gedaan? Tijdens de vergunningverlening is dit voor de gemeente belangrijk om te weten. Ook als het niet verplicht is om uw plan te bespreken met uw buren en andere betrokkenen, is het namelijk verstandig om dat wel te doen.

Krijg ik altijd een vergunning als ik met omwonenden en andere betrokkenen gesproken hebt over mijn plan?

Nee, het is niet zo dat u dan altijd de vergunning krijgt. Dat hangt ook af van andere eisen die verbonden zijn aan de vergunningverlening. Bij het bouwen is dat bijvoorbeeld het Omgevingsplan.

Dus, goede participatie helpt, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Bovendien blijven de officiële zienswijzenprocedures en de mogelijkheid van bezwaar en beroep gewoon bestaan.

Hoe organiseer ik dit alles?

De gemeente heeft een checklist gemaakt. Hier staan allerlei aandachtspunten in waarover u moet nadenken. U kunt de checklist gebruiken om de participatie rondom uw plan te regelen.

De checklist is niet bedoeld als een verplicht stappenplan. U kunt de onderdelen naar eigen inzicht gebruiken. De gemeente werkt zelf ook met deze checklist.

Let op: participatie is vormvrij maar niet vrijblijvend!

Wanneer uw plan valt onder de categorie plannen waarbij participatie verplicht is, dan moet dit ook gebeuren. Hoe u dat doet, is vormvrij. In de bijlage geven we een aantal voorbeelden van participatievormen waaraan u, afhankelijk van de impact van uw initiatief, kunt denken.

Heeft u vragen?

Als u meer informatie of tips wilt, dan denken we graag met u mee. Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 14 0115 (vanuit het buitenland + 31 115 455 000) of e-mail: omgevingsvergunningen@terneuzen.nl.

Ik heb een plan, wat moet ik doen?

In Terneuzen vinden we het belangrijk dat u de omgeving betrekt bij plannen in de leefomgeving. Denk daarbij aan bouw- of verbouwplannen. De regels waar een plan aan moet voldoen, staan in het Omgevingsplan. Als een nieuw plan daar niet in past dan worden omwonenden verrast door die ontwikkeling. Daarom is het belangrijk om ze tijdig te informeren en te betrekken.

U bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte brengen van belanghebbenden en ze eventueel over uw plan mee te laten denken. Wij begrijpen dat dit iets nieuws is. Om u een beetje op weg te helpen, hebben wij deze checklist voor u gemaakt. Probeer de vragen zo concreet en volledig mogelijk te beantwoorden. Het beantwoorden van alle vragen is geen verplichting. Het spreekt voor zich dat voor een klein plan de beantwoording van deze vragen minder ver hoeft te gaan dan bij een groter plan. Houd in de verslaglegging rekening met de privacy van de mensen waarover u het hebt. Bij een groter plan is het zeker verstandig om eerst na te gaan of uw plan past in het omgevingsplan en of er voor uw plan verplicht aan participatie moet worden gedaan. In dat geval verzoeken wij u om contact op te nemen met de gemeente.

Checklist

1.Waar gaat het over?

•Wat is de bedoeling van uw plan? (Wat wilt u bereiken?)

•Wat wilt u precies gaan doen en hoe wilt u dat aanpakken?

•Hoe zorgt u ervoor dat iedereen de informatie heeft die hij/zij nodig heeft?

•Past uw plan in het omgevingsplan?

2.Gevolgen van uw plan? Gebruik hiervoor de quickscan ‘bepalen impact ruimtelijk initiatief’ (bijlage 3)

•Wat zijn de gevolgen van uw plan voor uw omgeving?

•Voor wie gaat uw plan iets veranderen/betekenen?

•Over welke zaken in uw plan kunnen zij meedenken of ideeën inbrengen?

•Wanneer uw plan niet past in het omgevingsplan adviseren wij u dringend om een intakeformulier in te dienen voor bespreking aan de intaketafel. Wanneer het college aangeeft in principe aan uw plan mee te willen werken kunt u overgaan tot stap 3.

3.Participatieplan

Aan de hand van uw antwoorden op de vragen onder 1 en 2 maakt u een participatieplan. In dit plan beschrijft u:

•Welke personen en/of organisaties moeten worden betrokken op basis van punt 2.

•Hoe u deze betrokkenen gaat benaderen.

•Op welke wijze u de inbreng van betrokkenen verwerkt.

•Hoe u de reacties aan de verschillende mensen terugkoppelt.

Nadat u hebt bepaald wie u gaat betrekken en hoe u dit gaat doen, is het verstandig om dit plan met de verschillende betrokken personen/organisaties te delen. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Bij complexe initiatieven is het verstandig de gemeente te betrekken.

4.Werkwijze en verslag

•Bespreek uw initiatief met betrokkenen volgens uw participatieplan.

•Wat vinden de betrokkenen samen belangrijk?

•Hoe past uw plan binnen dit gezamenlijke belang?

•Pas uw plan, indien nodig en mogelijk, aan de gezamenlijke wens aan. Vertel hoe het eindresultaat tot stand is gekomen en waarom u eventueel niet tegemoet bent gekomen aan een gezamenlijke wens.

•Laat betrokkenen aangeven of ze het eens zijn met de aanvraag.

•Verwerk de uitkomsten in een verslag (zie bijlage 6) en voeg dit samen met het participatieplan bij uw aanvraag om een omgevingsvergunning of in het geval van een complex initiatief bij een ontwerpaanvraag omgevingsvergunning.

5.Aanvraag indienen

Stuur bij het principeverzoek of de vergunningaanvraag het participatieplan en het verslag mee.

Het niveau van participatie voor een omgevingsinitiatief is sterk afhankelijk van de impact van dat initiatief. Het bepalen van impact kan door te kijken naar verschillende aspecten van een initiatief, zoals:

-de omvang;

-het (maatschappelijk/individueel) belang;

-de mate van hinder;

-de (maatschappelijke/politieke) aandacht.

Aan de hand van de antwoorden op deze vragen, schat u in wat de impact van jouw initiatief zal zijn. De onderstaande vragen kunt u meenemen in het door u op te stellen participatieplan.

1.Past mijn initiatief in het omgevingsplan?

a.Ja 0 punten

b.Nee, maar is niet aangewezen voor verplichte participatie 0 punten

c.Nee, is tevens aangewezen voor verplichte participatie 5 punten

d.Nee, is tevens aangewezen voor adviesrecht raad én verplichte participatie

Participatieniveau 3

2.Wat is de omvang van mijn initiatief?

a.Stedelijke ontwikkeling: een grootschalige wijziging meestal met meerdere functies (bijv. wonen en werken) en infrastructurele wijzingen. Gevolgen voor een grote groep mensen. Bijvoorbeeld een groot bedrijventerrein, zonnepark. 10 punten

b.Herstructurering: herontwikkeling van een gebied met meerdere kavels, gebouwen en functies. Bijvoorbeeld sloop en nieuwbouw of transformatie van bestaande bebouwing inclusief aanpassing openbare ruimte. 5 punten

c.Functiewijziging: de bestemming van bestaande bebouwing (meestal één gebouw of op één perceel) verandert door het initiatief. Bijvoorbeeld een woning wordt een winkel of een bedrijfspand wordt omgevormd tot woningen. 0 punten

3.Wat is het maatschappelijk/individueel belang?

Hoe groot is de bijdrage aan de ambities van de gemeente Terneuzen?

a.Groot; draagt bij aan het algemeen belang en de samenleving of aan de samenleving op stedelijk niveau, bijvoorbeeld klimaatopgave en grootschalige sport- of culturele voorzieningen. 10 punten

b.Behoorlijk; draagt bij aan een belangrijke opgave, zoals bijvoorbeeld woningbouw of een school. 5 punten

c.Weinig; vrijwel niemand anders dan de initiatiefnemer heeft profijt, zoals bijvoorbeeld een woning of een zaak aan huis. 0 punten

4.Wat is de mate van hinder?

Geeft het initiatief overlast of hinder voor de omgeving, waardoor weerstand kan ontstaan tijdens of na realisatie?

Bij soort hinder denk dan aan:

-Overlast (geluid, geur, trilling);

-Uitzicht (uitstraling, schaduw);

-Praktisch (parkeren, toegankelijkheid);

-Ideëel of principieel (natuur, milieu, cultureel, gezondheid, levensbeschouwing);

-Financieel/economisch (distributieplanologisch onderzoek, waardeverlies woning).

Breng hierbij in kaart:

-Hoe lang duurt de hinder?

-Wie ervaren de hinder?

-Is toegestane hinder in regels vastgelegd?

Bepaal vervolgens de mate van hinder:

a.Veel 10 punten

b.Behoorlijk 5 punten

c.Nauwelijks 0 punten

5Is er sprake van maatschappelijke aandacht?

Krijgt het initiatief (naar verwachting) veel aandacht in de politiek en/of (negatieve) aandacht in de (sociale) media? Bepaal dit bij voorkeur door gesprekken met de gemeente te voeren.

a.Groot: het initiatief (of vergelijkbare initiatieven) heeft al geleid tot grote politieke spanning en/of negatieve aandacht in de (sociale) media. 10 punten

b.Behoorlijk: het initiatief vraagt naar verwachting om politieke aandacht en leidt mogelijk tot (negatieve) aandacht in de (sociale) media. 5 punten

c.Weinig tot geen: het initiatief vraagt naar verwachting niet of om enige politieke aandacht, maar leidt naar verwachting niet tot (negatieve) aandacht in de (sociale) media. 0 punten

Resultaat

Aan de hand van de uitkomsten van de antwoorden (u telt de 5 parameters bij elkaar op en deelt deze door 5) op deze vragen kan er een niveau voor participatie passend bij de impact van uw initiatief worden gekozen. Doe dit bij voorkeur in samenspraak met de gemeente. Welke participatieniveaus er en welke vormen daarbij passen, vindt u in bijlage 5/website.

NB Hiervoor ontwikkelen wij een tool die bovenstaande berekening ‘onder water’ maakt. Een initiatiefnemer ziet dan na het invullen van de vragen direct het participatieniveau dat past bij diens aanvraag.

Uit de quickscan vloeit voort welke vorm van participatie bij uw initiatief past en welk proces daarbij hoort.

Wij kennen de volgende participatieniveaus:

-Niveau 1 - Beperkte participatie (informeer de omgeving)

Uw initiatief heeft weinig impact op de omgeving. Bekijk wie direct betrokken zijn, bijvoorbeeld de directe omwonenden. Informeer betrokkenen, inventariseer eventuele zorgen en onderzoek of deze weggenomen kunnen worden.

-Niveau 2 - Gemiddelde participatie (raadpleeg de omgeving)

Uw initiatief heeft impact op de omgeving. Betrek de directe omgeving en andere belanghebbenden. Laat betrokkenen meepraten over uw initiatief en laat hun belangen meewegen.

-Niveau 3 - Intensieve participatie (consulteer de omgeving)

Uw initiatief heeft veel impact op de omgeving en/of past niet in het omgevingsplan en is bovendien aangemerkt voor advisering door de gemeenteraad en verplichte participatie. Laat betrokkenen meedenken over uw initiatief en neem ideeën van betrokkenen eventueel mee in het ontwerp.

Bij de beoordeling van uw initiatief of van uw aanvraag omgevingsvergunning, kijkt de gemeente hoe u de participatie heeft georganiseerd.

Hieronder volgt per niveau waar wij naar kijken:

Geachte Heer/ Mevrouw,

Hierbij treft u het format participatieverslag aan. Het is belangrijk dat u onderstaande vragen (inclusief toelichting) eerlijk en volledig beantwoord. U mag zelf ook een andere vorm van verslaglegging kiezen, mits onderstaande vragen hiermee beantwoord worden.

BELANGRIJK: in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), vragen wij u vooraf (schriftelijk) akkoord te vragen bij de betrokkenen (die in onderstaande verslaglegging genoemd worden) dat hun persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Deze gegevens zullen niet gedeeld worden met derden en worden strikt gebruikt voor de behandeling van uw aanvraag. Indien betrokkenen bezwaar hebben, vragen wij u hun inbreng te anonimiseren.

1Wie heeft u allemaal benaderd bij het delen van uw plan?

2Zijn alle mensen/partijen die iets gaan merken van uw plan benaderd? Licht toe waarom u dat denkt.

3Wanneer heeft u de belanghebbenden benaderd (voor of na het indienen van de aanvraag)?

4Op welke manier zijn betrokkenen benaderd (telefonisch, brief, bijeenkomst, anders)?

5Hoe heeft u uw plan gedeeld met de betrokkenen? (ontwerp ter inzage, presentatie gehouden etc.)?

6Wat waren de reacties op uw plan? Bij uiteenlopende reacties graag de verschillende reacties benoemen.

7Wat heeft u gedaan met de reacties? Heeft u aanpassingen gedaan? Zo ja, leg uit welke. Zo nee, leg uit waarom niet.

8Als u aanpassingen op uw plan heeft gedaan, heeft u daarna het plan opnieuw gedeeld met de belanghebbenden? Zo ja, wat was hun reactie? Zo nee, waarom niet?

9Heeft u zelf nog opmerkingen ten aanzien van het participatietraject voor uw plan?

Buitenplanse

omgevingsplanactiviteit

Verplichte participatie

(16.55, lid 7 Ow)1

Adviesrecht (art.

16.15a onder b Ow)2

Toevoegen extra woningen voor permanente bewoning buiten bebouwde kom

Ja

Ja

Uitbreiden bedrijventerrein

Ja

Ja

Hogere milieucategorie bedrijfsactiviteit

Ja

Ja

Nieuwbouw maatschappelijke-, recreatieve- of sportvoorziening of winkelcentrum

Ja

Ja

Infrastructurele werken met veel

impact ᶾ

Ja

Ja

Kunstwerken openbare ruimte

Ja

Ja

Antennemasten > 40 meter

Ja

Ja

Projecten met betrekking tot energieopwekking zoals een biomassacentrale, zonnepark en een windmolenpark. Waaronder tevens begrepen het plaatsen van een solitaire windmolen.

Ja

Ja

Flexwonen (tijdelijke bebouwing ten behoeve van wonen gedurende een periode van maximaal 15 jaar).

Ja

Ja

Huisvesting t.b.v. flexbewoning (conform beleidsregel flexbewoning gemeente Terneuzen).

Ja

Nee

Huisvesting en voorzieningen t.b.v. shortstay op specifieke locaties/complexen

Ja

Ja

Hoogbouw (gebouwen met meer dan 3 bouwlagen) die meer dan 3 meter hoger wordt dan in het omgevingsplan is toegestaan.

Ja

Ja

Toevoegen extra bouwlaag op bestaande bouw (waarbij het aantal woningen toeneemt)

Ja

Ja

Overige activiteiten waarbij – naar de mening van het college- sprake is van maatschappelijke onrust of anderszins politiek gevoelige initiatieven.

Ja

Ja

1Participatie is verplicht: Wanneer de participatie niet gekoppeld is aan het adviesrecht van de raad is de initiatiefnemer verplicht om omwonenden te informeren (participatieniveau 1) en/of te raadplegen (participatieniveau 2). Het niveau is afhankelijk van de impact van het initiatief.

2Participatie is zondermeer verplicht als de participatie gekoppeld is aan het verzwaarde adviesrecht van de gemeenteraad. De initiatiefnemer van deze buitenplanse omgevingsplanactiviteit is verplicht om belanghebbenden te consulteren (participatieniveau 3). Ook de gemeente wordt bij de participatie betrokken.

ᶾ Per initiatief wordt aan de intaketafel beschreven wat de verwachte impact is. Zie ook de handreiking participatie.