Privacybeleid Sociaal Domein gemeente Súdwest-Fryslân

4.7.1 Integrale dienstverlening over de domeinen heen

Als gevolg van de decentralisaties wordt van de gemeente een integrale dienstverlening verwacht. De wetgever heeft weliswaar beoogd dat meer integraal wordt samengewerkt binnen het sociaal domein (één gezin, één plan, één regisseur), maar de wetgever heeft nagelaten deze regietaak specifiek in de wetgeving te verankeren. Ook zijn in de bijzondere wetten (Participatiewet, Wmo, Wgs en Jeugdwet) geen of slechts beperkte regels opgenomen die specifieke mogelijkheden bieden tot domeinoverstijgende gegevensdeling. Dit betekent dat er op dit moment voor de gemeente geen algemene (publiekrechtelijke) wettelijke grondslag bestaat om tussen de verschillende wetten zoals Jeugdwet, Wmo 2015, Wgs en Participatiewet, zonder meer persoonsgegevens uit te wisselen. Er is wel een wetsvoorstel, de Wams, om meer integraliteit te gaan organiseren. Op dit moment ligt het wetsvoorstel ter advies bij de Raad van State. Door met toestemming van de inwoner de brede vraagverheldering in te zetten, wordt er binnen de gebiedsteams van de gemeente wel al integraal gewerkt binnen dat deel van het Sociaal Domein.

Het kunnen delen van gegevens binnen en in sommige gevallen over domeinen heen of zelfs met externen kan echter wel noodzakelijk zijn. Deze deling vindt niet plaats voordat de betrokkene hiervoor vooraf mondeling of schriftelijk ondubbelzinnig toestemming heeft gegeven (welke wordt vastgelegd in het dossier). Indien de specifieke wetgeving het eist wordt er een toestemmingsverklaring getekend waaruit blijkt dat er toestemming is voor gegevensuitwisseling voor het betreffende moment waaruit duidelijk blijkt om welke gegevens het gaat en met welk doel ze worden verwerkt (maar zoals eerder aangegeven, dat mag geen vrijbrief zijn!). Zo is bijvoorbeeld het uitwisselen en/of bespreken van persoonsgegevens met internen die op een ander gebied binnen het sociaal domein werkzaam zijn (bijvoorbeeld tussen een Wmo-consulent en een bijstandsconsulent) niet toegestaan zonder ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. De betrokkene moet ook weten met welk doel de gegevens worden opgevraagd of gedeeld, wat de inhoud is van de informatie en wat mogelijke consequenties van de gegevensverstrekking zijn. Is er sprake van een bijzonder geval waarvoor bepaalde verstrekking van gegevens nodig is, wordt er een zorgvuldige afweging gemaakt. Het vragen van toestemming met het oog op de specifieke situatie is cruciaal. Voor de uitvoering van de Jeugdwet geldt dat als de betrokkene nog geen 12 jaar oud is, toestemming gevraagd wordt van de wettelijk vertegenwoordiger van de betrokkene. Voor een betrokkene met een leeftijd tussen de 12 en 16 jaar geldt een gezamenlijke vertegenwoordiging. Dit houdt in, dat zowel aan de betrokkene als aan de wettelijk vertegenwoordiger toestemming moet worden gevraagd. Is de betrokkene ouder dan 16 jaar, dan wordt er alleen toestemming gevraagd aan de betrokkene, omdat een persoon ouder dan 16 jaar zelfstandig is bevoegd.

4.7.2 Casusoverleg

Indien een casus besproken wordt in een overleg waarbij verschillende medewerkers intern en/of extern betrokken zijn dan moet bij uitwisseling van persoonsgegevens aan de AVG en de Wmo 2015, Jeugdwet, Wgs, Participatiewet en eventuele aanpalende wetgevingen worden voldaan. Artikel 5.1.1, vierde en vijfde lid, Wmo 2015 geeft een wettelijke grondslag, het regelt dat persoonsgegevens van de inwoner die zijn verkregen ten behoeve van de uitvoering van de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening kunnen worden gebruikt in het kader van een goede afstemming van te verlenen ondersteuning in de zin van de Wmo 2015 indien betrokkene daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.

Daarnaast is het overigens het meest wenselijk dat de betrokkene zelf bij het casusoverleg aanwezig is. Degene die als professional gegevens wil delen met een ander moet daarvoor een grondslag hebben en de noodzaak tot het delen van bepaalde gegevens met bepaalde anderen hebben vastgesteld. Het is vervolgens aan de professional om een afweging te maken of een bepaalde casus moet worden besproken met één of meer collega’s en of de bespreking met anonimiteit van de betrokkenen (dus geen verwerking van persoonsgegevens) kan plaatsvinden. Terughoudendheid is hier geboden gelet op de privacywetgeving. Ook kan een bespreking in een casusoverleg anoniem plaatsvinden, waarbij geen persoonsgegevens worden gewisseld. In situaties waarin wel persoonsgegevens worden vermeld en dus een uitwisseling van deze gegevens plaatsvindt geldt tevens dat iedere uitwisseling moet worden getoetst aan de eisen van proportionaliteit (niet meer privacy inbreuk dan nodig) en subsidiariteit (ander middel dat minder inbreuk op privacy maakt om het gestelde doel te realiseren, heeft de voorkeur).

De volgende uitgangspunten worden gehanteerd met betrekking tot casusoverleggen binnen één domein, over de domeinen heen en casusoverleggen waar externen bij betrokken zijn (zorgaanbieders, politie, woningbouwverenigingen etc.):

•Uitgangspunt is dat de betrokkene aanwezig is, zo niet dan;

-Is er toestemming gevraagd aan de betrokkene om de casus te bespreken? Is die toestemming er niet, dan mag de situatie alleen worden besproken als er sprake is van overmacht. Dat wil zeggen dat door de situatie te bespreken zonder toestemming, ernstig nadeel voor betrokkene kan worden voorkomen;

-Is er geen toestemming dan wordt in principe de casus anoniem besproken. Pas als dat niet kan om het gewenste doel te bereiken, worden persoonsgegevens verstrekt over de casus;

-Alleen die gegevens worden ingebracht, die noodzakelijk zijn om het doel van het overleg te bereiken;

-De deelnemers aan het overleg zijn direct betrokken bij de casus;

-Het verslag van het overleg bevat afspraken en maakt onderdeel uit van het dossier, waardoor inzagerecht geldt voor de betrokkene;

-De betrokkene wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de afspraken en de uitkomsten van het casusoverleg;

-Verslaglegging naar aanleiding van een casusoverleg gebeurt alleen in het dossier van het cliëntsysteem.

Deelnemers aan een casusoverleg moeten zich realiseren dat als hun informatie eenmaal wordt gedeeld tijdens het casusoverleg en/of in het dossier komt, hierop alle privacyrechten van toepassing zijn. Betrokkene kan op elk moment zijn/haar rechten uitoefenen zoals het recht op inzage in het dossier. Als er geen toestemming kan worden gevraagd, of deze niet wordt gegeven, kan een hulp-/dienstverlener, toch cliëntgegevens aan een derde verstrekken als er sprake is van een ernstig gevaar voor de veiligheid en/of gezondheid van de betrokkene. In het kader van het transparantiebeginsel wordt dit wel gemeld aan de betrokkene. Een hulp-/dienstverlener kan op grond van noodzakelijkheid besluiten om gegevens aan een derde te verstrekken. Dergelijke handelingen worden opgenomen in het dossier, voorzien van de redenen die hebben geleid tot het besluit.

Binnen een casusoverleg is er sprake van casusregie en anderzijds procescoördinatie. Casusregie heeft betrekking op het aanspreekpunt voor de betrokkene. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het beheer van het dossier binnen het betreffende domein en de afhandeling van inzageverzoeken in dossiers. Bij twijfel over wat er verstrekt mag worden, kan de casusregisseur de privacy officer om advies vragen. Privacyverzoeken in het kader van de AVG handelt de privacy officer af. Zie ook onder 4.10. Andere hulp-/dienstverleners binnen ditzelfde domein mogen dit dossier alleen inzien als zij zelf ook bij de casus betrokken zijn.

Procescoördinatie ziet toe op de zorgvuldigheid van het ondersteuningstraject als er hulp-/ dienstverleners vanuit meerdere onderdelen van het sociaal domein bij een casus betrokken zijn en de casus complex is of als er veel externe partners bij betrokken zijn. Hierbij wordt steeds het principe ‘1 gezin, 1 plan, 1 regisseur’ gehanteerd. De gegevens die de procescoördinator nodig heeft vanuit de verschillende onderdelen van het sociaal domein moeten actueel en betrouwbaar zijn. Een zorgvuldige verslaglegging in de dossiers door de casusregisseurs van de betreffende domeinen is daarom essentieel. Belangrijk is ook dat er snel geschakeld wordt tussen procescoördinator en betrokken hulp-/dienstverleners. De procescoördinator maakt bij onvoldoende voorhandige informatie zelf een inschatting op basis van de beschikbare informatie. In de meeste gevallen wordt er gehandeld op basis van gegevens die door de hulp-/dienstverleners zijn verwerkt zonder dat de procescoördinator zelf contact hierover heeft gehad met betrokkene. Dat vereist extra zorgvuldigheid. Casusregisseurs en andere hulp-/dienstverleners blijven ook bij procescoördinatie zelf verantwoordelijk voor hun dossier met betrekking tot de betreffende inwoner en moeten de inwoner zelf informeren als er uitwisseling van gegevens met de procescoördinator plaatsvindt.

4.7.3 Signalering en handhaving

Het bieden van ondersteuning op basis van vertrouwen kan onder druk komen te staan als gegevens worden uitgewisseld met instanties/medewerkers die in de eerste plaats toezicht of handhaving als taak hebben, zoals politie/OM, leerplichtambtenaren, medewerkers in het domein werk en inkomen (die onder andere bezig zijn met het opsporen van bijstandsfraude) Wmo en Jeugdwet (in verband met rechtmatigheidscontoles. Samenwerking met genoemde toezichthouders/handhavers kan nuttig zijn voor een goede ondersteuning en voordeel opleveren voor de betrokkene, als het hulpverleningsperspectief niet uit het oog wordt verloren. De gemeente heeft een zeer brede wettelijke taak waardoor de signalering van problemen door toezichthouders/handhavers in veel gevallen onder de gemeentelijke verantwoording valt, maar er moet bij het delen van gegevens altijd gekeken worden naar het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en alleen daarvoor gebruikt worden.

Wanneer mogen gegevens vanuit het sociaal domein gedeeld worden voor signalering en handhaving:

•Als de betrokkene hier toestemming voor heeft gegeven;

•Als het noodzakelijk is:

-voor de uitvoering van de Jeugdwet, de Wmo 2015, Wgs en/of Participatiewet maar ook bij de diverse wetten zoals IOAZ, IOAW, en de gemeentelijke regeling zoals de beleidsregels gehandicaptenparkeerkaarten en gehandicaptenparkeerplaatsen 2020 gemeente Súdwest-Fryslân;

-om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

-om de vitale belangen van de betrokkene te beschermen;

-voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan burgemeester of aan het college is opgedragen.

Als een hulp-/dienstverlener constateert dat een cliënt in strijd handelt met bepaalde regels of zelfs strafbare feiten op het spoor komt of daarover vermoedens heeft, zonder dat dit bij handhavers bekend is, dan confronteert de hulp-/dienstverlener de betrokkene hiermee, op een dusdanige manier dat het vertrouwen van de betrokkene in de hulp-/dienstverlener niet in het gedrang komt. Dat doet hij vanuit zijn relatie als hulp-/dienstverlener. Die confrontatie biedt betrokkene de gelegenheid er zelf wat aan te doen. Als echter één van bovenstaande punten van toepassing is, dan kan de hulp-/dienstverlener die stap overslaan en direct aangifte of een melding doen bij de desbetreffende gemeentelijke afdeling of politie, bij Veilig Thuis indien sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling.

Er kan onderscheid gemaakt worden tussen een misdrijf dat een gevaar vormt voor de omgeving (veiligheid of gezondheid), fraude en een overtreding. Een misdrijf vormt bijna altijd een gevaar voor de omgeving en dient altijd te worden gemeld door de hulp-/dienstverlener (als de inwoner het niet zelf doet). Uitzondering hierop is als de hulp-/dienstverlener het misdrijf niet zelf heeft gezien, maar er alleen over hoort. Een hulp-/dienstverlener met een beroepscode moet een goede afweging maken of de signalen dusdanig ernstig zijn dat hij zijn wettelijke geheimhoudingsplicht gaat schenden.

4.7.4 Minderjarigen en wilsonbekwamen

Bij hulp aan minderjarigen en wilsonbekwame meerderjarigen vraagt de hulp-/dienstverlener zich altijd zelfstandig af wat uit oogpunt van ondersteuning het beste is voor het kind of de meerderjarige die niet (meer) in staat wordt geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen (wilsonbekwame). Tevens wordt bij alle verzoeken van ouders/voogden met betrekking tot de ondersteuning en het dossier van het kind het belang en de veiligheid en/of gezondheid van het kind, afgewogen tegen het recht om geïnformeerd te worden en invulling te geven aan het ouderlijk gezag. Het is daarom belangrijk dat de hulp-/dienstverlener zich van te voren op de hoogte stelt van de gezagsrelatie tussen ouder en kind, zeker als er verschil van mening is tussen beide ouders. Op basis van de leeftijd van het kind en degenen die het gezag - wettelijke vertegenwoordiging – hebben over het kind, gaat de hulp-/dienstverlener na wie betrokken mogen en moeten worden, welke personen geïnformeerd mogen worden en van wie toestemming nodig is met betrekking tot het verwerken en/of delen van gegevens. Zelfs binnen hetzelfde gezin moet hier zorgvuldig mee worden omgegaan. Afhankelijk van de leeftijd hebben minderjarigen binnen hetzelfde gezin niet dezelfde rechten. Kinderen jonger dan 12 jaar hebben geen zelfstandige rechten. Vanaf 16 jaar mogen kinderen zelfstandig verzoeken doen. Bij de groep daar tussen in, de 12 t/m 15-jarigen, is extra zorgvuldigheid vereist. Zij kunnen bijvoorbeeld zelf verzoeken doen met betrekking tot de ondersteuning en hun dossier en bezwaar maken als hun ouders het dossier willen inzien. Het is in die gevallen aan de hulp-/dienstverlener om te beoordelen of het kind voldoende is staat is tot het nemen en overzien van die beslissingen en te beslissen of hij/zij de verzoeken van het kind wel of niet honoreert.

Voor de Participatiewet en Wmo 2015 geldt dat minderjarigen geen zelfstandig recht op bijstand of ondersteuning hebben. Eventuele bijstand of ondersteuning wordt verleend aan de ouder(s) waarvan het kind ten laste komt. Voor meerderjarige wilsonbekwame personen kan mentorschap en/of bewindvoering van toepassing zijn. De wettelijke regeling van mentorschap beoogt bescherming te bieden aan meerderjarigen die ten gevolge van hun geestelijke of lichamelijke toestand niet in staat zijn om of bemoeilijkt worden in het behartigen van hun belangen van niet-vermogensrechtelijke aard. Is er sprake van beschermingsbewind, dan mag iemand niet meer zelf beslissen over de goederen (zaken en vermogensrechten) die onder bewind staan. Zijn vermogen wordt beschermd. Keuzes op het persoonlijke vlak kan de onder bewind gestelde persoon echter nog gewoon maken.

4.7.5 Vroegsignalering

Bij vroegsignalering gaat het om de verwerking van persoonsgegevens van inwoners of gezinnen in een stadium waarin betrokkenen zelf (nog) niet om hulp of ondersteuning vragen. Wettelijke regelingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van vroegsignalering zijn bijvoorbeeld vormgegeven middels de Verwijsindex risicojongeren (VIR) en Veilig Thuis. Jongeren tot 23 jaar waarover zorgen zijn of waarbij betrokkenheid is, kunnen worden geplaatst in de VIR, nadat er een mededeling is gedaan aan ouders en/of jongere. Binnen de uitvoering van de Jeugdwet wordt het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd gehanteerd. Dit is een landelijk systeem waarop vele instanties die werken met jeugdigen zijn aangesloten. Zorg voor Jeugd is gekoppeld aan de VIR. Het systeem van Zorg voor Jeugd is voorzien van een deugdelijke privacybescherming. Voor zover er sprake is van een publiekrechtelijke taak of een wettelijke verplichting kan daarop als grondslag een beroep worden gedaan.

De Wgs welke is ingegaan op 1 januari 2021, verplicht verhuurders van woonruimte om betalingsachterstanden van hun huurders te melden bij de gemeente waar de huurder woont. Een dergelijke verplichting gold al voor leveranciers van andere essentiële voorzieningen, zoals zorgverzekeraars, energieleveranciers en drinkwaterbedrijven. Vanaf 1 januari 2021 geldt deze wettelijke meldplicht ook voor alle verhuurders van woningen. Dus ook hier is een wettelijke grondslag om vroegtijdig signalen neer te leggen bij de gemeente.

Overige vormen van vroegsignalering zijn niet wettelijk geregeld waardoor een grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens ontbreekt. Dit betreft bijvoorbeeld het registreren van signalen en meldingen van bezorgde professionele hulpverleners of anderen. Ook domeinoverstijgende vroegsignalering is niet wettelijk geregeld. Wel kunnen afspraken worden gemaakt met hulpverleners of anderen (bijvoorbeeld woningbouwverenigingen) dat zij inwoners wijzen op de mogelijkheden van hulpverlening door gemeenten of andere instanties. Ook outreachende hulpverlening kan een mogelijkheid bieden om de inwoner bij de juiste hulpverlenende instantie te krijgen. De gemeente Súdwest-Fryslân signaleert problemen vroegtijdig door inzet en zichtbaarheid van medewerkers in de kernen en wijken.

4.7.6 Gedwongen kader

Soms is er sprake van hulpverlening met een gedwongen karakter. Zo zijn er aparte vormen van toezicht op jongeren in de wet geregeld, die door de rechter ingesteld kunnen worden (denk aan Kinderbeschermingsmaatregelen zoals een ondertoezichtstelling en/of een machtiging tot uithuisplaatsing, of verplichte Jeugdreclassering nadat een jongere de wet heeft overtreden). Dit wordt ook wel het gedwongen kader genoemd. Er bestaan afspraken met de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) (die onderzoeken verricht ten behoeve van het instellen van kinderbeschermingsmaatregelen) en gecertificeerde instellingen (GI) (die dit toezicht uitvoeren en ook beslissen welke hulp wordt geboden). Deze afspraken betreffen onder andere de uitwisseling van gegevens. Voor de uitwisseling van deze gegevens tussen gemeente en RvdK/GI is geen toestemming van betrokkene nodig zolang duidelijk is dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de wettelijke taak en ook de principes van proportionaliteit en subsidiariteit in acht zijn genomen. Dit geldt overigens ook voor de uitwisseling van gegevens met Veilig Thuis (regionaal advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling). Veilig Thuis is wettelijk bevoegd om zonder toestemming van de betrokkenen informatie op te vragen en te delen ten behoeve van een onderzoek, als dat noodzakelijk is voor de veiligheid, het herstel of de toekomstige ontwikkeling van de betrokkenen. Iedere organisatie en zelfstandige professional heeft een eigen meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling met daarin 5 stappen. Iedere organisatie is wettelijk verplicht om deze 5 stappen in haar meldcode op te nemen. Door de meldcode te volgen kan de situatie van een inwoner gemeld worden bij Veilig Thuis. Bij de uitvoering van een advies- of consultatietaak door Veilig Thuis is het zonder toestemming opvragen van informatie niet van toepassing.