Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Súdwest-Fryslân 2025-2030

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân;

heeft overwogen dat:

•het van belang is de uitgangspunten en werkwijzen voor inkoop en aanbesteden vast te leggen in beleid dat inzicht geeft in de wijze waarop interne processen voor Inkoop worden toegepast en welke afwegingen daarbij worden gemaakt;

besluit:

vast te stellen het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Súdwest-Fryslân 2025-2030

Inhoudsopgave

Begrippen

Hoofdstuk 1 Inleiding

1Inkoop in de organisatie

Hoofdstuk 2 Juridische uitgangspunten

2Europese regelgeving

2.1.1 Europese aanbestedingsregels

2.2 Wanneer moet de gemeente Europees Aanbesteden?

2.3 Nationale regelgeving

2.4 Gemeentelijke regelgeving

2.5 Contractvoorwaarden

2.5.1 Algemene voorwaarden

2.5.2 Uniforme Administratieve Voorwaarden (nu UAV 2012)

2.5.3 Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde contracten (nu UAV-GC 2005)

2.5.4 De nieuwe regeling 2011 (nu DNR 2011, herzien 2013)

2.5.5 Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox (nu GIBIT 2023)

Hoofdstuk 3 Organisatorische uitgangspunten

3.1 Vormen van aanbestedingsprocedures

3.2 Voorbereiding procedure

3.3 Keuze aanbestedingsprocedure

3.4 Inkopen boven Europese drempelbedragen

3.5 Inkopen onder Europese drempelbedragen

3.6 Inkopen op andere wijze

3.7 Gunningscriteria

3.8 Afwijken van de te volgen procedure

3.9 Wijziging van overheidsopdrachten

Hoofdstuk 4 Sociale en economische uitgangspunten

4Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

4.1.1 Social return

4.1.2 Sociale voorwaarden

4.1.3 Duurzaam en circulair inkopen

4.2 Innovatieve oplossingen

4.3 Kansen voor sociale Ondernemers

4.4 Samenwerking

4.5 Kansen voor lokale Ondernemers

4.6 Integriteit

4.7 Klachtenmeldpunt

Hoofdstuk 5 Contractbeheer, contract- en leveranciersmanagement

5.1 Centraal contractbeheer

5.2 Contractmanagement

5.3 Leveranciersmanagement

Hoofdstuk 6 Het verlenen, beheren, verrekenen en terugvorderen van voorschotten

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

7.1 Bijlagen

7.2 Inwerkingtreding en citeertitel

Begrippen

a.aanbesteden: de aankoop door middel van een overheidsopdracht van werken, leveringen of diensten door één of meer aanbestedende diensten middels een inkoopprocedure;

b.aanbestedende dienst: de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen, in de meeste gevallen Gemeente Súdwest-Fryslân;

c.drempelwaarden: de bedragen waarboven een Europese aanbesteding vereist is, deze bedragen worden tweejaarlijks vastgesteld door de Europese Commissie;

d.gemeente: de gemeente Súdwest-Fryslân;

e.inkoop: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten en/of diensten;

f.inkoopadviseur: leden van het cluster inkoop & contractmanagement van het team Juridische en Veiligheidszaken. Een functionaris die ter voorbereiding op en tijdens een inkooptraject adviseert over de toepassing van de aanbestedingsregelgeving inzake de invulling van de planning, de inkoopdocumentatie en de processtappen;

g.offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek;

h.offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen;

i.ondernemer: een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’;

j.overheidsopdracht voor diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer dienstverleners en één of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder overheidsopdracht voor werken;

k.overheidsopdracht voor leveringen: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer leveranciers en één of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op:

i.de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of

ii.de levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.

l.overheidsopdracht voor werken: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen één of meer aannemers en één of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op:

i.de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een van de in bijlage II van richtlijn 2014/24/EU bedoelde activiteiten;

ii.de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of

iii.het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst die een beslissende invloed uitoefent op het soort werk of het ontwerp van het werk.

m.startformulier: het formulier dat ingevuld dient te worden door de inkoper als de opdracht voor diensten en leveringen boven € 25.000 wordt geraamd en voor werken boven € 100.000. Met als uitzondering de diensten die via DAS worden ingekocht;

n.werk: het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.