Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
besluit vast te stellen het volgende:
Reglement van orde van het college van Steenwijkerland houdende bepalingen over de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college (Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Steenwijkerland 2026).
Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en vervanging
1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 9.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt in de regel plaats op het gemeentehuis.
2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.
Artikel 3 Extra vergaderingen
1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.
2De voorzitter roept de extra vergadering bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.
Artikel 4 Opnieuw belegde vergaderingen
1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering op het afgesproken tijdstip na de oorspronkelijke vergadering.
2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.
Hoofdstuk 2 – Verhindering, ontstentenis en ondersteuning
Artikel 5 Verhindering en ontstentenis
Bij verhindering of ontstentenis van:
a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
b.een ander lid van het college, informeert het lid de voorzitter en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;
c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.
Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen
1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.
2Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering uit te nodigen.
Hoofdstuk 3 – Voorbereiding vergaderingen
Artikel 7 Aanlevering van voorstellen en andere stukken
1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten als regel uiterlijk op de dinsdag vóór die vergadering, om 23.59 uur, bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.
2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.
Artikel 8 Agenda en vergaderstukken
1De gemeentesecretaris draagt voor elke vergadering zorg voor een agenda en doet deze, voorzien van de vergaderstukken, uiterlijk om 12.00 uur op de vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college toekomen.
2De vergaderstukken zijn voor de leden van het college beschikbaar in de digitale vergaderomgeving.
3Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 3, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.
Hoofdstuk 4 – Besluitvorming en verslaglegging
Artikel 9 Stemmingen
1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.
2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.
3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.
4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.
5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.
Artikel 10 Parafenbesluit
1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.
2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college heeft kennisgenomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.
3De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.
Artikel 11 Verslag
1De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.
2In het verslag staan in ieder geval:
a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;
b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;
c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 6, tweede lid, aanwezig was; en
d.een formulering van de door het college genomen besluiten.
3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.
4Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
Artikel 12 Besluitenlijst
1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.
2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, geeft de gemeentesecretaris een terugkoppeling van de door het college genomen besluiten aan de griffie en aan de ambtelijke organisatie.
3De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
4Nadat de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering is vastgesteld, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.
Hoofdstuk 5 – Slotbepalingen
Artikel 13 Uitleg reglement
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Artikel 14 Intrekking oude reglement
Het oude Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, geldend vanaf 1 december 2004, wordt ingetrokken.
Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel
1Dit reglement treedt in werking de dag na bekendmaking ervan.
2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van Steenwijkerland 2026.