Aanhef
INLEIDING
In de Kadernota zijn de kaders gesteld voor o.a. bedrijfsinvesteringen, de bedrijfsreserve, budgetoverhevelingen en de budgettaire verwerking voor loon- en prijsontwikkelingen. Daarnaast is vastgelegd welke functionaris over welke budgetten kan beschikken en hoe zich dat verhoudt tot de in 2017 vastgestelde 'Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland'.
Aanleiding voor de het opstellen van de Kadernota is een brede herziening van de bestaande financiële verordeningen en nota’s van de gemeente Steenwijkerland, omdat deze veelal zijn gedateerd. Daarnaast is de recente organisatieontwikkeling die in 2017 is doorgevoerd binnen de ambtelijke organisatie een belangrijke reden om de bestaande documenten te actualiseren. Er is sprake van een wijziging van de hoofdstructuur van de organisatie en een ander aansturingsmodel. Als gevolg daarvan is de algemene mandaatregeling
1Mandaatregeling gemeente Steenwijkerland, op 30 juni 2017 gepubliceerd in het Gemeenteblad.
ingrijpend herzien. De organisatieontwikkeling brengt andere rollen en verantwoordelijkheden mee van vooral concernmanager (voorheen afdelingsmanager), teamleider en procesregisseur.
In navolging van de actualisatie van de mandaatregeling zijn de volgende (bestaande) documenten geactualiseerd en geïntegreerd tot één 'Kadernota financieel beleid gemeente Steenwijkerland 2018':
1Nota budgetbeheer gemeente Steenwijkerland 2006;
2Kostenmix gemeente Steenwijkerland 2006;
3Regeling budgethouders begroting en kredieten gemeente Steenwijkerland 2013.
3 Regeling budgethouders 2018
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: een deel van de begroting dat tot uitdrukking komt in uitgaven en/of inkomsten en verbonden is aan een begrotingsprogramma.
Mandaat: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen.
Budgethouder: een aangewezen medewerker die belast is met het beheer van één of meerdere budgetten en aan wie mandaat is verleend om in naam van het college van burgemeester en wethouders uitgaven te doen ten laste van die door de gemeenteraad vastgestelde budgetten.
Toeleverancier: een medewerker die activiteiten verricht ten behoeve van een budget, waarvan hij/zij geen budgethouder is.
Artikel 2 Budgethouder
a.De budgethouder is aanspreekbaar en verantwoording schuldig voor alle aan haar of hem toevertrouwde budgetten.
b.De budgethouder houdt zich aan de opzet van de indeling van de begroting met bijbehorende taakvelden. Indien hij of zij voor een goede budgetbewaking een aanvullende indeling wenst, maakt hij of zij hier afspraken over met de eenheidscontroller.
c.Bij langdurige afwezigheid van de budgethouder wordt een vervanger aangewezen.
d.Jaarlijks wordt een budgethoudersregister vastgesteld, waarin voor alle budgetten een budgethouder wordt aangewezen en geregistreerd in de financiële administratie. Ook wijzigingen van budgethouders gedurende het jaar worden vastgelegd in het budget-houdersregister en in de financiële administratie.
Artikel 3 Verplichtingen
a.De budgethouder draagt zorg voor een goede organisatie en interne controle van de processen en activiteiten die nodig zijn voor het realiseren van een product of project.
b.De budgethouder rapporteert bij een forse (dreigende) budgetover- of budgetonder-schrijding ingevolge een voorgenomen aanbesteding of opdrachtverlening aan het college van burgemeester en wethouders. Het college beslist bij een forse (dreigende) budgetoverschrijding of tot aanbesteding dan wel opdrachtverlening mag worden overgegaan. Indien noodzakelijk maakt de budgethouder in de eerstvolgende bestuursrapportage melding van het resultaat.
c.De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem of haar aangegane verplichtingen of rechten, met inachtneming van te stellen eisen aan de interne controle, functiescheiding en overige zaken die te maken hebben met de administratieve organisatie.
d.Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de budgethouder of een toeleverancier. Daarbij wordt aangegeven op welk grootboeknummer en welke kostencategorie de betalings- of inningsopdracht moet worden geboekt.
e.De budgethouder zorgt voor een bedrijfseconomische inzet van het ter beschikking gestelde budget en legt bij grote afwijkingen verantwoording af in het kader van de planning- en controlcyclus.
f.De toeleverancier is verantwoordelijk voor de te verrichten activiteiten binnen de maximaal afgesproken kosten en kwaliteit van de toelevering.
g.De toeleverancier verstrekt al of niet op verzoek betrouwbare informatie aan de budget-houder om deze in de gelegenheid te stellen verantwoording af te leggen overeenkomstig deze regeling.
Artikel 4 Overige instructies
a.De budgethouder zorgt er voor dat hij of zij permanent inzicht heeft in de omvang van de verplichtingen die door hem of haar zijn aangegaan.
b.De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verstrekt hierover de nodige informatie.
c.De budgethouder is verplicht om bij het aanvragen van een nieuw budget voorcalculaties aan te leveren die het budget onderbouwen.
d.De budgethouder maakt afspraken met de toeleverancier wat toegeleverd wordt en tegen welke kosten en kwaliteit die toelevering plaatsvindt.
Artikel 5 Condities / beperkingen
a.Bevoegdheden ten aanzien van een budget zijn ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde bevoegdheid hebben ten aanzien van een budget.
b.Onverminderd het bepaalde onder a en artikel 3 onder d, is het toegestaan dat een betalingsopdracht in het financiële systeem wordt afgedaan door een andere medewerker dan de budgethouder.
c.De taak van een budgethouder is onverenigbaar met de functies van inkoopcoördinator en kassier, alsmede medewerkers van de financiële administratie.
d.Per organisatieonderdeel en/of per budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels – aan de uitoefening van het budgethouder-schap nadere voorwaarden of beperkingen worden aangebracht.
Artikel 6 Overige regelingen
De budgethouders en toeleveranciers moeten rekening houden met de opgestelde regels voor de (financiële) administratieve organisatie (AO), eventuele tussentijdse aanpassingen en het beheer daarvan.
Artikel 7 Ingangsdatum
De ‘Kadernota financieel beleid gemeente Steenwijkerland 2018’ met daarin de ‘Regeling Budgetbeheer 2018’ treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de Regeling budgethouders begroting en kredieten 2013.
Artikelsgewijze toelichting Regeling budgethouders 2018
Artikel 1Begripsbepalingen
Budget
Budgetten hebben betrekking op uitgaven en inkomsten die zijn opgenomen in de (programma)begroting.
Artikel 2Budgethouder
Op grond van het mandaatbesluit mag de budgethouder namens het college van burgemeester en wethouders budgetten beheren.
De eenheidscontroller komt zoveel als mogelijk tegemoet aan de wensen van de budgethouder om deze in de gelegenheid te stellen het budgetbeheer optimaal te voeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de geldende richtlijnen ten aanzien van de inrichting van de administratie.
Artikel 3Verplichtingen
De in dit artikel opgenomen bepalingen moeten de beheersing van de aangegane verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven waarborgen. Geadviseerd wordt om daarom gebruik te maken van de aanwezige verplichtingenadministratie.
Overigens geldt de beheersing ook voor de inkomsten.
Aanbestedingen gaan aan verplichtingen vooraf en leiden vaak tot budgetafwijkingen. In het geval een aanbesteding zou leiden tot een forse budgetoverschrijding (meer dan € 20.000), moet dit in een zo vroeg mogelijk stadium aan de verantwoordelijke wethouder voorgelegd worden. In overleg met deze wethouder wordt dit ook aan het college voorgelegd.
Ook onderschrijdingen zijn mogelijk. Deze komen ten gunste van de algemene middelen en mogen dus niet worden benut voor eventuele aanvullende wensen.
Artikel 5Condities / beperkingen
Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden met toestemming van de budgethouder of de toeleverancier.
De activiteiten die voortvloeien uit het budgetbeheer zijn overwegend van uitvoerende aard. Vandaar dat de budgethouder in de gelegenheid wordt gesteld om de afdoening van de betalingsopdracht over te dragen aan een of meerdere medewerkers. Indien de afdoening van de betalingsopdracht door een ander van toepassing is, dient dit schriftelijk te worden vastgelegd door de budgethouder. De schriftelijke bevestiging van de budgethouder wordt bewaard door de medewerker controlling.
Artikel 6Overige regelingen
De verantwoordelijkheid van de budgethouder betreft ook de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). AO/IC is een continue verbeterproces. Dit betekent dat belangrijke bevindingen vanuit IC leiden tot tussentijdse aanscherping van de AO. Te denken valt aan het verder doorvoeren van controle technische functiescheiding binnen bepaalde processen. Er moet een goede organisatie van de processen en activiteiten plaatsvinden binnen de recht-matigheidseisen.