Aanhef
Besluit
Het college besluit om:
1Het inkoop- en aanbestedingsprotocol 2024 vast te stellen.
2Het inkoop- en aanbestedingsprotocol 2024 in te laten gaan op 1 juli 2024.
3Het inkoop- en aanbestedingsprotocol 2021 in te trekken per 1 juli 2024.
Voorwoord
Ons gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsprotocol is een belangrijk document. Voor ons en voor ondernemers. Jaarlijks plaatsen we als gemeente voor miljoenen euro’s aan opdrachten bij aannemers, dienstverleners en leveranciers. Bijvoorbeeld voor het onderhouden van wegen, voor de inkoop van hulp in de huishouding of voor het leveren van groene stroom. Dat zijn fikse bedragen en dat wil je goed regelen, met een transparant inkoopproces. Dat dient overigens meerdere doelen. We vinden het belangrijk dat mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt de kans krijgen een bijdrage te leveren. Dat geven we aan onze opdrachtnemers mee. Ook willen we duurzame ontwikkelingen stimuleren en dan is het bijvoorbeeld niet meer dan logisch dat onze dienstauto’s zoveel mogelijk elektrisch rijden.
Het spreekt voor zich dat we dit als gemeente niet alleen kunnen. Een goede samenwerking met marktpartijen is essentieel. En die samenwerking moet er vanaf het begin zijn, vanaf het moment dat beleid wordt gemaakt. Met de Business Club Steenwijkerland (BCS) hebben we een samenwerkingspartner die positief kritisch met ons meedenkt. Niet alleen over het opstellen van bijvoorbeeld dit protocol, maar ook over andere zaken die op het terrein van inkoop en aanbesteding van belang zijn. Zo zijn we met elkaar tot een Bedrijvenregister Steenwijkerland gekomen. Voor het lokale bedrijfsleven een goed en overzichtelijk instrument om in beeld te komen bij de gemeente. En omdat goed voorbeeld doet volgen, zijn er inmiddels meerdere gemeenten die met een dergelijk register werken.
We hebben oog voor het MKB en plaatselijke bedrijven. Daarom vinden we het belangrijk dat MKB-bedrijven en plaatselijke MKB-bedrijven kans maken om een gemeentelijke opdracht binnen te slepen. Daarom is MKB-vriendelijk aanbesteden met oog voor lokale ondernemers sinds jaar en dag een belangrijk speerpunt in ons gemeentelijk beleid. Met resultaat, want in 2023 ging 43% van ons inkoopvolume naar in Steenwijkerland gevestigde bedrijven.
Dit geactualiseerde protocol is een volgende stap in het steeds verder professionaliseren van onze inkoop. Daar hoort bij dat we regelmatig zullen toetsen of het protocol goed werkt en leidt tot de doelen die we gesteld hebben. Feedback van bedrijven en ondernemersverenigingen vinden we waardevol. En daarom: heeft u ideeën, opmerkingen of vragen? U kunt bij ons terecht.
Trijn Jongman
Wethouder bedrijfsvoering
Inleiding
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor de gemeente Steenwijkerland. De gemeenteraad heeft hiervoor een richtinggevend inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld.
In dit – door het college vastgestelde – inkoop- en aanbestedingsprotocol beschrijft de gemeente op welke wijze het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid nader wordt ingevuld. De gemeente Steenwijkerland kiest voor een splitsing tussen een door de gemeenteraad vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid (wat gaan we doen en waarom) en een door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld inkoop- en aanbestedingsprotocol (hoe gaan we dit doen en door wie). Dit past binnen de huidige taakverdeling tussen gemeenteraad en het college waarbij het college zorgdraagt voor het vaststellen van interne regels voor de inkoop- en aanbesteding van goederen, werken en diensten binnen door de raad vastgestelde kaders.
Dit protocol is enerzijds geschreven voor alle medewerkers van de gemeente die met inkopen en aanbesteden te maken hebben en anderzijds voor ondernemers die zaken doen (of willen doen) met de gemeente. Dit protocol zal daarom – samen met het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente – op de gemeentelijke website geplaatst worden. Op deze manier kunnen ondernemers kennis nemen van de wijze waarop inkoop- en aanbestedingsprocedures uitgevoerd dienen te worden.
In hoofdstuk 1 staan definities van begrippen die in dit protocol gebruikt worden. Hoofdstuk 2 beschrijft de organisatorische uitgangspunten van de inkoop- en aanbestedingsfunctie. Het bepalen van de inkoop- of aanbestedingsprocedure komt aan bod in hoofdstuk 3. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 het uitnodigingsbeleid van de gemeente besproken. Hoofdstuk 5 gaat over dossiervorming. Maatschappelijk verantwoord inkopen komt terug in hoofdstuk 6. Tot slot wordt in hoofdstuk 7 de klachtenregeling van de gemeente beschreven.
Op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen is dit protocol richtinggevend. De wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan maatschappelijk verantwoord inkopen zal nader uitgewerkt worden in een actieplan maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI)
Dit protocol is niet van toepassing op:
a) opdrachten voor het verwerven of huren van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken;
b) financiële transacties;
c) opdrachten die geplaatst worden via door de gemeenteraad aangewezen aankoopcentrales / bedrijfsuitvoeringsorganisaties (bijv. de regionale inkoop van jeugdzorg via de regionale bedrijfsuitvoeringsorganisatie).
Bijlage 1: Beschrijving belangrijkste procedures
Enkelvoudige uitnodiging
Bij een enkelvoudige uitnodiging wordt één ondernemer in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen en wordt de opdracht in principe bij deze ondernemer geplaatst.
Op schriftelijk verzoek moet de gemeente kunnen motiveren waarom:
1gekozen is voor een enkelvoudige uitnodiging;
2gekozen is voor de ondernemer die (als enige) een offerte in mag dienen.
Meervoudig onderhandse aanbesteding
Bij een meervoudig onderhandse worden minimaal drie en maximaal vijf ondernemers in de gelegenheid gesteld een offerte in te dienen. De opdracht wordt in principe gegund aan de inschrijver die de best passende offerte heeft ingediend.
Op schriftelijk verzoek moet de gemeente kunnen motiveren waarom:
1gekozen is voor een meervoudig onderhandse aanbesteding;
2gekozen is voor de ondernemers die een offerte in mogen dienen.
Nationaal aanbesteden
Een nationale aanbesteding is een aanbestedingsprocedure die in principe start met een openbare aankondiging van opdracht op TenderNed (een uitzondering hierop is de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging). Afhankelijk van de gekozen procedure kunnen geïnteresseerde ondernemers zich aanmelden voor de aanbesteding of een inschrijving indienen (er is dus geen sprake van het gericht uitnodigen van een beperkt aantal ondernemers zoals bij een enkelvoudige uitnodiging en een meervoudig onderhandse aanbesteding). De aanbesteding mag daarnaast gepubliceerd worden op andere elektronische platforms, de gemeentelijke website en/of vak- en dagbladen.
De gemeente is in gevallen waarbij de aanbesteding digitaal wordt uitgevoerd vrij in het kiezen van een platform waarmee de aanbesteding langs elektronische weg wordt uitgevoerd.
Europees aanbesteden
Een Europese aanbesteding is vergelijkbaar met een nationale aanbesteding met die aanvulling dat bij een Europese aanbesteding de aanbesteding niet alleen verplicht bekend gemaakt moet worden via het nationale elektronische systeem voor aanbestedingen (TenderNed), maar ook bekend gemaakt moet worden via Tenders Electronic Daily (TED), het aankondigingenplatform van alle Europese aanbestedingsopdrachten binnen de Europese Unie.
Ook bij Europese aanbestedingen is de gemeente vrij in de keuze van een platform voor het langs elektronische weg uitvoeren van de aanbesteding. Belangrijk verschil is dat het bij Europese aanbestedingen verplicht is om de aanbesteding digitaal uit te voeren.
Bijlage 2: Bepalen categorie en ramen opdrachtwaarde
Werken, leveringen en diensten
Binnen het aanbestedingsrecht wordt onderscheid gemaakt tussen overheidsopdrachten voor werken, overheidsopdrachten voor leveringen en overheidsopdrachten voor diensten.
Overheidsopdrachten voor werken
Een overeenkomst onder bezwarende titel
2Bezwarende titel houdt in dat er voor overheidsopdrachten een op geld waardeerbare tegenprestatie wordt geleverd door de aanbestedende dienst aan de opdrachtnemer. In de meeste gevallen in de vorm van het betalen van een factuur.
die betrekking heeft op:
a.de uitvoering of het ontwerp en uitvoering van een werk
of
b.het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat voldoet aan de eisen van de gemeente die een beslissende invloed uitoefent op het soort werk of het ontwerp van het werk.
Hierbij is een werk gedefinieerd als het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat er toe bestemd is als zodanig een technische of economische functie te vervullen.
Overheidsopdrachten voor leveringen
Een overeenkomst onder bezwarende titel die betrekking heeft op:
a.de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten
of
b.de levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.
Overheidsopdrachten voor diensten
Een overeenkomst onder bezwarende titel die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan diensten die vallen onder overheidsopdracht voor werken.
Samengestelde opdrachten
In geval van samengestelde opdrachten (combinaties van werken, leveringen of diensten in welke vorm dan ook) wordt de opdracht in z’n geheel geplaatst onder de categorie die het hoofdvoorwerp van de opdracht vormt.
Raming opdrachtwaarde
Uitgangspunt is dat de gekozen rekenregel voor het ramen van de opdrachtwaarde er niet op gericht mag zijn de waarde van de opdracht onder een drempelbedrag te brengen. Dit betekent o.a. dat opdrachten niet gesplitst zullen worden om daarmee de waarde van de (deel)opdrachten onder een drempelbedrag te brengen. De belangrijkste splitsingsverboden zijn:
a.het verbod op organisatorisch splitsen van opdrachten;
b.het verbod op inhoudelijk splitsen van opdrachten;
c.het verbod op het in de tijd splitsen van opdrachten.
Ongeacht de aard van de opdracht geldt dat bij het ramen van de opdrachtwaarde uitgegaan moet worden van het bedrag exclusief BTW.
Raming van de opdrachtwaarde bij een opdracht voor een werk
Opdrachten voor werken worden geraamd op basis van de volgende grondslag:
a.de waarde van het werk of de werken;
en
b.de geraamde totale waarde van de voor de uitvoering van die werken noodzakelijke leveringen en diensten die door de gemeente ter beschikking van de aannemer worden gesteld (zogenaamde directieleveringen).
Raming van de opdrachtwaarde bij een opdracht voor een levering
Opdrachten voor leveringen worden geraamd op basis van de volgende grondslag:
a.bij opdrachten voor leveringen met een vaste looptijd: de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (inclusief eventuele opties in tijd en/of hoeveelheid);
of
b.bij overheidsopdrachten voor leveringen voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald: het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.
Raming opdrachtwaarde bij een opdracht voor een dienst
Bij het ramen van de opdrachtwaarde voor opdrachten voor diensten maakt de aanbestedingswet onderscheid tussen:
a.opdrachten voor diensten waarin een totale prijs is vermeld;
b.opdrachten voor diensten waarin geen totale prijs is vermeld.
Ad a: Opdrachten voor diensten waarin een totale prijs is vermeld
De vooraf totale prijs of plafondbedrag inclusief eventueel genoemde optionele diensten.
Ad b: Opdrachten voor diensten waarin geen totale prijs is vermeld
Bij opdrachten voor diensten waarin geen totale prijs is vermeld wordt nog een onderscheid gemaakt tussen opdrachten die:
I. een vaste looptijd hebben die gelijk of korter zijn dan 48 maanden;
en
II. voor onbepaalde duur zijn of een looptijd hebben die langer zijn dan 48 maanden.
In het eerste geval moet de waarde geraamd worden op de grondslag van de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd (inclusief eventuele opties). In het tweede geval het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48.
Concessieovereenkomsten
Bij een concessieovereenkomst voor een werk of een dienst moet bij het ramen van de opdrachtwaarde uitgegaan worden van de omzet (excl. BTW) die de concessiehouder op basis van de overeenkomst kan behalen gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Bijlage 3: Klachtenregeling bij aanbestedingen
Inleiding
Waarom een klachtenregeling bij aanbestedingen?
Bij het uitvoeren van aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen de gemeente en één of meerdere ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de aanbestedingsprocedure gehandeld wordt/is. Dit kan leiden tot een klacht. Wanneer het een ondernemer betreft die een klacht heeft over de gemeente, dan mag van de gemeente worden verwacht dat zij zich inspant om de klacht te behandelen.
Wanneer de gemeente een klacht heeft over de wijze waarop een ondernemer zich opstelt in een aanbestedingsprocedure, dan mag van die ondernemer verwacht worden dat deze er voor open staat om het eigen gedrag te onderzoeken en tot een oplossing te komen.
In de memorie van toelichting bij de Aanbestedingswet 2012 is aangekondigd dat het initiatief wordt genomen om in samenwerking met aanbestedende diensten en ondernemers te komen tot een uniforme klachtenregeling die kan bijdragen aan een snelle en zorgvuldige afhandeling van klachten. De standaard voor de klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers is hiervan de uitwerking. Deze klachtenregeling is gebaseerd op de landelijke standaardregeling voor klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers.
Toepassing van een klachtenregeling kan tot gevolg hebben dat klachten die in onderling overleg opgelost kunnen worden niet nodeloos aan de rechter worden voorgelegd. Misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding kunnen worden hersteld zonder dat zaken escaleren. Ondernemers voelen zich door een goede klachtafhandeling gehoord en hun klacht wordt geadresseerd zonder dat ze naar rechtsmiddelen hoeven te grijpen. Dat is in het belang van alle betrokken partijen. Ook als een klacht niet leidt tot correctie kan een snelle en laagdrempelige klachtenprocedure nuttig zijn. Zowel de gemeente als ondernemers kunnen daarvan leren en deze kennis bij toekomstige aanbestedingen in de praktijk brengen. Zo kan het toepassen van de standaard voor klachtafhandeling bijdragen aan verdere professionalisering van de gemeente en ondernemers.
Klachten van ondernemers over de gemeente
Wat kunnen partijen van elkaar verwachten?
Verwacht wordt dat zowel de gemeente als de ondernemer zich professioneel opstelt. Zij gaan daarom met elkaar om op basis van wederzijds respect en met begrip voor elkaars posities en verantwoordelijkheden. Ook mag van beide partijen verwacht worden dat zij kennis van het aanbestedingsproces hebben en dat de rechten en plichten die daaruit voortvloeien bij hen bekend zijn.
De toepassing van deze klachtenregeling betekent dat de gemeente ingediende klachten in ontvangst neemt en die met spoed behandelt. Als de gemeente de klacht afwijst dan motiveert de gemeente dit behoorlijk. De ondernemer spant zich in om zijn klacht tijdig kenbaar te maken en zal de standaard voor klachtafhandeling niet misbruiken. Ondernemers dienen zich te realiseren dat de gemeente niet alleen met de klager te maken heeft, maar ook met alle andere ondernemers die bij de aanbesteding betrokken zijn of potentieel bij soortgelijke aanbestedingen betrokken kunnen worden.
Het indienen van een klacht zet een aanbestedingsprocedure niet automatisch stil. De gemeente is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.
Een ondernemer die een klacht heeft ingediend kan altijd alsnog naar de rechter stappen om de kwestie in kort geding te beslechten. De afhandeling van een al ingediende klacht zal in de regel opgeschort worden door de gemeente tot na de uitspraak van de rechter.
Wat zijn klachten en waarover kan geklaagd worden?
Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding van de gemeente, waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft op welke punten hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan. Ook brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra kunnen ten behoeve van bij hen aangesloten ondernemers klachten indienen.
Klachten kunnen aan de orde stellen dat een bepaald handelen of nalaten van de gemeente in een concrete aanbesteding in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die aanbesteding gelden. Ook kan geklaagd worden over optreden van de gemeente dat inbreuk maakt op een of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit.
Verschil tussen een klacht en een vraag
Een klacht is een uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter. Om misverstanden te voorkomen moet een klacht duidelijk als zodanig worden benoemd. Een vraag is een verzoek tot het verkrijgen van een inlichting, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking.
Een voorbeeld. Een ondernemer vraagt de gemeente of die er mee instemt dat een bepaald referentieproject aan de gestelde referentie-eis voldoet. Dit is een vraag ter verduidelijking. Als de ondernemer de opmerking maakt dat de aan het referentieproject gestelde eisen zodanig zijn dat deze in strijd zijn met de proportionaliteit en er op aandringt om deze eisen aan te passen of te laten vervallen, dan is sprake van een klacht.
Een tweede voorbeeld. Een ondernemer vraagt de gemeente of een voorlopige jaarrekening van het laatst gesloten boekjaar volstaat. Dit is een vraag ter verduidelijking. Als de ondernemer de opmerking maakt dat het eisen van een definitieve jaarrekening in januari disproportioneel is gezien het korte tijdsverloop na afsluiting van het boekjaar, aangevuld met het concrete verzoek om dit aan te passen c.q. te laten vervallen, kan de ondernemer dit aanmerken als een klacht als de gemeente geen gehoor geeft aan het verzoek.
Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet vallen. De aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Onder nationale aanbestedingen worden ook enkelvoudige uitnodigingen en meervoudige onderhandse aanbestedingen begrepen.
Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de gemeente.
Wanneer kan een klacht worden ingediend en wanneer moet de gemeente daarop reageren?
Een ondernemer doet er goed aan zijn klacht in een zo vroeg mogelijk stadium in te dienen. Van de gemeente wordt verwacht dat deze de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling neemt en het onderzoek naar het al dan niet gegrond zijn van de klacht voortvarend uitvoert. Zij moet bij het nemen van de beslissing op de klacht en de eventuele maatregelen naar aanleiding van die beslissing spoed betrachten, rekening houdend met de belangen van de klager en de andere bij de aanbesteding betrokken partijen.
Waarom geen vaste termijnen?
Een voordeel van het stellen van vaste termijnen zou zijn dat zowel de klagende ondernemer als de gemeente, weet waar hij aan toe is. Nadeel van dergelijke vaste termijnen is echter dat zij een keurslijf opleveren waarmee in de praktijk niet te werken zal zijn. Stelt men voor het indienen van een klacht bijvoorbeeld een termijn van zes dagen nadat de ondernemer van de kwestie waarover hij klaagt kennis heeft kunnen nemen, dan zal dat in sommige gevallen onnodig lang zijn (bijvoorbeeld: de ondernemer had in redelijkheid per omgaande en niet pas na vijf dagen op de ongerechtvaardigde eis van de gemeente moeten reageren) en in sommige gevallen veel te kort (het was bijvoorbeeld voor de ondernemer in redelijkheid niet mogelijk om binnen zes dagen het noodzakelijke deskundigenadvies in te winnen, of de gevolgen van de kwestie waarover de ondernemer klaagt, werden pas ruim na zes dagen duidelijk).
Hetzelfde geldt voor de gemeente die op de klacht moet reageren. Uitgangspunt blijft een snelle en zorgvuldige behandeling van de klachten waarbij van de gemeente adequaat en doortastend optreden mag worden verwacht. Het hangt echter van de aard van de klacht en het onderzoek dat daarbij nodig is af hoeveel tijd aan de gemeente mag worden gegund. Als de termijn te krap is, dan is serieus ingaan op de klacht niet mogelijk. Het averechtse effect van de gestelde termijn zal dan veelal zijn dat de klacht summier gemotiveerd afgewezen wordt. Omdat over het geheel genomen de nadelen van vaste termijnen groter zijn dan het voordeel, is daarvan afgezien.
Wie kan een klacht indienen?
Alleen ondernemers die belang hebben bij de verwerving van een specifieke opdracht kunnen een klacht indienen. Daaronder vallen alleen:
•geïnteresseerde ondernemers;
•(potentiële) inschrijvers en gegadigden;
•onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;
•brancheorganisaties en branche gerelateerde adviescentra van ondernemers.
Anoniem klagen kan niet. Wel kan een brancheorganisatie of een branche gerelateerd adviescentrum op eigen titel bezwaren met betrekking tot een specifieke aanbesteding, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.
De procedure bij het indienen van een klacht
Om te komen tot een uniforme wijze waarop klachten ingediend worden die kan bijdragen aan een snelle en zorgvuldige afhandeling van klachten heeft de gemeente ervoor gekozen om ondernemers te verplichten bij het indienen van klachten gebruik te maken van een digitaal formulier dat via de website van de gemeente beschikbaar wordt gesteld.
Op de pagina over aanbesteden op de gemeentelijke website en in aanbestedingsdocumenten vermeldt de gemeente hoe ondernemers een klacht kunnen indienen en hoe de klachtenprocedure na het indienen van de klacht bij het klachtenmeldpunt verder verloopt.
De procedure bij het afhandelen van een klacht
De gemeente zorgt voor een onafhankelijke afhandeling van ingediende klachten. Dit betekent dat een klacht behandeld wordt door iemand die niet betrokken (geweest) is bij de betreffende aanbestedingsprocedure. Dit kan:
•een medewerker van de gemeente zijn die niet betrokken is (geweest) bij (de voorbereiding van) de aanbestedingsprocedure;
•een medewerker van een andere gemeente zijn waarmee de gemeente samenwerkt die niet betrokken is (geweest) bij (de voorbereiding van) de aanbestedingsprocedure;
•een medewerker van een door de gemeente ingeschakeld extern bureau zijn.
Het is aan de gemeente om uiteindelijk te bepalen op welke wijze zij inhoudelijk op de klacht reageert. Het is wenselijk dat de gemeente, zodra de klacht is beoordeeld, zo snel mogelijk en op passende wijze aan de klager laat weten wat zij beslist heeft (de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht) en wat zij met de klacht gaat doen.
Voorafgaand aan het indienen van een klacht
Niet elke vraag van een ondernemer in een aanbestedingsprocedure hoeft een klacht op te leveren. Vragen en verzoeken die gericht zijn op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure moet de ondernemer tijdig bij de gemeente inbrengen, zodat deze daarop in de nota van inlichtingen kan ingaan. Dit geldt ook voor een verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten.
Wanneer de ondernemer het oneens blijft met de reactie in de nota van inlichtingen (of indien van toepassing in individuele inlichtingen) kan hij bij de gemeente een klacht indienen. Dat geldt ook als een reactie uitblijft. Ook kan een ondernemer gelijk een klacht indienen.
De stappen van een standaard klachtafhandeling
a) De ondernemer dient zijn klacht met behulp van een standaard webformulier in. In de klacht maakt hij duidelijk dat het over een klacht gaat en waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen. De klacht bevat verder de dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van de aanbesteding.
b) De gemeente bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht.
c) De gemeente onderzoekt (of laat onderzoeken), eventueel aan de hand van door de ondernemer en/of gemeente aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is. De gemeente zorgt ervoor dat zo spoedig mogelijk met dit onderzoek begonnen wordt en dat het onderzoek voortvarend uitgevoerd wordt, rekening houdende met de planning van de aanbestedingsprocedure.
d) Wanneer de gemeente tot de conclusie komt dat de klacht terecht of gedeeltelijk terecht is en de gemeente corrigerende en/of preventieve maatregelen treft, dan deelt de gemeente dit zo spoedig mogelijk schriftelijk mee aan de ondernemer. Ook de andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden kunnen op de hoogte gesteld worden. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de maatregelen door de contactpersoon van de aanbesteding bij de gemeente aan de betrokkenen in de aanbesteding worden gecommuniceerd op hetzelfde moment als de indiener van de klacht het bericht krijgt. Dit om bevoordeling van partijen te voorkomen.
e) Wanneer de gemeente na het onderzoek tot de conclusie komt dat de klacht niet terecht is, dan wijst hij de klacht gemotiveerd af en bericht hij de ondernemer.
f) De gemeente kan op verzoek van de ondernemer of de gemeente voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de gemeente wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts.
g) Als de gemeente aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij de klacht heeft beoordeeld, of als de gemeente nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.
Klacht van de gemeente over een ondernemer
In het geval de gemeente met betrekking tot een aanbesteding een klacht over het gedrag van een ondernemer in een aanbesteding heeft, dan kan de gemeente die aan de orde stellen bij die ondernemer.
De ondernemer bevestigt per omgaande de ontvangst van de klacht. De ondernemer bestudeert de klacht met spoed en laat de gemeente gemotiveerd weten wat zijn reactie is op de klacht.