Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017 (gemeente Steenwijkerland)

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland,

1gelet op artikelen 30 tot en met 32 van de Archiefwet 1995;

2gelet op artikelen 3, 6, 7, 8 en 9 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016;

Overwegende dat:

-in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

-deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

-deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

-deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

-deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

besluit vast te stellen het volgende:

Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats (Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017).

HOOFDSTUK I. DEFINITIES

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

b.archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

c.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

d.authenticeren: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;

e.informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

f.informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld;

g.secretaris: de gemeentesecretaris, dan wel diens door het college aangewezen plaatsvervanger;

h.vorm (van de informatie): de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen;

i.wet: Archiefwet 1995.

HOOFDSTUK II. DE INRICHTING EN UITVOERING VAN HET INFORMATIEBEHEER

Artikel 2 Kwaliteitssysteem

Ons college bepaalt dat het volgende kwaliteitssysteem wordt gehanteerd: de rapportages van de archivaris op grond van de artikelen 15 en 16 van de Archiefverordening Steenwijkerland 2016, waarbij het gevolg geven aan de aanbevelingen uit de rapportages wordt gemonitord door opname van de aanbevelingen in de planning- en controldocumenten.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1De secretaris is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de organisatie voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2De secretaris zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

a.de organisatie van het informatiebeheer;

b.de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

c.het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

d.procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

e.het aanwijzen van een archiefruimte;

f.het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

g.het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

4De secretaris zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 4 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

1Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door de organisatie wordt bewaard.

3Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

-informatiearchitectuur;

-informatiebeveiliging en -geheimhouding;

-duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

4Voor de beveiliging van informatie treft de secretaris adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 5 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

a.Samenvoeging met een ander overheidsorgaan of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon;

b.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

c.conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 6 Advies van de archivaris

In het geval de secretaris de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf advies van de archivaris vereist:

a.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

b.bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten.

Artikel 7 Vervanging van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 8 Vervreemding van informatie

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 9 Bewaartermijnen van de informatie

1De secretaris zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2De secretaris stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

3De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 10 Overbrenging

Indien het college op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert de secretaris daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

HOOFDSTUK 3 DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 11 Archiefbewaarplaats

1Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen

a.voor analoge informatie: het archiefdepot in gebouw B (gebouw B, depot 2) van het gemeentehuis van Steenwijkerland en de archiefdepots van VADA Archieven, Marconistraat 3 te Nijverdal;

b.voor audiovisuele archiefbescheiden: het archiefdepot in gebouw B (gebouw B, depot 2) van het gemeentehuis van Steenwijkerland;

c.voor digitale archiefbescheiden: het e-depot van De Ree, Winschoterdiep 50 te Groningen.

2In de archiefbewaarplaatsen kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat bevinden.

Artikel 12 Beheer archiefbewaarplaats

De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en documentaire verzamelingen.

Artikel 13 Nadere regels

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent het beheer van informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 14 Informatie en documentatie van particulieren

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. De archivaris is eveneens bevoegd tot het aangaan en ondertekenen van de hiervoor benodigde overeenkomsten van schenking en inbewaringgeving.

Artikel 15 Onderzoek

1Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

2Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

3De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 16 Raadpleging

De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Besluit informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2017