1. Inleiding
Het hoofddoel van deze uitvoeringsnota is zowel in de vorige als huidige uitvoeringsnota Inkoop het optimaliseren en professionaliseren van het inkoopproces. De basis hiervoor is het inkoopproces zoals dat is beschreven in de kadernota inkoopbeleid die is vastgesteld door de gemeenteraad
De focus voor de uitvoeringsnota ligt op leren en verbeteren. Het document heeft als doel om alle medewerkers die met inkoop te maken hebben te ondersteunen.
Een ander belangrijk doel van de uitvoeringsnota Inkoop is invulling geven aan de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingskader dat is vastgesteld door de gemeenteraad. Hierin zijn de volgende doelstelling benoemd:
a.Rechtmatig en doelmatig inkopen. Hierdoor wordt gemeenschapsgeld op controleerbare en verantwoorde wijze besteed;
b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn;
c.Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding;
d.Bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen door maatschappelijk verantwoord inkopen.
e.Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente;
f.Vooropstellen van een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers.
Bij het uitvoeren van inkopen en aanbestedingen dient met alle bovenstaande doelstellingen rekening gehouden te worden.
Afwijken van deze uitvoeringsnota is alleen mogelijk op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders. Uiteraard moet dit passen binnen de geldende wet- en regelgeving. Afwijkingsvoorstellen moeten worden voorzien van een advies van de inkoop- en juridisch adviseur.
3. Voortraject
Tijdens het voortraject wordt de inkoopbehoefte bepaald. Hierbij wordt ook onderzocht hoe de markt eruitziet (marktconsultatie), wordt de opdrachtwaarde en het beschikbare budget bepaald, het inkoopformulier ingevuld en besloten welke inkoopprocedure doorlopen wordt.
4. Specificeren
In de specificeringsfase wordt bepaald welke procedure en contractvorm toegepast gaat worden. Daarna kunnen de aanbestedingsdocumenten of de offerteaanvraag opgesteld worden. Uitgangspunt is altijd dat hierbij zowel aandacht is voor rechtmatigheid als doelmatigheid. Inkoopadviseurs kunnen inkopen die niet begeleid worden door Karel ook toetsen op rechtmatigheid en doelmatigheid. Hierbij wordt gekeken of innovatieve en duurzame aanbestedings- en contractvormen kunnen bijdragen aan het gewenste resultaat.
5. Selecteren
In de fase van het selecteren worden bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse aanbestedingen de ondernemer(s) geselecteerd. Waarbij geprobeerd wordt zoveel mogelijk te rouleren tussen ondernemers. Vervolgens wordt de aanbesteding , indien mogelijk, gepubliceerd op het digitale aanbestedingssysteem TenderNed, beoordeeld en voorlopig gegund.
6. Contracteren
Contracten met een langlopende verplichting, en die dus een repeterend karakter kennen, dienen geregistreerd te worden in het contractregistratiesysteem. Voor wat betreft de eenmalige opdrachten/contracten wordt enkel een verplichting aangemaakt en wordt de offerte/contract in het zaaksysteem Corsa geregistreerd. Dit contract doorloopt dan niet de workflow contracten in Corsa. De algehele boodschap bij dit criterium is: bij twijfel of het contract aan bovenstaande criterium van registratie voldoet; wél registreren. Er is hiervoor een beslisboom contractregistratie als hulpmiddel opgesteld.
In deze fase wordt het volledige inkoopdossier afgerond en gearchiveerd.
7. Bestellen
In de fase van het bestellen wordt uitvoering gegeven aan de opdracht en worden zo nodig de bestellingen gedaan. In deze fase wordt bewaakt of de juiste persoon (contracteigenaar) de bestelling plaatst en dat voor (deel)opdrachten en meerwerk niet meer dan het beschikbare budget wordt gefactureerd. Het is belangrijk dat wordt geborgd dat het overeengekomen ook werkelijk wordt besteld zonder dat hier wezenlijke wijzigingen worden gedaan.
8. Bewaken
In de fase van het bewaken wordt gecontroleerd of de afspraken worden nagekomen. Daarbij worden de facturen betaald en indien van toepassing wordt tijdig de overeenkomst opgezegd. Hierbij wordt o.a. bewaakt dat de werkelijke omzet niet afwijkt van de gecontracteerde omzet, de overeengekomen indexering wordt toegepast en niet meer facturen worden ingediend dan contractueel is overeengekomen etc. In geval van meerwerk wordt bewaakt dat de spelregels inzake een wezenlijke wijziging van de opdracht in acht worden genomen. Het bewaken en monitoren van de leveranciersprestatie om de kwaliteit van de dienstverlening in de praktijk te kunnen waarborgen behoort ook tot deze fase.
9. Nazorg
In de fase van de nazorg wordt de overeenkomst geëvalueerd. Deze evaluatie kan weer input opleveren voor een nieuwe aanbesteding. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats met de interne organisatie over het inkoopproces en contractmanagement. D.m.v. spendanalyses en de VIC wordt de rechtmatigheid getoetst. Daarnaast fungeert de spendanalyse als signaalfunctie om mogelijk toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.
10. Afsluitende bepaling
De Uitvoeringsnota Inkoop gemeente Steenbergen treedt in werking op de dag na bekendmaking.
De Uitvoeringsnota Inkoop Steenbergen 2022 wordt ingetrokken op het moment dat de Uitvoeringsnota Inkoop gemeente Steenbergen in werking treedt.