Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het college.

3Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of de secretaris.

Artikel 2 Vergadering en vergaderstukken

1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en verder zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter om deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk 24 uur tevoren doch uiterlijk een uur tevoren, op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt bekendgemaakt.

3De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

4Voor elke vergadering stelt de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met bespreekpunten en de volledige verzameling vergaderstukken beschikbaar. Dit gebeurt in de regel op de donderdag voor de vergaderdatum.

5Onderwerpen waarvoor tijdige agendering als bedoeld in lid 4 niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie, uiterlijk op de maandag voor de vergadering, voor 15:00 uur worden aangemeld bij de secretaris. De secretaris brengt dergelijke stukken onder de aandacht van de voorzitter die uiteindelijk bepaalt of een onderwerp alsnog zal worden behandeld in de collegevergadering van de daaropvolgende dinsdag.

6Met toestemming van de voorzitter wordt de in lid 5 genoemde termijn bekort.

Artikel 3 Verhindering

1Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij of zij daarvan kennis aan de secretaris.

2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Vergader- en besluitquorum

1In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

2Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 5 Rol gemeentesecretaris

1De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid treedt diens plaatsvervanger op.

2De secretaris draagt zorg voor het al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

3Indien het functioneren van de secretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het college de secretaris verzoeken de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

Het college kan bepalen dat bij haar vergaderingen een ambtelijke medewerker aanwezig is, die met in achtneming van de aanwijzingen van het college zorg draagt voor de ondersteuning van de secretaris bij (de voorbereiding van) de collegevergaderingen.

Artikel 7 Deelneming van derden

Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen om hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op, of de beraadslaging te volgen ten aanzien van een agendapunt. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de wethouders genomen.

Artikel 8 Stemmingen

1Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.

3Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

a.indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

b.staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

a.indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de voorzitter.

b.indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsvindt. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9 Besluitvorming en besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de collegevergadering.

2De besluitenlijst bevat ten minste:

a.de namen van de aanwezige en afwezige leden;

b.de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

c.een formulering van de genomen besluiten.

Desgewenst kan ook een vermelding worden opgenomen van zaken die buiten de agenda aan de orde zijn geweest.

3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt

4Indien een lid van het college hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat hij of zij heeft tegengestemd.

5Indien de secretaris hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt van zijn afwijkend advies.

6De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

7Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en wordt de besluitenlijst toegezonden aan de leden van de raad.

8Van het behandelde tijdens het niet openbare deel van de collegevergadering wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.

Artikel 10 Parafenbesluiten

1Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen de circulatietermijn van in de regel donderdag tot dinsdag daarop, door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in de collegevergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door een meerderheid van het college voor akkoord is geparafeerd.

2Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop de gemeentesecretaris als laatste zijn paraaf heeft gezet.

3De genomen besluiten als bedoeld in het eerste lid worden vermeld op een besluitenlijst gedateerd op de datum als bedoeld in het tweede lid.

4De besluitenlijst als bedoeld in het derde lid wordt zo spoedig mogelijk ter informatie aangeboden aan alle collegeleden.

Artikel 11 Openbare vergadering

1De vergaderingen van het college vinden met gesloten deuren plaats.

2Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden. De openbaarheid kan zowel een gedeelte van de vergadering als de gehele vergadering betreffen. Een besluit tot een openbare vergadering wordt bij unanimiteit genomen.

3De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Uitleg reglement

In de gevallen waar dit reglement niet in voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad. Op dat moment wordt ingetrokken het op 14 september 2004 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.

2Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde B&W van Steenbergen’