Handboek vervanging 2020 gemeente Steenbergen

Besluitvormingsprocedure en publicatie

Na het opstellen van dit Handboek Vervanging 2020, is het Handboek beoordeeld door de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft tijdens de audit op het handboek, d.d. 30 januari 2020, een positief advies uitgebracht.

De Archiefwet en het Archiefbesluit verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Archiefbesluit, artikel 2 lid 1 sub c: rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en sub d: rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek.

Achteraf scannen

Documenten die niet via DIV zijn ontvangen, kunnen achteraf gescand worden. Dit zijn documenten die persoonlijk zijn afgegeven tijdens vergaderingen of anders dan de gebruikelijke postkanalen. Een vaste uitzondering vormen de aanbestedingen. Deze worden achteraf gescand, nadat het aanbestedingsproces is voltooid.

Registreren van ingekomen post

Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente en heeft betrekking op alle ingekomen archiefwaardige papieren poststukken als bedoeld onder 4.1. en die zijn gescand als beschreven onder 4.2 Zie bijlage 5. “Procedure registreren ingekomen post”.

Interne post

Enkele bestuurlijke poststromen worden achteraf in het document management systeem verwerkt. Dit geldt vooral voor de ondertekening van stukken en besluiten vanuit de raadsvergadering. Na fysieke ondertekening door het betreffende gremium worden de originelen afgegeven bij DIV om in te scannen en te verwerken.

Controle vervanging

Bij de beoordeling of archiefbescheiden wel of niet voor vervanging in aanmerking komen worden de criteria gehanteerd zoals die beschreven zijn in paragraaf 3.2. en waarvan de controle verder is beschreven in hoofdstuk 6 Kwaliteitsprocedure. Gedurende de tijdelijke opslag van zes maanden, kunnen er zich omstandigheden voordoen waardoor fysieke bewaring alsnog wenselijk blijkt. Na signalering hiervan worden de archiefbescheiden uit de te vervangen serie verwijderd en opgenomen in het papieren archief. Bij twijfel over cultureel erfgoed moet contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris. De DIV consulent verzorgt deze controle.

Bevoegdheid tot uitvoering van vervanging

De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van de Beheerregeling informatie 2018 is de teamcoach van team Servicecentrum verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van het team DIV.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen

Stap

Taak

Verantwoordelijkheden/

Bevoegdheden

1

Aangeven verblijfplaats archiefstuk door vastleggen in DMS van doosnummer.

administratief medewerker archief

2

Opslaan dozen in archiefruimte

administratief medewerker archief

3

Aangeven in het systeem dat de archiefbescheiden vervangen zijn

DIV consulent

4

Voorbereiden feitelijke vernietiging

DIV consulent

5

Vernietigen fysieke originelen na termijn van 6 maanden

De administratief medewerker archief is belast met het tijdelijk opbergen van de te vervangen documenten. Nadat de documenten zijn gescand, geregistreerd en gecontroleerd, worden de papieren documenten gearchiveerd in een genummerde doos die tijdelijk geplaatst word bij DIV. Wanneer deze archiefdoos vol is wordt deze overgebracht naar de archiefruimte. Na scanning blijven de documenten hier zes maanden bewaard om daarna te worden vernietigd. Ook in het DMS worden de ingekomen documenten digitaal gerelateerd in deze doos door het invullen van de verblijfplaats.

De periode van zes maanden kan gebruikt worden voor herstel, bij calamiteiten, voor kwaliteitscontrole (steekproef) en geeft de gemeentearchivaris een extra mogelijkheid om controle uit te oefenen. In principe vindt er geen uitlening meer van de fysieke documenten plaats. Na zes maanden worden, na een fysieke controle, de documenten voor vernietiging aangeboden. Dit betekent concreet dat het oudste document dan 1 jaar geleden is gedigitaliseerd en het jongste document zes maanden geleden.

De DIV consulent draagt zorg voor de vervanging. De uitzonderingen zijn dan gearchiveerd volgens de archiefbeheerregels in een daarvoor geschikte omgeving die voldoet aan de eisen zoals gesteld in wet- en regelgeving.

Vernietiging fysieke archiefbescheiden

De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt uitgevoerd door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De gemeente is met RENEWI een overeenkomst aangegaan waarin voorwaarden zijn opgenomen op basis waarvan het bedrijf de vernietiging uitvoert. Het vernietigingsbedrijf is officieel gecertificeerd voor archiefvernietiging.

Herstellen

Als een scan niet aan de eisen voldoet wordt er opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijkt, wordt de scanapparatuur gecontroleerd en/of contact opgenomen met ICT/Gegevensbeheer. Als blijkt dat het aan de hardware of de scansoftware ligt (dus niet het menselijk handelen) wordt er direct contact opgenomen met de leverancier.

Begrippenlijst

Archiefbescheiden

Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten

Archiefbesluit 1995

De voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet 1995. Nadere uitwerkingen op het Archiefbesluit zijn vastgelegd in de Archiefregelingen 2009 en 2010

Archiefregeling 2009

De Archiefregeling 2009 is een nadere regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op het Archiefbesluit 1995 met betrekking tot de duurzaamheid, de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen

Archiefwet 1995

De Archiefwet 1995 regelt het beheer en de toegang van overheidsarchieven. De uitvoering van deze bepalingen zijn nader uitgewerkt in het Archiefbesluit 1995

Digitaliseren

Het omzetten van data van een analoog naar een digitale gegevensdrager

Document Management Systeem (DMS)

Een document management systeem (DMS) of documentbeheersysteem is een centrale opslagplaats waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status

Kwaliteit

bepaalde gesteldheid, hoedanigheid, mate waarin iets geschikt is om voor een bepaald doel gebruikt te worden

Metadata

Metadata zijn gegevens (data) die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk gegevens over gegevens

Vernietiging

Proces van verwijdering of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden

Vervanging

Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan

Inwerkingtreding

1Dit Handboek treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2020.

2Het Handboek vervanging 2017 (BBM1601226), vastgesteld bij besluit van 6 december 2016, wordt per 1 januari 2020 ingetrokken.

Citeertitel

Dit Handboek kan worden aangehaald als: “Handboek vervanging 2020 Gemeente Steenbergen”.

Steenbergen, 17 maart 2020.