Aanhef
Voorwoord
De gemeente Staphorst hecht waarde aan het betrekken van inwoners bij de dingen die we doen en ondersteunt initiatieven uit de samenleving. Dat hebben we opgenomen in het coalitieakkoord 2022-2024 en hier verder uitgewerkt.
Deze nota over participatie in onze gemeente geeft weer hoe we de kennis en de kracht van de eigen gemeenschap beter kunnen inzetten. Dat gaat over beleid, maar vooral over hoe wij als mensen met elkaar omgaan. Over hoe we samenwerken. Over heldere afspraken. En hoe we vanuit een goede relatie in wederzijds vertrouwen samen kunnen bouwen aan de toekomst.
Tegelijkertijd weten we ook dat dit met één nota niet zomaar de nieuwe werkelijkheid is. Participeren vraagt vertrouwen en geduld. Het vraagt ook een open houding van zowel de inwoners als de gemeente. Voor de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de organisatie van de gemeente betekent het in veel gevallen ook een andere manier van werken. Dat kost tijd en zal, vooral in het begin, een proces van vallen en opstaan zijn.
Als burgemeester zie ik ernaar uit om met elkaar dat proces aan te gaan. Er is heel veel kennis over de eigen omgeving in de samenleving. En in de gemeente Staphorst is er ook een grote sociale cohesie. We weten elkaar te vinden en we krijgen hier dingen voor elkaar. Eigenlijk zit het participeren er van nature al in. Als we dat voor ogen houden en elkaar de hand blijven reiken, kijk ik nu al uit naar de mooie plannen die in dit samenspel ontstaan.
Jan ten Kate
Burgemeester van Staphorst
Inleiding
Bij participatie gaat het om het betrekken van inwoners (en bedrijven, maatschappelijke instellingen en andere overheden) bij gemeentelijke plannen én om het geven van ruimte aan initiatieven van inwoners en organisaties zelf. Overheid en inwoners die samen nieuwe activiteiten ontwikkelen en samen oplossingen zoeken voor maatschappelijke problemen, hoe klein soms ook.
Met het in deze notitie vastgelegde nieuwe beleid gaan we de participatie in de gemeente Staphorst verbeteren. We gaan als gemeente inwoners beter betrekken bij onze plannen én gaan constructief meedenken bij plannen vanuit de samenleving. We zetten in op meer weloverwogen participatie op maat en een zorgvuldige uitvoering van het participatieproces van begin tot eind. Het in deze notitie geschetste kader is een aanzet tot het toepassen van effectieve, heldere en navolgbare inwoners- en overheidsparticipatie in de gemeente Staphorst. Deze notitie vervangt de vorige nota over participatie, de nota Burgerkracht van 2015.
De basis van het participatiebeleid in deze notitie staat in het coalitieakkoord en collegeprogramma 2022-2026.
Coalitieakkoord 2022-2026
We ondersteunen initiatieven vanuit de samenleving. Wij stimuleren het functioneren van wijk- en dorpsraden en hechten waarde aan het betrekken van inwoners bij beleid (burgerparticipatie).
Collegeprogramma 2022-2026
We willen goed in verbinding staan met inwoners, ondernemers, verenigingen, kerken, maatschappelijke organisaties, partners en ruimte geven voor goede, en bij gemeente Staphorst passende, initiatieven. We geven ruimte aan initiatieven en streven naar minder belemmerende regels. Initiatieven vanuit de samenleving geven we de ruimte en faciliteren we. We versterken de verbinding en het gesprek met de samenleving en staan open voor nieuwe vormen van samenwerking. Bij belangrijke onderwerpen staan wij in goed contact met onze inwoners en betrekken we daarbij de wijk- en dorpsraden. We zullen actief terugkoppelen wat de stand van zaken is, zowel bij grote als kleine onderwerpen.
Eerdere onderzoeken
In de afgelopen jaren hebben meerdere onderzoeken plaatsgevonden naar de gemeentelijke wijze van participatie. De uitkomsten van deze onderzoeken en aanbevelingen zijn betrokken in dit nieuwe beleid. In bijlage 1 staat een overzicht van alle aanbevelingen en hoe deze een plek hebben gekregen in deze nota. Onderstaand een korte samenvatting van de verschillende onderzoeken.
Burgerparticipatie, onderzoeksrapport rekenkamercommissie Staphorst (2020)
Na onderzoek heeft de Rekenkamercommissie in 2020 in haar eindrapport Burgerparticipatie geconstateerd dat gemeente Staphorst een open blik heeft voor participatie, maar dat het nog niet systematisch wordt toegepast. De commissie vond weinig casussen waarin burgerparticipatie een duidelijke rol heeft gespeeld. Als een ‘gedurfde uitzondering’ noemt de commissie het experiment de Levensboomlocatie. Bij dit experiment is het participatietraject ingezet op de hoogste trede van de participatieladder. Daarbij konden de inwoners – binnen enkele kaders – vrij ontwerpen. Ook hadden zij beslissingsbevoegdheid voor de invulling van het lege terrein van voormalige basisschool De Levensboom.
EPOS-evaluatie (2021)
In 2021 werd EPOS geëvalueerd. EPOS staat voor Efficiënte Procesinrichting Omgevingsrecht Staphorst. Het evaluatierapport concludeerde dat in veel gevallen burgerparticipatie niet werd gedaan. Dit kwam doordat, zoals een initiatiefnemer het verwoordde, men “geen slapende honden wakker wil maken”. Ook constateerde het rapport dat dit in strijd is met de principes van EPOS en de Omgevingswet, die meer transparantie voorstaan. Daarbij hoort juist dat slapende honden wakker worden gemaakt, zodat in een vroegtijdig stadium alle belangen kunnen worden gekend en integraal afgewogen. Ook bleek uit de evaluatie dat het voor initiatiefnemers onduidelijk was hoe participatie vorm moest krijgen. De betrokkenheid van inwoners/belanghebbenden bij ruimtelijke ontwikkelingen was in veel procedures gering. Zo wisten inwoners/ belanghebbende vaak niet dat een conceptaanvraag was ingediend en werden zij niet betrokken bij de behandeling in de Omgevingskamer.
Quick Scan Lokale Democratie gemeente Staphorst (2022)
De gemeente voerde in 2022 een Quick Scan Lokale Democratie uit. Met deze Quick Scan werd geïnventariseerd hoe inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden kijken naar het democratische samenspel in Staphorst. Hieruit kwam naar voren dat de interne groepen (raad, college en ambtenaren) positiever over de stand van de lokale democratie waren dan de inwoners. Ook bleek dat niet iedereen participatie ervaarde als één van de vormen van lokale democratie. Naast de representatieve democratie van raad en college bestaat er ook participatieve democratie waarbij de gemeente inwoners actief betrekt bij haar beleid.
De belangrijkste verbeterpunten uit de Quick Scan volgens de inwoners zijn: gemeente luister beter naar de mening van de inwoners, werk opener en transparanter en laat inwoners meer meedoen.
Bijlage I. Verwerking punten uit onderliggende documenten
Een aantal documenten zijn het vertrekpunt van de nieuwe notitie over participatie geweest. Een korte samenvatting van elk document staat in de inleiding beschreven. In deze bijlage wordt per document aangegeven wat daarin over het verbeteren van participatie is gezegd en in tekst tussen haakjes staat aangegeven waar dat in de nieuwe notitie is verwerkt.
Uit het Coalitieakkoord 2022-2026
De coalitie wil initiatieven ondersteunen door het instellen van een “Ontwikkelfonds”. (Het Ontwikkelfonds is op diverse plekken in deze notitie benoemd.)
Uit het Collegeprogramma 2022-2026
Het college wil in verbinding staan met inwoners, ruimte geven aan initiatieven, versterken van de verbinding en openstaan voor nieuwe vormen van samenwerking. Ook wil zij goede betrokkenheid met wijk- en dorpsraden en zorgdragen voor een goede terugkoppeling. (Al deze uitgangspunten staan door de hele notitie heen verwerkt.)
Aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek naar burgerparticipatie (2020)
1Wees duidelijk over de rol van de verschillende spelers in het participatieproces: gemeenteraad, ambtelijke organisatie en andere betrokkenen. (De rollen van de verschillende spelers staan beschreven in hoofdstuk 5.)
2Borg participatie in het de processen door het een plek te geven in de LTA (lange termijn agenda), als vast agendapunt voor het presidium en inwonersparticipatie een vast onderdeel te laten zijn in startnotities. (De borging van participatie is onderdeel van het Actieplan 2024-2025.)
3Zorg ervoor dat binnen de gemeentelijke organisatie goed beargumenteerd wordt gekozen voor bepaalde vormen van burgerparticipatie en dat de afwegingen hieromtrent goed herleidbaar zijn. (Hiervoor is het participatiemodel ontworpen als kapstok voor de voorbereiding en vastlegging van de participatie.)
4Beleg de rol van ‘participatiecoördinator’ binnen de organisatie, die de consistentie van keuzes ten aanzien van participatietrajecten bewaakt. Richt een en ander zo in dat er sprake is van een ‘lerende raad en organisatie’. (Deze rol komt aan de orde in hoofdstuk 5 en krijgt via het Actieplan 2024-2025 nadere invulling.)
5Draag zorg voor goede procesbegeleiding. Zorg ervoor dat bij externe begeleiding de medewerkers van de eigen ambtelijke organisatie wel betrokken blijven bij het proces. (Dit punt krijgt nadere uitwerking via het Actieplan 2024-2025.)
Aanbeveling uit het EPOS-evaluatie (2021)
Verbeter de eisen aan participatie en vereenvoudig en onderzoek hoe de betrokkenheid van inwoners/ belanghebbende kan worden vergroot bij ruimtelijke initiatieven. (In hoofdstuk 3.3 ‘Een inwonersinitiatief en de Omgevingswet’ staat aangegeven hoe deze aanbeveling handen en voeten krijgt.)
Prioriteiten uit de Quick Scan Lokale Democratie (2022)
1Geef inwoners meer kans om zélf te werken aan de leefbaarheid van hun buurt of wijk. 89% (heel) belangrijk. (Hierin voorziet het ‘loket’, de aanspreekfunctionarissen en het Ontwikkelfonds.)
2Inwoners meer laten meebeslissen over wat de gemeente doet in hun buurt of wijk. 81% (heel) belangrijk. ((Het in deze notitie vastgelegde beleid biedt daar de basis voor. Het is onder meer ook onderwerp van gesprek met de dorpsraden.)
3Meer doen om speciale doelgroepen (zoals jongeren, ouderen, laaggeletterden) te motiveren om mee te praten over lokale kwesties. 71% (heel) belangrijk. (Aandachtspunt bij de Adviesraad Sociaal Domein, de Jongerenraad als ook bij de cliënt ervaringsonderzoeken (CEO) en de klantreizen.)
4Duidelijke procedures en spelregels. 96% (heel) belangrijk. (Procedures en spelregels worden uitgewerkt in handreikingen, instructies en verordeningen.)
5Een duidelijk loket of aanspreekpunt voor initiatiefnemers. 93% (heel) belangrijk. (De inrichting van een loket krijgt nadere uitwerking via het Actieplan 2024-2025.)
6Meer ruimte voor initiatieven in beleid en regels van de gemeente. 78% (heel) belangrijk. (Het in deze notitie vastgelegde beleid biedt daar de basis voor.)
Bijlage II. Actieplan participatie 2024-2026
Participatie beter uitvoeren en breder en meer toepassen vraagt het nodige van de gemeentelijke organisatie. In de jaren 2024 en 2025 gaan we daarvoor de aandacht en energie vooral richten op het optimaliseren van de bestaande vormen van participatie in de gemeente Staphorst. In het actieplan participatie 2024-2025 staan onderstaande acties nader uitgewerkt.
Acties
➢ Organisatie voor toepassen participatie volgens nieuw beleid gereed maken
○ Medewerkers meenemen in nieuwe beleid en toepassen participatiemodel
○ Rol van aanspreekfunctionarissen verder ontwikkelen
○ Opstellen profielen voor de rol van participatiecoördinator en deelnemers participatiepool
○ Onderzoeken samenwerking met andere gemeenten
○ Werven en scholen participatiecoördinator en deelnemers voor participatiepool
➢ Participatie bij nieuwe plannen, projecten en beleid borgen
○ Handleiding en format voor toepassen participatiemodel en schrijven van een participatieplan
○ Handleiding en format van een startnotitie aanpassen
○ Vast kopje participatie in format voor college- en raadsvoorstellen, handleiding hierop aanpassen
○ Zorgdragen voor inclusie, bereik alle doelgroepen
○ Voorkomen participatiemoeheid, niet altijd dezelfde mensen (afstemming tussen afdelingen: participatieagenda)
○ Zorgdragen dat inwoners adequaat worden geïnformeerd
➢ Inwonersinitiatieven stimuleren en ondersteunen
○ Instellen Ontwikkelfonds en opstellen subsidieregeling en verordening
○ Inrichten van een ‘Loket’ (aanspreekpunt)
➢ Participatie bij vergunningplichtige initiatieven stimuleren
○ Duidelijke informatie op website over participatie
○ Participatiehandreiking voor professionals en inwoners
○ Participatie borgen in het proces: o.a. standaard op agenda omgevingskamer, bijeenkomst professionals
➢ Samenwerking met dorps-/wijkraden verstevigen
○ Duidelijkheid over rollen en verwachtingen over en weer vastgelegd in een convenant
○ Representativiteit
○ Wijkraad Staphorst-Zuid
➢ Samenwerking met adviesraden verstevigen
○ Continuïteit in vaste aanspreekpunten voor de adviesraden binnen de gemeente
○ Duidelijkheid over rollen en verwachtingen over en weer
○ Informatievoorziening naar en betrekken van adviesraden bij ontwikkelingen
➢ Opbrengst van onderzoek naar hoe inwoners ondersteuning ervaren verbeteren
○ Herinrichting van het CEO voor een hogere respons
○ Onderzoeken of en zo ja, hoe het CEO toe te passen is op de Participatiewet en het voorveld
○ Ervaren hoe klantreizen als vorm van participatie bevalt en de opbrengst evalueren. Op basis daarvan bepalen of en hoe dit instrument zal worden ingezet.
➢ Participatievormen van de raad bestendigen
○ Inspraakverordening omzetten naar een participatieverordening
○ Samenlevingsagenda doorzetten naar volgende periode
○ Procedure voor zienswijzen helder weergeven, onder andere op de website
➢ Verbeterslagen van bestaande participatievormen evalueren
○ Bij ervaren verbetering oriënteren op nieuwe participatievormen en deze, voor zover zinvol, implementeren
➢ Zicht op en inzicht in participatie realiseren
○ Jaarlijks participatieverslag opstellen
Bijlage III. Lijst met websites/documenten
www.participatiewijzer.nl
Welke participatiemethoden zijn dan geschikt voor welke situatie? Hoe scoren ze op democratische waarden zoals toegankelijkheid en deliberatie? En welke methoden zijn er als het initiatief van inwoners komt? De ParticipatieWijzer! is een afwegingskader voor burgerparticipatie en helpt gemeenten kiezen voor de juiste mix van participatiemethoden. Het biedt een vergelijking van methoden op basis van democratische waarden en geeft tips om goed voorbereid te zijn op burgerparticipatie.
www.prodemos.nl
Hoe betrek je burgers op een goede manier bij de besluitvorming in jouw gemeente? En welke besluitvorming is daar überhaupt geschikt voor? Welke participatiemethode past bij welk vraagstuk? En hoe zorg je dat statushouders weten wat er van hen wordt verwacht als kersverse burger van jouw gemeente?
www.movisie.nl/burgerparticipatie
Movisie heeft de geleerde lessen op een toegankelijke manier beschikbaar gemaakt voor andere gemeenten. Ze zijn vertaald in een praktische handreiking met veertien participatietips. Het gaat om tips over drie vraagstukken:
1Hoe maak je participatietrajecten diverser en inclusiever?
2Hoe maak je participatie aantrekkelijker met vernieuwende vormen en communicatiekanalen?
3Hoe geef je inwoners zeggenschap en invloed in participatietrajecten?
Bij elke tip is de relevantie voor participatietrajecten toegelicht en zijn praktische ideeën voor de uitvoering opgenomen. Gemeenten en participatieprofessionals hebben daarmee compacte en heldere handelingsperspectieven in handen om participatietrajecten inclusiever en aantrekkelijker te maken voor diverse groepen inwoners.
www.iplo.nl/regelgeving/omgevingswet/participatie
Participatie is een belangrijke pijler onder de Omgevingswet. De Inspiratiegids Participatie Omgevingswet (Participatiegids) bevat informatie over wat overheden rond participatie moeten regelen in omgevingsvisie, programma, omgevingsplan, projectbesluit, omgevingsvergunning, omgevingsverordening en waterschapsverordening. Plus tips, trucs en tools, zoals handreikingen en werkvormen zoals het participatiekompas en praatplaten!
www.vng.nl/publicaties/inspiratiegids-digitale-participatie
In een korte tijd is door de coronacrisis de zoektocht naar mogelijkheden om burgers op digitale wijze bij het reilen en zeilen van de overheid te betrekken in een stroomversnelling geraakt. Om gemeenten, provincies en waterschappen hierbij te ondersteunen stelde Democratie in Actie een Inspiratiegids digitale participatie op.
https://www.citizenlab.co/nl-nl
Kennisplatform: CitizenLabs missie is om de lokale democratie te versterken en inclusieve, participatieve en responsieve besluitvorming mogelijk te maken. Bevat een kennisbibliotheek voor iedereen die meer wil weten over burgerparticipatie. Van casestudies tot praktische gidsen.
https://www.lsabewoners.nl
Het Landelijke Samenwerkingsverband Actieve bewoners.