Artikel 1 Definities
Budget:
Het geheel van middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan programma´s, producten en investeringsbudgetten voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties.
Beheer van het budget:
De bevoegdheid om uitgaven passend binnen de ramingen en de taakstelling van het betreffende budget te doen met inachtneming van de in deze regeling opgenomen algemene aanwijzingen en de eventueel in het mandaatbesluit opgenomen specifieke aanwijzingen.
Hoofdbudgethouder:
De gemeentesecretaris of griffier die door burgemeester en wethouders is aangewezen om het budget in de tot zijn organisatieonderdeel behorende productenraming te beheren en deze begroting uit te voeren.
Budgethouder:
De afdelingsmanager die door de hoofdbudgethouder is aangewezen om namens hem bepaalde delen van het budget te beheren en de daaraan verbonden taakstelling te realiseren.
Budgetbeheerder:
De medewerker die door de budgethouder is aangewezen om namens hem bepaalde delen van het budget te beheren en de daaraan verbonden taakstelling te realiseren.
Prestatie-akkoordverklaarder:
De medewerker die door de budgethouder is aangewezen om de levering van prestaties te beoordelen, de factuur te coderen en te accorderen.
Opdrachtnemer:
De medewerker van een andere afdeling binnen de organisatie, die door de budgethouder is aangewezen om namens hem bepaalde delen van het budget te beheren en uitvoering te geven aan de daaraan verbonden taakstelling.
College:
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Staphorst.
Portefeuillehouder:
Het lid van het college dat –onverminderd de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het totale college- in het bijzonder is belast met de behartiging van een bepaalde taak.
Verplichtingen:
Overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten.
Leverancier:
Een (rechts)persoon die goederen of diensten levert in ruil voor geld.
Artikel 2 (Sub)mandateren
1Het college wijst de gemeentesecretaris en griffier aan als hoofdbudgethouder, die namens het college verantwoordelijk is voor het beheer van het budget van de tot zijn organisatieonderdeel behorende productenraming en voor de realisatie van de daaraan verbonden taakstellingen.
2Het college kan toestaan, dat de hoofdbudgethouder de uitoefening van de in lid 1 genoemde bevoegdheid (door)mandateert aan een budgethouder, die dan ook verantwoordelijk is voor de realisering van de aan die budgetten verbonden taakstellingen. De mandaatverlening wordt schriftelijk vastgelegd.
3De hoofdbudgethouder kan toestaan dat de budgethouder de uitoefening van de in lid 2 genoemde bevoegdheid (door)mandateert aan een budgetbeheerder die dan ook verantwoordelijk is voor de realisering van de aan die budgetten verbonden taakstellingen. De mandaatverlening wordt schriftelijk vastgelegd.
4De hoofdbudgethouder kan toestaan dat de budgethouder het beoordelen van de geleverde prestaties (door)mandateert aan een prestatie-akkoordverklaarder. De mandaatverlening wordt schriftelijk vastgelegd
5De (sub)mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt schriftelijk vastgelegd.
6Van elke toewijzing of intrekking wordt een afschrift van de schriftelijke vastlegging verstrekt aan de budgethouder en aan het team financiën.
7Wanneer wordt overgegaan tot het doormandateren van onderdelen van het budgetbeheer aan budgetbeheerders zijn de bepalingen van deze regeling voor budgethouders overeenkomstig van toepassing op de budgetbeheerders.
Artikel 3 Uitbesteding van werkzaamheden binnen de organisatie
1Indien de kennis voor uitvoering van een taak op basis van een functieomschrijving bij een medewerker van een andere afdeling aanwezig is, kan de uitoefening van de bevoegdheid van de prestatie-akkoordverklaarder gemandateerd worden aan die andere medewerker (hierna te noemen opdrachtnemer). Deze persoon is dan verantwoordelijk voor het tekenen voor de geleverde prestatie. In lid 1 bedoelde mandaatverlening gebeurt met instemming van de budgethouder. De mandaatverlening wordt schriftelijk vastgelegd.
2Wanneer wordt overgegaan tot het doormandateren van onderdelen van prestatie-akkoordverklaarders aan opdrachtnemers zijn de bepalingen van deze regeling voor de prestatie-akkoordverklaarders overeenkomstig van toepassing op de opdrachtnemers.
Artikel 4 Vaststelling budgetten
1De raad stelt jaarlijks de programmabegroting vast. Het college is daarmee bevoegd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Door middel van specifieke raadsbesluiten met een begrotingswijziging kunnen budgetten gedurende het begrotingsjaar worden gewijzigd.
Artikel 5 Verplichtingen
1Voor het aangaan van verplichtingen zijn de bepalingen, zoals die zijn vastgesteld door de raad, met betrekking tot het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Staphorst van toepassing. Voor het overige gelden de bepalingen van de budgethoudersregeling.
2De opdrachtnemer mag verplichtingen ten laste van de deelbudgetten, ten aanzien waarvan hij bevoegd is, aangaan nadat hij heeft geconstateerd, dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling behorend bij het deelbudget.
3De prestatie-akkoordverklaarder mag verplichtingen ten laste van de budgetten, ten aanzien waarvan hij bevoegd is en waarvoor hij geen bevoegdheden heeft toegekend aan een opdrachtnemer, aangaan nadat hij heeft geconstateerd, dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling behorend bij het budget.
4De budgetbeheerder mag verplichtingen ten laste van de budgetten, ten aanzien waarvan hij bevoegd is, aangegaan nadat hij heeft geconstateerd, dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling behorend bij het budget.
5De budgethouder mag verplichtingen ten laste van de budgetten, ten aanzien waarvan hij bevoegd is en waarvoor hij geen bevoegdheden heeft toegekend aan een budgetbeheerder of prestatie-akkoordverklaarder, aangaan nadat hij heeft geconstateerd, dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de taakstelling behorend bij het budget.
Artikel 6 Fiattering, betalingen
1Betalingsstukken worden voor akkoord gefiatteerd:
a.de prestatie-akkoordverklaarder accordeert voor “akkoord prestatielevering”.
b.de budgetbeheerder accordeert voor “akkoord budget”, indien het factuurbedrag hoger is dan € 2.000.
2Bij afwezigheid van de budgethouder worden de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door een andere budgethouder. Indien alle budgethouders afwezig zijn, worden de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de hoofdbudgethouder.
3Bij afwezigheid van de prestatie-akkoordverklaarder worden de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de budgetbeheerder (alle facturen) en budgethouder (facturen > € 2.000).
4Bij afwezigheid van de budgetbeheerder worden de aan hem gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder.
5De afdeling Bestuur- & Managementondersteuning, team financiën toetst – alvorens tot betaling wordt overgegaan – of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten zoals de controle op de parafen. Hiertoe beschikt dit team over een geactualiseerde accordeerlijst. Daarnaast zal getoetst worden op juistheid en/of rechtmatigheid van de betaling.
Artikel 7 Registratie en Verantwoording
1De budgethouder is verantwoordelijk voor de administratie van de op zijn budget betrekking hebbende betalingen en verplichtingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven en aangegane verplichting ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.
2Het team financiën van de afdeling Bestuur- & Managementondersteuning, is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de deelbudgetten en heeft de zorg voor de informatievoorziening aan de opdrachtnemer, de prestatie-akkoordverklaarder, de budgetbeheerder, de budgethouder en de hoofdbudgethouder.
3De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van kerncijfers, de administratieve organisatie en de interne controle van de werkprocessen.
4De budgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke verantwoording van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan het college op de hiervoor vastgestelde tijdstippen. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kencijfers.
5De opdrachtnemers en de budgetbeheerders leveren tijdig analyses, verantwoordingen en of nacalculaties ten aanzien van hun (deel)budgetten aan de budgetbeheerder of budgethouders. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de uitgaven en/of inkomsten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kencijfers.
6De budgethouder levert de onder lid 5 bedoelde informatie aan team financiën ten behoeve van het opstellen van de P&C-producten.
7De onder punt 6 genoemde verantwoording wordt na behandeling in het college aangeboden aan de raad.
Artikel 8 Budgetsubstitutie
1Middels de voortgangsrapportage of de technische begrotingswijziging in december is substitutie van budgetten mogelijk. De voortgangsrapportage wordt door de raad vastgesteld. De budgetverschuivingen (budgetneutraal) die gedurende het jaar plaatsvinden en niet via de voortgangsrapportage zijn gelopen, worden in december voorgelegd aan de raad.
2Bij spoedeisende zaken dient het college van burgemeester en wethouders hierover vooraf te worden geïnformeerd waarbij de financiële consequenties hetzij via een afzonderlijke begrotingswijziging dan wel in de eerstvolgende voortgangsrapportage worden vermeld.
Artikel 9 Inwerkingtreding
1De regeling treedt in werking met ingang van 1 augustus 2021.
2De “Algemene Regeling Budgethoudersschap Gemeente Staphorst 2012” zoals vastgesteld op 27 november 2012 vervalt op de in lid 1 genoemde datum.
Artikel 10 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Algemene Regeling Budgethoudersschap Gemeente Staphorst 2021”.