Aanhef
De raad van de gemeente Stadskanaal;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juni 2013, nr. R 6958;
gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
besluit:
de navolgende "Archiefverordening Stadskanaal 2013" vast te stellen.
Tekst
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a.de wet:
de Archiefwet 1995;
b.gemeentelijke organen:
de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c.de archiefbewaarplaats:
de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;
d.beheerder:
degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
e.beheereenheid:
een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;
f.informatiesysteem:
systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2 Archiefbewaarplaats
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3 Aanwijzen beheerders
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4 Aanstellen personeel
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5 Bewaring van de archiefbescheiden
1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6 Kosten zorg voor archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7 Voorschriften archiefbewaarplaats
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8 Verslag
Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 9 Intrekking anterieure regeling
De Archiefverordening van de gemeente Stadskanaal 1996 wordt ingetrokken.
Artikel 10 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt acht dagen na bekendmaking in werking.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening Stadskanaal 2013".