Verordening Auditcommissie gemeente Son en Breugel 2019 (gemeente Son en Breugel)

Aanhef

De raad van de gemeente Son en Breugel;

gezien het voorstel van de voorzitter en griffier van de gemeenteraad van 22 mei 2019, bijlage nr.: 39 - 2019;

gelet op de desbetreffende bepalingen in de Gemeentewet;

B E S L U I T :

vast te stellen de Verordening Auditcommissie gemeente Son en Breugel 2019.

Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen

1Er is een Auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de Auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de accountant: de in de Controleverordening gemeente Son en Breugel bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

f.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Doel

1De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant en uitvoering te geven aan de taken als bedoeld in artikel 4 lid 3 en artikel 7 lid 4 van de Controle-verordening.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de raad en het college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheid

1De commissie adviseert de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en college;

h.het adviseren aan de raad over genoemde taken;

i.het uitvoeren van (extra) taken in opdracht van de raad.

3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal 3 leden, zijnde raads- of burgerleden, allen van verschillende raadsfracties. Minimaal de helft van het aantal leden is raadslid.

2De raad benoemt de leden van de commissie. De leden nemen zitting zonder last of ruggespraak.

3De commissie heeft de volgende adviseurs:

a.De wethouder van financiën op uitnodiging van de voorzitter of op eigen initiatief;

b.De gemeentesecretaris op uitnodiging van de voorzitter of op eigen initiatief;

c.De controller als vaste adviseur;

4De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

5De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Besluitvorming

1Besluiten van de Auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 6 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad, c.q. bij ontslag als commissielid in het geval van een burgercommissielid.

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 7 Voorzitter

1De voorzitter wordt benoemd door de raad uit de leden van de commissie en is een raadslid.

2De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter is een raadslid.

3De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 8 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2De adviseurs voor de vergaderingen van de commissie worden conform artikel 4 uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6Het concept-verslag van de openbare vergaderingen wordt, na goedkeuring door de voorzitter, binnen 2 weken na de vergadering ter kennis gebracht aan de raad en het college.

Verordening Auditcommissie gemeente Son en Breugel 2019