Privacy beleid Gemeente Son en Breugel

Voorwoord

Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Son en Breugel (hierna: gemeente) beschrijft in dit Overzicht definities en afkortingen welke definities en afkortingen de gemeente in algemene zin hanteert met betrekking tot privacy en gegevensbescherming.

Het bevat naast eigen begrippen ook definities en afkortingen die in de AVG en de Wpg gebruikt worden. Ook worden hyperlinks gebruikt naar verordeningen en wetten met soms met een praktische vertaling of voorbeeld erbij.

In documenten, zoals beleidstukken, procedures, handleidingen, instructies en dergelijke kan worden afgeweken van deze definities en afkortingen.

Evaluatie en controle

De privacy officer verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van dit document.

Het Overzicht definities en afkortingen wordt minimaal eens in de 5 jaar geëvalueerd en zo nodig tussentijds herzien door de privacy officer, bijvoorbeeld n.a.v. organisatorische veranderingen of wetswijzigingen. Daarbij worden de volgende aspecten in ieder geval bekeken: inhoud, uitvoerbaarheid, invoering en werking.

De functionaris gegevensbescherming (FG) wordt geïnformeerd over deze evaluatie.

Gerelateerde documenten

Veel documenten zijn op een of andere manier gerelateerd aan dit Overzicht definities en afkortingen. De meest voor de hand liggende hebben wij hier genoemd.

•Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

•Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG)

•Wet politiegegevens (Wpg)

•Besluit politiegegevens (Bpg)

•Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren (Bpg BOA)

•Regeling periodieke audit politiegegevens

Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming

Aanpassingswet Algemene verordening gegevensbescherming https://wetten.overheid.nl/BWBR0041233/2019-07-01/0

AB

Het Algemeen Bestuur van Dienst Dommelvallei.

Afdelingen

De organisatorische eenheden van de ambtelijke organisatie van de gemeente.

Afdelingsmanager/Clustercoördinator

Degene die namens de verwerkingsverantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens binnen diens afdeling, clusters, teams of programma’s in overeenstemming met het bij of krachtens de wetgeving en het privacy beleid bepaalde.

Artificial Intelligence (AI) of kunstmatige intelligentie

Technologie waarbij digitale systemen reageren op data, bijvoorbeeld afkomstig uit sensoren, en op basis daarvan zelfstandig acties ondernemen. Streven naar lerend vermogen. (uit Cyberwoordenboek kunstmatige intelligentie).

Aanvulling: Er zijn 2 categorieën van AI: menselijk of rationeel denken (machines die in staat zijn om beslissingen te nemen, problemen op te lossen en te leren) en menselijk of rationeel handelen (machines kunnen activiteiten uitvoeren die intelligentie vereisen).

Algoritme

Een proces, stappenplan of een serie regels die een computer moet volgen om een probleem of rekensom op te lossen. Het lijkt op een soort recept.(uit Cyberwoordenboek).

Aanvulling: Deze algoritmes kunnen autonoom of met menselijke betrokkenheid geautomatiseerd beslissingen nemen. Bijv. anonimiseringssoftware.

AP

Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de onafhankelijke toezichthouder in Nederland voor de bescherming van persoonsgegevens o.b.v. toepasselijke wet- en regelgeving, zoals de AVG, UAVG en Wpg.

Art.

artikel

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&qid=1685451198313

betrokkene

Een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt. (artikel 4 AVG).

BF

Bevoegde Functionaris Wpg. Dit is de hoeder van politiegegevens. Degene die beslist wie er toegang mag hebben tot deze politiegegevens en of ze verstrekt kunnen worden aan een samenwerkingspartner.

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. (artikel 9 AVG).

Deze gegevens vormen een groter risico voor de privacy dan “gewone” persoonsgegevens. Voor de AVG geldt: verwerking van dit soort gegevens is verboden, tenzij sprake is van een uitzondering die is genoemd in de wet.

Voor politiegegevens geldt: verwerken mag alleen als dit onvermijdelijk is voor het doel van de verwerking, in aanvulling op de verwerking van andere politiegegevens. En de gegevens moeten afdoende beveiligd zijn. Bijvoorbeeld is toegestaan: vastleggen van een verklaring van een verdachte die betoogt dat hij niet in overtreding is omdat hij bepaalde handelingen in het kader van zijn Hindoeïstische geloofsovertuiging verricht.

BOA

Buitengewoon opsporingsambtenaar.

Bpg

Besluit politiegegevens https://wetten.overheid.nl/BWBR0023086/2023-01-01.

Bpg BOA

Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren https://wetten.overheid.nl/BWBR0041971/2021-10-01/0.

BRP

Basisregistratie Personen.

BSN

Burgerservicenummer.

Burgemeester

De burgemeester van de gemeente.

CISO

Chief Information Security Officer. De adviseur en interne controleur ten aanzien van informatiebeveiliging van de Dienst Dommelvallei organisaties.

College

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

Crisis

Een abnormale of buitengewone gebeurtenis of situatie die een organisatie of gemeenschap bedreigt en een strategische, adaptieve en tijdige reactie vereist om de levensvatbaarheid en integriteit te behouden (uit Cyberwoordenboek 2021, crisismanagement).

Datalek

Inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige manier leidt tot inzage, verlies, vernietiging, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens (artikel 4 AVG).

Derde (derde partij)

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken) (artikel 4 AVG).

DB

Het Dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei.

Dienst Dommelvallei

Het openbaar lichaam, ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei.

Dreiging

Potentiële of hypothetische situatie die kan leiden tot een inbreuk op de informatiebeveiligingsmaatregelen.

DPIA

Data Protection Impact Assessment. Een analyse van de gevolgen voor de privacy van de betrokkenen die wordt uitgevoerd als een project, beleid, dienst, product of ander initiatief wordt gestart, ingevoerd of gewijzigd, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Ook wordt beschreven welke risico beperkende maatregelen worden genomen om een negatieve impact op voorhand te voorkomen dan wel te verkleinen. (zie artikel 35 AVG).

Een DPIA wordt ook wel gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) genoemd.

EDPB

European Data Protection Board. Een EU-orgaan bestaande uit alle voorzitters van de privacy toezichthouders van de Europese Unie, welke belast is met het uitbrengen van richtlijnen om een uniforme toepassing van de AVG principes in alle lidstaten te bevorderen.

EER

Europese Economische Ruimte. Dit zijn de landen in de EU, inclusief Liechtenstein, Noorwegen en IJsland.

FG

Functionaris Gegevensbescherming. De interne toezichthouder van de Dienst Dommelvallei organisaties op zowel naleving van de AVG als de Wpg en het aanspreekpunt voor de AP.

GEB

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Zie DPIA.

Inbreuk

Een daadwerkelijke inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Het zijn incidenten die de beschikbaarheid, de integriteit en/of de vertrouwelijkheid van de gegevens aantasten (BIV).

Informant

Een persoon die heimelijk informatie verstrekt over het vermoeden van strafbare feiten of mogelijke ernstige schendingen van openbare orde (door anderen), die gevaar voor deze persoon of derden oplevert.

Informatiebeveiligingsbeleid

Het door het college vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid.

Medewerkers

De natuurlijke personen die in dienst zijn van de gemeente organisaties, of de natuurlijke personen die anderszins in een hiërarchische relatie staan tot de gemeente (bijv. inhuurkrachten, stagiaires, externe medewerkers, etc.).

MvT

Memorie van Toelichting.

Ontvanger

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht, gelden echter niet als ontvangers; de verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn (artikel 4 AVG).

Overleggroep privacy

De privacy overlegstructuur binnen de Dienst Dommelvallei organisaties, die bestaat uit de privacy officers en de functionarissen gegevensbescherming van de Dienst Dommelvallei organisaties.

Persoonsgegevens

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. (artikel 4 AVG).

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Het gaat dus om alles dat in verband kan worden gebracht met een persoon: naam, foto, telefoonnummer of personeelsnummer, maar ook een bankrekeningnummer of kenteken.

Belangrijk is dat de persoon nog niet geïdentificeerd hoeft te zijn: het is al een persoonsgegeven als het tot identificatie kán leiden.

Poho-overleg Informatiebeveiliging en privacy

Overleg met de portefeuillehouder over onderwerpen betreffende de status van en ontwikkelingen over de bescherming van persoonsgegevens en het bij of krachtens de wet uitvoeren van het privacy beleid.

Politiegegevens

Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van de uitvoering van de politietaak (van de Politiewet 2012), waaronder bescherming van openbare veiligheid, en de Wet administratiefrechtelijke handhaving verkeersvoorschriften, of voor de in de Vreemdelingenwet 2000 opgedragen taken (artikel 1, eerste lid, onderdeel i, onder 1 en artikel 4, eerste lid, onderdeel f van de Politiewet 2012).

Het gaat over persoonsgegevens die in het strafrecht door de BOA’s verwerkt worden in het kader van opsporingstaak.

Privacy officer

De persoon die is belast met de coördinatie van de gegevensbescherming binnen de gemeente, overeenkomstig het bij of krachtens de wet en het privacy beleid bepaalde.

(De privacy officer wordt ook wel privacy beheerder genoemd.)

Profilering

Elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen (artikel 4 AVG).

Proportioneel/proportionaliteit

Een verwerking is proportioneel als het doel van de verwerking in verhouding staat tot de inbreuk op de privacy van de betrokkenen.

Je dient altijd te controleren of je aan het beginsel van de proportionaliteit voldoet.

Raad

De gemeenteraad van de gemeente.

Regeling Periodiek audit politiegegevens

Deze regeling beschrijft het doel, inhoud en vereisten van de Wpg privacy audit (https://wetten.overheid.nl/BWBR0025038/2019-06-26).

Register van verwerkingen/verwerkingsregister

Het register van verwerkingsactiviteiten, waarin de verwerking zijn vastgelegd die onder de verantwoordelijkheid van de organisatie plaatsvinden (artikel 30 AVG).

Hierin staat informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt, o.a. contactgegevens FG, doeleinden, betrokkenen, bewaartermijn, ontvangers, beveiliging, eventuele andere organisaties met gezamenlijke verantwoordelijkheid en eventuele internationale organisaties waarmee persoonsgegevens gedeeld worden.

Strafrechtelijke persoonsgegevens

Persoonsgegevens die te maken hebben met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen (artikel 10 AVG).

Deze vallen onder het regime van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg).

Subsidiair/subsidiariteit

Een verwerking is subsidiair als het doel wordt verwezenlijkt op de minst ingrijpende manier voor de betrokkene.

Je dient altijd te controleren of je aan het beginsel van de subsidiariteit voldoet.

Systematische of stelselmatige verwerking

Een verwerking van persoonsgegevens die is opgenomen in de systemen of in het beleid van de organisatie (en niet ad hoc of incidenteel plaatsvindt). Voor EDPB kan "stelselmatig" een of meer van de volgende betekenissen hebben:

•Plaatsvindend volgens een systeem. Vooraf geregeld, georganiseerd of methodisch.

•Plaatsvindend in het kader van een algemeen plan voor gegevensverzameling.

•Uitgevoerd als onderdeel van een strategie.

Ter beschikking stellen van politiegegevens

Het verstrekken van politiegegevens BINNEN het Wpg-domein, dus aan personen die overeenkomstig de Wpg geautoriseerd zijn voor het verwerken van politiegegevens voor zover zij deze nodig hebben voor uitvoering van hun taak.

(In tegenstelling tot het verstrekken van politiegegevens.)

UAVG

De Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Verstrekken van politiegegevens

Het verstrekken van politiegegevens BUITEN het Wpg-domein. Het bekend maken van politiegegevens aan derden, Minister van Veiligheid en Justitie of samenwerkingsverbanden, voor zwaarwegend algemeen belang met een van de volgende doeleinden:

•Voorkomen en opsporen van strafbare feiten.

•Het handhaven van openbare orde.

•Het verlenen van hulp aan hen die deze behoeven.

•Het uitoefenen van toezicht op het naleven van regelgeving.

(In tegenstelling tot ter beschikking stellen van politiegegevens.)

Verwerken van persoonsgegevens (verwerking)

Een verwerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 AVG).

NB: Het inzien van persoonsgegevens is dus al een verwerking.

Verwerken van politiegegevens

Het verwerken van persoonsgegevens voor de uitoefening van de politietaak om inzicht te krijgen in betrokkenheid van personen bij het beramen of plegen van misdrijven (of de samenhang met andere misdrijven in het georganiseerd verband), of die mogelijk een ernstige inbreuk op de rechtsorde kunnen opleveren.

Verwerker

Iedere niet-ondergeschikte partij, die namens of in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4 AVG).

AP (Verantwoordelijke en verwerker | Autoriteit Persoonsgegevens): U bent verwerker als u persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere organisatie. U gebruikt deze persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden.

Als u een verwerker bent, moet u zich volledig houden aan de instructies van de organisatie die u de opdracht heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken. Maar dat is niet hetzelfde als rechtstreeks onderworpen zijn aan het gezag van de verwerkingsverantwoordelijke.

Subverwerker: Iedere niet-ondergeschikte partij die namens of in opdracht van een verwerker persoonsgegevens verwerkt.

Verwerkersovereenkomst

Een overeenkomst tussen een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker, zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, waarin de verwerking van persoonsgegevens door de verwerker wordt geregeld, zoals het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker.

Verwerkingsverantwoordelijke

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Privacy wetgeving

De toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

UAVG

Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Wgs

Wet gemeentelijke schuldhulpverlening.

Wmo

Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.

Wpg

Wet politiegegevens https://wetten.overheid.nl/BWBR0022463/2022-10-01.

Wpg artikel 8

Dagelijkse politietaak (conform de wet politiegegevens).

Wpg artikel 9

Onderzoek in verband met handhaving van rechtsorde in een bepaald geval (conform de wet politiegegevens).

Wpg artikel 11

Geautomatiseerd vergelijken en in combinatie zoeken (conform de wet politiegegevens).

Wpg artikel 13

Ondersteunende taken (conform de wet politiegegevens).