Regeling Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Someren 2020 (gemeente Someren)

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren;

gelet op:

•artt. 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

•de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);

•art. 156 Gemeentewet;

•Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Someren 2020

b e s l u i t :

Vast te stellen de navolgende Regeling Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Someren 2020. Hiermee wordt de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan de organen van de gemeente en aan derden geregeld.

Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente

1Gelet op art. 3.8 Wet BRP en gelet op art. 6 lid 1 sub e Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Someren aan organen van de gemeente Someren worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgelegde taken;

2De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de basisregistratie personen (ad hoc verstrekkingen), door systematische verstrekkingen en selectie;

3De organen van de gemeente aan wie gegevens worden verstrekt, de categorie van personen die het betreft, en de wijze van verstrekken zijn vermeld in bijlage 2 tabel 1. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 2 tabel 2.

Artikel 2. Verstrekking aan derden

Op grond van art. 3.9 Wet BRP kunnen gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie aan derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente.

1Het college van B&W kan overeenkomstig art. 3.9 Wet BRP, op verzoek van een derde aan hem gegevens verstrekken uit de basisregistratie personen als:

a.de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt, of

b.de verstrekking in overeenstemming is met het bepaalde krachtens het derde lid.

2Verstrekking overeenkomstig het eerste lid, aanhef en onder b, vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

3Op verzoek van een derde kan het College van B&W over een ingeschrevene die ingezetene is van de gemeente Someren en over een overledene die op moment van overlijden ingezetene van de gemeente Someren was, gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan derden, als de verstrekking voldoet aan het bepaalde in artikel 3;

4De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.

Artikel 3. Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden

Het college van burgemeester en wethouders wijst aan:

1de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en

2de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie.

Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden slechts aangewezen de werkzaamheden die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden

Artikel 4. Terugmeldplicht

1Een medewerker/orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.

2De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in art. 2.34 Wet BRP en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.

Artikel 5. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan derden wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht. Binnen de gemeente Someren is besproken dat dit bij hoge uitzondering kan voorkomen, echter wordt de voorkeur gegeven aan een van de andere wijzen van gegevensverstrekking.

Artikel 6. Protocolplicht

1De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaren volgend op de verstrekking aantekening van de overstrekking in overeenstemming met art. 3.11 Wet BRP.

2De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 7. Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel

1Deze regeling treedt in werking met ingang van 01-01-2021 en heeft terugwerkende kracht tot 25 mei 2018;

2Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Someren 2020

3Het privacyreglement GBA 2012 komt (hiermee) te vervallen.

Toelichting

Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Someren 2020

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisregistratie uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 tabel 2 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en de Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Bevoegdheid college B&W

De wetgever laat het volgens art. 3.8 Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft op 12 december 2020 in de “Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Someren 2020” geregeld dat zowel de verstrekking aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Someren over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op de datum waarop de AVG van kracht werd, namelijk 25 mei 2018.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Someren aan derden en aan de organen [medewerkers/afdelingen/domeinen/teams] van de gemeente Someren wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit art. 3.8 Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in art 6 lid 1 sub e AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.

Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in Hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet-inwoners’

De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Someren woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Someren op grond van art. 3.2 Wet BRP. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer. De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via de GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de GBA.

In bijlage 2 tabel 2 zijn voor wat betreft de GBA/BRP dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde GBA/BRP-gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige afdelingen ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van art. 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene en derde.

Basisregistratie

Juridisch gezien is er sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.

Orgaan

Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van gemeente Someren. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep mensen (team, domein of afdeling).

Derde

Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijk persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

1. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente

Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers, teams, afdelingen, domeinen van de gemeente Someren. De wijze van verstrekken aan deze organen wordt geregeld in bijlage 2 tabel 1. De gegeven die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 2 tabel 2.

Artikel 2. Verstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang. De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Someren. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.

Derden met schriftelijke toestemming

Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.

Beperkt set aan gegevens

Op grond van art. 3.9 lid 4 Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘Burgerlijke staat’ is een aangehaakte gegeven.

Geheimhouding

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van Someren aan medewerkers en/of teams/afdelingen van de gemeente Someren. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie art. 3.8 lid 2 Wet BRP).

In bijlage 2 tabel 2 van deze regeling wordt een opsomming van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamde ‘aangehaakte gegeven’. De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is art. 6 lid 1 sub e AVG. In bijlage 2 tabel 2 wordt ook geregeld voor welke taken en op welke wijze de verschillende gemeentelijke teams/domeinen de gegevens verstrekt krijgen.

Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medeweker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegeven te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Authentieke gegeven en verplicht gebruik

Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.

Artikel 3. Terugmeldplicht

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in art. 2.34 Wet BRP.

Artikel 4. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Daarentegen moet het mogelijk zijn om hier uitzonderingen op te maken. Echter heeft de gemeente Someren een sterke voorkeur aan een van de andere wijzen van gegevensverstrekking. Voorwaarde voor telefonische gegevensverstrekking is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld (wanneer mogelijk) via het algemene nummer van de desbetreffende instantie of het desbetreffende bedrijf.

Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaan dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld: geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocumenten aan minderjarige).

Indien de ingeschrevene over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.

Artikel 5. Protocolplicht

Protocollering is het houden van aantekeningen van een verstrekking. Protocolleren heeft het doel om uitvoering te kunnen geven aan het in art. 3.22 Wet BRP geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgesteld welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijs is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegeven wordt omgegaan.

Bijlage 1 behorend bij art. 2 Regeling Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen Someren 2020

Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van art. 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.

Gewichtig maatschappelijk belang BRP

Categorie derde BRP

Bevorderen van culturele en maatschappelijke vaardigheden inwoners. Tegengaan analfabetisme

Bibliotheken

Terugvinden van nabestaande i.v.m. begraven en cremeren van inwoners van de gemeente Someren

Niet gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen

Maatschappelijke dienstverlening/ondersteuning

Instellingen die genoemde werkzaamheden verrichten op het terrein van

Algemene en geestelijke gezondheidszorg