Aanhef
De raad der gemeente Soest;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 januari 2024;
b e s l u i t:
1De raad wordt gevraagd de nota Inkoopbeleid 2024 vast te stellen.
Inleiding
Op een goede wijze inkopen is van groot belang voor gemeenten. Een professioneel Inkoopbeleid legt de doelen vast die de gemeente met inkoop wil nastreven. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbetering van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen.
Het VNG model Inkoopbeleid biedt een raamwerk van verschillende beleidsmaatregelen, waarbij gemeenten op basis van lokale beleidskeuzes eigen accenten kunnen leggen. Het VNG model is bedoeld voor burgemeesters, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheermatig, controlematig) te maken hebben met inkoop. Daarnaast zorgt het ervoor dat derden op de hoogte zijn van de doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij haar Inkopen hanteert. Het zorgt derhalve voor meer transparantie.
De Gemeente heeft het model Inkoopbeleid als frame gebruikt, maar het handzamer en eigen gemaakt. Zaken die al in de wet en in lokale regelgeving zijn geregeld, zijn omwille van de leesbaarheid niet hierin opgenomen. Begrippen die toelichting behoeven, zijn in het blauw weergegeven en gedefinieerd in de bijlage. Dit inkoopbeleid sluit aan op het algemene beleid van de Gemeente, bestaande (lokale) regelingen en het vigerende collegeakkoord.
In dit Inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 1).
Daarnaast gaat de gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten in de volgende hoofdstukken:
1 Gemeentelijke doelstellingen
Tekst
De gemeente wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a Effectief, efficiënt en rechtmatig inkopen.
De gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoopbeleid na. De gemeente poogt doeltreffend in te kopend, op de meest economische manier. Het beheersen en verlagen van de inkoopuitgaven staat centraal. We kunnen de inkoopuitgaven verantwoorden.
b Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
We kopen in op een bewuste en zakelijke wijze. We actualiseren onze inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. De gemeente heeft, vertrouwen in de contractant en zet zich in voor wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c Zoveel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.
Naast de uitgaven en de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, letten we bij het inkopen op het bijdragen aan onze ecologische en sociale doelstellingen. We zijn er alert op dat lokale en regionale ondernemers toegang krijgen tot onze inkoopopdrachten.
d Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor ondernemers.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten veel administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren.
Begrippen
Aanbesteden
Aanbesteden is een afgewogen wijze om te komen tot contractering van een geschikte contractpartner met het meest geschikte product (dienst/werk) tegen de meest gunstige prijs, waarbij de prijs/kwaliteit verhouding een belangrijke factor is.
Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessie-opdrachten boven en onder de (Europese) drempelbedragen en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Budgethoudersregeling
Regels ten aanzien van budgethouderschap zijn vastgelegd in de Budgethoudersregeling van de Gemeente.
Concessie
Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van een werk of dienst, waarbij de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst bestaat uit het verlenen van een exploitatierecht, waarbij het exploitatierisico ligt bij de exploitant. Denk bijvoorbeeld aan de exploitatie van een gemeentelijke parkeergarage, zwembaden, buitenreclame en afvalverwerking door een onderneming, of het uitvoeren van de catering bij een overheidsdienst.
Contractant / opdrachtnemer
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten
Alle opdrachten die niet onder Werken of Leveringen vallen.
Europese drempelbedragen
Als de Gemeente een overheidsopdracht heeft met een waarde gelijk aan of meer dan het Europese drempelbedrag, moet er een Europese aanbesteding plaatsvinden op basis van de Aanbestedingswet. De drempelbedragen voor Werken, resp. Leveringen/Diensten, Concessies en SaS diensten verschillen. Deze bedragen zijn in euro's en exclusief btw. De Europese Commissie stelt deze drempelbedragen elke 2 jaar vast.
Gedragscode
Integriteitbeleid van de Gemeente. In deze gedragscode worden de normen en waarden van de medewerkers van de Gemeente benadrukt, overgedragen en gehandhaafd.
Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
Een GVA is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag. Justis verstrekt de GVA namens de minister van Justitie en Veiligheid.
Gemeente
De gemeente Soest, zetelend te Raadhuisplein 1 te Soest
Gemeenschappelijke regeling (GR)
Dit is een samenwerkingsverband tussen meerdere overheden.
Inkopen
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inkopen omvat meer stappen dan Aanbesteden.
Leveringen
Leveringen omvatten aankoop, huur, lease en huurkoop van producten.
Mandaatbesluit
Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest. In dit besluit is vastgelegd welke bevoegdheden bij de ambtelijke organisatie zijn belegd en wanneer daarvan gebruik mag worden gemaakt.
MVOI
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen.
Dit betekent dat er bij het inkopen, naast op de prijs van de producten, diensten of werken ook gelet wordt op het milieu en sociale aspecten.
Offerteaanvraag
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente aan 1, respectievelijk minimaal 3, maximaal 5 partijen voor te verrichten prestaties conform deel 1 van de Aanbestedingswet.
Ondernemer
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’; een ieder die producten of diensten op de markt aanbiedt.
Quasi-inbesteden
Quasi-inbesteden is afgeleid van zuiver inbesteden en houdt in dat een aanbestedende dienst een opdracht gunt aan een verbonden instelling, die een separate rechtspersoon is.
Regionale ondernemer
Een ondernemer die gevestigd is binnen een afstand van 15 km van het gemeentehuis.
SAS dienst
Sociale of andere specifieke diensten. Bepaalde categorieën van diensten hebben vanwege hun aard een beperktere grensoverschrijdende dimensie, doordat de invulling van de diensten per lidstaat verschilt en afhankelijk is van ‘culturele tradities’. Het gaat hier onder meer om diensten op het gebied van gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijke en aanverwante dienstverlening, administratieve sociale diensten, uitkeringsdiensten, bepaalde juridische diensten en opsporings- en beveiligingsdiensten. Voor overheidsopdrachten voor SAS-diensten is een specifieke regeling ingevoerd met een drempelbedrag dat hoger is dan het reguliere drempelbedrag voor diensten.
Social Return (vaak afgekort tot SROI)
Dit houdt in dat u als opdrachtnemer bij de uitvoering van een opdracht een percentage van de opdrachtwaarde invult door kansen te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt door duurzaam betaald werk of stage aan te bieden, een opleiding te faciliteren, producten en/of diensten af te nemen bij sociale ondernemingen of sociale werkvoorzieningen die medewerkers in dienst hebben uit de doelgroep of door Initiatieven te ondersteunen van inwoners in Soest of Amersfoort die projecten ontwikkelen gericht op het versterken van de sociale basis. Het gaat om thema’s als talentontwikkeling, meedoen, gemeenschapskracht, veilige omgeving, werk, wonen, rondkomen, onderwijs en gezondheid.
Werken
Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt de bouw van een brug, een kantoorgebouw of de aanleg van een weg. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder Werken.