Aanhef
1- het geactualiseerde Handboek Vervanging gemeente Soest 2023 vast te stellen
2- dit besluit te beperken tot de werkprocessen zoals vastgelegd in de reikwijdte van het handboek vervanging
9. Bijlagen
9.1Bijlage - documenten en gesprekspartners
Documentatie
Beleid en organisatie
•Archiefverordening Soest, vastgesteld 27-10-2016 (overheid.nl);
•Besluit informatiebeheer Gemeente Soest 13-9-2016;
•Soest in verbinding, de ontwikkeling van de informatievoorziening 2020-2022;
•Digitaal werken zo doen we het in Soest 11-1-2022;
•Actieplan Digitaal Werken 14-9-2022;
•Soest duurzaam toegankelijk, informatiebeheer gemeente Soest;
•Soest in verbinding en duurzaam toegankelijk, ontwikkeling informatievoorziening en informatiebeer, van richten naar inrichten;
•Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid 2021, 7-12-2021
•Actieplan Informatiebeveiliging RID; 1-2-2022
•Soest in ontwikkeling 2022-2023, Programma Toekomstbestendige Organisatie; 30-3-2022
•Visie op werken als onderdeel van de totale organisatieontwikkeling, routekaart 13-11-2020;
•Doorontwikkeling informatiebeheer, routekaart, ontwikkelplan documentaire
•Informatievoorziening, overzicht scenario’s 16-3-2021;
•Landelijke Handreiking Vervanging van februari 2014 en december 2016;
•Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996;
•Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017;
•Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020;
Informatiebeheer
•Metadataschema, versie 17-3-2021;
•Selectielijst lokale uitzonderingen versie 7-1-2020;
•Werkverdeling PIM/DIV;
ICT-beheer en –beveiliging
•Technische gegevens Kodak i3000 en software Kofax, Nuance Power PDF Advanced 2.0;
•Zaaksysteem.nl, releasenotes;
•SLA versie Xxllnc; 23-10-2022
•RID Assurance rapport 2012, 13-03-2013;
•DVO RID v3.0 - vastgesteld in OGO van 19-09-2014;
•Uitwijkplan ICT 2013, versie 3.0, 4-09-2012;
•Strategisch informatiebeveiligingsbeleid RID-Utrecht 7-11-2018.
Gesprekspartners
•Strategisch adviseur informatiebeheer / Projectleider DIV, Gemeente Soest;
•Adviseur informatiebeheer, Gemeente Soest;
•Archiefinspecteur, Archief Eemland;
•Gemeentearchivaris, Archief Eemland.
9.2 Bijlage – taken en verantwoordelijkheden
Rol in vervangingsproces
Verantwoordelijkheden / taken
functie
Bestuur
•Vervangingsbesluit nemen
•Zorgdrager niet overgebrachte archieven
College van B&W
Toezicht
•Gemeentearchivaris: toezicht op de kwaliteit van het archief- c.q. Informatiebeheer
•Toestemming verlenen voor vernietiging in kader van de selectielijst
•Toezicht op beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden
•Archiefinspecteur: toezicht namens gemeentearchivaris en adviseren over de toepassing van de Archiefwet- en regelgeving
Gemeentearchivaris en Archiefinspecteur
Procesverantwoordelijke
vervanging
•Inrichting van het informatiebeheer
•(Laten)organiseren van de vernietigingslijst gebaseerd op de selectielijst
•(Laten) uitvoeren van audits en kwaliteitscontroles op het vervangingsproces en de informatievoorziening
•Ondertekenen van verklaring van vervanging
Afdelingshoofd bedrijfsvoering
Proceseigenaar vervanging
•Beheer werkproces vervanging
•(Tijd reserveren voor) deelname medewerkers aan trainingen/instructies en zorgdragen voor voldoende mensen en middelen om de kwaliteit van het vervangingsproces te borgen
Teamleider
Informatiebeheerder
•Advisering en ontwikkeling strategisch en tactisch beleid m.b.t. informatiebeheer
•Beleidsadvisering m.b.t. inrichting van de informatievoorziening, vervanging en verbetering van software
•Onderhouden contact met gemeentearchivaris en archiefinspecteur
•(Bege)leiden I-projecten en advisering projectleiders
Strategisch Adviseur Informatiebeheer
Informatiebeheerder
•Beleidsadvisering op onderdelen m.b.t informatiebeheer
•(Bege)leiden van projecten m.b.t informatiebeheer
•Adviseren over kaders en randvoorwaarden en/of vertalen van wet- en regelgeving naar de praktijk
•Onderhouden contact met medewerkers van Archief Eemland en vakgenoten
•Signaleren van knelpunten en (bege)leiden van projecten m.b.t. zaakgericht werken
•Beheer van zaaktypes (inclusief bewaartermijnen) en verwerken mutaties in het Zaaksysteem en de I-Navigator
•Actueel houden handboek vervanging, handboek kwaliteitssysteem en werkafspraken
•Periodieke evaluatie kwaliteitscontroles op aanpassing en uitbreiding
•Periodieke evaluatie op resultaten voortkomend uit controles
•Verzorgen trainingen en instructies Zaaksysteem en Documentgenerator
Adviseur Informatiebeheer
Informatiebeheerder
•Sorteren en selecteren van papieren archiefbescheiden
•Voorbereiden en scannen van papieren archiefbescheiden
•Controleren en eventueel herstellen van gescande documenten
•Valideren en registreren van documenten en zaken
•Archiveren (tijdelijk) van papieren originelen
•Archiefbeheer
•Kwaliteitscontroles uitvoeren op scans, facturen en vastlegging metadata
•Steekproefcontrole op tijdelijke opslag van de vervangen archiefbescheiden (met name uitzonderingen)
•Actief benaderen en begeleiden van collega’s in het digitaal zaakgericht werken en adviseren over te vormen digitale dossiers
•Uitvoering geven aan projecten m.b.t. informatiebeheer
•Inrichting van de archiefruimte
•Voorbereiden vernietiging en laten ondertekenen van verklaringen van vervanging
Recordmanager
Behandelaar/medewerker
•Zorgen voor inhoud van de zaak (afhandeling, compleetheid en betrouwbaarheid)
Behandelaar/medewerker
Organisatie
Functioneel beheer
•Functioneel beheer Zaaksysteem
•Functioneel beheer Documentgenerator
•Functioneel beheer Kofax software en Kodak-scanner
Functioneel beheerder
Technisch beheer
•Tussenpersoon met Regionale ICT-dienst Utrecht (RID) en goedkeuren wijzigingsverzoeken
ICT-regiseur
Technisch beheer regionaal
•Beheer RICOH A0-scanner
•Leveren basispakket ICT-diensten(technisch beheer en onderhoud van de infrastructuur en hardware op basis van de producten- en dienstencatalogus
Technisch Beheerteam
Regionale ICT-dienst Utrecht
(RID)
Leverancier Zaaksysteem.nl
•Levering en onderhoud zaaksysteem.nl
•Updates
•Back-ups
Xxllnc BV
9.3 Bijlage – model verklaring van vervanging
Verklaring van vervanging van archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Soest, verklaart dat op grond van het besluit [kenmerk of nummer vervangingsbesluit, datum] van het college van Burgemeester & Wethouders de in het besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en/of verbranding door Reisswolf Randstad BV op [datum].
Het betreft [overzicht of omschrijving van vervangen archiefbescheiden] van [periode].
Soest, [datum]
Ondertekening:
[functionaris]
Bijlagen:
-Besluit [kenmerk, nummer] tot vervanging van archiefbescheiden [datum]
-Bewijs van vernietiging [datum]
9.4 Bijlage – Registreren in zaaksysteem.nl
Instructie (conform video’s) “Post registreren in nieuwe zaak” en “Post registreren in bestaande zaak”:
Post die via Kofax is aangeboden komt binnen in de documentintake.
De documentintake is te vinden door in het dashboard linksboven op het hamburgermenu te klikken en dan te kiezen voor Document intake.
Wil je, voordat je begint met registreren, de inhoud van het document bekijken, ga dan met je muis over het PDF icoontje. Aan de linkerkant zie je een preview van het document. Klik je op de link van het document, dan opent het document op je scherm.
Voor het registreren van documenten heb je twee opties:
Een nieuwe zaak registreren
Nieuwe zaak registreren. In dit geval begin je met het aanmaken van de zaak en wordt het document automatisch aan deze zaak toegevoegd. Klik naast het document op het plusje.
In het eerste scherm zoek je het zaaktype op en geef je aan wie de aanvrager is(opzoeken in BRP of handelsregister als NAW nog niet voorkomt).
In het volgende scherm vul je gegevens over het document in. (Verander bestandsnaam in iets met betekenis dat is straks direct zichtbaar in de zaak en minstens zo belangrijk als de omschrijving). Vul de overige velden en let op dat je in het veld Zaakdocument ‘Geen’ vervangt door het goede documenttype.
Hierna kom je in het scherm voor de registratie van de zaak. Bij Zaakacties is het belangrijk dat je op de goede manier toewijst: niet aan jezelf en niet aan een specifieke behandelaar maar aan een rol. Voor het toewijzen aan een rol selecteer je eerst de afdeling Soest (de hele organisatie zit onder één afdeling die Soest heet) en selecteer vervolgens de juiste rol. Klik vervolgens op versturen om de registratie af te ronden.
Voor vertrouwelijke zaken zijn aparte rollen gemaakt. Daardoor komen deze zaken in de zaakintake van de medewerkers die de betreffende zaken mogen inzien en behandelen. Deze rollen beginnen allemaal met VT.
Het toevoegen van een document aan een bestaande zaak:
Toevoegen aan een bestaande zaak. Klik naast het document op het pijltje. In dit geval zoek je eerst de zaak op waar je het document aan wil toevoegen. Vul de velden in en let op dat je in het veld Zaakdocument ‘Geen’ vervangt door het goede documenttype. Klik vervolgens op toevoegen om het document aan de zaak toe te voegen
9.5 Bijlage – kwaliteitscontroles
Voor de kwaliteitscontroles is onderscheid gemaakt tussen de standaardcontrole (het vierogenprincipe) en steekproeven. Scans zullen altijd langs vier ogen gaan. De registratie van zaken en documenten zullen middels steekproeven worden gecontroleerd.
Kwaliteitscontrole op selectie-, scan- en registratieresultaat
De kwaliteitscontroles zorgen ervoor dat de documenten voldoen aan gestelde kwaliteitseisen. Voor de visuele controle gelden:
Selectie
•Valt het document onder de reikwijdte van de vervanging?
•Behoort het document tot een uitzondering?
•Is de enveloppe relevant en toegevoegd?
Juistheid
•Is het document geheel gescand?
•Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?
•Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?
•Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?
•Komen de afmetingen overeen met het origineel?
Volledigheid
•Zijn alle documenten gescand?
•Is van elk document iedere pagina zowel voor- en achterkant gescand?
•Zijn alle bijlagen gescand?
•Worden alle kleuren overgenomen?
•Komen de kleuren overeen met die van het origineel of is er kleurverlies opgetreden (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?
•Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden in een kader gezet (gecropt)?
Leesbaarheid
Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en eventuele print (bij hergebruik) vergelijkbaar zichtbaar is.
•Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?
•Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
•Klopt de tekst die wordt herkend (OCR)?
•Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan.
•Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?
•Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).
Afwijkingen
Visueel zichtbare afwijkingen, afkomstig van de scanner, zijn onder meer:
•Horizontale of verticale strepen;
•Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;
•Weerspiegelingen;
•Andere vervormingen en effecten ontstaan bij het doorvoeren of omzetten naar pdf/a.
Terugvindbaarheid
•Zijn alle metadata zijn aan het document toegekend en in de juiste zaak geplaatst?
•Is er terecht een nieuwe zaak aangemaakt?
•Is het juiste zaaktype geselecteerd?
•Is/zijn de juiste betrokkene(n) aan de zaak gekoppeld?
•Zijn de vervangen documenten voorzien van de verplichte metadata?
•Zijn de uitgezonderde documenten voorzien van de verplichte metadata?
•Zijn de vervangen interne/uitgaande documenten juist en volledig opgenomen in de zaak bij archivering?
9.5.1Kwaliteitsnormen
Kwaliteitsnormen
•99% gescand;
•99% van de gescande documenten en pagina's komen overeen met het aantal te scannen documenten;
•99% van de gescande documenten is via het scherm goed leesbaar en komt overeen met origineel qua helderheid en contrast;
•99% van de documenten is voorzien van de juiste metadata;
•100% van de documenten is geplaatst bij de juiste zaak / zaaktype na de kwaliteitscontrole door de behandelend medewerker.
Maximaal één klacht per week wat betreft:
•Juistheid van het document;
•Volledigheid van het document;
•Leesbaarheid van het document;
•Terugvindbaarheid van het document.
Maximaal twee klachten per week wat betreft:
•Scheef staan, zonder tekstuitval;
•Blanco pagina niet verwijderd.
Maximaal één klacht per week wat betreft:
•Volledigheid van het interne of uitgaande document (als PIM/DIV of BV/BA) het stuk heeft ontvangen met natte handtekening).
Maximaal twee klachten per week wat betreft:
•Routering naar verkeerde behandelaar;
•Selectie op vervanging of uitzondering van het document.
9.6 Bijlage – steekproefmethode
Er wordt een 100% controle uitgevoerd. Nadat (einde proefperiode bepalen) is vastgesteld dat de kwaliteit binnen de afgesproken norm blijft, wordt een steekproefsgewijze methode gehanteerd. De toetsing door middel van steekproeven is gebaseerd op “verdiend vertrouwen”.
Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt, wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode. Met behulp van de AQL is het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de hele batch. Deze AQL methode kan ook worden gebruikt voor de kwaliteitscontrole van de gedigitaliseerde bestanden die onder de reikwijdte vallen vanaf januari 2021.
De AQL-methode gaat uit van:
•Geaccepteerd kwaliteitsniveau en bepalen foutmarges;
•Controleniveau (sample);
•Bestandsomvang (batch);
•Goed- of afkeuren.
Foutenmarges
Stap
Foutmarge
Foutvoorbeeld
Scanvoorbereiding
1%
Geen scheidingsblad, verkeerde splitsing, nietjes vergeten te verwijderen worden hersteld. Overige fouten als slordig verwijderde nietjes, ezelsoren niet glad gestreken kunnen leiden tot cosmetische fouten.
Scanfouten
1%
Aantasten van leesbaarheid en/of de volledigheid van de scan zoals het ontbreken van pagina’s.
Cosmetische scanfouten
4%
Doen geen afbreuk aan leesbaarheid en volledigheid bijvoorbeeld niet rechtop leesbaar waardoor gebruiker moet roteren, wat scheef zonder dat gegevens ontbreken, blanco pagina niet verwijderd.
Metadata
1%
Terugvindbaarheid, correct en volledig toekennen van metadata. De foutmarge geldt voor de handmatige toekenning en controle. De metadata op de lijst zijn daarvoor gecontroleerd bij de voorbereiding, deels bij de automatische verwerking. Herstelactie is mogelijk zonder dat scan- en verwerkingsproces opnieuw moet.
Import- en Exportfouten
0%
Automatische verwerking met als gevolg uitval. Uitval moet worden hersteld om het proces te kunnen vervolgen.
Controleniveau
De drie controleniveaus zijn: I (versoepeld), II (standaard) en III (verscherpt). Uitgangssituatie is niveau II (standaard) als geaccepteerd kwaliteitsniveau. De omvang van de batch in de tabel op de volgende pagina is daarop gebaseerd.
Bestandsomvang
De bestandsomvang (of batch) is het totaal aantal gescande documenten waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Afhankelijk van het ‘verdiend’ vertrouwen wordt de controle aangescherpt of versoepeld. Voor de overgang naar een ander niveau geldt:
•Van normale naar verscherpte controle: wanneer 2 van de 5 opeenvolgende batches worden afgekeurd.
•Van verscherpte naar normale controle: wanneer 5 opeenvolgende batches zijn goedgekeurd.
•Van normale neer versoepelde controle: wanneer de 10 voorgaande batches zijn goedgekeurd.
•Van versoepelde naar normale controle: wanneer een batch wordt afgekeurd.
In de voorbereidingsfase is voor het Zaaksysteem uitgegaan van 125 documenten per week ofwel 25 per dag. Dit betekent dat voor de voorbereiding gaat om een steekproef van 5 documenten uitgaande van niveau II. Voor de wekelijkse controle geldt dan 25 documenten, gevarieerd naar documentsoorten (tekst, rapport, ID-kaart, A0-tekening, e.d.).
Batchgrootte
Steekproef omvang
niveau I
Steekproef omvang
niveau II
Steekproef omvang
niveau III
2tot 8
2
2
3
9tot 15
2
3
5
16tot 25
3
5
8
26tot 50
5
8
13
51tot 90
5
13
20
91tot 150
8
20
32
151tot 280
13
32
50
281tot 500
20
50
80
501tot 1.200
32
80
125
1.201 tot 3.200
50
125
200
3.201 tot 10.000
80
200
315
10.001 tot 35.000
125
315
500
35.001 tot 150.000
200
500
800
150.001 tot 500.000
315
800
1250
500.001 en meer
500
1250
2000
De uitvoerend medewerker houdt een lijst bij waarin fouten en herstelacties zijn verwerkt. Een voorbeeldlijst is onderaan toegevoegd. Het bijhouden van fouten is in gebruik om de overgang naar steekproefsgewijze controle of naar een ander controleniveau aantoonbaar te onderbouwen.
Goed- of afkeuren
Een batch wordt goedgekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximaal toegestane aantal fouten. Afgesproken dient te worden of de geconstateerde fouten gecorrigeerd moeten worden. Wanneer het aantal fouten wordt overschreden, wordt de batch afgekeurd en opnieuw aangeleverd. Na oplevering wordt de batch opnieuw op dezelfde manier gecontroleerd.
Als je van een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 1% uitgaat, mogen er van de 125 items maximaal 3 fouten zijn. Zodra de volgende fout wordt geconstateerd, wordt de hele batch afgekeurd.
Onderstaande tabel is te gebruiken voor het bepalen van het aantal fouten waarbij het vastgelegde kwaliteitsniveau nog gehaald wordt.
Steekproef
Foutmarge
0,1%
Foutmarge
0,25%
Foutmarge
0,4%
Foutmarge 0,65%
Foutmarge 1,0%
Foutmarge 2,5%
Foutmarge 4,0%
2
↓
↓
↓
↓
↓
↓
↓
3
↓
↓
↓
↓
↓
↓
0
5
↓
↓
↓
↓
↓
0
↑
8
↓
↓
↓
↓
↓
↑
↓
13
↓
↓
↓
↓
0
↓
1
20
↓
↓
↓
0
↑
1
2
32
↓
↓
0
↑
↓
2
3
50
↓
0
↑
↓
1
3
5
80
↓
↑
↓
1
2
5
7
125
0
↓
1
2
3
7
10
200
↑
1
2
3
5
10
14
315
↓
2
3
5
7
14
21
500
1
3
5
7
10
21
↑
800
2
5
7
10
14
↑
↑
1250
3
7
10
14
21
↑
↑
9.7 Bijlage - Servers applicaties, scanapparatuur en instellingen
Servers applicaties Soest
Kofax Capture 11.0 Enterprise ssc-dcd-app0004 + ssc-dcd-app0005
Virtual ReScan (VRS) 5.1 ssc-dcd-app0004 + ssc-dcd-app0005
Kofax Transformation Modules (KTM) 6.1 ssc-dcd-app0004 + ssc-dcd-app0005
Zaaksysteem.nl, NEN versie 2020.4.0, appserver10-70-75-65gov-zaaksysteem
Bundelversie V2023.3.1 ingress-controller.gov.svc.cluster.local
Scansoftware voor de RICOH MP CW2200SP ssc-dcd-app0004
Applicatie I-navigator staat op programmatuurschijf (netwerklocatie)
Nuance Power PDF Advanced 2.0 gevirtualiseerde app (package)
9.8 Bijlage - NEN-ISO certificaat Zaaksysteem.nl
Verklaring van Compliance
Van Bussel Document Services
Als onafhankelijk auditor van de norm ISO 16175: 2020
Verklaart hiermede dat
Xxllnc Zaken, versie 2023-2.0. (april 2023)(voorheen: zaaksysteem.nl)
Van xxllnc bv, te Hengelo
(Op basis van de functionele inrichting van de software)
Is getoetst door dr. G.J. van Bussel
Aan de eisen zoals die zijn gesteld aan archiveringsfunctionaliteiten in ISO 16175: 2020.
Tijdens deze toets is geconstateerd dat
xxlnc Zaken, versie 2023-2.0 (april 2023)
Voldoet aan de eisen zoals gesteld
En als zodanig beschouwd mag worden
Als een ISO 16175: 2020-compliant applicatie.
Deze Verklaring is geldig tot 1 juni 2026.
Namens Van Bussel Document Services
De Auditor
Dr. G.J. van Bussel
Afgegeven Helmond, 19 mei 2023