VTH Jaarverslag 2022 en Uitvoeringsprogramma Bouwen, Ruimte, Milieu en APV 2023

3.1.1 Uitvoeringprogramma en jaarverslag

Het opstellen van een jaarlijks uitvoeringprogramma en jaarverslag, is op grond van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) verplicht voor de Wabo-taken. Inhoudelijke eisen zijn uitgewerkt in het Besluit omgevingsrecht (Bor) en de Ministeriële regeling omgevingsrecht (Mor). Met de inwerkingtreding van de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Wet VTH, april 2016) zijn deze verplichtingen ook gaan gelden voor de Wabo-vergunningverlening. Het vaststellen van een uitvoeringsprogramma en jaarverslag is een bevoegdheid van het college. De stukken leggen wij ter informatie voor aan de gemeenteraad. Voor vergunningverlening op het gebied van APV & Bijzondere Wetten geldt deze verplichting niet. Het verlenen van vergunningen voor bijvoorbeeld evenementen en op grond van de Alcoholwet is toebedeeld aan de burgemeester. Voor de volledigheid is ervoor gekozen om vergunningverlening op het gebied van APV & Bijzondere Wetten wel in dit uitvoeringsprogramma mee te nemen.

3.1.2 VTH beleidsplan Bouwen, ruimte en milieu

Het VTH beleidsplan maakt onderdeel uit van de bovenzijde van de BIG 8. We gaan in dit beleidsplan terug naar de bedoeling van ons werk: streven naar een schone, veilige en duurzame leefomgeving. We willen steeds meer gaan evalueren en rapporteren op basis van 'outcome' en minder op basis van 'output'. Niet het aantal controles (productie/output) staat centraal maar de kwaliteit van de leefomgeving. We gaan door met meer omgevingsgericht werken en daarmee flexibel inspelen op actuele omgevingsvraagstukken zonder onze expertise, oordeel en aandacht op de meest risicovolle activiteiten te verliezen. In het beleidsplan zijn aan de hand van de uitkomsten van een probleemanalyse prioriteiten doelen vastgesteld. Deze zijn verder uitgewerkt in dit uitvoeringsprogramma.

6.1.1 Klanttevredenheidsonderzoek

We hebben in 2021 gemeten hoe tevreden aanvragers van vergunningen zijn met het aanvraagproces en de dienstverlening. We hebben met alle beschikkingen een digitale enquête meegestuurd. De respons was laag. Ook het aanpassen van de begeleidende tekst heeft niet geleid tot meer ingevulde enquêtes. De aanvragers die wel hebben gereageerd, geven aan dat ze de dienstverlening voldoende tot goed vinden. Wel is er aangeven dat de aanvraagformulieren moeilijk te begrijpen zijn en dat de aanvragers niet altijd weten dat er ook vooroverleg mogelijk is bij aanvragen APV. Voor de Omgevingswet komen er nieuwe formulieren en komt er een vragenboom in het DSO die de aanvragers door het aanvraagproces moet leiden.

6.1.2 Dienstverlening GOED en relatie met organisatievisie 'De mens voorop'

In 2022 is de overkoepelde organisatievisie 'De mens voorop' geïntroduceerd. De visie verbindt de thema's uit de Sociale koers, de Omgevingsvisie en het dienstverleningsprogramma GOED ('gastvrij, ondernemend, eenvoudig, deskundig'). In 2023 gaat de gemeente door met het delen van informatie over de organisatievisie. Dit om de visie zichtbaarder te maken in de organisatie én de samenleving.

Er zijn veel parallellen tussen het traject van de organisatieontwikkeling, dienstverlening en de invoering van de Omgevingswet. Vanuit de Omgevingswet wordt ook gevraagd om een cultuurverandering in onze houding, gedrag en dienstverlening. Vanuit het oogpunt van dienstverlening zijn al diverse stappen gezet om zaken klantgericht aan te pakken en de cultuurwijziging te borgen in de organisatie. Vanuit de Omgevingswet gedachte proberen wij de resultaten en doelstellingen verder met elkaar te verbinden en daarmee synergie te bereiken. Daarbij gaan we regelmatig het gesprek aan met de gemeenteraad over ambitiebepaling, rolverdeling, samenwerking en participatiemogelijkheden onder de Omgevingswet.

6.1.3 Teamplan

Alle teams hebben een teamplan opgesteld. De teamplannen zijn een verdere invulling van de organisatie-, leiderschaps- en dienstverleningsvisie. Het teamplan geeft aan welke stappen we de komende jaren gaan zetten op het gebied van eigenaarschap, resultaatgericht werken, dienstverlening en professionaliteit. Het teamplan sluit aan bij onze doelstellingen uit het VTH-beleidsplan en dit uitvoeringsprogramma. In 2023 ligt de focus op 'jaarplannen op A3'. We willen meer integraal samenwerken en onszelf en elkaar scherp houden op waarmaken. Daar gaan bondige jaarplannen op A3 ons bij helpen. Een meer uniforme aanpak (met ruimte voor verschillen) helpt duidelijker het gesprek te voeren over wat teams zelf en van elkaar nodig hebben. Komend jaar willen we ervaren wat dit ons brengt.

6.1.4 Processen LEAN

Binnen de gemeente en het team VTH moeten we interne processen en procedures veranderen om de cultuurverandering te borgen. Dit sluit ook aan bij het LEAN maken van de werkprocessen, zoals omschreven in het VTH-beleidsplan. In het kader van de Omgevingswet hebben we in 2022 alle VTH-processen in kaart gebracht in het digitale programma Engage. De huidige werkprocessen zijn ingebouwd in onze VTH applicatie Squit 20/20. We hebben afgelopen jaar ook het werkproces voor de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen al ingericht in Rx.Mission en de bijbehorende standaardbrieven/sjablonen gemaakt. Met de inrichting van de andere processen voor de Omgevingswet zijn we al langere tijd bezig. Verder werken we ook aan het verbeteren en inrichten van het werkproces voor de APV-vergunningen en de bijbehorende standaardbrieven. Dit alles loopt door in 2023.

6.1.5 Optimaliseren Squit 20/20 en overgang naar Rx.Mission

Om te kunnen rapporteren over de stand van zaken met betrekking tot de taakuitvoering van VTH, is het van belang om één tool te hebben om gegevens in te zetten. In 2019 is het VTH-systeem Squit 20/20 in gebruik genomen. Het management rapportagesysteem is pas veel later geleverd. De module kan overzichten zoals het naleefgedrag, uitgevoerde controles en controle achterstanden echter niet goed uit het systeem halen, waardoor directe sturing op de uitvoering bijna onmogelijk is. Daarnaast wordt het aantal controles niet per type controle geregistreerd waardoor deze handmatig moeten worden uitgesplitst.

Roxit is de leverancier van Squit 20/20. Begin 2022 werd duidelijk dat dit systeem moet worden vervangen door Rx.Mission. We hebben in 2022 als team hard gewerkt aan de overgang naar dit nieuwe systeem, het was de bedoeling dat we eind 2022 over zouden gaan naar Rx.Mission. Omdat de Omgevingswet opnieuw werd uitgesteld en de keyusers aangaven dat de werkprocessen nog niet gereed waren, is besloten om de 'livegang' uit te stellen naar eind juni 2023. We kunnen ons immers niet veroorloven dat we geen omgevingsvergunningen kunnen verlenen. In de nieuwe applicatie zitten op het moment van 'livegang' nog onze huidige werkprocessen op grond van de Wabo.

In 2023 moeten de werkprocessen nog verder 'Omgevingswetproof' worden gemaakt en die moeten dan ook nog worden ingericht in Rx.Mission. Dit vraagt veel capaciteit van onze medewerkers en de (nieuwe) VTH applicatiebeheerder. In verband met overgangsrecht, moeten de werkprocessen na 1 januari nog een tijd naast elkaar worden gebruikt.

6.1.6 Kwaliteitscriteria

In de Wet VTH is omschreven dat gemeenten en provincie verplicht zijn om kwaliteitscriteria vast te stellen in een beleidsnota of verordening. In de provincie Fryslân hebben wij, provincie breed, de geactualiseerde versie van de verordening Frysk peil en Kwaliteitscriteria 'Frysk peil F2' vastgesteld. Met de VTH-kwaliteitscriteria maken we inzichtelijk welke kwaliteit inwoners, bedrijven en instellingen mogen verwachten bij de uitvoering of de invulling van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving.

We voldoen samen met de samenwerkingspartners zoals de FUMO, aan 22 activiteiten/ deskundigheidsgebieden, waarbij er bij 2 deskundigheidsgebieden een gemotiveerd 'explain' is toegepast. We kunnen aan 5 activiteiten/deskundigheidsgebieden voldoen als er opleidingen zijn gevolgd en er afspraken zijn gemaakt over samenwerking. Aan 5 clusters van activiteiten/ deskundigheidsgebieden kunnen we niet voldoen.

Er is in 2021 een provinciaal dashboard opgericht. Dit overzicht geeft provincie breed aan of er al dan niet wordt voldaan aan de criteria en waar we kunnen samenwerken. Door samenwerking kan het gewenste VTH-kwaliteitsniveau in de provincie Fryslân worden geborgd. Op basis van het dashboard worden er via 'Werken in Friesland' gerichte opleidingen aangeboden. Uit de eerste analyse blijkt dat er met name op de deskundigheidsgebieden: Groen en ecologie (Wabo), Exploitatie en planeconomie, Cultuurhistorie en Energie en duurzaamheid samenwerkingsmogelijkheden zijn.

In 2023 is een verbetering van het dashboard voorzien waardoor op hoofdlijnen beter inzicht kan worden verkregen in het voldoen aan de kwaliteitscriteria bij de samenwerkingspartners (o.a. andere gemeenten)..

Onder de Omgevingswet komen er nieuwe kwaliteitscriteria waarbij ook de competenties een aandachtspunt vormen. Daarnaast worden meer taken en daaraan gerelateerde deskundigheidsgebieden overgedragen aan de FUMO. Consequentie hiervan is dat we opnieuw moeten bekijken of we de resterende taken waarvoor kwaliteitscriteria gelden in huis kunnen en willen houden. Het gaat hierbij niet om het schrappen van taken, maar om ze ergens anders te beleggen.

6.1.7 Opleidingen

Kennisontwikkeling van de professional staat centraal in de persoonlijke ontwikkeling, dit vormt immers de basis om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Naast persoonlijke opleidingswensen en duurzame inzetbaarheid, hebben we in 2022 ook aandacht besteed aan permanente educatie in het kader van de Omgevingswet, de kwaliteitscriteria en de Wkb:

•Voor de Kwaliteitscriteria Frysk peil (VTH-wet) is een opleidingsbudget beschikbaar. Het was de bedoeling om de basisopleidingen in 2020 en de specialistische opleidingen in 2021 af te ronden. Hoewel wij een aantal basiscursussen hebben gevolgd, blijkt dat niet alle opleidingen al anticiperen en/of aansluiten bij de Omgevingswet. Om te voorkomen dat een medewerker een opleiding volgt op basis van de oude wetgeving, hebben we een aantal opleidingen uitgesteld en de voorrang gegeven aan de opleidingen in het kader van de Omgevingswet;

•Alle medewerkers die te maken krijgen met de Omgevingswet, van meerdere teams van onze gemeente, hebben in 2021 een online basiscursus Omgevingswet gevolgd en in 2022 is er een verdiepende vervolgopleiding Omgevingswet in 4 dagdelen gegeven door de Bestuursacademie;

•Daarnaast hebben enkele medewerkers zelf 6 trainingen gegeven aan hun collega's van team VTH, dit gaan we ook doen is 2023 in aanloop naar de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen;

•De specialistische Omgevingswet (vak)opleidingen hebben we nog niet gedaan in 2022 omdat de inwerkingtreding van de wet opnieuw is uitgesteld. Deze gaan we in de tweede helft van 2023 aanbieden;

•Daarnaast kunnen de medewerkers online (gratis) webinars en kennissessies volgen die de VNG en het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO – Aan de slag met de Omgevingswet) doorlopend aanbieden;

•Via Werken in Friesland worden er nog opleidingen in het kader van de kwaliteitscriteria aangeboden.

De opleidingen moeten zijn afgestemd en ingepast in de reguliere werkzaamheden. Door uren voor educatie mee te nemen in de planning hebben de medewerkers de ruimte om hun kennis op peil te houden.

6.2.1 Beleid voorwerpen op de openbare weg

Volgens de Algemene Plaatselijke Verordening is er voor het plaatsen van bouwcontainers, steigers en bouwkranen etc. in het openbaar gebied een APV-vergunning nodig. We hebben aanvullend conceptbeleid opgesteld voor het plaatsen van deze voorwerpen in het openbaar gebied. Na een juridische toets is gebleken, dat aanvullend beleid op de APV niet mogelijk was. De APV moet ook aangepast worden. Omdat de APV in het kader van de Omgevingswet ook aangepast moet worden, nemen wij deze aanpassing daarin mee. Door verloop van personeel is het concept beleid in 2022 niet verder uitgewerkt. In 2023 wordt dit afgerond.

6.2.2 Beleid geur horeca

In de wetgeving ontbreekt het aan een concreet toetsingskader voor geur bij de horeca. Dit bemoeilijkt de handhaving. Een horecaexploitant moet volgens de milieuwetgeving ervoor zorgdragen dat geurhinder wordt voorkomen, dan wel wordt beperkt tot een aanvaardbaar niveau. De wetgever heeft echter niet concreet gemaakt wat precies moet worden verstaan onder het onder het begrip 'doelmatig. M.a.w. bij welke concentratie wordt baklucht door omwonenden als onaangenaam ervaren/ wanneer is geuremissie 'aanvaardbaar'. We stellen hier de komende jaren regels voor op het Omgevingsplan.

6.4.1 Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)

De Eerste Kamer heeft op 14 maart 2023 ingestemd met het voorgestelde Koninklijk Besluit om de Wkb samen met de Omgevingswet op 1 januari a.s. in werking te laten treden. Het doel van de Wkb is het verbeteren van de kwaliteit van het bouwen, het versterken van de positie van de consument en de overheidstaken daar waar mogelijk naar de private sector te brengen.

Als voorbereiding op de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen hebben wij in 2022 een lopend proefproject afgerond en nog een nieuw proefproject gedraaid. De rijksoverheid start later dit jaar een campagne om uitleg te geven over de gevolgen van de veranderde wetgeving. We willen als gemeente ook voorlichting geven door goede informatie op onze website en door bijvoorbeeld een informatieavond te organiseren voor aannemers, architecten e.d.

Na de invoering van de wet gaat de rol van VTH veranderen. Voorheen was de rol met name gericht op een sterke betrokkenheid vanaf vergunningaanvraag tot oplevering (de realisatiefase). Onder de Wkb zal deze verschuiven naar een meer participerende rol voorafgaand aan de realisatie en na oplevering een bewakende rol van de kwaliteit van de bestaande voorraad en fysieke leefomgeving.

We hebben in 2020 een impactanalyse uitgevoerd naar de gevolgen van de Wkb op het team VTH. De implementatie en de proefprojecten zal tijdelijk leiden tot extra werkzaamheden bij het team.

6.4.2 Omgevingswet

De invoering van de Omgevingswet is eind 2022 voor de 7e (!) keer uitgesteld maar lijkt nu dan toch op 1 januari 2024 in werking te treden. Het kernteam, de werkgroepen en andere collega's zijn voortvarend verder gegaan met de voorbereidingen. Er bestaan (landelijk) zeker nog zorgen over o.a. de werking van het Digitale Systeem Omgevingswet (DSO) en het op peil houden van onze dienstverlening na 1 januari. Daarover informeert het kernteam college en raad in een 'Kansen en risico analyse'.

In maart 2022 is de Omgevingsvisie Smallingerland vastgesteld. Dit biedt een goed toetsingskader voor verdere uitwerking in het Omgevingsplan en programma's.

Er moet in 2023 nog steeds veel gebeuren, zoals het verder aanpassen van (digitale) systemen en de vergunningstrajecten (o.a. het aanpassen van de procedures in de applicaties en de formats van de vergunningen). Meerdere medewerkers van team VTH nemen deel aan de werkgroep die met een externe adviseur werkt aan het 'pilot Omgevingsplan Drachtstercompagnie' en andere proeven om ons de nieuwe systematiek van het maken van een (deel)Omgevingsplan eigen te maken.

Intake- en Omgevingstafel

Omdat de proceduretermijnen korter worden, is ook veel tijd gestoken in het proces Intake- en Omgevingstafel. Vanaf 1 oktober 2021 werken we op deze manier, vooruitlopend op de Omgevingswet, en daar gaan we ook dit jaar mee door. Het voordeel is dat plannen in een vroeg stadium integraal worden bekeken en besproken. Daarbij is het ook belangrijk dat alle initiatieven via één ingang bij de gemeente binnen komen en centraal worden geregistreerd in ons zaaksysteem.

In 2022 zijn 28 Intaketafels en 3 (verkennende) Omgevingstafels gehouden. Ook hebben we de werkprocessen beschreven voor de Intake- en Omgevingstafel.

Financiële gevolgen van Omgevingswet en Wkb

Ook is er afgelopen jaar gekeken welke financiële gevolgen de invoering van de Omgevingswet en de Wkb heeft. We verwachten minder legesinkomsten. Voor milieubelastende activiteiten die vergunningplichtig zijn, kunnen we onder de Omgevingswet leges gaan heffen. Daarnaast is het mogelijk om leges te vragen voor het organiseren van de Intake- en Omgevingstafels. Hoe we dat willen en waarvoor precies? Dat zijn keuzes die de raad kan maken: aan welke knoppen willen we draaien?

De informatie over de financiële gevolgen is begin 2023 gedeeld met de Stuurgroep Omgevingswet, het college en raadsleden. Die inzichten moeten leiden tot kaders die we kunnen gebruiken om de legesverordening aan te passen aan de systematiek van de Omgevingswet en de Wkb. Het proces tot het vaststellen van de kaders loopt nog. Eind 2023 moet de raad de nieuwe legesverordening vaststellen.

We gaan komend jaar in ieder geval verder met de laatste minimale acties die nodig zijn voor de (geplande) inwerkingtreding van de wet op 1 januari 2024 en deelname aan de projectgroep Omgevingsplan. De werkzaamheden gaan in 2023 steeds meer van het project naar 'de lijn'.

Voor het kernteam en de werkgroepen is van ons team ruim 1,5 fte extra capaciteit gevraagd. Dit wordt vooralsnog gefinancierd vanuit de projectgelden Omgevingswet.

6.4.3 Verder ontwikkelen

Elk jaar stellen we een jaarverslag en uitvoeringsprogramma op. In 2023 gaan we verder met de teamontwikkeling en ons teamplan. Het jaarlijkse teamuitje combineren we met talentsessies.

Iedere medewerker heeft een Insight-profiel en heeft een jaargesprek met de teammanager. Ook is er aandacht voor het volgen van de nodige opleidingen (o.a. om aan de kwaliteitscriteria te blijven voldoen).