Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland houdende regels omtrent de klankbordgesprekken van de burgemeester en de gemeenteraad (Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Smallingerland)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: een commissie die namens de raad de gesprekken voert;

c.commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;

d.ambtsperiode: de periode waarvoor de burgemeester is benoemd;

e.betrokkenen: een ieder die inhoudelijk betrokken is of wordt bij een vergadering.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die periodiek gesprekken voert met de burgemeester.

2De commissie voert tijdens de ambtsperiode elk jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

4De verslagen van de gesprekken wegen mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit vier fractievoorzitters.

2De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

3De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

2De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de verdeling van de spreektijd.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 5 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2De reguliere gesprekken worden gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 6 Geheimhouding

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2De commissie legt bij klankbordgesprekken in elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikelen 7, eerste lid, en 9 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde in het gesprek wordt verstrekt.

4De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5De commissie en de raad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.

6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en op de personen bij wie overeenkomstig artikel 7 van deze verordening informatie is ingewonnen.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, raadsleden, samenwerkingspartners op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek.

4Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, delen dit tijdig aan de griffier meer.

6Bij verhindering van twee of meer leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4Tijdens het gesprek komen de volgende elementen aan bod:

a.terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek;

b.reflectie op profielschets/ rollen burgemeester;

c.reflectie op rollen gemeenteraad;

d.toekomstverkenning;

e.gemeentelijke ontwikkelingen;

f.gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/ gemeenteraad;

g.afspraken.

Artikel 9 Verslaglegging

1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

5Met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van deze verordening wordt het vastgestelde verslag op verzoek van de burgemeester en/ of de gemeenteraad vertrouwelijk ter inzage gelegd voor de gemeenteraad.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijk archivering van de stukken waaronder het origineel van het vastgestelde verslag.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Slotbepalingen

1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Smallingerland.