Reglement van orde van het college van de gemeente Smallingerland houdende bepalingen over de vergaderingen en werkzaamheden van het college

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

–college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland;

–gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Smallingerland of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

–raad: de gemeenteraad van de gemeente Smallingerland;

–voorzitter: de burgemeester van de gemeente Smallingerland of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag om 09.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats op het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

3Het college machtigt elk van zijn leden om in een vakantieperiode de bevoegdheden van het college uit te oefenen voor zover het zaken betreft die tot het dagelijks bestuur van de gemeente behoren, die niet kunnen wachten tot na de vakantie, en de wettelijke grondslag zich niet tegen uitoefening van het mandaat verzet. De aanwezige collegeleden dienen in te stemmen en (elektronisch) akkoord te geven.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 12 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

3Van de termijnen in lid 2 en 3 kan worden afgeweken, mits er sprake is van een spoedeisende zaak en met instemming van de leden.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Ter ondersteuning van de secretaris in de uitvoering van zijn taak, is de bestuurssecretaris of een plaatsvervanger bij de vergadering aanwezig.

3Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op woensdag 12.00 uur vóór die vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde digitale besluitvormingssysteem.

4Uitzonderingen op lid 1 en 2 zijn alleen mogelijk met toestemming van de gemeentesecretaris of zijn vervanger.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering stelt de gemeentesecretaris een voorlopige agenda op en stuurt deze uiterlijk op vrijdag vóór de vergadering aan de leden van het college.

2Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

3De vergaderstukken liggen voor de leden van het college via het digitale besluitvormingssysteem ter inzage.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als een stemming over een benoeming, voordracht of aanbeveling beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, dan vindt in dezelfde vergadering een herstemming plaats. Staken de stemmen over dezelfde benoeming, voordracht of aanbeveling dan weer, dan beslist het lot.

5Als de stemming gaat over meer dan één persoon en niemand bij een eerste stemming de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen met de meeste stemmen. Als de stemmen zijn verdeeld over meer dan twee personen, vindt een tussenstemming plaats om te bepalen tussen welke twee personen de tweede stemming plaats zal vinden. Als de stemmen bij de tweede stemming of tussenstemming staken, beslist het lot.

Artikel 11. Parafenbesluit

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een parafenbesluit.

2Een parafenbesluit komt tot stand als elk lid van het college kennis heeft genomen van het voorstel, de mogelijkheid heeft gekregen om bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen en de meerderheid van het college het voorstel voor akkoord geparafeerd heeft.

3De gemeentesecretaris vermeldt op het parafenbesluit de datum waarop het besluit tot stand gekomen is.

Artikel 12. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd en aan de andere personen die die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd.

3Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt door plaatsing op de website van de gemeente.

Artikel 13. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 14. Intrekking oude reglement

Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op 3 februari 2026.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Smallingerland 2026.