Nota reserves, voorzieningen en risicobeleid

4.1.1 Algemene reserve

De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De belangrijkste functie is het vormen van een buffer voor onvoorziene financiële tegenvallers. De algemene reserve wordt gevoed door resultaatbestemming. Dit betekent dat het resultaat van de gemeentelijke jaarrekening wordt toegevoegd of onttrokken aan de algemene reserve.

4.1.2 Bestemmingsreserves

Bestemmingsreserves worden ingesteld met een specifiek doel. Het BBV geeft in principe geen nadere regels die beperkingen opleggen aan het instellen van bestemmingsreserves. Wel moet vaststaan dat sprake is van een specifieke bestemming, ofwel, de bestemmingsreserve moet een bepaald doel dienen.

4.3.1 Instellen bestemmingsreserves

•Bestemmingsreserves worden gevormd indien er geen andere reële mogelijkheid is om specifiek aangewezen of incidenteel beschikbare middelen in meerdere begrotingsjaren aan een bepaald doel te besteden;

•Reserves worden gevormd voor een concreet, binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doel;

•Het uitgangspunt is dat bestemmingsreserves worden gevormd vanaf een bedrag van € 50.000;

•Een reserve wordt niet gevormd ter dekking van structurele lasten met een min of meer gelijkblijvend terugkeerpatroon en omvang. Als uitgangspunt geldt hierbij in beginsel een periode van drie jaar. Alleen bestemmingsreserves kapitaallasten kunnen dekking vormen voor structurele lasten mits ze aan de voorwaarden hiertoe uit de geldende notitie materiele vaste activa van de commissie BBV voldoen;

•De raad stelt bestemmingsreserves in via expliciete besluiten die onderdeel zijn van raadsvoorstellen. In het raadsvoorstel komen de volgende punten aan de orde:

o de reden voor instelling, met een onderbouwing waarom reservevorming wenselijk is;

o het beleidsdoel waarvoor de reserve wordt gevormd;

o minimale en maximale omvang van de reserve en de voeding;

o het instellingsjaar en het jaar van opheffing;

o eventuele specifieke externe regelgeving als daarvan sprake is bij de reservevorming;

o eventuele specifieke werkwijze van dotaties en onttrekkingen;

o of er rente toegerekend wordt aan de reserve (alleen van toepassing bij bestemmingsreserves kapitaallasten).

4.3.2 Muteren bestemmingsreserves

De raad besluit over alle mutaties

1Met uitzondering van mutaties vaste bestemmingsreserve waar sprake is van een generiek besluit. Zie genoemde reserves 4.4.

van bestemmingsreserves door:

•Vaststelling van de reservemutaties in de reguliere P&C-documenten;

•Het nemen van expliciete besluiten over individuele mutaties van bestemmingsreserves in raadsvoorstellen;

4.3.3 Wijzigen en opheffen bestemmingsreserves

•De raad besluit, al dan niet op voorstel van het college, over het eerder opheffen of het verlengen van de instellingsduur van een bestemmingsreserve;

•Onder voorwaarde dat de bestemmingen gelijksoortig zijn en dat de raad een instemmend besluit heeft genomen, mogen bestemmingsreserves worden samengevoegd;

•De raad kan altijd besluiten het doel of de bestemming van een reserve te wijzigen;

•Indien het doel op basis waarvan een bestemmingsreserve is gevormd op enig moment vervalt, dient de reserve door middel van een raadsbesluit te worden opgeheven. De vrijkomende middelen komen middels resultaatbestemming ten gunste van de algemene reserve;

•Bestemmingsreserves worden ter opheffing voorgelegd in de eerstvolgende jaarrekening indien de omvang kleiner is dan € 25.000. Bij de bepaling van de omvang van de eventuele vrijval wordt rekening gehouden met daadwerkelijk bestaande financiële verplichtingen;

•Indien gedurende twee opeenvolgende jaren geen onttrekkingen aan een bestemmingsreserve hebben plaatsgevonden, maar deze wel begroot waren, dient de raad een expliciet besluit over het in standhouden van de bestemmingsreserve te nemen;

•Bestemmingsreserves vallen vrij in het opheffingsjaar, tenzij er valide redenen zijn om dit niet te doen. Deze redenen dienen in dat geval in het voorstel voor heroverweging te worden toegelicht. Het raadsbesluit dient voor het einde van het opheffingsjaar genomen te zijn. Bij de bepaling van de omvang van de vrijval wordt rekening gehouden met daadwerkelijk bestaande financiële verplichtingen.

4.4.1 Reserve projecten in uitvoering

Het kan door omstandigheden voorkomen dat bepaalde (incidentele) budgetten in een jaar niet besteed zijn, maar het college voornemens is deze nog wel conform begroting te besteden.

Daarnaast worden binnen de gemeente Smallingerland incidentele budgetten opgenomen die wel over 1 of meerdere jaarschijven kunnen lopen.

Deze budgetten worden middels de Reserve projecten in uitvoering van het ene naar het daaropvolgende boekjaar overgeheveld. De onttrekking vindt in het jaar waar de budgetten naar worden overgeheveld plaats. Voor deze reserve gelden de volgende uitgangspunten:

•Verzoeken voor toevoeging van zogenoemde projecten aan Reserve projecten in uitvoering worden voor 31-12 van betreffend boekjaar aan de raad voorgelegd;

•Het budget is naar verwachting aan het einde van het jaar nog niet geheel besteed (er is sprake van een meerjarige aanpak of de uitvoering van een besluit vraagt langere tijd en blijft noodzakelijk);

•Om een budget aan te merken als zogenoemd project, geldt als voorwaarde dat het om incidenteel budget/specifieke activiteit/project moet gaan;

•Voor het aanmelden van budgetten geldt een ondergrens van € 25.000;

•Over de budgetten die zijn opgenomen in de Reserve projecten in uitvoering vindt in het jaar waar ze naar zijn overgeheveld een inhoudelijke verantwoording plaats in de tussentijdse rapportage (bestuursrapportages) van het desbetreffende jaar. Hierin vind tevens de afweging plaats of bestaande projecten doorgezet worden;

•Onttrekking aan de reserve vindt plaats op basis van werkelijke besteding;

•Projecten worden maximaal twee jaren overgeheveld;

•Indien meer dan twee overhevelingen benodigd zijn worden deze separaat ter besluitvorming voorgelegd aan de raad waarbij tevens een inhoudelijke toelichting plaatsvindt.

4.4.2 Reserve budgethoverhevelingen

Indien bij een jaarrekening blijkt dat budgetten niet benut zijn in het boekjaar maar wel benodigd zijn in het komende boekjaar, dan wordt aan de raad voorgesteld om deze budgetten over te hevelen. Om de algemene reserve niet langer te 'vervuilen' met deze claims worden deze overhevelingen verwerkt via de reserve budgetoverheveling. Voor deze reserve geld het uitgangspunt dat alle niet aangewende budgetten aan het einde van het boekjaar weer vrijvallen ten gunste van de algemene reserve.

4.4.3 Onderhoudsreserve vastgoed

Conform het op 26 oktober 2021 door de raad vastgestelde Grond- en Vastgoedbeleid zullen de volgende oderhoudsreserves komen te vervallen en opgenomen worden in de Onderhoudsreserve vastgoed:

•Reserve onderhoud gebouwen in eigen gebruik

•Reserve onderhoud gebouwen in gebruik derden

•Reserve wijkcentra en dorpshuizen

•Reserve onderhoud sporthallen

De over-/onderschrijdingen op de onderhoudsbudgetten vormen de jaarlijkse onttrekking/dotatie aan deze reserve. In verbad met een andere financieringsstructuur maakt de reserve onderwijshuisvesting hier geen deel vanuit.

4.4.4 Reserve Grondbeleid en Reserve Vastgoedbeleid

Conform het op 26 oktober 2021 door de raad vastgestelde Grond- en Vastgoedbeleid, is er zowel een reserve grondbeleid als een reserve vastgoedbeleid aanwezig. Dit zijn geen algemene risicoreserves maar worden ingezet voor een specifiek doel gerelateerd aan ontwikkeling binnen grond- en vastgoedbeleid. De dat dotaties en onttrekkingen aan deze reserves verlopen middels voorstellen in de reguliere p&c cyclus. Bij deze voorstellen wordt tevens het specifiek doel/gebied gemeld waar de dotaties voor aangewend zullen gaan worden.

6.3.1 Incidentele weerstandscapaciteit

Tot de incidentele weerstandscapaciteit worden gerekend de algemene reserve, post onvoorzien en het resultaat boekjaar.

De toereikendheid van de algemene reserve wordt beoordeeld op basis van de meerjarige ontwikkeling van de weerstandsratio in combinatie met de beoordeling van de meerjarige ontwikkeling van de financiële kengetallen (zie: hoofdstuk 6). Dit vindt voornamelijk plaats bij de kadernota en de begroting.

Bestemmingsreserves zijn reserves die met een raadsbesluit een specifieke aanwending/bestemming hebben gekregen. Om deze reserves daadwerkelijk in te kunnen zetten om tegenvallers en/calamiteiten op te vangen is een raadsbesluit nodig om de bestemming te wijzigen. De mate van “hardheid” (ingezet beleid, aangegane verplichtingen) kan ook per reserve verschillen. Om deze reden worden bestemmingsreserves niet gerekend tot de weerstandscapaciteit.

6.3.2 Structurele weerstandscapaciteit

Door de wettelijke verplichting om een sluitende meerjarenbegroting te hebben kunnen de inzet van de onbenutte belastingcapaciteit als de mogelijkheden van de structurele weerstandscapaciteit worden gezien.

De onbenutte belastingcapaciteit kan worden gedefinieerd als het bedrag dat nog aan extra inkomsten kan worden gegenereerd voor het geval zich tegenvallers voordoen.

Het rijksbeleid voor leges is dat de tarieven niet meer mogen bedragen dan maximaal 100% van de kosten per titel. De legesverordening is opgebouwd uit meerdere titels.

Het gemeentelijk beleid voor leges is dat, gelijk aan het rijksbeleid, deze 100% kostendekkend dient te zijn. De leges leveren dus geen (structurele) weerstandscapaciteit op.

Aan andere belastingen zijn in principe geen maxima gesteld. Voor de WOZ wordt wel getoetst aan de 120% norm zoals telt indien een gemeente in aanmerking wil komen voor artikel 12 FvW. Dit betekent niet dat deze onbeperkt verhoogd kunnen worden. De structurele weerstandscapaciteit zal niet substantieel toenemen als er nieuwe belastingen worden ingevoerd. Voor de vaststelling van de weerstandscapaciteit wordt geen rekening gehouden met nieuwe belastingen. In de paragraaf lokale heffingen, van begroting en jaarrekening, wordt het beleid over de tarieven onderbouwd.

6.6.1 Kansbepaling

Voor de kansbepaling binnen het risicomanagementsysteem geldt de volgende classificaties:

Verwachte frequentie dat het risico zich voordoet:

Kans

-Risico doet zich minder dan 1 maal per 10 jaar voor

1

-Risico doet zich 1 maal per 5-10 jaar voor

2

-Risico doet zich 1 maal per 2-5 jaar voor

3

-Risico doet zich 1 maal per 1-2 jaar voor

4

-Risico doet zich 1 maal per jaar voor

5

6.6.2 Impact

Voor de impact kan een minimale en maximale omvang ingegeven worden als het risico zich daadwerkelijk voordoet. Daarnaast kan een inschatting gemaakt worden van de verwachte impact. De verwachtingswaarde is de meest waarschijnlijke financiële omvang van het gevolg als het risico zich voordoet.

Van €

Tot €

Gevolgklasse

0

99.999

1

100.000

249.999

2

250.000

499.999

3

500.000

1.499.999

4

1.500.000

99.999.999

5

Voor risico’s met een structureel karakter worden de waarden met 2,5 vermenigvuldigd. Dit is doorgaans de doorlooptijd die nodig is om structurele oplossingen te vinden en door te voeren. Analoog aan risico’s met een structureel karakter wordt de structurele weerstandscapaciteit eveneens met 2,5 vermenigvuldigd bij het bepalen van de beschikbare weerstandscapaciteit.

6.6.3 Risicosimulatie

Binnen een risicomanagementsysteem wordt gewerkt met de Monte Carlo analyse. Hierbij worden 100.000 jaren gesimuleerd. De uitkomst van deze analyse is een statistisch model die de benodigde weerstandscapaciteit aangeeft, uitgaande van verschillende zekerheidspercentages. Een zekerheidspercentage geeft weer in hoeveel procent van de gevallen de risico’s opgevangen kunnen worden met de bijbehorende weerstandscapaciteit. In Nederland geldt een bandbreedte tussen de 70% en 95%. Waarbij het merendeel van de gemeenten uitgaat van 90%.

Aangezien ons uitgangspunt is om een zo volledig mogelijke risico inventarisatie te verrichten hanteren wij een zekerheidspercentage van 90%.