Inkoopbeleid gemeente Smallingerland

2.2.1 Afhankelijkheid Ondernemers

De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers in de relatie met de Gemeente niet wenselijk. De Gemeente streeft daarom - met inachtneming van de geldende aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving - naar een niet al te grote afhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers. In beginsel moet de Gemeente vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, maar ook vanwege het naleven van de (Europese) wet- en regelgeving.

De Gemeente vindt het eveneens belangrijk dat er ook voor Ondernemers geen sprake is van een (te) grote afhankelijkheidsrelatie. Deze afhankelijkheid wordt bepaald door onder andere de financiële waarde van de opdracht, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. Bij de totstandkoming van de aanbestedingsstrategie en de verdere inrichting van de aanbesteding, ziet de Gemeente erop toe dat zowel bij de Gemeente als bij de Ondernemer geen onaanvaardbare risico’s ontstaan in de afhankelijkheidsrelatie.

3.1.1 Toetsen van aanbod in de markt

Voorafgaand aan een aanbesteding voert de Gemeente een marktverkenning uit om een indicatie van de opbouw van de markt te krijgen, potentiële partijen in kaart te brengen en marktontwikkelingen te duiden. Deze marktverkenning is vormvrij en dient in ieder geval bij meervoudig onderhandse en Europese aanbestedingen uitgevoerd te worden. Bij financieel omvangrijke aanbestedingen en/of complexe aanbestedingen houdt de Gemeente een marktconsultatie waarin onder meer het realiteitsgehalte van de opdracht wordt getoetst en het animo en aanbod van de markt.

3.1.2 Gunnen op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding

Uitgangspunt is dat de Gemeente tijdens een aanbesteding de, naar haar oordeel, economisch meest voordelige inschrijving vaststelt op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Dit overeenkomstig artikel 2.114 van de Aanbestedingswet.

Als, in afwijking van dit uitgangspunt gegund wordt op basis van laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten (artikel 2.114, lid 2, onderdeel b Aanbestedingswet) of laagste prijs (artikel 2.114, lid 2 onderdeel c Aanbestedingswet), wordt dit gemotiveerd in de aanbestedingsdocumenten.

3.2.1 Wet- en regelgeving

Om rechtmatigheid te kunnen borgen toetst de strategisch inkoopadviseur bij (Europese) aanbestedingsprocedures in ieder geval of de (meest actuele versie van de) volgende wet- en regelgeving toegepast wordt, waaronder in elk geval:

•Aanbestedingswet 2012;

•De Gids Proportionaliteit;

•Aanbestedingsreglement Werken (ARW).

3.2.2 Zicht en grip hebben op inkoopuitgaven

Het stellen van doelstellingen is één, het realiseren van die doelstellingen is twee. Het hebben en houden van inzicht en grip op alle relevante inkoopstromen en -processen is dan ook van belang. De Gemeente houdt binnen de beschreven rolverdeling (zie hoofdstuk 4) op verschillende manieren inzicht en grip op Inkoop, namelijk:

•De teammanager levert bij de strategisch inkoopadviseur de spendgegevens aan over het voorafgaande jaar en de strategisch inkoopadviseur voert vervolgens (jaarlijks) een spendanalyse uit over de uitgaven van de gehele Gemeente van het voorafgaande jaar;

•Aan de hand van de spendanalyse onderzoeken de teammanagers samen met de strategisch inkoopadviseur het verbeterpotentieel in relatie tot de inkoopuitgaven en afgesloten contracten;

•Teams stellen, in samenspraak met de strategisch inkoopadviseur, een aanbestedingskalender op. Op deze kalender staan alle inkooptrajecten die de komende vier jaar doorlopen moeten worden;

•Jaarlijks evalueren de strategisch inkoopadviseur en de Teams de investeringsbegroting en aanbestedingskalender. Indien er afwijkingen worden geconstateerd dan zal de aanbestedingskalender hierop worden aangepast;

•Jaarlijks stellen Teams doelstellingen en ambities vast op gebied van Inkoop en stuurt de strategisch inkoopadviseur, met medewerking van de Teams, interne rapportages richting het Directieteam over de realisatie van de doelstellingen en naleving van het inkoopbeleid. Indien er is afgeweken van het inkoopbeleid zal dit gemotiveerd worden opgenomen in de jaarlijkse interne rapportage.

De teammanagers zijn eindverantwoordelijk voor het naleven van het inkoopbeleid binnen hun Team. De strategisch inkoopadviseur ziet gemeente breed toe op de toepassing van het inkoopbeleid, en signaleert en rapporteert over de naleving hiervan via de teammanager Concern aan het Directieteam.

3.2.3 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaatbesluiten van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en privaatrechtelijke vertegenwoordiging.

3.2.4 Klachtenprocedure

De Gemeente geeft bij ieder inkooptraject aan op welke wijze een Ondernemer een klacht kan indienen en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen. Indien Ondernemers na behandeling van de klacht niet tevreden zijn over de reactie van de Gemeente, kunnen zij hierover een klacht indienen. Dit is mogelijk via de website van de Gemeente: Klacht aanbesteding indienen - Smallingerland.

3.3.1 Duurzaamheid

Om Smallingerland duurzaam, schoon, sociaal en veilig te maken heeft de Gemeente in 2016 de Routekaart duurzaam Smallingerland 2040 gepubliceerd. Deze routekaart bevat de doelstellingen tot aan het jaar 2040. Vanuit de opgaves Energie, Klimaat en Circulariteit werkt de Gemeente aan de doelstellingen van zowel de Routekaart als het landelijke beleid. Daarnaast committeert de Gemeente zich aan de landelijke en provinciale ambities zoals opgenomen in het ambitiedocument Circulair Inkopen van de Friese Overheden.

De Gemeente wil met het eigen handelen een bijdrage leveren aan de verduurzaming van Smallingerland. In alle inkopen en aanbestedingen van Leveringen, Diensten en Werken krijgen duurzaamheidseisen een plaats. De Gemeente onderzoekt daarom per inkooptraject de mogelijkheden om duurzaam en maatschappelijk verantwoord in te kopen en specifieke eisen te stellen aan de Ondernemers of de producten en diensten die worden geleverd. .

3.3.2 Social return

Social return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen en richt zich met name op de positie van mensen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt. Onder social return wordt verstaan het opnemen van voorwaarden, eisen en wensen in Inkoop- en Aanbestedingstrajecten, zodat de Ondernemer een bijdrage levert aan het gemeentelijke beleid ten aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met aan afstand tot de arbeidsmarkt.

Binnen Friesland is in het kader van social return gekozen voor een uniform beleid, namelijk de Friese Eis. De Gemeente onderschrijft deze eis. Dit betekent dat indien het mogelijk is om social return toe te passen bij een inkooptraject, een standaard social return paragraaf opgenomen wordt in de aanbestedingsdocumenten.

3.3.3 Innovatie

Daar waar de aard van een Dienst, Levering of Werk het toelaat, het past binnen de financiële kaders en doelstellingen van de Gemeente, besteedt de Gemeente in het Inkoopproces en het daaruit volgende contract aandacht aan innovatie. Door innovatiegericht en innovatief in te kopen, kunnen opkomende en nieuwe (te ontwikkelen) markten aangeboord en nieuwe producten of Diensten ontwikkeld worden. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen.

Waar nodig past de Gemeente innovatiegericht inkopen toe bij Leveringen, Diensten en/of Werken. Hiermee geeft de Gemeente ruimte aan de markt om producten, Diensten of Werken te ontwikkelen die de Gemeente nog niet kent. Waar mogelijk worden deze producten, Diensten of Werken samen ontwikkeld, of worden er afspraken gemaakt over de borging van kennis, zodat kennis van het primaire proces niet verloren gaat.

Indien het in te kopen product, Dienst of Werk hierom vraagt, kan een innovatief inkooptraject worden gestart. Dit betekent dat het inkooptraject om een andere, meer innovatieve, manier wordt ingestoken dan gebruikelijk. Hierbij is het van belang dat de strategisch inkoopadviseur in het voortraject nauw betrokken wordt om te kunnen adviseren over innovatiegericht inkopen. Vervolgens bepalen de teammanager en de strategisch inkoopadviseur in gezamenlijk overleg of het Team zelf een rol kan spelen bij het beoogde traject of dat specialistische inkoopexpertise ingehuurd dient te worden.

3.3.4 Ethisch handelen

De Gemeente handelt integer. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde codes en richtlijnen voor integriteit van de Gemeente. Dit betekent dat medewerkers van de Gemeente zakelijk en objectief handelen, waardoor belangenverstrengeling voorkomen wordt en eerlijke mededinging wordt geborgd. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers in haar Inkoopproces te betrekken die de mededinging vervalsen.

De Gemeente wil alleen zaken doen met Ondernemers van onbesproken gedrag. Daarom verklaart de Gemeente bij Europese aanbestedingen, indien het proportioneel wordt geacht voor de betreffende aanbesteding, specifieke facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing. Bovendien dient iedere Ondernemer in het kader van een Europese aanbesteding daartoe een geldige Gedragsverklaring Aanbesteden te overleggen die wordt afgegeven door de minister van Veiligheid en Justitie. Tevens kan de Gemeente een Bibob-toets uitvoeren, zoals vastgesteld in de Bibob-beleidslijn gemeente Smallingerland (d.d. 9 maart 2021).

3.3.5 Betrekken lokale en regionale Ondernemers

In gevallen waar een enkelvoudige en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, houdt de Gemeente rekening met de lokale en regionale economie en lokale en regionale Ondernemers. Daarbij wordt verstaan dat lokale Ondernemers gevestigd zijn in Smallingerland en aangrenzende gemeenten en regionale Ondernemers gevestigd zijn in de drie noordelijke provincies (Friesland, Groningen en Drenthe).

Ook betrekt de Gemeente (lokale) Ondernemers proactief bij haar activiteiten op gebied van Inkoop door middel van bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten en marktconsultaties. Bij het betrekken van (lokale) Ondernemers voorkomt de Gemeente discriminatie en ongelijke behandeling.

3.3.6 Betrekken midden- en kleinbedrijf (MKB)

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar inkopen de mogelijkheden voor het midden-en kleinbedrijf in het oog. Dit zal de Gemeente doen door, waar mogelijk, gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de administratieve lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie-en gunningscriteria.

3.4.1 Opdrachten voor sociale werkvoorzieningen

In het kader van programma’s voor beschermde arbeid kan de Gemeente bij een aanbesteding een voorbehoud maken ten aanzien van de mogelijke inschrijvers, mits tenminste 30% van de werknemers die ingezet wordt op de opdracht gehandicapte of kansarme werknemers zijn. De Gemeente kan bij de specifieke aanbesteding aangeven dat de uitvoering van de opdracht is voorbehouden voor sociale werkplaatsen en ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben.

3.4.2 Sociale en andere specifieke diensten

Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten (hierna SaS-diensten) geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt.

5.2.1 Europees Aanbesteden

Europees Aanbesteden is een vorm van aanbesteden volgens door de Europese Unie voorgeschreven procedures en richtlijnen. Deze zijn in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012 en zijn van toepassing zodra Europese drempelbedragen voor Leveringen, Diensten en Werken worden overschreden.

5.2.2 Nationale openbare en niet-openbare procedure

Bij een nationale procedure wordt de opdracht enkel in de nationale markt gezet. Aankondiging van de opdracht via TenderNed is hierbij vrijwillig. Indien de opdracht wordt aangekondigd, betreft dit een nationale openbare procedure. Hierbij mag iedereen in Nederland inschrijven. Een niet-openbare procedure bestaat uit twee fases. In de eerste fase wordt een beperkte hoeveelheid partijen uitgenodigd om in te schrijven op basis van geschiktheidseisen. In de tweede fase wordt de opdracht gegund.

5.2.3 Meervoudig onderhandse procedure

Bij een meervoudig onderhandse procedure vraagt de Gemeente bij drie of meer Ondernemers een Offerte op. De Offertes dienen te voldoen aan de gestelde eisen en in beginsel gunt de Gemeente op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding de opdracht aan de economisch meest voordelige inschrijving.

5.2.4 Enkelvoudig onderhandse procedure

Bij een onderhandse procedure vraagt de Gemeente een Offerte op bij een (1) Ondernemer. Indien de Offerte aan de gestelde eisen voldoet, kan de Gemeente de opdracht direct aan de Ondernemer verstrekken.