Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 inclusief Normenkader

3.1.1 Rapportages

Na afronding van de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole rapporteert de accountant in het kort weergegeven als volgt:

Managementletter

In het najaar van 2023 is de accountant gestart met de tussentijdse controle (interimcontrole). Deze tussentijdse controle is gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. Over de uitkomsten van de tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college. Dit verslag noemen we een managementletter. De raad ontvangt een afschrift van de managementletter (dit betreft een versie van de managementletter op bestuurlijk niveau).

Verslag van bevindingen

Bij de jaarrekeningcontrole stelt de accountant vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggeving voorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten: BBV), of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stelt de accountant vast of de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium. Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als opgenomen in hoofdstuk 4 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

De managementletter en het verslag van bevindingen bevatten in ieder geval:

•de bijzonderheden die bij de uitvoering van de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole naar voren komen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen worden of verbetering behoeven.

3.1.2 Natuurlijke adviesfunctie

De accountant geeft signalen over risico’s die de gemeente loopt, enerzijds gerelateerd aan de jaarrekeningcontrole en anderzijds uit hoofde van externe ontwikkelingen, die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie.

3.2.1 Controletoleranties

De goedkeuringstoleranties bedragen standaard voor jaarrekening voor fouten: 1 % van het totaal van de lasten en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten. Het contract met de accountant is opgesteld op basis van deze toleranties.

Het hanteren van deze toleranties leidt tot het volgende onderscheid in controleverklaringen:

> Verklaring

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% van de lasten)

≤ 1%

>1% ≤ 3%

-

>3%

Onzekerheden in de controle (% van de lasten)

≤ 3%

>3% ≤ 10%

>10%

-

3.2.2 Rapporteringstoleranties

De rapporteringstolerantie voor het opnemen van bevindingen bedraagt € 100.000,- of, indien lager, 5% van de materialiteit. De tolerantie geeft de grens aan waarboven de accountant over een fout of onzekerheid aan de raad rapporteert

3.4.1 SiSa uitkeringen

In de jaarrekening legt de gemeente ook verantwoording af over specifieke uitkeringen die vallen onder SiSa. In het vierde kwartaal publiceert het Ministerie van Binnenlandse Zaken het overzicht welke verantwoordingen over 2023 onder de SiSa moeten worden opgenomen. De accountant controleert de verantwoordingen op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het rapport van bevindingen.

3.4.2 Rapporteringstoleranties SiSa

Voor de in de SiSa-bijlage opgenomen verantwoordingsinformatie gelden de in het BADO voorgeschreven rapporteringstolerantie per specifieke uitkering, te weten:

4.2.1 Externe wetgeving

Ten aanzien van de wetgeving is nagegaan welke wetgeving voor het jaar van de accountantscontrole van kracht is. Voor deze wetten is vervolgens nagegaan of deze ook voor gemeenten relevant zijn en of deze wetten voor de accountantscontrole relevant zijn.

De naleving van wettelijke kaders is in het kader van de accountantscontrole uitsluitend relevant voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Het resultaat van de inventarisatie is verwerkt in het normenkader (bijlage 1).

4.2.2 Interne regelgeving

Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen is nagegaan welke raadsverordeningen voor het jaar van de accountantscontrole van kracht zijn. Het resultaat is, voor zover deze verordeningen relevant zijn voor de accountantscontrole, in het normenkader opgenomen (bijlage 1).

Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.

5.2.2 Begrotingscriterium

In de rechtmatigheidscontrole is het begrotingscriterium een belangrijk toetscriterium. In het BADO wordt begrotingsrechtmatigheid als volgt gedefinieerd:

Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmedede balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerdebegroting en hiermee samenhangende programma's. In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

Het begrotingscriterium richt zich primair op de baten en lasten op programmaniveau. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is - voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft - mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in artikel 189 van de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad.

Voor het bepalen van rechtmatigheid worden de volgende categorieën afwijkingen onderscheiden:

•Onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel

•Onrechtmatig, maar telt wel mee voor het oordeel.

Om na te gaan welke afwijkingen voor 2023 als rechtmatig zijn aan te merken en welke als niet-rechtmatig wordt verwezen naar de Kadernota rechtmatigheid.

5.2.2 Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)

De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Conform de Kadernota rechtmatigheid (2023) wordt onder misbruik en oneigenlijk gebruik het volgende verstaan:

Misbruik

Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.

Oneigenlijk gebruik

Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving.

Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.

Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O-beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn genomen. Daarbij is de vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. Om deze reden is, conform het BADO, de controle van de accountant vooral gericht op het toezien dat M&O-beleid, gelet op de mogelijkheden die er zijn, voldoende actueel is.

5.2.3 Het voorwaardencriterium

Aan de besteding en inning van gelden door een gemeente zijn bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:

•Recht (voorwaarden waaronder in aanmerking wordt gekomen op een recht dan wel een verplichting bestaat op een recht);

•Hoogte (de hoogte van het recht dan wel de verplichting op een recht);

•Duur (de termijnen van de verstrekking, toekenning of werkingsperiode van het recht dan wel de verplichting op een recht);

•Bevoegdheden;

•Het voeren van een administratie;

•Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;

•Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.

De precieze invulling verschilt per wet, regeling of verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast.