Aanhef
INLEIDING
Aanleiding
In Smallingerland is behoefte aan eenduidig beleid over evenementen. Tot voor kort waren de regels rondom evenementen wel duidelijk maar nog niet vastgelegd in beleid. Dit beleid moet meer duidelijkheid verschaffen aan organisatoren van evenementen, intern en extern betrokken partijen en het bevoegd gezag.
Ieder jaar doen zich incidenten voor bij publieksevenementen, soms met dramatische gevolgen zoals op 28 september 2014 in Haaksbergen. Van dit soort evenementen, maar ook evenementen met goede afloop, valt veel te leren. Half maart 2016 is het inspectierapport 'meer aandacht nodig voor veiligheid en gezondheid bij publieksevenementen' verschenen. De inspectie van Veiligheid en Justitie en de Gezondheidszorg hebben onderzoek gedaan in hoeverre de gemeenten en hulpverleningsdiensten binnen hun mogelijkheden maatregelen hebben doorgevoerd om risico's voor de veiligheid en gezondheid van burgers bij publieksevenementen te reduceren. Uit het inspectierapport komen een aantal belangrijke punten naar voren die ook van toepassing zijn voor Smallingerland.
Met name het ontbreken van concrete doelstellingen in het beleid geeft gemeenten onvoldoende houvast voor het toetsen van aanvragen van evenementvergunningen en van voorgestelde veiligheids- en gezondheidsmaatregelen. Daarnaast bevat het proces van de behandeling van aanvragen van een evenementvergunning teveel onvolkomenheden en vrijheden. Daardoor is niet gewaarborgd dat de risico’s voor veiligheid en gezondheid bij evenementen voldoende aandacht krijgen. Tevens moet de gemeente de hulpverleningsdiensten en/of de veiligheidsregio meer betrekken bij het proces van de behandeling van vergunningaanvragen. Door meer oog te hebben voor de veiligheids- en gezondheidsrisico’s wordt voorkomen dat burgers onnodig risico lopen.
Doelstelling nota
Er is behoefte aan heldere 'beleidsregels evenementenveiligheid' met daarin expliciete aandacht voor veiligheids- en gezondheidsrisico's. Deze risico's voor bezoekers en burgers moeten zoveel mogelijk gereduceerd dan wel worden voorkomen. Met deze beleidsregels wordt voor iedereen meer duidelijkheid verschaft in het traject vóór de vergunningverlening, tijdens het evenement en na afloop.
Afbakening nota
Dit beleid beperkt zich tot het wettelijk kader, veiligheid en de procedure van aanvraag. In een later stadium zal er een evenementenvisie worden geformuleerd. Hierin wordt de gemeentelijke visie op evenementen en alle daarmee samenhangende zaken uiteengezet. Geluid is nog geen onderdeel van dit beleid, dit volgt in een later stadium.
Leeswijzer
In hoofdstuk 1 wordt kort ingegaan op de begripsomschrijving van evenementen en de indeling hiervan. Het wettelijk kader komt aan bod in hoofdstuk 2. Dit wordt gevolgd door de aanvraagprocedure in hoofdstuk 3. Het laatste hoofdstuk 4 gaat in op de openbare orde en veiligheid met daaruit voortvloeiende verplichtingen.
BIJLAGE: RISICO-ANALYSESCAN EVENEMENTEN SMALLINGERLAND
De risicoclassificatie wordt bepaald door middel van twee analyses:
1Kwantitatieve analyse met deelaspecten;
a.Soort evenement;
b.Samenstelling publiek;
c.Plaats en tijdstip evenement.
2Kwalitatieve analyse met deelaspecten:
a.Kans op slachtoffers;
b.Bereikbaarheid.
In de kwantitatieve risicoscan wordt er aan een aantal deelaspecten invulling geven. Aan de mogelijke opties zijn risicopunten toegekend. Het totaal aantal punten leidt tot een risicoscore.
Vergunningvrij
Daarnaast zijn er een beperkt aantal evenementen vergunningsvrij onder voorwaarden die in het aanwijsbesluit vergunningsvrije evenementen zijn vastgelegd. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, hoeft er geen aanvraag worden ingediend. Dit betreffen de volgende voorwaarden:
Onder een klein evenement wordt verstaan een ééndaags evenement:
1dat gedurende de periode tussen 09.00 uur en 24.00 uur plaatsvindt;
2dat op één locatie plaatsvindt;
3waarbij sprake is van één aanwijsbare organisator.
4waarbij slechts enkele kleine objecten met een totale oppervlakte van maximaal 30 m2 worden geplaatst;
5dat niet plaatsvindt op een doorgaande weg, tenzij daarvoor een ontheffing is verleend;
6dat geen belemmering vormt voor de bereikbaarheid van hulpdiensten, waarbij er in ieder geval zorg wordt gedragen voor een vrije doorgang naar het terrein van 3,50 meter breed en 4,20 meter hoog.
7waarbij geen versterkte muziek ten gehore wordt gebracht en
8waarbij er geen sprake is van verkoop van eten en drinken.
Soort evenement
De evenementen worden gerubriceerd volgens onderstaande tabel, waarbij de risico’s worden uitgedrukt in risicopunten hoe meer punten, des te groter de inschatting dat er een risicovolle situatie ontstaat. Indien het evenement niet genoemd wordt, dan het evenement dat er het dichtst bij in de buurt komt (slechts één evenement invullen!)
Soort evenement
Risicopunten
Score
Popconcert > 10.000 bezoekers
3
Popconcert / tentfeesten 0-10.000 bezoekers
2
Festivals (meerdere shows en podia)
3
Markten / braderieën / buurtfeest
1
Sportevenementen
2
Tourritten (fiets, motor, auto)
2
Corso / optochten
3
Beurzen
1
(Grote) house party's
2
Grote demonstratie / betoging > 250 pers.
3
Kleine demonstratie / betoging 0-250 pers.
2
Vliegshows
3
Auto- en motorsport evenement
3
Vuurwerkshows
2
Water- en ijsevenementen
3
Vechtsportgala's
3
Samenstelling van het publiek
Het publiek en/of de deelnemersgroep bij een evenement kan al naar gelang de aard van het evenement, sterk variëren. Daarvan afhankelijk kunnen risico’s groter of kleiner zijn. Er zijn meerdere categorieën risico-elementen.
1Aantal personen
Risicopunten
Score
0– 1.999
0.2
2.000 – 4.999
0.4
5.000 – 9.999
0.8
10.000– 14.999
1.0
> 15.000
1.2
2Leeftijdsopbouw (merendeels en tijdens grootste deel van het evenement)
Risicopunten
0– 18 jaar – met aanwezigheid ouders
0.25
0– 18 jaar – zonder aanwezigheid ouders
0.75
15– 30 jaar
1
30– 45 jaar
0.5
> 45 jaar
0.25
Alle leeftijden
0.5
3Conditie / gezondheidstoestand
Goed
0
Redelijk
0.25
Matig
0.5
Slecht
1.00
4Gebruik alcohol / drugs
Risicopunten
Score
Niet aanwezig
0
Mogelijk aanwezig, geen risicoverwachting
0.5
Aanwezig met risicoverwachting
1.0
5Aanwezigheid publiek
Als toeschouwer
0.5
Als toeschouwer c.q. deelnemer
0.75
Als deelnemer
1.0
Plaats en tijdstip evenement
1Locatie
Risicopunten
Score
In de plaats Drachten
0.5
Buiten de plaats Drachten (buitendorpen/gebied)
0.25
In één gebouw/stadion
0.75
In de open lucht (daarvoor ingerichte locatie)
0.5
In de open lucht (niet normaal voor ingericht)
0.75
In een tijdelijk onderkomen (tent)
0.75
In een tijdelijk onderkomen en gebouw/stadion
1
Publieksstromen tussen meerdere locaties/gebouwen/tenten
1
2Toegankelijkheid aan- en afvoerwegen (hulpverleningsdiensten)
Risicopunten
Goed
0
Redelijk
0.5
Matig
0.75
Slecht
1
3Seizoen
Risicopunten
Lente
0.25
Zomer
0.5
Herfst
0.25
Winter
0.5
4Toegankelijkheid op de evenementenlocatie (hulpverleningsdiensten + publiekdichtheid)
Risicopunten
Goed
0
Redelijk
0.5
Matig
0.75
Slecht
1
5Duur evenement
Risicopunten
0-3 uur daguren (ma-vr)
0.25
0-3 uur avond/nachturen (ma-do)
0.5
0-3 uur daguren (zat – zo)
0.5
0-3 avond/nachturen (vr-zo)
0.75
3-12 daguren
0.75
3-12 nachturen
1.0
1dag overdag
1.0
Meerdere dagen
1.0
6Ondergrond
Harde ondergrond (steen, asfalt)
0.25
Zachte ondergrond (gras, zand
0.5
Drassige ondergrond (gras, zand)
0.75
Bij de kwalitatieve risicoscan worden twee aspecten beoordeeld. Per aspect kan een risicopunt toegekend worden.
Kwalitatieve analyse
Verhoogde kans / waarschijnlijkheid op incidenten c.q. slachtoffers
1.0
De bereikbaarheid voor de hulpdiensten is slecht (als gevolg van het evenement)
1.0
Totaalscore
Risicopunten
De bovenstaande regels voor de toekenning van punten zijn niet limitatief. Er kunnen nog andere factoren (niet genoemd in de risicoanalyse) zijn die kunnen leiden tot weigering van de aangevraagde vergunning zoals cumulatie van meerdere evenementen op een bepaalde dag/periode, de daaraan gekoppelde; spreiding van evenementen en locaties, ervaringen bij een soortgelijk evenement en ingewonnen inlichtingen en gelijktijdigheid van evenementen, die van invloed kunnen zijn op het al of niet kunnen doorgaan van een evenement. Dit is vastgelegd in het evenementenbeleid (b.v. evenementenagenda is leidend).
Uitwerking per klasse evenement
1Klasse A evenementen
moeten uiterlijk 4 weken voor aanvang van het evenement een aanvraag indienen.
2Klasse B evenementen
moeten uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement een aanvraag indienen.
3Klasse C evenementen
moeten uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement een aanvraag indienen.
Let op
De uiteindelijke beslissing om het evenement aan te merken als een A, B of C evenement wordt genomen door de burgemeester onder andere op basis van de risicoscan van de Veiligheidsregio Fryslân.
Aldus naar waarheid ingevuld.
Woonplaats:
Datum:
Naam en handtekening:
Risicopunten
Klasse evenement
Omschrijving
Kwalitatief
Kwantitatief
0
3,70 – 6,46
A
Reguliere evenementen
6,47 – 10,39
B
Evenement met verhoogde aandacht
> 10,40
C
Risicovolle evenementen
1
6,47 – 8,14
B
Evenement met verhoogde aandacht
> 8,15
C
Risicovolle evenementen
2
6,47 – 7,39
B
Evenement met verhoogde aandacht
> 7,40
C
Risicovolle evenementen