Verordening op de auditcommissie 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1de commissie: de auditcommissie;

2de raad: de gemeenteraad van de Gemeente Sluis;

3het college: het college van burgemeester en wethouders;

4de accountant: de in de Controleverordening gemeente Sluis bedoelde accountant die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

5het controleprotocol: de door de gemeenteraad vastgestelde kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 2 Doel

1De commissie heeft als doel, ten behoeve van de raad, de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van financial auditing. De commissie initieert het overleg over bovengenoemde doelen tussen de raad, de accountant, het college, de lokale rekenkamer waarbij de commissie niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college treedt.

2De commissie heeft ten dienste van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de Raad, middels een (te ontwikkelen) overzichtelijk instrumentarium, zicht op de kwaliteit van gemeentelijke procesmatige beheersing, op het gebied de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

3De commissie heeft de taak met het informeren en adviseren van de raad, teneinde haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid te kunnen vervullen, betreffende activiteiten in relatie tot financial auditing die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid.

Artikel 3 Taken

Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

1het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

2de jaarlijkse voorbereiding en advisering over de, door de raad vast te stellen controleprotocol en normenkader voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad;

3de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant;

4een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen audits door accountant, Rekenkamercommissie en college;

5het onderhouden van contact met de rekenkamercommissie welke bevordert dat onderzoeken van de accountant, het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid worden afgestemd op onderzoeken van de rekenkamercommissie.

6de bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad

7het onderzoek van de documenten behorend bij de P&C cyclus, als sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

8een overlegplatform in opdracht van de gemeenteraad te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant voor aanvang van de interim controle, Dit in samenspraak met het college en passend binnen de opdracht (inclusief SISA) aan de accountant een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de interim- en jaarrekening-controle en de Boardletter. Over deze onderwerpen te adviseren aan de gemeenteraad;

9de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad;

10de uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkamercommissie-onderzoeken.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie is apolitiek en bestaat uit maximaal vijf leden die door de raad uit zijn midden worden benoemd. Deze leden zijn allen uit een verschillende partij en kunnen zich niet laten vervangen.

2De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3De leden van de commissie, waaronder de voorzitter en waarnemend voorzitter worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

Artikel 5 Werkwijze

1De commissie werkt aan de hand van een jaaragenda welke, indien nodig, jaarlijks wordt geëvalueerd en geactualiseerd.

2De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder adviseurs. De commissie stelt haar verslaglegging van dergelijke bijeenkomsten beschikbaar aan het college.

3De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds schriftelijk te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

4De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

5De commissie vergadert in beslotenheid. Op grond van de belangen genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid kan de commissie, rapporten, die via de commissie aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

6De commissie brengt advies uit aan de gemeenteraad in openbaarheid.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag waarop deze is bekend gemaakt onder gelijktijdige intrekking van de Verordening op de auditcommissie 2006.

Artikel 7 Evaluatie

Deze verordening wordt na 2 jaar geëvalueerd.

Artikel 8 Citeertitel

1Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening op de auditcommissie 2023".

2Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking.

3Op dat tijdstip vervalt de verordening op de auditcommissie 2006, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 29 juni 2006.