Instructie gemeentesecretaris gemeente Sliedrecht. (gemeente Sliedrecht)

Aanhef

Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente SLIEDRECHT

Gelet op artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet

BESLUIT

Nadere regels vast te stellen over de taak en de bevoegdheden van de secretaris,

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

College: college van burgemeester en wethouders

De directie: adviserend orgaan voor het college en aansturend orgaan voor de ambtelijke organisatie, gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeur.

De secretaris: de (loco-)gemeentesecretaris van Sliedrecht, tevens algemeen directeur, in zijn/haar rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie en die onderdelen van de gemeente aanstuurt, overeenkomstig een door de directie vastgestelde portefeuilleverdeling.

De adjunct-directeur: de hiërarchisch leidinggevende direct onder de algemeen directeur en die onderdelen van de gemeente aanstuurt, overeenkomstig een door de directie vastgestelde portefeuilleverdeling.

MO: het overleg tussen de directie en de teammanagers, waar verschillende thema`s aan de orde kunnen komen, met onder meer als doel de teammanagers te betrekken bij besluitvorming door de directie. De directie geeft in gezamenlijkheid leiding aan het MO.

De wet: de Gemeentewet.

Artikel 2 Ondersteuning college van B&W

1De secretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester bij de uitvoering van hun taken.

2De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3De secretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

5De secretaris zorgt voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.

6De secretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een tijdige, voortvarende en correcte uitvoering van besluiten.

7De secretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat op de besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering.

8De secretaris oefent zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met de adjunct-directeur.

Artikel 3 Ondersteuning burgemeester

1De secretaris staat de burgemeester in zijn/haar hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2De secretaris bevordert, samen met de burgemeester, een goede afstemming tussen het college enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 4 Directe leiding

1De secretaris geeft leiding aan de adjunct-directeur, met wie hij/zij functionerings- en of beoordelingsgesprekken voert.

2De secretaris geeft samen met de adjunct-directeur leiding aan de teammanagers en aan de medewerkers van de staf, met wie zij functionerings- en of beoordelingsgesprekken voeren.

3Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de adjunct-directeur regelmatig overleg.

Artikel 5 Leiding ambtelijke organisatie

1Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voert de secretaris regelmatig gezamenlijk overleg met de adjunct-directeur, overeenkomstig de door de directie vastgestelde portefeuilleverdeling. Hierbij betrekt de directie zoveel mogelijk het besprokene in het MO waarbij de gemeentesecretaris, als algemeen directeur, een beslissende stem heeft.

2De secretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie en is als zodanig eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

3De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn/haar verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.

4De secretaris stelt in overleg met de adjunct-directeur en de teammanagers procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn/haar opgedragen.

5Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de teammanagers en de adjunct-directeur, heeft de secretaris in zijn/haar hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

a.Een goede samenwerking en samenhang tussen de teams.

b.Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen.

c.De coördinatie van de (beleids-)inhoudelijke advisering van de teams aan het college.

d.Het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning.

e.Een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid.

Artikel 6 Archief

De secretaris is overeenkomstig ter zake vastgestelde wettelijke regelingen belast met het beheer van de archiefbescheiden van het college, alsmede die van de burgemeester, voor zover deze hem/haar in bewaring zijn gegeven. Hij/zij is hiervoor verantwoordelijk tegenover het college voor zover het archiefbescheiden van het college betreft en tegenover de burgemeester, voor zover het betreft het hem/haar in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden.

Artikel 7 Afwezigheid

1De secretaris zorgt dat zijn/haar afwezigheid bij het college bekend is.

2De secretaris wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn/haar voordracht door het college benoemd.

3Hetgeen in deze instructie is vermeld is ook op de vervanger van de secretaris van toepassing.

4Vakantie en buitengewoon verlof wordt de secretaris verleend door het college.

Artikel 8 Informatieplicht

1De secretaris draagt er zorg voor dat de adjunct-directeur, concern-controller en de teammanagers tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de betreffende teams zijn verbonden.

2De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

Instructie gemeentesecretaris gemeente Sliedrecht.