Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.informatie:

-eenvoudige verzoeken om feitelijke informatie, van geringe omvang;

-inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.

b.ambtelijke bijstand:

-complexe, omvangrijke verzoeken om feitelijke informatie;

-leveren van informatie ten behoeve van een initiatiefvoorstel, amendement of motie;

-ondersteuning bij het opstellen van een initiatiefvoorstel, amendement of motie;

-ondersteuning bij het vinden van financiële dekking voor een initiatiefvoorstel, amendement of motie

c.portefeuillehouder: het collegelid dat verantwoordelijk is voor het onderwerp waarop een verzoek om informatie of bijstand betrekking heeft.

Artikel 2 Informatie

1Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot het hoofd van de afdeling die belast is met de advisering over of uitvoering van het betreffende onderwerp.

2Het afdelingshoofd verstrekt de gevraagde informatie, tenzij hij twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld in artikel 1. In dat geval legt hij het verzoek aan de secretaris voor. De secretaris beslist of de gevraagde informatie wordt verstrekt.

3Indien de secretaris beslist dat de gevraagde informatie niet wordt verstrekt, deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid alsmede aan de griffier.

Artikel 3 Ambtelijke bijstand

1Een raadslid wendt zich met een verzoek om ambtelijke bijstand tot de griffier.

2De griffier bepaalt of de gevraagde bijstand door medewerkers van de griffie kan worden verleend. Indien dit niet kan, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen om de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.

3De secretaris verleent de gevraagde bijstand, tenzij:

a.het betrokken raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.de reguliere taakuitoefening van de betreffende ambtenaren hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht;

c.het verzoek om bijstand de belangen van de gemeente kan schaden.

4Indien de secretaris de gevraagde bijstand op grond van het bepaalde in lid 3 weigert te verlenen, deelt hij dit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid alsmede aan de griffier.

Artikel 4 Geschillenregeling

1Indien het betrokken raadslid of de griffier een weigering van informatie als bedoeld in artikel 2 lid 3 of weigering van bijstand als bedoeld in artikel 3 lid 4 niet accepteert, leggen zij het geschil voor aan de burgemeester.

2Indien het betrokken raadslid niet tevreden is over de verstrekte informatie of verleende bijstand, deelt hij dit mee aan de griffier. De griffier overlegt hierover met de secretaris. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt, leggen zij het geschil voor aan de burgemeester.

3De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk, gehoord het Fractievoorzittersoverleg, en deelt zijn besluit schriftelijk en met redenen omkleed mee aan het betrokken raadslid, de griffier en de secretaris.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage (Fractievergoeding)

1De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode jaarlijks een fractievergoeding ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

2De fractievergoeding bestaat in 2024 uit een basisbedrag van € 2.540,- per fractie en een variabel deel van € 1.042,- per raadszetel van de fractie.

3De bedragen uit het tweede lid worden vanaf 2025 jaarlijks geïndexeerd op basis van het consumentenprijsindexcijfer.

4De fractievergoeding wordt gestort op een aparte uitsluitend voor de fractie bestemde bankrekening.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

1De fractievergoeding wordt besteed aan de ondersteuning en versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie en zijn niet bedoeld voor partijpolitieke doeleinden.

2In bijlage 1 is door middel van een uitgewerkt normenkader nader invulling gegeven aan waar de fractievergoeding wel en niet aan mag worden besteed.

3In de financiële administratie worden alle uitgaven gerelateerd aan dit nomenkader.

4Aanpassingen en/of concretiseringen in bijlage 1 kunnen alleen worden doorgevoerd via een raadsbesluit dan wel een unaniem besluit van het fractievoorzittersoverleg.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

1Jaarlijks vóór 31 januari ontvangen de fracties de helft van de fractievergoeding als voorschot op dat kalenderjaar. Dit voorschot wordt bevroren als in het daaraan voorafgaande kalenderjaar geen verantwoording is ingediend.

2De andere helft van de fractievergoeding wordt vóór 30 april als voorschot uitbetaald mits de betreffende fractie de fractieverantwoording van het voorgaande jaar, als bedoeld in artikel 11, tijdig en volledig heeft ingediend. Bij het te laat indienen van de fractieverantwoording wordt deze tweede helft binnen één maand na het volledig indienen van de fractieverantwoording verstrekt. Als de verantwoording onvolledig blijft wordt de uitbetaling van het 2e voorschot bevroren. Hiervan is sprake als meer dan 10% van de bestedingen niet voorzien is van een bewijsstuk (bon/factuur of bankafschrift).

3In een jaar waarin er gemeenteraadsverkiezingen zijn, wordt, in afwijking van het eerste lid, vóór 31 januari een kwart van de fractievergoeding uitbetaald en de resterende driekwart vóór 30 april, mits de fractieverantwoording van het voorgaande jaar tijdig en volledig is ingediend.

Artikel 9 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

1Als een raadslid uittreedt bij een fractie maar lid blijft van de raad, neemt het raadslid het variabele bedrag aan fractievergoeding voor zijn zetel mee vanaf de maand na de kennisgeving aan de raad tot het einde van de zittingsperiode.

2De fractievergoeding aan de oorspronkelijke fractie wordt evenredig in mindering gebracht.

3Als een fractie tijdens de zittingsperiode van de raad ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de fractievergoeding vanaf de maand na de kennisgeving aan de raad.

Artikel 10 Reserve

1De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2De reserve is aan het eind van de raadsperiode niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande jaar toekwam ingevolge artikel 6.

3Een reserve blijft na de verkiezingen beschikbaar ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel ten behoeve van de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

4Als zich een situatie als bedoeld in artikel 9, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve van de fractie waar leden zijn uitgetreden, toebedeeld aan de betrokken (oude en nieuwe) fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar zou hebben ontvangen.

Artikel 11 Verantwoording, controle en vaststelling fractievergoeding

1De fractie legt vóór 1 april aan de raad verantwoording af over de besteding van de fractiebijdrage gedurende het vorige kalenderjaar. Hierbij wordt de systematiek van het kasstelsel gehanteerd: kosten worden verantwoord in het jaar waarin ze daadwerkelijk zijn betaald.

2Deze verantwoording bestaat uit:

a.Een (digitaal) overzicht met alle uitgaven binnen een kalenderjaar, ingevuld in een format dat wordt verstrekt door de griffie. Alle uitgaven worden afzonderlijk gelinkt aan het normenkader.

b.Alle bonnen/facturen van de uitgaven.

c.Alle bankrekeningafschriften.

3De accountant controleert jaarlijks of de verantwoording van alle uitgaven van € 25,- of hoger in overeenstemming zijn met deze verordening en brengt hierover advies uit aan de raad. Bij de controle hanteert de accountant een goedkeuringstolerantie ter hoogte van 3% van het toegekende jaarbedrag voor de betreffende fractie.

4Na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad het volgende vast:

a.De uitgaven van iedere fractie die uit de fractievergoeding bekostigd zijn in het vorige kalenderjaar.

b.De wijziging van de reserve.

c.De resterende reserve.

d.De verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van de ontvangen voorschotten.

5De jaarlijkse vaststelling van de fractieverantwoording als bedoeld in artikel 11 lid 4 van deze verordening wordt gemandateerd aan het Fractievoorzittersoverleg mits dit gremium hierin tot een unaniem besluit kan komen.

6In het geval een fractie niet meer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad is deze fractie pas gerechtigd om haar bankrekening op te heffen nadat de laatste eindafrekening is afgerond en controle heeft plaatsgevonden of het resterende saldo is terugbetaald. De verantwoordelijkheid voor de eindafrekening rust bij het laatste fractielid cq de laatste fractieleden, die hoofdelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de bedragen cq bijdrage die de fractie op basis van deze verordening aan de gemeente verschuldigd is.

Artikel 12. Intrekking oude verordening

1De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2023 wordt ingetrokken met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2024.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug naar 1 januari 2024.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Sittard-Geleen 2025.